Die zentrale Frage lautet: Wer passt sich wem an? Müssen die Prozesse der Firma an die Software angepasst werden, oder soll sich die Software an die Prozesse des Dienstleistungsunternehmen anpassen. Fast immer stellt sich diese zentrale Frage bei der Auswahl einer Business-Software. Nicht selten wird sie hitzig, wenn nicht gar dogmatisch geführt. Nüchtern und systematisch betrachtet geht es um folgende Überlegungen.
Grundsätzlich spricht sehr vieles dafür, dass Sie sich mit Ihrer Firma und deren Prozessen an eine gute Business-Software für Dienstleister anpassen und als Folge davon, auch bereit sind, bestehende Abläufe und Arbeitsweisen zu verändern.
Da die Business-Software auf das Management von Unternehmen wie dem Ihrigen spezialisiert ist und dies auch bei vielen anderen Firmen täglich unter Beweis stellt, können Sie davon ausgehen, dass die Lösung «verhebt» und im Sinne von best Practice sinnvolle und effiziente Vorgehensweisen unterstützt. Arbeiten Sie also, wie von der Software vorgegeben, so machen Sie mit Sicherheit nichts falsch. Kommt hinzu, dass Sie durch die regelmässigen Updates automatisch und sofort von allen Verbesserungen und Erweiterungen profitieren. Diese «Updatesicherheit» haben Sie meist nur dann, wenn Sie ganz auf den Standard setzen. Mittlerweile hat Business-Software für Dienstleister ausserdem bereits im Standard ein sehr hohes Mass an Abdeckung und Funktionstiefe erreicht, so dass – im Vergleich zu noch vor knapp 10 Jahren – kaum mehr Extrawünsche offen bleiben. Ein weitere Grund, sich mit Standardsoftware zu arrangieren.
Kommt hinzu, dass eine gute Business-Software auch ohne zusätzliche Programmierung – und damit ohne den Standard zu verlassen – über weite Strecken individualisiert werden kann. Wir sprechen dann von «Anpassung», «Konfiguration» oder «Parametrisierung».
Typische Beispiele sind Belege, Druckformulare und Auswertungslisten, welche bei jedem Unternehmen anders aussehen, andere Informationen darstellen und auf unterschiedliche Arten ausgegeben werden müssen. Daher verfügt eine gute Business-Software über sogenannte «Report-Generatoren», welche die Individualisierung der Belege und Listen auch ohne Zusatzprogrammierung zulässt. Weiter lässt sie den Lesezugriff auf ihre Daten von extern zu, damit mit Hilfe von externen Tools wie MS Excel oder Business Intelligence-Werkzeugen beliebige Auswertungen aus dem System generiert werden können.
Oft lassen sich in einer guten Business-Software für Dienstleister auch grundlegende Funktionsweisen über Parameter so weit verändern, dass nicht bloss ein einziger Ablauf, sondern mehrere, miteinander verwandte Abläufe definiert werden können. Ob Ihr Unternehmen beispielsweise jeder Rechnung zwingend eine vollständige Leistungsübersicht beilegt oder dies von Fall zu Fall unterscheidet und mit unterschiedlichen Darstellungen der Leistungsübersicht arbeitet, ist in aller Regel auch bloss eine Frage der Konfiguration. Gerade der Spielraum an Konfigurationsmöglichkeiten ist meist sehr gross und deckt ein breites Band an Bedürfnissen ab.
Das Schöne daran. Die Anpassung der Business-Software über Konfiguration und Parametrisierung benötigt keine Individualprogrammierung und führt damit auch nicht zum Bruch mit dem Standard. Sie geniessen nach wie vor die volle Updatesicherheit Ihrer Business-Software.
Beim Vorliegen von Zusatzanforderungen treffe ich meistens auf zwei mögliche Situationen.
Erstens: Immer wieder beobachte ich, dass Verantwortliche in Unternehmen aufgrund ihrer latenten Betriebsblindheit in die Falle «das haben wir schon immer so gemacht» oder in die Falle «das haben wir noch nie so gemacht» tappen. Das führt im Ergebnis oft dazu, dass gerne Individualprogrammierung in Auftrag gegeben wird, obwohl die Business-Software eigentlich eine Lösung für das Problem bereithalten würde. Ein guter Software-Anbieter muss eine solche Situation aufdecken und gegenüber seinem Kunden offenlegen. Mit dem Ziel, die Individualanpassung zu verhindern. Und zwar im Sinne seines Kunden.
Und zweitens: Viel zu oft wird weder vom Kunden noch vom Software-Anbieter genauer geprüft, ob sich eine im Standard nicht vorgesehene Anforderung nicht eventuell durch eine etwas andere Arbeitsweise nicht auch erreichen liesse. Möglicherweise käme man einfach – aber halt leicht anders – zum gleichen Ergebnis. Hier gilt es, einen Blick über den Tellerrand zu wagen und vermehrt Top-Down vom Ergebnis her und weniger Bottom-Up von einzelnen Funktionen her zu denken. Ein professioneller Software-Anbieter ist dazu in der Lage und sollte seinen Kunden dabei tatkräftig unterstützen und nicht bloss daran interessiert sein, eine Individualentwicklung zu verkaufen.
Beide Fälle sind eng miteinander verwandt und unterscheiden sich eigentlich nur über ihren Grad an «sturem Festhalten» an Gewohntem. Bauen Sie hier auf die Kompetenz und Unabhängigkeit ihres Software-Anbieters und lassen Sie sich wenn immer möglich vom Standard überzeugen. Längerfristig lohnt es sich für Sie und Ihr Unternehmen.
Selbstverständlich kann es vorkommen, dass die von Ihnen gewählte Business-Software im Standard nicht wirklich alle Ihre absolut notwendigen Bedürfnisse abdeckt. Bietet der Software-Anbieter keine Individualprogrammierung für seine Software an, dann ist das Spiel hier zu Ende. Sie müssen sich eine andere Lösung und einen anderen Partner suchen. Bietet er es hingegen an, so sehe ich zwei unterschiedliche Grenzsituationen, wo der Einsatz einer Individualentwicklung Sinn durchaus macht.
Ihre Business-Software ist absolut wesentlicher Bestandteil der Art und Weise, wie Sie Ihr Geschäft betreiben. Das geht soweit, dass Sie die Wertschöpfung für ihre Kunden ohne die Business-Software gar nicht oder nur teilweise erbringen könnten. Sind beispielsweise Ihre und die Prozesse Ihrer Kunden eng miteinander verzahnt und werden von beiden Parteien mitgesteuert. Dies geschieht in der Praxis nicht selten über Internetportale und dergleichen. Und sind diese Prozesse nicht über die Standardsoftware unterstützt, dann haben Sie keine andere Wahl, als auf Individualentwicklung auszuweichen. Ihre Business-Software ist in diesem Fall ein Bestandteil Ihres USP im Markt und damit von strategischer Bedeutung. Es könnte sich höchstens noch die Frage stellen, ob nicht sogar eine komplette Individualentwicklung in Betracht gezogen werden müsste.
Hat Ihre Business-Software nicht die hohe strategische Bedeutung von oben, spielt aber bei der effizienten Abwicklung Ihres Geschäfts dennoch eine kritische Rolle, so kann eine individuelle Erweiterung des Funktionsumfangs sinnvoll sein, nachdem Sie und Ihr Software-Partner den Grundsatz 2 sorgfältig geprüft und verworfen haben.
Hat die sorgfältige Analyse ergeben, dass die von Ihnen gewählte Business-Software individuell erweitert werden muss, sollten Sie folgendes beachten:
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