Ihre Longlist enthält wahrscheinlich eine stolze Zahl an grundsätzlich passenden Softwarelösungen. Das können noch gut und gerne an die 20, oder auch mehr sein.

Selbstverständlich macht es keinen Sinn, jede dieser Softwares in aller Tiefe auf ihre spezifische Tauglichkeit für Ihr Dienstleistungsunternehmen zu prüfen oder gar zu testen. Der Aufwand wäre gigantisch und würde Sie über Gebühr von Ihrer eigentlichen Projekt- und Mandatsarbeit abhalten.

Es gilt also vielmehr, die Longlist auf eine qualitativ gute «kurze Liste», die sogenannte Shortlist zu reduzieren.

Aufgabe der Shortlist

Die Shortlist darf nur noch Softwarelösungen enthalten, die grundsätzlich für den Einsatz in Ihrem Dienstleistungsunternehmen taugen würden. Lösungen, die – nach genauerer Prüfung – zentrale Anforderungen Ihrerseits gar nicht erfüllen können, haben auf der Shortlist nichts mehr zu suchen.

Gleichzeitig mit der Reduktion auf die Shortlist ist es ratsam, die übrig gebliebenen Softwarelösungen sogleich in eine Rangliste einzuordnen. Die Rangliste ist jetzt noch dynamisch und darf – und soll – sich laufend ändern. Je nach dem Stand Ihrer Erkenntnisse.

Von der Longlist zur Shortlist

An diesem Punkt stellen Sie alle Lösungen Ihrer Longlist auf den Prüfstand und legen Ihre zuvor definierten Massstäbe an.

«Wie gut passt die Lösung zu unseren Projektzielen, wie fallen die Antworten auf unsere Grundsatzfragen aus, wie passend ist die Software im Vergleich zu unseren Kosten-/Nutzenvorstellungen und, am allerwichtigsten, wie hoch ist die Passgenauigkeit zu unseren Anforderungen im Lastenheft?»

Am einfachsten arbeiten Sie dazu mit einer Tabelle, in welcher Sie alle Lösungen übersichtlich gegenüberstellen und die Prüfkriterien transparent und ohne Gefahr, etwas zu vergessen, abarbeiten können.

Ihre Shortlist enthält am Schluss noch ca. 3 bis maximal 5 Lösungen und ist im besten Fall prioritätsmässig geordnet. Sodann kann die eigentliche Bewertung gestartet werden.

Bewertung der Shortlist

Nachdem Sie nur noch einige wenige Softwarelösungen in der Auswahl haben, und diese grundsätzlich alle für Ihr Unternehmen in Fragen kommen können, sollten Sie die Verbleibenden mit erhöhter Sorgfalt gegen alle Ihre Anforderungen aus dem Lastenheft hin durchchecken. Nehmen Sie sich dafür genügend Zeit, um die Vor- und Nachteile aller Systeme zu begutachten.

Legen Sie Ihr Hauptaugenmerk auf die Muss- und Schlüsselanforderungen. Denn diese müssen vom neuen System zwingend erfüllt werden. Das haben Sie ganz bewusst im Lastenheft so festgelegt. Hier sollten Sie also keinesfalls Kompromisse eingehen. Kann eine Lösung der Shortlist hier nicht mithalten, so ist sie konsequent von der Liste zu streichen. Milder dürfen Sie bei den Soll- und Wunschanforderungen urteilen. Sie werden nämlich feststellen, dass keine Lösung der Shortlist bei allen Kriterien die volle Punktzahl erreichen wird. Wenn doch, so könnten Sie Ihren Auswahlprozess an diesem Punkt wohl guten Gewissens beenden.

Beurteilung der Shortlist

Zusätzliche Prüfungsmassnahmen können Ihnen helfen, die Shortlist weiter zu beurteilen und sich schrittweise in Richtung einer Kaufentscheidung zu entwickeln:

• Laden Sie die Anbieter der Shortlist mit Hilfe Ihres Lastenhefts zum «Wettbewerb» ein. Je früher diese Ihre Bedürfnisse kennen lernen, desto besser können sie Sie im Auswahlprozess beraten und begleiten.

• Organisieren Sie eine Produktpräsentation beim Anbieter. Sie sollten jede Software in der engeren Auswahl so früh wie möglich live erleben. So gewinnen Sie rasch (und mir relativ wenig Aufwand) einen ersten Eindruck. Im gleichen «Aufwasch» lernen Sie den Anbieter – und damit Ihren möglichen künftigen Partner – persönlich kennen. Lassen Sie sich aber keinesfalls die Software von A bis Z vorführen, sondern stellen Sie sicher, dass sich die Produktpräsentation auf Ihre konkreten Bedürfnisse ausrichtet. Das erreichen Sie am einfachsten, indem Sie ein Drehbuch vorgeben, an welches sich der Anbieter bei der Präsentation zu halten hat. Das Drehbuch orientiert sich an zwei bis drei Ihrer Kernprozesse und sollte diese von Anfang bis Ende durchspielen.

• «Erst testen, dann kaufen». Das gilt ganz besonders bei der Auswahl einer Business-Software. Es ist wirklich wichtig, dass Sie und Ihr Team ein Gefühl für die Lösung bekommen. Passt die Software funktional, passt der Look & Feel? Alle Tester sollten sich bereits früh mit der Lösung wohl fühlen. Cloud-Lösungen lassen sich oftmals ganz einfach testen, indem Sie einen zeitlich beschränkten Testzugang lösen. Läuft die Software nur lokal, so sprechen Sie mit dem Anbieter. In der Regel wird er Ihnen eine Testinstallation zur Verfügung stellen.

• Stellen Sie sicher, dass Sie beim Testen der Software den vollen Funktionsumfang prüfen können und keine Einschränkungen vorfinden. So geht es beim Testen noch nicht darum, dass Sie alles komplett verstehen. Es geht vielmehr darum, dass sie einen ersten Eindruck der vollständigen Lösung bekommen. In der Regel werden die Testumgebungen mit Beispieldaten eingerichtet. Diese ermöglichen Ihnen einen schnellen und möglichst realitätsnahen Eindruck zu bekommen.

• Testen Sie – wie oben bei der Produktpräsentation bereits ausgeführt – Ihrer wichtigsten Prozesse mit Hilfe eines Drehbuchs. Sie stellen so sicher, dass die Tests der einzelnen Lösungen untereinander vergleichbar sind und bei der Bewertung der Shortlist auch wirklich zielführend sind. Mit höchster Priorität testen Sie Ihre Standard-Geschäftsfälle, in zweiter Priorität die wichtigsten Spezialfälle. Die Standard-Fälle müssen «perfekt» abgearbeitet werden können, bei den Spezialfällen können Sie Kompromissbereitschaft signalisieren.

• Ebenfalls ratsam sind Referenzauskünfte und Referenzbesuche. Sie können mit Anwenderunternehmen telefonieren oder sich – noch besser – bei einem Besuch vor Ort über den Einsatz der Software ein genaues Bild machen. Dabei ist es wichtig, dass beim Referenzkunden die Unternehmensgrösse und die Art der Leistungserbringung mit den Ihrigen vergleichbar sind.

Prüfen Sie unbedingt auch die Anbieter

Neben der eigentlichen Software-Lösung müssen Sie unbedingt auch das Know-how und die Erfahrung des Anbieters ausloten. Hat er fundierte und solide Antworten auf Ihre kniffligen Fragen und Problemstellungen? Interessiert er sich überhaupt dafür, oder haben Sie vielmehr den Eindruck, er will Ihnen bloss seine Software verkaufen.

Der Anbieter muss zwingend über Fachkompetenz verfügen. Er muss Ihre Branche und Ihre Prozesse kennen und sich über einschlägige Erfahrung ausweisen können.

Ihr künftiger Softwareanbieter wird Ihnen – last but not least – später ein «echter Partner» sein müssen. Ein Partner, der die gemeinsamen Projektziele im Fokus hat und Sie und Ihr Unternehmen daran orientierend begleiten und betreuen kann. Darüber habe ich mich bereits ausführlich in meinem Beitrag «Der Anbieter einer Business-Software für Dienstleister muss ein «echter Partner» sein» auseinander gesetzt.

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