Homeoffice: Wer bezahlt die Zusatzkosten und andere aktuelle Fragen

Wer bezahlt für den zweiten – oder auch ersten – Bildschirm im Homeoffice? Wer bezahlt ganz allgemein zusätzliche Kosten, welche dem Arbeitnehmenden im Homeoffice entstehen? Der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmende?

«Es kommt darauf an»

Wie so oft in der Rechtspraxis lässt sich auch die Frage nach der Verantwortung der Zusatzkosten im Homeoffice nicht pauschal beantworten. Es kommt nämlich auf zwei zentrale Grundsatzfragen an.

• Erstens: Werden die Mitarbeitenden von ihrem Arbeitgeber ins Homeoffice beordert oder wollen sie freiwillig lieber von zu Hause aus arbeiten? Ersteres traf während Corona sicher dann zu, als der Bund eine Homeoffice-Pflicht verfügt hatte. Während der Homeoffice-Empfehlung hatten die Unternehmen hingegen die Wahl, ihre Mitarbeitenden bei genügendem Schutzkonzept auch in der Firma arbeiten zu lassen.
• Zweitens: Nutzen die Mitarbeitenden z.B. den zweiten Bildschirm oder ein anderes Arbeitsgerät ausschliesslich für die Arbeit oder teilweise auch privat?

Gemäss Artikel 327a Obligationenrecht hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer «alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen». Das gilt auch im Homeoffice.

Wird der Arbeitnehmer also ins Homeoffice beordert, so muss der Arbeitgeber auch alle damit für den Arbeitnehmenden entstehenden Zusatzkosten tragen. Will der Arbeitnehmende hingegen freiwillig zu Hause arbeiten – und der Arbeitgeber stimmt dem zu, so ist der Arbeitgeber dann von den Zusatzkosten befreit, wenn er alternativ einen voll ausgerüsteten Arbeitsplatz in der Firma anbieten kann.

Zusätzlich ist klar, dass Arbeitsgeräte, welche nur für die Arbeit genutzt werden dürfen, auch vom Arbeitgeber bezahlt werden müssen. Dürfen sie vom Arbeitnehmenden aber auch privat verwendet werden, so besteht bloss eine teilweise Kostenpflicht.

In jedem Fall ist es empfehlenswert, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmende die Kostenpflicht, das eventuelle Splitting und andere Rechte und Pflichten im Homeoffice im Arbeitsvertrag oder in einem Betriebsreglement verbindlich regeln. Vor allem dann, wenn Homeoffice regelmässig und auf Dauer vorgesehen ist.

Muss die Firma den zweiten Bildschirm bezahlen?

Das Gesetz sieht in Artikel 327 Obligationenrecht klar vor, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden mit allen notwendigen Arbeitsmitteln ausstatten müssen. Das gilt auch im Homeoffice.

Ist der zweite Bildschirm also für die Arbeit erforderlich, so muss er von der Firma bezahlt werden. Hingegen können sich Arbeitgeber und Arbeitnehmende auf einen anderen Kostenschlüssel einigen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die neue Ausrüstung auch für die Privatnutzung verwendet werden darf. Umgekehrt sollte aber auch eine Entschädigungsregelung in die andere Richtung vorgesehen werden, wenn der Arbeitnehmende private Gerätschaften für berufliche Zwecke im Homeoffice einsetzt.

Wer zahlt die höhere Stromrechnung und das schnelle Internet?

Notwendige Berufsauslagen müssen zwingend vom Arbeitgeber bezahlt werden. Das gilt auch für eine aufgrund von Homeoffice höher ausfallende Stromrechnung oder eine schnellere und leistungsfähigere Internetverbindung.

Zweiteres wird der Arbeitnehmende meist auch privat nutzen können, so dass ihm der Arbeitgeber einen Teil davon anrechnen kann.

Praktisch wird es nicht einfach sein, die wirklichen Zusatzkosten zu ermitteln, so dass sich entsprechende Pauschalen anbieten. Diese dürfen aber nicht übersetzt hoch sein, da die Steuerbehörden sonst von einer sogenannten «Naturalleistung» zugunsten des Arbeitnehmenden ausgehen, welche ihm auf seinen Lohn angerechnet werden müsste.

Muss der Arbeitnehmende von zu Hause aus arbeiten, so ist die Kostenpflicht des Arbeitgebers unstrittig. Bei freiwilligem Homeoffice stellt sich der Arbeitgeberverband auf den Standpunkt, dass die Zusatzkosten von Arbeitnehmenden zu tragen sind, hätte er doch die Möglichkeit, jederzeit in seinem Unternehmen zu arbeiten. In jedem Fall empfiehlt es sich, die Kostenübernahme bei Homeoffice vertraglich zu regeln.

Wie lange muss man am Abend erreichbar sein?

Egal ob Homeoffice oder Arbeit in der Firma. Es gilt das Arbeitsgesetz mit allen seinen Vorschriften. Dazu gehören unter anderem die Höchstarbeitszeiten und die Ruhezeiten.

Ohne spezielle vertragliche Regelung müssen Angestellte nur während der ordentlichen Betriebszeiten des Unternehmens erreichbar sein. D.h. also am Abend – je nach Betriebszeiten – bis zwischen 17 und 19 Uhr. Vorbehalten bleiben höchstens dringende betriebliche Bedürfnisse wie etwa eine Panne, die eine sofortige Kontaktaufnahme erfordert.

Wer sorgt für den Gesundheitsschutz im Homeoffice?

Aus Artikel 328 Obligationenrecht wird eine klare gesetzliche Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmenden abgeleitet. Diese beinhaltet auch die Pflicht, sich um den Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, und damit im Homeoffice zu kümmern.

Grundsätzlich gilt also die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers auch im Homeoffice. Da der Arbeitnehmende dort aber mehr Freiheit geniesst und der Arbeitgeber seinerseits deutlich weniger örtlichen Einfluss auf den Arbeitsplatz hat, kommt dem Arbeitnehmenden ein hohes Mass an Eigenverantwortung zu. Faktisch muss er sich selbst um die Einrichtung und Gestaltung seines «gesunden» Arbeitsplatzes kümmern. Im besten Fall hat sich der Arbeitgeber an dabei entstehenden Zusatzkosten, z.B. für einen ergonomischen Bürostuhl, zu beteiligen.

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