Spesen im Dienstleistungsunternehmen erfassen, abrechnen und ausbezahlen

Wie bei vielen anderen administrativen Tätigkeiten im Unternehmen ist auch das Spesenmanagement oftmals mehr Pflicht als Kür. Zur eigentlichen Wertschöpfung trägt die Spesenabrechnung kaum etwas bei. Für die Mitarbeitenden, die in finanzielle Vorleistung gegangen sind, ist sie dennoch von hoher Bedeutung. Wenn sie schon private Auslagen für ihren Arbeitgeber getätigt haben, so soll dieser ihnen das Geld wenigstens schnell, mit wenig Aufwand und rechnerisch korrekt zurückerstatten. Damit dies reibungslos funktioniert und dabei möglichst wenig kostbare Arbeitszeit kostet, müssen digitale Grundlagen geschaffen werden.

Professionelle Software ist Pflicht

Wollen Sie in Ihrem Dienstleistungsunternehmen das ganze Spesenmanagement – von der Erfassung der Spesen, über die korrekte Abrechnung und Auszahlung an Ihre Mitarbeitenden bis hin zur eventuellen Belastung der entsprechenden Kundenprojekte und Weiterverrechnung – möglichst schlank und zeitsparend bewerkstelligen, so kommen Sie um den Einsatz einer professionellen Software kaum herum.

Damit Sie aus der Spesensoftware den vollen Nutzen ziehen können, sollte diese daher fest mit Ihrer Projektmanagement-Software «verdrahtet» sein. Im besten Fall ist sie sogar ein fester Bestandteil derselbigen.

Spesen fallen während der Arbeit und nicht selten auch bei der direkten Erledigung von Kundenprojekten an. Die Arbeitszeiten müssen Ihre Mitarbeitenden ohnehin schon in die Leistungs- und Zeiterfassung eintragen, um einerseits den gesetzlichen Vorgaben zu genügen und andererseits, um die entstandenen Kosten an Kunden weiter verrechnen zu können.

Eine gute Spesensoftware ermöglicht eine vollständige und unkomplizierte Erfassung aller Spesen für die Mitarbeitenden und eine einfache Kontrolle, Abrechnung und Auszahlung der Spesen für das Backoffice. Und zwar ohne Medienbruch, von der Ersterfassung bis hin zur korrekten Verbuchung.

Eine gute Spesensoftware unterstützt die Erfassung optimal, indem sie immer wiederkehrende Spesen wie Fahrkilometer, Essenspauschalen oder Telefonspesen und dergleichen mit Hilfe vordefinierter Positionen sowohl textlich als auch vom Betrag her direkt vorschlägt und damit die Aufnahme stark vereinfacht. In nicht mehr ferner Zukunft wird künstliche Intelligenz in den Spesensystemen eine weitere massive Vereinfachung bringen. Eine weitere Hilfestellung bietet die Spesensoftware, indem häufige Speseneinträge einfach kopiert werden können.

Und – nur mit Hilfe einer guten Spesensoftware sind Sie am Ende des Tages auch in der Lage, alle aufgelaufenen Auslagen lückenlos auszuwerten und sie anschliessend sauber kontrollieren zu können. Zentrales Produkt der Software ist dabei die Spesenabrechnung mit dem Abrechnungsbeleg (elektronisch oder auf Papier). Dieser bildet die notwendige Grundlage für die Abwicklung der Rückerstattung und Auszahlung an den Mitarbeitenden. Und gleichzeitig auch die Basis für eine eventuelle Weiterbelastung an den Kunden.

Spesenerfassung muss praktisch einfach und unkompliziert sein

Analog zur Zeiterfassung muss auch die Spesenerfassung einfach, intuitiv und schnell sein. Müssen Ihre Mitarbeitenden bei der Erfassung «den Doktor» machen, dann sind Widerstand und Frust vorprogrammiert.

Achten Sie insbesondere darauf, dass die Spesen auch direkt mit dem Smartphone im System erfasst werden können. Gerade bei Verpflegungs- und anderen Reisespesen ist dies sehr nützlich. So kann beispielsweise die Restaurant-Quittung noch am Tisch fotografiert und direkt in die Spesenabrechnung eingefüttert werden. Schneller und einfacher geht es kaum. Kommt hinzu, dass auf diese Weise das Backoffice jederzeit über den Stand der externen Auslagen umfassend im Bild ist.

Rückerstattung an die Mitarbeitenden

Da der Mitarbeitende für seinen Arbeitgeber in Vorleistung geht, sieht das Gesetz klare Regeln für einen raschen Ausgleich vor.

Hat der Mitarbeitende alle seine Spesen vollständig und korrekt im Spesentool erfasst, so darf er mit einer raschen Rückerstattung rechnen. In der Regel sind die Spesen zusammen mit der monatlichen Lohnzahlung zu überweisen. Wurde eine kürzere Frist vereinbart oder ist eine solche üblich, so müssen Spesen auch in kürzeren Abständen ausbezahlt werden (Artikel 327c Absatz 1 Obligationenrecht).

Bei Mitarbeitenden, welche regelmässig Auslagen tätigen müssen, sieht das Gesetz in Artikel 327c Absatz 2 Obligationenrecht sogar die gesetzliche Pflicht vor, dass der Arbeitgeber einen Vorschuss zu leisten hat. Dies ist meist bei Verkäufern im Aussendienst oder auch bei Projektleuten der Fall, welche einen Grossteil ihrer Arbeit auswärts beim Kunden leisten.

Wurden die Spesen vom Mitarbeitenden gemäss den Vorgaben gemeldet, so darf der Arbeitgeber die Entschädigung nicht zurückhalten. Er darf auch keine längere Zahlungsfrist als die in Artikel 327c Obligationenrecht festgelegte im Arbeitsvertrag vereinbaren. Einfach gesagt: Der Arbeitgeber darf in Sachen Spesen nicht auf Kredit seiner Mitarbeitenden wirtschaften.

Weiterverrechnung an Kunden

Die korrekte Rückerstattung der Spesen an den Mitarbeitenden ist die eine Sache. Die verursachungsgerechte Weiterverrechnung an Kunden die andere. Gerade Reisespesen entstehen im Dienstleistungsunternehmen meist erst im Zusammenhang mit einem konkreten Kundenprojekt. Und dort gilt in aller Regel die Vereinbarung, dass der Kunde für die Auslagen aufzukommen hat.

Die Spesensoftware muss ergo auch dazu in der Lage sein, die Spesen direkt einem Kunden und einem Kundenprojekt belasten zu können. Speziell in diesem Punkt wird offensichtlich, dass das Spesentool ein fester Bestandteil der umfassenden Projektmanagement-Software sein muss. Denn nur so kann es funktionieren.

Meine Ausführungen zur «technischen Abwicklung» der Spesen für Mitarbeitende und für Kunden zeigen deutlich, dass der Einsatz einer professionellen Projektmanagement-Software nahezu Pflicht ist. Wenigstens dann, wenn man als Unternehmen die Administration zwar korrekt aber möglichst effizient und schlank halten will und sich auf diese Weise voll und ganz auf sein eigenes Business konzentrieren möchte.

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