Kein Einführungsprojekt sollte ohne klare, schriftlich formulierte Zielsetzungen gestartet werden. Diese Feststellung habe ich bereits im Teil 1 meines Beitrags «wie wähle ich die passende Business-Software für mein Dienstleistungsunternehmen» getroffen.
Denn erst die aufgeschriebenen Ziele bringen die notwendige Klarheit, Struktur und das gewünschte Endergebnis in den Einführungsprozess und bilden die Grundlage dafür, dass das Projekt ein Erfolg werden kann.
Wenn Sie bei der Festlegung von Projektzielen zur Einführung einer neuen Business-Software hingegen sündigen, dann fehlt meist die Basis für den notwendigen Anforderungskatalog. Dies führt im besten Fall zu kostspieligen Anpassungen nach der Einführung der Software, im schlechtesten Fall gar zum Scheitern des ganzen Projektes.
Lösen Sie sich vor allem aber bei der Diskussion der Projektziele von zwei tückischen und mächtigen Denkfehlern.
Sehen und nutzen Sie die Einführung Ihrer neuen Software als Chance, Bestehendes zu verbessern und damit Ihr Unternehmen effizienter und wirkungsvoller zu machen. Gerade die Einführung einer neuen Business-Software ist dazu hervorragend geeignet.
Was soll mit der neuen Business-Software konkret erreicht werden? Was ist nach der Einführung der Lösung anders als heute? Wie und wo merken die Mitarbeitenden, dass mit der neuen Lösung etwas besser wurde?
Diese, zugegebenermassen sehr allgemein formulierten Fragen bringen Sie und Ihr Einführungsteam auf die richtige Ziele-Spur. Lassen Sie sich aber dabei keinesfalls von den angebotenen Softwareprodukten leiten, so nach dem Motto «die Software XYZ bietet dies und das, also erklären wir diese Funktion zu einem Ziel unseres Projektes.» Damit würden Sie sich nur dem Diktat eines Softwareanbieters unterwerfen und gleichzeitig die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ignorieren.
Fraglos sind schlanke und passgenaue Prozesse in Ihrem Unternehmen wichtiger als jede Softwarefunktion. Und genau aus diesem Grund muss immer Ihr Unternehmen mit seinen spezifischen Abläufen im Mittelpunkt einer Softwareauswahl stehen.
Definieren Sie Ziele, welche speziell für Ihr Unternehmen gültig sind. WAS wollen Sie ganz konkret für IHR Unternehmen, IHRE Prozesse und IHRE Organisation mit dem Einsatz der Business-Software verbessern. Hüten Sie sich vor Allgemeinzielaussagen wie «wir wollen besser und effizienter arbeiten». Sie gelten naturgemäss immer und für jeden. Hier geht es aber allein um Ihre Firma.
Die Projektziele sollten verständlich und sehr konkret und greifbar sein. Dazu bietet Ihnen die SMART-Formel eine gute Hilfestellung: Ziele müssen spezifiziert und schriftlich formuliert sein (S), sie müssen nach Zielerreichung gemessen werden können (M), die für die Umsetzung verantwortliche Person muss sie akzeptiert haben (A), sie müssen realistisch zu erreichen sein (R) und sie müssen mit Terminen (T) versehen werden.
Für das Auswahlprojekt und für jedes einzelne Ziel braucht es verantwortliche Personen. Menschen im Unternehmen, welche alles daransetzen, dass die Ziele erreicht werden. Erst dann werden die Projektziele verbindlich, so dass ihre Erreichung auch wirklich realistisch ist.
Auch wenn Sie – wie oben ausgeführt – die Projektziele bei der Einführung einer Business-Software für Dienstleister individuell für Ihr Unternehmen evaluieren und festlegen müssen, so kreisen die doch immer wieder um einige typische Fragestellungen. Als Impuls- und Inspirationsquelle möchte ich daher an dieser Stelle sinnvolle und realistische Ansatzpunkte für Zielsetzungen aufführen. Sie sollen Ihnen als Hilfestellung für die Herleitung eigener Projektziele dienen.
Machen Sie anschliessend bei der Formulierung der Zielsetzungen nicht den Fehler, diese in Form von Softwarefunktionen oder gesuchten Funktionalitäten zu beschreiben. Denn, Sie suchen keine Software-Features, sondern Nutzen und Mehrwert. Dieser wird von unterschiedlichen Softwarelösungen meist auch unterschiedlich realisiert – und diesem Umstand sollten Sie Rechnung tragen.
Neben all den Zielsetzungen, die Sie für die Einführung Ihrer neuen Business-Software für Dienstleister festlegen, empfehle ich Ihnen eine ±Top5-Liste. Welche absolut zentralen ±5 Ziele müssen in jedem Fall erreicht werden? Und – fast genauso wichtig – welche Resultate und Ergebnisse wollen Sie auf keinen Fall erreichen, bzw. sollen verhindert werden? Wir sprechen hier von «Vermeidungszielen».
Bei allen neuen Zielsetzungen denken Sie auch daran, dass gewisse Dinge nicht verändert werden dürfen und formulieren Sie auch diese «Bewahrungsziele» im Projektplan. Was bereits sehr gut und stabil läuft, sollte ohne Not nicht «verschlimmbessert» werden.
Verwandt:
- Teil 1: Vorbereitungen zur Software-Auswahl
- Teil 2: Auswahlprozess durchführen und Entscheidung treffen
- Teil 3: Ausgewählte Business-Software einführen und in Betrieb nehmen
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