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Business-Software für Dienstleister: Der Auswahlprozess - Von der Shortlist zur Kaufentscheidung

Simon Grenacher
Dienstag, 8. Mai 2018

Nachdem Sie mit bestem Wissen und Gewissen Ihre Shortlist erstellt, bewertet und beurteilt haben, geht es jetzt in Richtung Kaufentscheidung.

Dorthin gibt es einen kurzen und einen längeren Weg.


Der kurze Weg zur Kaufentscheidung

Bringt Ihre Shortlist einen eindeutigen Gewinner hervor, so macht es wenig Sinn, die Auswahl künstlich in die Länge zu ziehen. Vorausgesetzt, Sie und Ihr Team haben die Gewinnersoftware sorgfältig geprüft und mittels eines Drehbuchs erfolgreich über alle Ihre zentralen Prozesse «gehetzt», so steht ihrer finalen Kaufentscheidung kaum mehr etwas im Weg. Zur Sicherheit sollten Sie einen letzten gründlichen Check durchführen und folgendes (nochmals) reflektieren:

  • Ist die Software intern und von Ihrem Team akzeptiert?
  • Ist der gewählte Anbieter intern und von Ihrem Team akzeptiert?
  • Können wir mit der gewählten Lösung unsere (wichtigsten) Ziele alle erreichen?
  • Passt die Lösung zu unseren Grundsatzfragen und -anforderungen?
  • Sind alle unsere Anforderungen bestmöglich abgedeckt? Hier mit dem Schwerpunkt auf die Muss- und Schlüsselanforderungen.
  • Stimmt das Investitions-/Nutzenverhältnis der Lösung für uns? Wird die gewählte Lösung zu einer gewinnbringenden Investition?
  • Können wir uns eine mehrjährige Zusammenarbeit mit dem Anbieter vorstellen? Stimmt die Chemie?

Stehen nach wie vor alle Lichter auf Grün, so befragen Sie noch kurz Ihr «Bauchgefühl». Fühlen Sie sich nach wie vor wohl, oder sogar richtig «vögeliwohl», so haben Sie Ihren Gewinner erfolgreich gefunden. Gratulation!

Fehlt hingegen der klare Gewinner auf Ihrer Shortlist, oder Ihr Bauch sendet Ihnen widersprüchliche Signale, so sind dies die untrüglichen Zeichen für den längeren Weg zur Kaufentscheidung.

Der längere Weg: Pilotprojekt mit Pilotbetrieb

Hat der bisherige Auswahlprozess wenig(er) klare Ergebnisse gebracht, so empfiehlt sich ein Pilotbetrieb. Diesen führen Sie mit dem «provisorischen Gewinner» durch. Schwanken Sie und Ihr Team ständig zwischen einer Nummer Eins und einer Nummer Zwei auf Ihrer Shortlist hin und her, so sollten Sie einen Pilotversuch mit beiden Softwarelösungen ins Auge fassen.

Im Pilotbetrieb geht es weiterhin darum, die Passgenauigkeit der Pilotlösung eingehend zu prüfen. Allerdings erweitern und ergänzen Sie das Testdrehbuch um zusätzliche Prozesse und Anforderungen aus Ihrem Unternehmen. Dazu etablieren Sie am besten einen Parallelbetrieb zwischen der auf dem Prüfstand stehenden Pilotlösung und Ihrer aktuellen Arbeitsweise.

Wählen Sie dazu im Parallelbetrieb ein für Ihr Unternehmen typisches Projekt und wickeln dieses sowohl mit der Pilotsoftware, wie mit der bisherigen Methode ab. Auf diese Weise erkennen Sie schnell die Vor- und Nachteile der Pilotlösung und können sich auch ganz praktisch vorstellen, wie das Tagesgeschäft mit der neuen Business-Software aussehen könnte. Die Pilotphase dauert in der Regel zwischen einem und drei Monaten.

Ein Pilotbetrieb bedeutet selbstredend deutlich mehr Aufwand – vor allem auch intern in Ihrer Firma. So müssen beispielsweise Leistungen und Zeiten während der Pilotdauer in zwei (oder bei 2 Pilotprojekten sogar in drei) Systemen gleichzeitig erfasst und gepflegt werden. Nicht zuletzt aus diesem Grund darf die Pilotphase nicht zu lange dauern.

Selbstverständlich dürfen – und sollen – Sie die zu testenden Prozesse, Fälle und Funktionen in der Pilotphase auch erweitern. Beschränken sie den Test also keinesfalls auf die einfachen Standardfälle, sondern konzentrieren Sie sich durchaus auch auf knifflige Herausforderungen.

Last but not least dient die Pilotphase dazu, Ihren künftigen Softwarepartner besser kennen zu lernen. Denn, wie schon mehrfach erwähnt, nicht nur die Software muss passen, der Anbieter ebenso.

Vom Piloten zum Gewinner

Idealerweise wird die Pilotlösung auch der Gewinner Ihres Auswahlprozesses sein.

Dennoch, es kann durchaus sein, dass während der Pilotphase ein Problem auftaucht, welches sich zum Showstopper entwickelt. Lässt sich das Problem daher nicht zufriedenstellend lösen, so sollten Sie sich von Ihrer Vorauswahl befreien und nicht auf Gedeih und Verderb daran festhalten. Denn genau dazu, dient das Pilotprojekt schliesslich.

Hat sich mit dem Pilotprojekt oder dem Ausscheiden der Pilotsoftware die Auswahl dahingehend geklärt, dass jetzt eine klare Nummer Eins übrig bleibt, so können Sie direkt zur Kaufentscheidung schreiten. Bestehen nach wie vor grössere Unsicherheiten, so drängt sich möglicherweise ein zweiter Pilotbetrieb mit einer anderen Lösung auf.

Meiner Erfahrung nach bewegen wir uns jetzt aber im Umfeld von äusserst seltenen Fällen. In der Regel wird Ihnen die Entscheidung am Schluss des hier geschilderten Auswahlprozesses eher einfach fallen.


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