Mit der Auswahl der Business-Software alleine sind Sie natürlich noch nicht am Ziel. Auch, wenn das Bauchgefühl momentan stimmt und alle Signale auf Grün stehen. Die Software muss jetzt noch in Ihrer Firma eingeführt und in Betrieb genommen werden. Erst dann kann sie ihre erwünschte Wirkung entfalten.
Wie übrigens schon bei allen vorherigen Schritten im Auswahlprozess, spielt auch die Einführung eine zentrale Rolle zur Sicherstellung einer hohen Akzeptanz. Insbesondere die seriöse Schulung aller Mitarbeitenden sowie eine firmenspezifische Implementierung und Dokumentation, welche den Benutzern von Beginn ein «heimisches» Gefühl in der Software vermitteln, sind absolute Schlüsselfaktoren in Sachen Akzeptanz.
«Gut geplant, ist halb gewonnen». Das gilt ganz besonders bei anspruchsvollen Projekten, wie einer Softwareeinführung. Planen Sie daher zusammen mit Ihrem neuen Softwarepartner die Einführung der Business-Software sorgfältig. Dabei gilt es folgendes zu beachten:
Ab dem Tag X wird nun mit der neuen Business-Software in Ihrem Unternehmen gearbeitet. Auch wenn der ganze Auswahl- und Einführungsprozess vorbildlich ablief, eine laufende Optimierung und Verbesserung der Prozesse und der Softwareimplementierung sind sinnvoll und garantieren, dass Sie über lange Zeit den optimalen Nutzen aus Ihrer Business-Software für Dienstleister ziehen können.
Natürlich braucht auch die kontinuierliche Verbesserung nach wie vor Ressourcen und klare Verantwortlichkeiten. Es macht daher Sinn, den Projektleiter – wenigstens für einige Zeit – weiterhin im Amt zu belassen und ihm auch ein Zeitbudget zur Verfügung zu stellen. Er wird sich um einen systematischen Austausch mit den Anwendern aller Stufen und mit einer entsprechenden Rückmeldung an den Software-Anbieter kümmern (müssen). Alles Dinge, die einen reibungslosen Betrieb Ihrer komplexen Softwarelösung sicherstellen.
Lassen Sie sich Ihre Mitarbeitenden ausserdem kontinuierlich weiterbilden. Sei es in der Bedienung der Software, oder in der Verbesserung der Unternehmensprozesse. Nicht selten werden Sie nach einiger Zeit der Softwarenutzung feststellen, dass sich der eine oder andere Geschäftsprozess schlanker oder noch wirkungsvoller unterstützen liesse, als dies ursprünglich gedacht und implementiert wurde. Kommt hinzu, dass sich eine gute Business-Software für Dienstleister auch regelmässig weiterentwickelt und damit Möglichkeiten bietet, die davor nicht zur Verfügung standen. In diesem Sinne ist eine professionelle Softwareeinführung eigentlich nie so richtig abgeschlossen.
Spätestens jetzt ist es an der Zeit, dass Sie Ihre Projektziele überprüfen. Haben Sie diese, wie im «Teil 1: Vorbereitungen zur Software-Auswahl» vorgeschlagen mit der SMART-Formel definiert, so sind sie auch klar messbar und lassen sich damit zuverlässig überprüfen.
Alle Ziele in Budget und Zeit erreicht? Ja! Gratulation, Ihr Software Auswahl- und Einführungsprojekt war ein voller Erfolg und Sie können beruhigt davon ausgehen, eine für Ihr Unternehmen äusserst sinnvolle und wertsteigernde Investition getätigt zu haben.
Verwandt:
- Teil 1: Vorbereitungen zur Software-Auswahl
- Teil 2: Auswahlprozess durchführen und Entscheidung treffen
proles ist eine cloudbasierte Schweizer Projektmanagement-Software für Dienstleister. Die Lösung unterstützt Sie bei der Steuerung aller Prozesse in Ihrem Unternehmen und vereinfacht Management- und Administrationsaufgaben.
in der Rubrik Unternehmensführung