Bei der Auswahl von Business-Software im Unternehmen unterscheidet man grundsätzlich zwischen zwei Beschaffungsstrategien.

Entweder man setzt auf eine Gesamtlösung, welche alle wichtigen Prozesse in einer einzigen Softwarelösung abdeckt.

Oder man fährt eine «Best of Breed»-Strategie, wo für die verschiedenen Prozesse wie Kunden- und Projektgewinnung, Projektplanung, Projektsteuerung, Leistungserfassung etc. je verschiedene «Beste ihrer Art»-Speziallösungen eingesetzt werden. Diese Speziallösungen werden dann – wenn technisch möglich und wirtschaftlich sinnvoll – mittels Schnittstellen miteinander verbunden.

Selbstverständlich sind Kombinationen beider Strategien «Gesamtlösung» und «Best of Breed» denkbar und in der Praxis auch oft zu finden. Selten arbeiten Unternehmen nur mit einer einzigen Gesamtlösung oder setzten andererseits für jede einzelne Unternehmensaufgabe auch auf eine eigene, hochspezialisierte Software.

Insbesondere die Trennung zwischen operativer Unternehmenssteuerung und dem ganzen Finanzwesen (Debitoren, Kreditoren, Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung) ist absolut üblich und weit verbreitet. Diese Trennung wird in der Praxis denn auch selten als ein Bruch im Arbeitsablauf und damit als störend wahrgenommen. Sind es doch meistens nicht die gleichen Mitarbeitenden, welche Projekte umsetzen und die Buchhaltung der Firma führen.

Die «Strategieregel»

«Nach aussen differenziert, nach innen standardisiert». Diese im Strategiemanagement zentrale Regel besagt, dass die Unternehmensleistung für den Kunden möglichst individuell auf seine spezifischen Bedürfnisse massgeschneidert werden sollte, wenigsten soll es sich für den Kunden so «anfühlen». Damit schafft man in den Augen des Kunden Einzigartigkeit und vermeidet Austauschbarkeit im Wettbewerb. Im inneren des eigenen Unternehmens gilt aber das genaue Gegenteil. Hier ist aus wirtschaftlichen und aus Gründen einer gleichbleibenden und hohen Qualität Standardisierung das Gebot der Stunde. Dazu gehören vor allem klar definierte, etablierte und wiederholbare Prozesse mit entsprechenden Werkzeugen, die die meist repetitiven Geschäftsabläufe auch optimal unterstützen.

Gesamtlösung ist klar die erste Wahl

Übertragen wir die obige Strategieregel auf die Softwarestrategie eines Unternehmens ist also offensichtlich, dass einer Gesamtlösung klar der Vorzug zu geben ist. Denn diese stellt als integrierte Business-Software sicher, dass im ganzen Unternehmen gleich gearbeitet wird, dass über eine einzige Plattform mit Kunden, Lieferanten, Partnern und mit dem Mitarbeitenden gearbeitet und kommuniziert wird und, dass das ganze Unternehmen wie aus «einem Guss» daherkommt. Gleichzeitig wird Komplexität reduziert und damit die Wirtschaftlichkeit deutlich erhöht.

Gewichtige Vorteile einer Gesamtlösung

Eine Gesamtlösung für alle operativen Kernprozesse eines Dienstleistungsunternehmens bringt zahlreiche Vorteile.

• Daten müssen nur einmal erfasst und gepflegt werden. Sie sind damit konsistent und alle Mitarbeitenden stützen sich auf die gleichen Informationen.

• Alle Projekte und Ereignisse um den Kunden sind in einem Gesamtüberblick verfügbar. Im Idealfall mit einem Mausklick. Kein mühsames Zusammensuchen, keine fehlerhaften oder nicht vorhandenen Informationen. Daraus entwickeln sich eine 360-Grad-Sicht, bessere Datenqualität und deutlich weniger manuelle Arbeiten.

• Der ganze Projektprozess wird zentral abgebildet und funktional abgehandelt. Daraus entsteht im Laufe der Zeit ein unschätzbarer Pool an Daten, Informationen und Erfahrungswerten, aus denen direkt gelernt und verbessert werden kann.

• Durch die hohe Integration werden auch angrenzende Aufgabenbereiche unternehmensweit abgedeckt, so beispielsweise das Kundenbeziehungsmanagement, das Offertwesen oder die Leistungsabrechnung. Es bleiben keine «Baustellen» mehr offen.

• Einheitliche Bedienung und gleichbleibende Benutzeroberfläche in allen Prozessen. Wer das System einmal kennt und beherrscht, kann das ganze Unternehmen damit steuern.

• Durch die Integration entstehen kaum noch (Papier-)Schnittstellen, was logische Fehler komplett ausschliesst.

• Nur ein Softwarelieferant und damit ein Ansprechpartner für alle technischen und fachlichen Fragen. Das verschlankt die Zusammenarbeit und macht sie effizienter.

• Gesamtsysteme lassen sich mit deutlich weniger Aufwand aktualisieren. Die Installationskosten neuer Programmversionen sind tiefer und es treten weniger Kompatibilitätsprobleme mit anderen Programmen auf.

• In aller Regel ist der Betrieb eines Gesamtsystems deutlich günstiger als der Betrieb mehrerer Speziallösungen.

Aus den oben aufgezählten Vorteilen ergibt sich im Ergebnis eine verbesserte Wirtschaftlichkeit und Rentabilität für den Dienstleister und gleichzeitig eine höhere Sicherheit beim Umgang mit allen Unternehmensdaten. Alle Mitarbeitenden können sich gezielt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und verlieren keine wertvolle Zeit oder Ressourcen beim Umgang mit einer heterogenen und oftmals «inselmässig» aufgestellten Softwarelandschaft.

Grundanforderungen an eine Gesamtlösung

Damit eine Gesamtlösung für Dienstleister die oben aufgezählten Vorteile auch wirkungsvoll ausspielen kann, muss sie natürlich «Gesamt» sein. Im Vordergrund steht daher die vollständige Abbildung des für Dienstleister unabdingbaren Projektprozesses. Mit der Gesamtlösung müssen somit Projekte neu gewonnen, geplant, organisiert und geführt, überwacht und anschliessend auch sauber abgerechnet werden können.

Integrierend muss die Gesamtlösung Tools und Funktionen für das ganze Office-Management (Buchführung, Personaladministration, etc.) zur Verfügung stellen. Die Abbildung der Prozesse hat zwar anerkannten Best practice-Regeln zu folgen, sollte aber dennoch durch massgeschneiderte Konfiguration weitgehend flexibel und firmenspezifisch gehalten werden können.

Last but not least, trotz Gesamtlösung muss sich das System nach aussen offen präsentieren. Denn, vor allem bei der Erfüllung branchenspezifischer Bedürfnisse (z.B. Integration von CAD bei einem Engineering-Dienstleister, Einführung einer spezialisierten Business Intelligence-Lösung zur Abdeckung hoher Bedürfnisse im Controlling, etc.) ist die Integration von entsprechender Spezial-Softwarelösungen meist früher oder später ein drängendes Wunschthema. Dem darf sich auch eine Gesamtlösung nicht verschliessen.

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