prolesTipp: Kontrollieren und korrigieren - effizientes Arbeiten mit der Erfassungskontrolle

Schon seit einigen Jahren gibt es in proles die Funktion Erfassungskontrolle.

Wir sind der Meinung, mit diesem Werkzeug ein starkes Mittel für einen schnellen Überblick über alle erfassten Leistungen und einfache Korrekturmöglichkeit zu bieten.

In Gesprächen mit Kunden stellen wir immer wieder fest, dass die Funktion nicht überall genutzt wird. Darum haben wir uns entschlossen, die Funktion Erfassungskontrolle hier nochmals vorzustellen.

Übersicht

Sie finden die Funktion in der Anwendung Controlling oder wie immer mit der Schnellsuche "Erfassungskontrolle".

Die Erfassungskontrolle bietet für alle Anwender von proles etwas:

User/Projektmitglieder: Schneller Überblick über die erfassten Zeiten und Spesen inkl. Korrekturmöglichkeiten.
Projektleiter: Schneller Überblick über die im Projekt erfassten Leistungen inkl. Korrekturmöglichkeiten.
Controller/Vorgesetzter: Schnelle Übersicht über verrechenbare/nicht verrechenbare bzw. fakturierte/nicht fakturierte Leistungen pro Mitarbeiter oder Projekt inkl. Korrekturmöglichkeiten.
Finanzen/Fakturverantwortliche: Schneller Überblick über fakturierbare Leistungen und schnellste Anpassungsmöglichkeit bei Fakturerstellung.

In der Erfassungskontrolle werden alle Leistungsarten auf einen Blick zusammengefasst. Im oberen rechten Bereich findet sich eine Gesamtübersicht über alle Leistungsarten gemäss den Filtereinstellungen im linken Bereich. Im unteren Bereich finden sich alle Leistungserfassungen (Stunden, Spesen, Artikel, Pauschalen) in verschiedenen Reitern, ebenfalls gemäss den Filtereinstellungen im linken oberen Bereich.

Filter

Bild-Bereich oben links: Mit den Filtereinstellungen im oberen linken Bereich definieren Sie, was Sie sehen wollen. Die wichtigsten Perspektiven sind hier Mitarbeiter, Kunde/Projekt oder ein Datumsbereich.

Achtung: Die Auswahl der Aktivität schränkt die Anzeige auf Erfassungen aus Zeit (Stunden) und Spesen ein, da nur diese Leistungsarten einen Bezug zur Aktivität aufweisen.

Mit einer Schnellauswahl für die wichtigsten Datumsbereiche (z.B. Vormonat, Aktuelles Jahr) wird die Eingabe der gewünschten Ansichtsperiode erleichtert. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Verrechenbarkeit in den Abruf miteinzubeziehen.

Mit einem Klick auf das Icon mit dem kreisrunden Pfeil können alle Suchkriterien gelöscht werden.

Gesamtübersicht

Im oberen rechten Bild-Bereich befindet sich eine Zusammenfassung der erfassten Leistungen gemäss den Filtereinstellungen. Es werden alle Leistungsarten mit Einkaufspreis und Verkaufspreis sowie das Total beider Beträge angezeigt.

Mit einer Einschränkung der "Verrechenbarkeit" auf "Nur verrechenbare Leistungen, nicht fakturiert" kann hier zum Beispiel das Fakturpotential mit wenigen Klicks angezeigt werden. Leere Zeilen bedeuten, dass für diese Leistungsarten keine Erfassungen stattgefunden haben. Fehlende Werte in der Spalte EP deuten darauf hin, dass bei der entsprechenden Erfassung kein Einstandspreis erfasst wurde.

Leistungsarten

Im Hauptbereich der Erfassungskontrolle werden alle erfassten Leistungen gemäss den Filtereinstellungen angezeigt. Für eine bessere Übersicht haben wir die Anzeige der verschiedenen Leistungsarten in Reitern organisiert. Hier wird pro Erfassung eine Zeile mit den wichtigsten Informationen in Spalten (Beschreibung siehe Legende unten) ausgegeben.

Seit einiger Zeit steht neu auch die Leistungsart "Tagespauschale" zur Verfügung. Hier werden Zeiterfassungen aufgeführt, welche die im Tarif definierten Bedingungen für Tagespauschalen erfüllen.

Legende

Bild-Bereich unten rechts: Die ausgegebenen Informationen variieren pro Leistungsart.

In den Spalten EP werden Einkaufspreise ausgegeben. Bei „Stunden“ handelt es sich dabei um den "Kalkulatorischen Lohnkostensatz" (gemäss Eingabe auf Stufe Mitarbeiter resp. gemäss Mitarbeiterzuordnung in der Projektverwaltung).
In den Spalten VP werden Verkaufspreise ausgegeben. Bei „Stunden“ handelt es sich hierbei um Beträge gemäss Tarif der Mitarbeiterzuordnung in der Projektverwaltung.
V: In dieser Spalte wird die Verrechenbarkeit einer erfassten Leistung angezeigt: grün = verrechenbar, rot = nicht verrechenbar.
F: In dieser Spalte wird ausgegeben, ob eine Leistung bereits fakturiert wurde: grün = fakturiert, rot = nicht fakturiert.
A: Diese Spalte zeigt den Status von Spesenerfassungen im Zusammenhang mit Spesenabrechnungen: grün = Spesen abgerechnet, rot = Spesen nicht abgerechnet.
R: Diese Spalte zeigt Informationen zu Spesenerfassungen in Bezug auf die Rückerstattung gegenüber der Mitarbeiter: grün = Spesen mit Rückerstattung an Mitarbeiter, rot = Spesen ohne Rückerstattung an Mitarbeiter.

Änderungen sofort möglich

Bei allen Erfassungen können Änderungen direkt aus der Erfassungskontrolle vorgenommen werden. Dafür genügt ein Klick auf das Datum bzw. die Bezeichnung. Im Bearbeitungsdialog können nun Anpassungen an der gewählten Leistung vorgenommen werden.

Auch das Löschen von Einträgen ist über das "Löschen-Icon" möglich. Natürlich können Änderungen/Löschungen nur vorgenommen werden, wenn die Leistungen noch nicht fakturiert bzw. noch keine Arbeitszeitabrechnungen oder Spesenabrechnungen erstellt wurden.

Berechtigungen

Für den Zugriff auf die Funktion Erfassungskontrolle kann die Berechtigung in den Funktionsberechtigungen pro Mitarbeiter erteilt werden. Die Berechtigungsstruktur innerhalb der Erfassungskontrolle verhält sich analog den Berechtigungen in den Funktionen (Zeiterfassung, Spesenerfassung, Artikelerfassung etc.) und Projekten. Es werden nur Daten und Projekte angezeigt, auf die der Mitarbeiter gemäss seinen Berechtigungen Zugriff hat.

Fazit

In proles führen viele Wege nach Rom. Natürlich können Sie z.B. über die Projektüberwachung eine Auswertung erstellen oder direkt in den jeweiligen Funktionen (Zeiterfassung, Spesenerfassung, usw.) Korrekturen vornehmen. Wenn Sie aber die schnellste und dynamischste Möglichkeit suchen, Ihre Leistungen zu überprüfen oder zu korrigieren, führt kein Weg an der Erfassungskontrolle vorbei.