Von Software aus der Cloud spricht man, wenn sich sowohl die Software wie auch die dazu gehörigen Daten physisch ausserhalb des Benutzerunternehmens auf einem Server in einem Rechenzentrum befinden.
Dieser Server ist über das Internet jederzeit erreichbar. Es werden immer nur diejenigen Programmfunktionen und Daten auf den Computer des Anwenders geladen, die er gerade benötigt.
Hat er seine Arbeit erledigt, dann werden diese aus dem Arbeitsspeicher seines Computers entfernt und wieder auf dem Server in der Cloud gespeichert.
In aller Regel läuft die Cloud-Software direkt in einem Webbrowser, das heisst sie ist „webtauglich“. Da die Cloud-Software mittels Browser von jedem Computer aus erreicht werden kann, spielen Konten mit sicheren Passwörtern und Datenverschlüsselung eine zentrale Rolle. Doch dazu später mehr. In der Praxis wird die Cloud-Software nicht an den Anwender verkauft, sondern er bezahlt eine Nutzungsgebühr in der Form einer wiederkehrenden Miete.
Im Gegensatz dazu spricht man von On-Premises-Software, wenn diese beim Anwender auf einem seiner Server gespeichert ist. Das Netzwerk ist über eine Firewall gegen den Zugriff über das Internet geschützt. Somit kann die Software grundsätzlich nur intern verwendet werden. Da die Software nicht über das Internet zur Verfügung gestellt wird, muss sie auch nicht webtauglich sein. Sie baut daher oft auf einer älteren Client/Server-Technologie auf. Da Business-Software älter ist als das Internet, ist dies nach wie vor das vorherrschende Szenario.
Um es gleich vorweg zu nehmen: Das Dienstleistungsbusiness eignet sich so gut wie kaum ein anderes Geschäftsmodell für die Nutzung von Cloud-Software. Dies vor allem aus den folgenden Gründen.
Nicht selten sind Dienstleistungsunternehmen dezentral organisiert. Sie verfügen über mehr als einen Standort und viele ihrer Mitarbeiter erbringen ihre Leistungen nicht nur im Büro, sondern direkt beim Kunden, auf Reisen oder auch zu Hause. Zusätzlich hat die Nutzung von Handys und Tablets in den letzten Jahren massiv zugenommen, so dass die Mitarbeiter auch diese für ihre Arbeit einsetzen. Die Konsequenz davon; die Business-Software muss von überall her über alle möglichen Endgeräte zugänglich und nutzbar sein.
Die Mitarbeiterzahl in den Dienstleistungsunternehmen und die Zusammensetzung der Teams sind oft sehr dynamisch. Es kommen rasch neue Mitarbeiter hinzu oder scheiden aus. Nicht selten arbeiten unternehmensübergreifende Teams und Netzwerke in Projekten und Mandaten. Die Konsequenz davon: neue Benutzer müssen schnell, einfach und ohne kompliziertes Installations- und Einführungsverfahren in die Software aufgenommen oder wieder daraus entfernt werden können. Und zwar im Idealfall auch dann, wenn sich ihre Geräte gar nicht im Zugriff der Administratoren befinden.
Als Wissensarbeiter sind die Mitarbeiter von Dienstleistungsunternehmen IT-mässig meist gut ausgerüstet. Und häufig werden auch Computer und mobile Geräte mit unterschiedlichen Betriebssystemen (Windows, Apple, Android, etc.) genutzt. Fazit hier: die it-technischen Voraussetzungen sind zwar gut, oft aber auch heterogen. Die Business-Software muss damit zurechtkommen.
Wenn sich cloudbasierte Business-Software schon ideal für Dienstleister eignet, was sind dann die wichtigsten Vorteile beim Einsatz einer solchen? Beginnen wir mit den organisatorischen und wirtschaftlichen Aspekten.
Jetzt noch zu den eher technischen Aspekten.
Ob aller Lobpreisungen für den Einsatz von Business-Software aus der Cloud, es gibt in speziellen Fällen durchaus noch Gründe, auf einen solchen zu verzichten. Wenigstens jetzt noch!
Mit dem Einsatz einer Cloud-Software werden die Unternehmensdaten ausserhalb der Firma gespeichert und müssen zu diesem Zweck auch über das öffentlich zugängliche (internationale) Internet übertragen werden. Beides birgt Sicherheitsrisiken. Diese lassen sich zwar technisch und organisatorisch auf ein absolutes Minimum reduzieren, können aber für ganz speziell sensible Daten trotzdem ein Hindernis sein. Last but not least, sind in diesem Zusammenhang auch noch nicht alle rechtlichen Fragen restlos geklärt.
Da der Zugang zur Cloud-Software über das Internet stattfindet, kommt dem Schutz des Software-Kontos (Account) eine hohe Bedeutung zu. Starke, nur einmal verwendete Passwörter, sind hier schon die halbe Miete. Bietet die Software zusätzlich eine Zweistufen-Authentifizierung an wie beispielsweise im Internetbanking, so kann von einem Sicherheitslevel gesprochen werden, welches vielen heute üblichen „Sicherheitslösungen“ haushoch überlegen ist (mit z.B. am Computer über Post-it aufgeklebten Passwörtern und dergleichen).
Soll die Business-Software ausserdem an Orten verwendet werden, wo der Internetzugang instabil oder nur sehr langsam ist, so kann auch dies ein Grund gegen eine Cloud-Software sein. Innerhalb der Schweiz und der meisten europäischen Länder wird dies allerdings kaum ein Hindernis sein.
Als Nutzer einer Business-Software aus der Cloud müssen Sie Ihrem Softwareanbieter voll und ganz vertrauen (können). Denn er hat – naturgemäss – auch Zugriff auf Ihre Daten. Die sorgfältige Wahl des Partners spielt also eine zentrale Rolle und sollte daher sorgfältig vorgenommen werden.
Bis auf wenige Ausnahmen ist heute (Anfang Q2/2017) der Einsatz einer Business-Software aus der Cloud für Dienstleister die optimale Wahl. Die Vorteile überwiegen die Risiken bei weitem. Kommt hinzu, dass die potenziellen Nachteile in der Regel mittels Sorgfalt und ein wenig Technik ausgeschaltet werden können.
Verwandt: 30 Gründe für eine cloudbasierte Business-Software für Dienstleister.
