Packpapier und Filzstift für die Projektplanung, Fresszettel für die Pendenzenverwaltung, Stundenblock für die Zeiterfassung und Textverarbeitungsprogramme für die Erstellung von Kundenrechnungen verunmöglichen eine optimale Rentabilität Ihrer Projekte.

Hier schafft eine professionelle Business-Software Abhilfe. Sie sparen Zeit, Geld und Nerven. Was dies im Detail bedeutet, erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag. 

Einleitung

Eine moderne Business-Software unterstützt Sie als Dienstleister in allen Phasen der Wertschöpfung: Projekte gewinnen, planen, organisieren, realisieren, überwachen und abrechnen.

Eine passgenaue Lösung deckt die Bedürfnisse und Anforderungen aller Unternehmensbereiche ab: Unternehmensführung (inkl. Finance und Controlling), Projektmanagement, Office-Management (inkl. Buchführung und Personaladministration) sowie Marketing und Verkauf.

Entsprechende Business-Software-Lösungen arbeiten diskret im Hintergrund und entlasten den Anwender von allen Routine-Aufgaben. Involvierte Parteien werden bei der täglichen Arbeit unter anderem in den folgenden Bereichen unterstützt. Planung, Kalkulation, Organisation, Realisierung, Überwachung und Controlling, Zusammenarbeit und Administration.

«Dies ermöglicht eine uneingeschränkte Konzentration auf das Kerngeschäft und erhöht die Mitarbeitereffizienz und die Mitarbeiterzufriedenheit.»

• Umfassende Business-Software-Komplettlösungen reduzieren Fehlerquellen und steigern den Gesamtüberblick.

• Echtzeit-Informationen über aktuelle Projekte dienen als solide Entscheidungsgrundlage für die Projektsteuerung.

• Passgenaue Branchenlösungen für Dienstleister unterstützen etablierte Geschäftsprozesse.

«Insbesondere der Zeitaufwand für die korrekte, monatliche Verrechnung aller Projektleistungen, die Bewältigung der monatlichen Spesenabrechnungen mit entsprechenden Rückzahlungen an die MitarbeiterInnen sowie die saubere Führung der Arbeitszeiterfassung kann mit dem Einsatz einer professionellen Lösung signifikant reduziert werden. Dasselbe gilt für Ferienkontrollen und das häufige Suchen relevanter Kunden- und Projektinformationen in den verschiedenen Ablagesystemen.»

Damit bleibt wesentlich mehr Zeit für die bessere Betreuung der bestehenden Kunden und die Akquisition von Neukunden, was sich in einer Umsatzzunahme bei gleichen Kosten und somit einer höheren Profitabilität auswirkt.

Nachstehend werden einzelne Funktionen und Porzesse einer Business-Software-Lösungen für Dienstleister im Detail beleuchtet und entsprechende Vorteile und Nutzenargumente aufgeführt.

Kundenbeziehungsmanagement

«Moderne Business-Software-Lösungen unterstützen Dienstleister auch in der Phase vor der eigentlichen Umsetzung eines Projekts, also in der Phase der Projektgewinnung (Akquisition). Potentielle Kunden und entsprechende Projektchancen können systematisch verwaltet und bewirtschaftet werden.»

Im engeren Sinn dienen Customer Relationship Management Systeme (CRM-Systeme) der systemunterstützten Pflege und Bewirtschaftung von Kundenbeziehungen. Es geht also einerseits darum, Projektchancen in der Akquisitionsphase im Überblick zu halten und andererseits mit bestehenden Kunden Folgegeschäfte (Zusatzumsatz) zu generieren. In Business-Software-Lösungen sind solche CRM-Funktionalitäten integriert oder können einfach angebunden werden.

Die systemunterstützte Bewirtschaftung dieser Beziehungen bietet wesentliche Vorteile:

• Termine und Verantwortlichkeiten im Akquisitionsprozess sind im System verwaltet und Mitarbeiter werden auf entsprechende Tätigkeiten hingewiesen. Auf diese Weise gehen wichtige Schritte (z.B. Nachfassaktionen mit potentiellen Kunden) nicht vergessen.
• Die Systemunterstützung hilft, solche Tätigkeiten möglichst effizient abzuwickeln. Dies spart Zeit und Kosten. Dem Unternehmen bleibt wesentlich mehr Zeit für die noch bessere fachliche Betreuung seiner bestehenden Kunden und die Akquisition von Neukunden, was sich in einer Umsatzzunahme bei gleichen Kosten und somit einer höheren Profitabilität auswirkt.

Software-Lösungen mit integrierten CRM-Funktionen stellen die Beziehung zu Kunden und Interessenten in den Mittelpunkt. Sie unterstützen den (in Dienstleistungsprojekten üblichen) sehr engen Kontakt zwischen dem Kunden und den Fachspezialisten. Kunden sind damit besser informiert und deutlich zufriedener. Diese Systeme unterstützen die Kommunikation mit Interessenten und stärken den Vertrauensaufbau mit Kunden. Damit entsteht die Basis für eine langfristige und nachhaltige Kundenbeziehung. Fachliche Qualität und Kompetenz werden in den Vordergrund gerückt.

Spezifische Ausprägungen im Dienstleistungsgeschäft (beispielsweise Beziehungsgeschäfte, Empfehlungsmarketing, hoher Stellenwert von Referenzen oder auch Ausschreibungen im privaten und öffentlichen Bereich) werden von CRM-Systemen unterstützt und führen damit zur vollen Wirkung von «Mund-zu-Ohr-Werbung» beziehungsweise zu Empfehlungen.

Zu guter Letzt bleibt noch zu erwähnen, dass diese CRM-Funktionen nicht nur den Austausch mit potentiellen oder aktiven Kunden unterstützen, sondern auch andere Ansprechgruppen eines Dienstleistungsunternehmens damit verwaltet und gepflegt werden können, beispielsweise Kooperationspartner, Lieferanten oder Mitarbeiter.

Projektverwaltung

Kategorisierung und Typisierung von Kunden und Projekten bilden eine wichtige Basis für die Zeit- und Spesenerfassung sowie für das Projektcontrolling und das Projektreporting. Für die Projektabrechnung (beispielsweise Verrechnung nach Aufwand oder pauschal) können in der Regel bereits in der Projektverwaltung weitreichende Einstellungen vorgenommen werden.

Projektbudgetierung

«Sorgfältige Budgetierung ermöglicht erfolgreiche Projekte ohne Überraschungen.»

Ist in der Phase der Projektgewinnung der Kontakt zum potentiellen Kunden erst einmal hergestellt, geht es darum, eine Projektchance sorgfältig zu budgetieren. Auch in diesem Bereich unterstützen Business-Software-Lösungen.

Anforderungen werden vollständig erfasst. Komplexere Projekte werden in Teilprojekte und Arbeitspakete strukturiert, Abhängigkeiten werden erkannt und berücksichtigt. Die Festsetzung von Meilensteinen sowie die detaillierte Kosten- und Terminplanung runden den Prozess der Budgetierung ab und bilden eine ausgezeichnete Basis für eine seriöse (und realistische) Offertstellung gegenüber dem Interessenten.

Es geht also im Prozess der Budgetierung nicht nur darum, den «Preis» für ein spezifisches Projekt festzulegen, sondern auch darum, komplexere Herausforderungen in Teilschritte aufzuteilen, benötigte Ressourcen zu erkennen und Vorbereitungen für die Terminplanung zu treffen.

In der Budgetierungsphase können wichtige Informationen zu einem zukünftigen Projekt zusammengetragen werden. Geschätzte Stundenaufwände sind ein wichtiger Kostenfaktor und ein zentrales Element für die Terminplanung in einem Projekt.

Budgetierungsfunktionen in Projektmanagement-Systemen bieten hier unter anderem Hilfestellungen mit geeigneten Vorlagen, der Aufbereitung von Erfahrungszahlen sowie der verfügbaren Kapazität der Mitarbeiter.

Projektofferten

«Detaillierte Offertstellung schafft Vertrauen und erhöht die Abschlusswahrscheinlichkeit.»

Die Projektofferte und das konsequente Projektcontrolling sind zu je rund 50% für die Profitabilität verantwortlich. Business-Software-Lösungen können in beiden Bereichen unterstützen.

Eine saubere Offertstellung ermöglicht Klarheit bezüglich Leistungsumfang und Terminen. Durch diese klare Leistungsabgrenzung können Abweichungen des Leistungskatalogs, welche im Verlaufe eines Projekts formuliert werden, einfacher erkannt und entsprechend behandelt und abgerechnet werden (Change-Requests, Zusatzanforderungen).

Die Ausarbeitung einer detaillierten Projektofferte stellt sicher, dass die Kundenanforderungen vollständig erfasst werden. Die Kundenzufriedenheit kann damit permanent hoch gehalten werden. Projektofferte (respektive Angebot) sowie Budgetierung bilden die Grundlage für ein durchgängiges Projektcontrolling. In der Offerte werden Leistungsumfang (Stundenleistungen, Mitarbeiterspesen, Material) definiert. Termine werden festgelegt. Diese Planzahlen können während der Projektrealisierung laufend mit Ist-Zahlen (gemäss Leistungserfassungen der Projektteammitglieder) verglichen werden.

Projektofferten können in modernen Business-Software-Lösungen aufgrund von Vorlagen und Projektbudgets erstellt oder gemäss ähnlich gelagerten Projekten aus der Vergangenheit generiert werden. Dies spart Zeit in der Offertphase und verbessert die Qualität des Angebots.

Projektplanung und Mitarbeiterplanung

«Gewissenhafte Projekt- und Mitarbeiterplanung unterstützt die Kosten- und Termineinhaltung. Mit Funktionen zur Projekt- und Ressourcenplanung werden MitarbeiterInnen effizient geplant, sinnvoll eingesetzt und optimal ausgelastet. Dies führt zu höherer Verrechenbarkeit und erhöhter Mitarbeiterproduktivität.»

Die einzelnen Teilprojekte und Arbeitspakete eines Projekts werden bereits in der Budgetierungs- und Offertphase definiert. Diese bilden die Basis für die Projekt- und Mitarbeiterplanung – es geht also darum, das Gesamtprojekt in einzelne, planbare Arbeitspakete aufzuteilen.

Einzelne Arbeitsschritte werden in Abhängigkeit von verfügbaren Kapazitäten und Skills bestmöglich auf die involvierten Projektmitarbeiter verteilt. Professionelle Software-Lösungen bieten hier eine grosse Vielfalt an Funktionalitäten, um diesen Prozess möglichst effizient zu gestalten:

• Gemäss definierten Arbeitszeitmodellen werden die Soll-Arbeitszeiten der Mitarbeiter ermittelt.
• Unter Berücksichtigung von Abwesenheiten (Ferien, Militär etc.) können effektiv verfügbare Kapazitäten errechnet werden.
• Die An- und Abwesenheitsplanung ermöglicht die Sicherstellung von Stellvertretungen.
• Die Arbeitspakete pro Mitarbeiter werden gemäss entsprechenden Abhängigkeiten in der richtigen Reihenfolge auf der Zeitachse geplant.
• Es kann zu jedem Zeitpunkt eines Projekts überwacht werden, ob die Einhaltung der vereinbarten Termine sichergestellt ist. Aufgrund von entsprechenden Reports und Auswertungen sind alle benötigten Informationen verfügbar.
• Der gezielte Mitarbeitereinsatz führt zu optimaler Auslastung aller Ressourcen und zu einer deutlich besseren Rentabilität.
• Mit einer Business-Software können externe Ressourcen (externe Projektmitarbeiter, unternehmensübergreifende Kooperationspartner) noch besser in die Planung und Umsetzung eines Projekts miteinbezogen werden.

Zeiterfassung

«Die Zeiterfassung ist bei einer Business-Software für Dienstleister absolut zentral.»

Die vollständige und lückenlose Zeiterfassung gilt als zentrale Funktion und bildet die Basis für die Mitarbeiterführung, transparente Arbeitszeitabrechnungen, die effiziente Leistungsverrechnung, die Projektplanung sowie das Projektcontrolling.

Die Zeiterfassung ist häufig eine der meist genutzten Funktionen innerhalb einer Business-Software für Dienstleister. Aus diesem Grund ist es hier besonders wichtig, dass die Erfassung für alle Mitarbeitenden möglichst rasch und unkompliziert erfolgen kann. Da die Zeiterfassung durch alle involvierten MitarbeiterInnen selbständig erfolgen kann, reduziert sich der Administrationsaufwand. Wiederkehrende Tätigkeiten und längere Abwesenheiten können mittels Serien-Erfassungen einfach eingegeben werden.

Verwandt: Lesen Sie hierzu unseren Beitrag "Die Zeiterfassung ist bei einer Business-Software für Dienstleister absolut zentral". Sie erfahren in diesem Artikel mehr über den klaren Nutzen einer Zeiterfassung für die einzelnen Stakeholder und wie die Zeiterfassung in der Praxis genutzt werden sollte.

Arbeitszeitabrechnung

«Detaillierte Arbeitszeitabrechnungen schaffen Transparenz und reduzieren den administrativen Aufwand.»

Aufgrund von Soll-Arbeitszeiten gemäss den Arbeitszeitmodellen, der Mitarbeiterplanung und erfassten Projektleistungen sowie Abwesenheiten (beispielsweise Ferientagen) können mit einer Business-Software auf einfache Art und Weise Arbeitszeitabrechnungen erstellt werden. Zeit- und Feriensaldo werden pro Stichtag und Mitarbeiter ausgewiesen.

Dies reduziert den administrativen Aufwand deutlich und schafft Transparenz. Geschäftsleitung, Administration und die Projektmitarbeiter haben jederzeit den Überblick. Zeit- und Feriensaldi sind immer aktuell abrufbar, händische Kalkulationen werden obsolet.

Spesenerfassung und Spesenabrechnung

«Transparente Spesenabrechnungen stellen die vollständige Verrechnung gegenüber dem Kunden sicher und vereinfachen die Rückerstattung an die Mitarbeiter.»

Die lückenlose Erfassung von Mitarbeiterspesen (Fahrspesen, Mittagessen, Übernachtungen etc.) ermöglicht die vollständige Verrechnung gegenüber den Kunden (detaillierte Verrechnung von Einzelspesen oder Pauschalspesen).

Zudem können auf Basis der Erfassungen auf einfache Art und Weise Spesenabrechnungen erstellt werden. Diese dienen als Abrechnungsbeleg gegenüber den Mitarbeitern und bilden die Basis für eine einfache und transparente Rückerstattung an die Mitarbeiter.

Projektcontrolling und Projektreporting

«Massgeschneidertes Projektcontrolling liefert solide Entscheidungsgrundlagen und sichert Kosten- und Termineinhaltung.»

Das laufende Projektcontrolling während der ganzen Projektdauer hat im Dienstleistungssektor einen sehr hohen Stellenwert. Aktuelle Zahlen zum Projekt stehen jederzeit zur Verfügung. Budgetierte Kosten können mit effektiven Kosten abgeglichen werden. Ein Soll-Ist-Vergleich der Stunden eines Arbeitspakets ist immer möglich. Die Budgetierung und die Projektofferte sowie lückenlose Zeit-, Spesen- und Materialerfassungen bilden hierfür die Basis.

Neben Stunden- und Kostenkontrollen können selbstverständlich auch vereinbarte Termine überwacht werden. Änderungen im Projekt können auf einfache Art und Weise abgebildet werden. Aktuelle Zahlen schaffen hohe Transparenz in der Projektarbeit und liefern wichtige Entscheidungsgrundlagen. Projektleiter sowie alle involvierten Projektmitarbeiter behalten damit den Überblick.

Erforderliche Informationen zum aktuellen Projektstand können mit einer Business-Software durch verantwortliche Projektmitarbeiter selbstständig erstellt werden – Mitarbeiter aus der Administration oder der IT werden entlastet. Potentielle Termin- und/oder Kostenüberschreitungen müssen rechtzeitig erkannt werden. Die hohe Transparenz ermöglicht frühzeitige Reaktionen und Korrekturen.

Abrechnung / Fakturierung

«Automatisierte Abrechnung gegenüber den Kunden reduziert den administrativen Aufwand und beschleunigt den Zahlungseingang.»

Kundenfakturen können mit einer Business-Software für Dienstleister ohne grossen Aufwand per Knopfdruck erstellt werden. Die Basis für eine einfache und vollständige Verrechnung bilden bereits erfasste Pauschalbeträge, Zeit-, Spesen- und Materialerfassungen.

Damit wird schneller, vollständiger und korrekter fakturiert. Aufwändige (und fehleranfällige) Kumulationen in Tabellenkalkulationen werden obsolet. Die Leistungserfassung (Zeit, Spesen und Material) ermöglicht einen detaillierten Nachweis gegenüber dem Kunden. Dies reduziert Rückfragen der Kunden zur Abrechnung resp. ermöglicht schnelle Auskünfte bei Unklarheiten.

Die laufende, schnelle und automatisierte Abrechnung gegenüber der Kunden reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern führt unter anderem auch dazu, dass die Zahlungen der Kunden früher eintreffen, dies wiederum hat einen positiven Einfluss auf die Liquidität.

Informations- und Dokumentenmanagement

«Strukturiertes Informations- und Dokumentenmanagement beschleunigt interne Prozesse.»

Kunden- und Projektinformationen können in Business-Software-Lösungen strukturiert verwaltet werden. Dies gilt auch für Projekt-Output in Form von Papier. Diese Informationen müssen also nicht in den verschiedenen Ablagesystemen gesucht werden – der Suchaufwand kann mit dem Einsatz einer professionellen Software-Lösung signifikant reduziert werden. Wichtige Informationen zum Projekt stehen somit dem gesamten Projektteam (auch externen Projektmitarbeitern) standortunabhängig und lückenlos zur Verfügung. Alle Informationen können rasch wieder gefunden werden. Wertvolle Arbeitszeit wird eingespart, die Motivation für die Arbeit bleibt uneingeschränkt erhalten.

Entsprechende Funktionen einer Business-Software können neben der Projektinformations- und Dokumentenablage auch im Bereich des Wissensmanagement eingesetzt werden. So kann auf einfache Art und Weise eine Knowledge-Base eingerichtet und unterhalten werden. Ein weiteres Einsatzgebiet ist beispielsweise das Vertragsmanagement. Auch in diesem Bereich kann ein entsprechendes System die Papierablage ergänzen oder sogar ablösen.

Zudem wird die Zusammenarbeit unterstützt - auch in verteilten Teams und unternehmensübergreifenden Kooperationen. Einfache, klare und rasche Kommunikation reduziert eMail-Ping-Pong und fördert die Motivation im Team.

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