Features Projekt Software proles

Kunden- und Projektverwaltung

Erfassung Kundendaten inkl. Adressangaben.
Mehrere Ansprechpartner pro Kontakt.
Pflege der Zahlungsfrist pro Kunde.
Bis zu 6-stufige Projektstruktur (Kunde, Projekt, Teilprojekt, Aktivität, Aktivitätenschritt, Mitarbeiterzuordnung zu Aktivität) – nicht benötigte Stufen können teilweise weggelassen werden.
Sprachwahl pro Projekt für den Druck der Kundenrechnung in der gewünschten Kundensprache.
Grundsätzliche Einstellung, ob ein Projekt nach Aufwand oder Pauschal abgerechnet werden soll (diese Angabe kann pro Aktivität resp. pro Stundenerfassung übersteuert werden).
Eingabe von Offertsumme (= Kostendach eines Projekts) sowie Offertdatum pro Projekt.
Verschiedene Möglichkeiten zur Stundenüberwachung und -kontrolle pro Projekt (z.B. „keine Stundenerfassung wenn Soll-Stundenzahl erreicht“ oder „keine Stundenerfassung wenn Kostendach erreicht“). Diese Einstellungen können teilweise auf Stufe „Aktivität“ übersteuert werden.
Pro Projekt kann gewählt werden, ob bei jeder Kundenrechnung bisher verrechnete Leistungen auf das gleiche Projekt als Info ausgegeben werden sollen.
Definition eines Standard-MwSt-Satzes pro Projekt.
Übersteuerung der Kundenadresse pro Projekt.
Die Standard-Zahlungsfrist eines Kunden kann pro Projekt angepasst werden.
Erfasste Projektstrukturen können für die Aufnahme von neuen Projekten einfach kopiert werden.
Vergabe von Projektberechtigungen für ein einzelnes Projekt – Sie können einzelne Mitarbeiter festlegen, welche ein bestimmtes Projekt (z.B. in Listen) auswerten können.
Definition einer An-/Abwesenheitsart pro Aktivität. So können z.B. Ferienerfassungen in der Arbeitszeitabrechnung gesondert ausgewertet werden.
Pro Aktivität kann ein Soll-Beginn sowie ein Soll-Termin hinterlegt werden. Dies bildet die Basis für die Mitarbeiterplanung.
Für jede Aktivität kann mittels einem Status der Arbeitsfortschritt abgebildet werden (offen, freigegeben, in Arbeit, beendet).
Jeder Aktivität können einzelne Mitarbeiter inkl. Soll-Stundenvorgabe zugeordnet werden. Bei diesen Zuordnungen kann auch der korrekte Tarif für die Verrechnung nach Aufwand ausgewählt werden. Diese Mitarbeiter-Zuordnung bildet die Basis für die Stundenerfassung.

Mitarbeiterplanung

Definition eines Firmenkalenders pro Kalenderjahr. Auf dieser Stufe können allgemeine Feiertage verwaltet werden.
Pro Mitarbeiter und Kalenderjahr kann ein Arbeitszeitmodell definiert werden (z.B. „100% Pensum mit 40 Wochenstunden“). Die Soll-Arbeitszeit für einen Mitarbeiter kann pro Wochenhalbtag (z.B. Montagmorgen) hinterlegt werden.
Auf Basis des Firmenkalenders sowie des zugeordneten Arbeitszeitmodells kann pro Mitarbeiter ein Kalender generiert werden (dies bildet die Basis für die Kapazitätsplanung).
Im Mitarbeiterkalender können z.B. Ferienabwesenheiten oder andere geplante Absenzen einfach mit einer Serienerfassung verwaltet werden.
In einer übersichtlichen Darstellung können alle Mitarbeiterkalender angezeigt werden.

Arbeitszeiterfassung

Jeder Mitarbeiter sieht in der Stundenerfassung nur die Aktivitäten, welchen er in der Projektplanung zugeordnet ist.
In der Projektverwaltung auf „beendet“ gesetzte Aktivitäten erscheinen in der Stundenerfassung nicht mehr.
Eine einzelne Stundenerfassung erfolgt immer auf eine Aktivität resp. einen Aktivitätenschritt.
Pro Mitarbeiter kann definiert werden, ob in der Stundenerfassung mit einer Kunden- oder Projektauswahlliste die Anzeige eingeschränkt werden soll.
Einzelne Aktivitäten können in der Stundenerfassung temporär ausgeblendet werden (z.B. Aktivitäten, auf welche nur sporadisch rapportiert werden muss).
Die Arbeitszeiterfassung erfolgt durch die Eingabe einer Anzahl Stunden oder eines Zeitbereichs (z.B. 0800-1015).
Bei jeder Stundenerfassung kann die geleistete Arbeit mit einem frei wählbaren Text präzisiert werden.
Direkt aus dem Stundenerfassungsdialog kann die Stundendetailliste oder eine Einsatzplanung für einen Mitarbeiter angezeigt werden.
Im Stundenerfassungsdialog wird das Stundentotal des aktuellen Monats angezeigt. Zusätzlich kann der aktuelle Zeit- sowie Feriensaldo eingeblendet werden.
Aus der Stundenerfassung kann direkt in die Spesen- und Materialerfassung für ein Projekt gewechselt werden.

Spesenerfassung

Für die Spesenerfassung kann ein Stamm der möglichen Positionen (z.B. Mittagessen, Fahrspesen, Hotelübernachtung, etc.) angelegt werden.
Eine Spesenerfassung wird immer einem Projekt zugeordnet.
Pro Erfassung kann bestimmt werden, ob diese Position gegenüber dem Kunden verrechnet werden soll oder nicht.
Bei Fahrspesen kann zusätzlich zu den gefahrenen Kilometer auch die Start- und Zieladresse der Fahrt eingegeben werden.

Artikelerfassung

Für die Artikel- oder Verbrauchsmaterialerfassung kann ein Stamm der möglichen Positionen (z.B. Hardcopies, Auftragspauschalen, Dienstleistungspakete, etc.) angelegt werden.
Eine Artikelerfassung wird immer einem Projekt zugeordnet.
Pro Erfassung kann bestimmt werden, ob diese Position gegenüber dem Kunden verrechnet werden soll oder nicht.

Fakturierung

Mit der Fakturierung können auf Knopfdruck Kundenrechnungen erstellt werden.
Für einen frei wählbaren Zeitbereich werden sämtliche Stunden-, Spesen-, Artikel- und Pauschalerfassungen kumuliert und pro Projekt zu einer Rechnung zusammengefasst.
Auf ein einzelnes Projekt können einmalige Pauschalen (z.B. Auftragspauschale gemäss Offerte zu einem Fixbetrag) gebucht werden.
Ebenso möglich ist die Verwaltung von wiederkehrenden Pauschalen (z.B. jährlich wiederkehrende Hosting-Gebühren).
Erstellte Fakturen können inkl. Zahlungsfrist in Excel exportiert werden (als Basis für die Liquiditätsplanung).