Ohne Zweifel, der Begriff «Office» wurde von Microsoft äusserst clever gewählt.

Verbunden mit dem Wissen, dass es sich dabei um eine Software handelt, muss fast jeder Computerbenutzer unweigerlich zur Erkenntnis kommen, dass damit die ganze Büroarbeit erledigt werden kann.

Zu dieser tiefen Überzeugung mit beigetragen haben natürlich über die vielen Jahre hinweg auch die Anbieter von PCs und Notebooks, welche ihre neuen Maschinen meistens schon mit einer vorinstallierten Version von Office ausliefern.

Was liegt also näher, als sich dieser dargebotenen Software (mit dem doch so vollständig klingenden Namen «Office») zu bedienen und keine weiteren Gedanken mehr an eine zusätzliche Business-Software zu verschwenden.

Microsoft Office als «eierlegende Wollmilchsau»

Egal, ob Privat- oder Geschäftsnutzer, egal, ob Anwalt, Buchhalter, Produktionsmitarbeiter, Handwerker, Wissenschaftler oder sonst eine Berufsgattung und (fast) egal, welche Daten damit verwaltet werden sollen, Office und seine einzelnen Tools Word, Excel und Co. ist für alle und alles gedacht.

Was jedoch für alle gedacht ist, muss zwangsläufig in vielen Situationen Kompromisse eingehen und eignet sich dann im besten Fall nicht mehr wirklich ideal. Im schlechtesten Fall kann der Einsatz von Office sogar zu falschen Berechnungsergebnissen oder anderen gravierenden Problemen führen.

Und gerade wenn wir die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen von Dienstleistern etwas näher betrachten, zeigen sich die Grenzen von Office klar und deutlich.

Kernanwendung Excel ist die Achillesferse

Die Kernanwendung aus der Office-Palette ist für Dienstleister ohne Zweifel die Tabellenkalkulation Excel. Wer mit Office sein Dienstleistungsbüro betreibt, wird also mit Sicherheit dazu greifen und vor allem seine Stunden und sonstigen Aufwände damit rapportieren, aufsummieren und für die Abrechnung bereitstellen wollen. Das funktioniert recht, solange nicht eine der folgenden Umstände mit ins Spiel kommen:

Hohe Komplexität in der Form von vielen Kunden mit vielen Projekten und mit vielen in den Projekten involvierten internen und externen Mitarbeitern

Die Komplexität und die damit verbundene Vielfalt, kann in Excel nur mit vielen einzelnen Arbeitsblättern oder mit entsprechend vielen Tabellen innerhalb eines Arbeitsblatts abgebildet werden. Will man auf diese Art die üblicherweise anfallenden Projekte oder Mandate von nur schon 10 Kunden mit einem Mitarbeiterstamm ab bereits 5 sinnvoll bewältigen, so nimmt die Komplexität bereits sprunghaft zu und die vielen Excel-Tabellen lassen sich kaum noch beherrschen. Kommt weiter hinzu, dass Office nicht für den Einsatz in Teams konzipiert und programmiert wurde. Zwar können mittlerweile mehrere Anwender gleichzeitig an einem Dokument – also auch an einer Excel-Tabelle – arbeiten, sie sind aber nicht davor geschützt, sich widersprechende Eingaben und Veränderungen vorzunehmen. Am Schluss stellt sich die zentrale und meist fatale Frage, was ist denn nun richtig?

Notwendigkeit zur Standardisierung

Sobald mehrere Anwender in vorgegebenen Standard-Formularen und -Prozessen ihre Stunden und sonstigen Projektdaten erfassen und verwalten müssen, wird die grundlegende Offenheit von Excel zu seinem klaren Nachteil. Nur mit grossem Aufwand lassen sich Excel-Tabellen erstellen, die die Benutzer so führen, dass sie (fast) nichts mehr falsch machen können. Solche Excel-Programme verlangen zusätzlich nach viel Know-how und Erfahrung, andererseits brauchen sie viel Zeit und Testaufwand, um sie zuverlässig erstellen und nutzen zu können. Allesamt Voraussetzungen, die auf einen Dienstleistungsbetrieb eigentlich nie zutreffen. Last but not least macht sich das nutzende Unternehmen stark vom Ersteller der Excel-Programme abhängig.

Grosse Datenmengen und starkes Datenwachstum

Bereits in der oben beschriebenen Konstellation mit 10 Kunden und 5 Mitarbeitern sprechen wir schnell von 5’000 bis 10’000 und mehr einzelnen Stundenrapportzeilen pro Jahr. Zusätzlich kommen viele weitere Daten wie Speseneinträge etc. hinzu. Über wenige Jahre baut sich so eine Datenmenge auf, die von Excel nur noch mit Mühe und entsprechend langsam und umständlich bewältigt werden kann.

Anforderungen an Datenauswertungen

Der eigentliche Killer beim Einsatz von Excel im Dienstleistungsunternehmen sind aber regelmässig die relativ hohen Anforderungen an Datenauswertungen in Form von Listen und Reports und als Diagramme in den Dashboards und Management-Cockpits. Müssen Daten über mehrere Tabellen und Arbeitsblätter, und dort auch noch über verschiedene Datenbereiche hinweg, analysiert und aufbereitet werden, dann wird es echt kompliziert und anspruchsvoll. Wie wir weiter oben schon gesehen haben, entspricht aber genau das der gängigen Praxis und den Anforderungen, die ausnahmslos jedes Dienstleistungsunternehmen hat, bzw. haben sollte, will es professionell arbeiten.

Schwächen von Excel und Co. müssen Stärken der Business-Software sein

Die vier nicht abschliessend beschriebenen Grenzen eines Excel-Einsatzes in einem professionellen Dienstleistungsunternehmen zeigen bereits klar, dass der Betrieb einer speziell für Dienstleister gemachten Business-Software in fast allen Fällen sinnvoll, wenn nicht sogar wettbewerbsentscheidend sein kann. Denn eine solche hat – vorausgesetzt sie wurde richtig ausgewählt – ihre Stärken unter anderem genau dort, wo Excel und seine Programmkumpanen Word und auch Outlook als Adressen- und CRM-Tool schwach auf der Brust sind.

Was allerdings nicht heissen soll, dass die Programme von Microsoft Office keine Berechtigung in Dienstleistungsunternehmen hätten. Als begleitende Werkzeuge für Dokumentation, Kalkulation, Präsentation etc. sind sie meist hervorragend geeignet und ergänzen die spezialisierte Business-Software für Dienstleister optimal.

Zum Schluss: Ich bin mir sicher, Excel-Cracks könnten fast jedes meiner obigen Argumente contra Excel widerlegen und mir mit einigen Experten-Kunstgriffen das Gegenteil beweisen. Das würde aber bloss einmal mehr beweisen, dass der Durchschnittsuser kaum mehr als 10 bis 20 Prozent der Möglichkeiten von Excel nutzt und den Rest gar nicht erst kennt und somit auch nicht beherrscht. Geholfen ist ihm damit aber nicht. Geholfen ist ihm nur, wenn er sich um solche – oft auch sehr technische Dinge – gar nicht erst kümmern muss. Diese Sicherheit gibt ihm aber nur eine für seine dienstleistungsspezifischen Bedürfnisse bereit gestellte Business-Software.

Was eine Business-Software für Dienstleister mehr – oder vielleicht besser gesagt «anders» – leistet als MS Office, thematisiere ich in einem nächsten Beitrag im prolesBlog.

Verwandt: 30 Gründe für eine cloudbasierte Business-Software für Dienstleister.

proles ist eine cloudbasierte Schweizer Business-Software für Dienstleister. Die Lösung unterstützt Sie bei der Steuerung aller Prozesse in Ihrem Unternehmen und vereinfacht Management- und Administrationsaufgaben.