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prolesGast: Die grössten Hürden bei der Einführung von Business-Software

Gastautor
Freitag, 16. Februar 2018

Der Auftrag schien eigentlich ganz einfach zu sein: Lorenz Niederhauser sollte für seinen Arbeitgeber Munaia AG eine neue Business-Software eruieren und einführen. Dafür bekam er von der Geschäftsleitung sechs Monate Zeit.


Die Ausgangslage

Voller Elan ging Lorenz an die Sache ran. Er begann, die Bedürfnisse der Geschäftsbereiche abzuchecken, intern Fragebögen zu versenden, bei allen Abteilungen vorbeizuschauen. Denn die Ausschreibungsunterlagen mussten ja erstellt werden. Dazu werden jeweils

  • die Ist-Prozesse aufgenommen
  • deren Probleme festgestellt und Verbesserungswünsche aufgezeichnet
  • die Soll-Prozesse definiert

Schnell wurde ihm allerdings klar, dass er das Projekt alleine nicht schaffen konnte, schliesslich musste er seine regulären Aufgaben auch noch erledigen.

Der grösste Stolperstein

Er fragte bei den Vorgesetzten nach, ob noch einige Mitarbeiter als Unterstützung und auch mehr Zeit haben könnte, das Projekt wäre für ihn als Einzelkämpfer einfach zu gross und die Zeit zu knapp bemessen. Doch er bekam von der Geschäftsleitung keine weitere Hilfe zugesprochen und so gab Lorenz nach kurzer Zeit entnervt auf - das Projekt wurde daraufhin vom Management auf Eis gelegt.

Die Munaia AG ist Opfer geworden von einem der grössten Stolpersteine, die einem Unternehmen auf dem Weg zu neuer Business-Software im Weg liegen können, dem Klassiker schlechthin: Nicht genügend Personal für das Projekt einzuplanen.

Weitere Hindernisse

Doch es gibt noch viele weitere Hindernisse, die einer erfolgreichen Einführung neuer Systeme im IT- Bereich im Weg stehen können. Hier die Wichtigsten:

  • Nicht genügend Personal, Zeit und/oder Geld: Die Einführung eines IT-Systems kostet nicht nur viel Geld, sondern braucht eben auch Manpower - und vor allem auch ausreichend Zeit. Alleine schon die gründliche Evaluierung der Bedürfnisse dauert eine ganze Weile. Da muss genügend Personal dafür freigestellt werden.
  • Zu wenig Priorität gegenüber dem Tagesgeschäft: Nebenbei noch schnell eine Business-Software einführen? Das funktioniert nicht. Will das Projektteam das Ziel fristgerecht erreichen, muss es sich auch darauf konzentrieren können. Andere Aufgaben müssen für diese Zeit delegiert werden können.
  • Mangelnde Identifikation des Managements mit dem Projekt: Althergebrachte Prozesse werden durch eine neue Business-Software oft komplett umgekrempelt. Das führt teilweise zu hitzigen Diskussionen und heftigem Gegenwind aus verschiedenen Abteilungen. Da muss das Management voll hinter dem Projekt stehen und dieses auch gegen allfälligen Widerstand durchsetzen, sonst ist die Einführung schnell zum Scheitern verurteilt.
  • Mangelnde Kompetenzen für das Projektteam: Das Projektteam muss mit weitgehenden Kompetenzen ausgestattet sein, ohne geht gar nichts. Besonders schwierig kann dies bei inhabergeführten Unternehmen werden, wenn der Besitzer ganz spontan die Strukturen aushebelt – und sich niemand traut, ihm die Konsequenzen aufzuzeigen.
  • Unklarer Handlungsbedarf bei den Betroffenen: Besonders bei langjährigen Mitarbeitenden stellt sich oft eine diffuse Angst vor dem Neuen ein und damit eine Abwehrhaltung - statt mitzuarbeiten wird geblockt. Da muss von der Geschäftsleitung klar und vielleicht auch etwas unbequem kommuniziert werden, dass ein Handlungsbedarf besteht und dass nun die unbedingte Mitarbeit gefordert ist.
  • Unrealistische zeitliche Vorgaben für das Projekt: Alleine schon die Prozessaufnahme und Anforderungsanalyse, das Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen, Einholen und Vergleichen der Offerten brauchen meist Monate. Dann sind aber weder Referenzbesuche, Vertragsverhandlungen noch die Implementierung eingerechnet. Die Einführung neuer Business-Software kann je nach Komplexität vom ersten Entscheid bis zur Fertigstellung auch mehr als ein Jahr dauern.
  • Sich damit alleine zu übernehmen: Der Markt für Business-Software ist extrem undurchsichtig, alleine in der Schweiz gibt es mehr als 300 Anbieter. Viele Systeme können vieles, aber nicht alle können dasselbe. Je nach Struktur der Unternehmung und der Art der Prozesse eignen sich das eine oder das andere System. Enorm wichtig für den Projekterfolg sind aber auch die Personen des Anbieters, mit denen eine langfristige, intensive Zusammenarbeit beginnt. Da lohnt es sich, wenn sich die Firma an einen externen und unabhängigen Berater mit fundierter Marktkenntnis wendet.

Wenn Sie diese wichtigen Punkte bei der Planung beachten, dann haben Sie die wichtigsten Hürden auf dem Weg zu einer neuen Business-Software aus dem Weg geräumt. Viel Erfolg!

Alle Namen sind fiktiv. Jede Ähnlichkeit mit real existierenden Personen oder Unternehmen ist rein zufällig und nicht beabsichtigt.

Über Alain Zanolari

Alain Zanolari - topsoft

Alain Zanolari ist Redaktor, Texter und Content Manager mit Erfahrung als IT-Supporter. Seine Tätigkeiten bei der Business-Software Plattform topsoft umfassen das Schreiben von Artikeln für Print und Online, Betreuung der Social Media-Kanäle sowie diverse Aufgaben im Sales.


Über prolesGast

In der Rubrik «prolesGast» publizieren wir Gastbeiträge zu unternehmerischen, betriebswirtschaftlichen und gesellschaftlichen Themen - natürlich immer mit Relevanz für unsere Kunden und Partner aus der Dienstleistungsbranche. Falls Sie interessiert sind, als Gastautor im prolesBlog einen Fachbeitrag zu publizieren, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.

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