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Ich habe bereits einige Beiträge über Zeitmanagement geschrieben. «Effektives Zeitmanagement oder die Kunst, sich selbst zu führen», «Effektives Zeitmanagement beginnt vor der eigentlichen Arbeit», «Effektives Zeitmanagement in der täglichen Praxis», «11 eMail-Regeln für effektives Zeitmanagement und hohe Arbeitsqualität» und «10 Tipps für produktive(re) Meetings».
Eigentlich ist damit alles zum Thema gesagt. Dennoch, mit dem vorliegenden Blogbeitrag fasse ich – so quasi als Konzentrat – die wichtigsten Punkte zusammen und giesse sie in 12 goldene Regeln.
Folgen Sie diesen Regeln, dann stehen Ihnen produktive(re) – und damit befriedigende – Arbeitstage bevor.
Ineffiziente Arbeit resultiert aus zwei Ursachen. Offensichtlich aus einem falschen Einsatz Ihrer Arbeitszeit, weniger offensichtlich aus der Verschwendung Ihrer inneren Energie und Motivation. Die zweite Ursache wird allzu oft vernachlässigt oder gar nicht erst richtig wahrgenommen. Gelegentlich wird sie sogar ganz totgeschwiegen. Wird jedoch Ihre Motivation, und daraus resultierend Ihre Arbeitsenergie torpediert, dann arbeiten Sie im worst case gar nichts mehr (das nennt man dann Burnout). Im besten Fall werden Sie spürbar ausgebremst. Die folgenden 12 goldenen Regeln starten daher als entscheidende Grundlage zuerst mit Tipps, welche direkt auf die Motivation und die Arbeitsenergie zielen.
Für Ihre Moral und Motivation ist es wichtig, dass Sie gelegentlich auch mal «Nein» sagen können. Nicht nur gegenüber anderen, sondern auch gegenüber sich selbst. Denn, Sie müssen nicht alles tun und erledigen. Halten Sie sich an Ihre Ziele und Pläne und weichen Sie so wenig wie möglich davon ab.
Sagt Ihr Inneres klar «Nein», dann drücken Sie sich auch unmissverständlich so aus. Bleiben Sie hart.
Und, natürlich darf Nein-Sagen nicht in Arbeitsverweigerung ausarten. Erfahrungsgemäss überwiegt aber das Gegenteil, so dass das Manko klar beim «Nein» und keinesfalls beim «Ja» legt.
Schliessen Sie eine Arbeit, eine Aufgabe, wenn immer möglich ab und machen Sie sie FERTIG. Angefangene Arbeiten belasten Ihre geistigen Ressourcen auch dann, wenn sie nicht an ihnen arbeiten und bremsen Sie innerlich aus. Kommt hinzu, dass der ABSCHLUSS einer Arbeit (im Idealfall zusätzlich verbunden mit dem Abhaken auf einer Pendenzenliste) ein Erfolgserlebnis vermittelt, welches weitere Energie auslöst.
Natürlich gibt auch von dieser Regel Ausnahmen. So kommt es gelegentlich vor, dass Sie an einer Aufgabe arbeiten, die innert einer Arbeitsphase zeitlich gar nicht bewältigt werden kann. Der Arbeitstag ist dafür einfach zu kurz. Damit dies allerdings nicht zu häufig vorkommt, empfiehlt es sich, solche Aufgaben mit Teilzielen zu versehen, welche eben doch in einem Aufwasch abgearbeitet werden können. Daher, das Nicht-Beenden einer Arbeit sollte die Ausnahme sein.
Mit der Regel 2 verwandt ist die Regel 3. Konzentrieren Sie sich immer nur auf EINE Aufgabe, EINE Arbeit und zetteln Sie nicht gleichzeitig mehrere an. Multitasking ist definitiv im höchsten Masse ineffizient und raubt Arbeitsenergie.
Multitasking funktioniert beim Menschen nur bei hochautomatisierten Tätigkeiten, z.B. beim Autofahren. Aber nicht dort, wo aktive Aufmerksamkeit und Denkarbeit geleistet werden muss.
Aufschieberitis ist der Klassiker, wenn es um selbstverursachte Demotivation und damit Energieraub und letztlich Zeitverschwendung geht. Kommt hinzu, dass Sie sich mit den aufgeschobenen Aufgaben immer wieder beschäftigen müssen, was auch einfach mehr Zeit kostet.
Schieben Sie Dinge immer wieder auf, dann hat dies einen Grund. Versuchen Sie vielmehr diesen Grund zu finden und den Hebel dann direkt dort anzusetzen. Kippen Sie beispielsweise die aufgeschobene Aufgabe ganz, delegieren Sie sie (wenn möglich) oder suchen Sie Hilfe bei jemand anderem.
Unsere Arbeit muss nicht perfekt sein. Sie muss «bloss» den Erwartungen des Kunden oder des Chefs genügen.
Erwartungen und Perfektionismus sind zwei völlig unterschiedliche Dinge. Was perfekt ist, definiert man sich in der Regel selbst (mit einem meist völlig überzogenen Anspruch), was hingegen erwartet wird, definiert jemand anderer (meist mit einem eher pragmatischen Ansatz).
Damit Sie die Erwartungen kennen, müssen Sie allerdings vorher danach fragen. Fragen Sie also Ihren Kunden immer, bevor Sie mit einem Job anfangen, welche Erwartungen er an das Resultat hat. Ist ihm dies selbst nicht so klar (was häufig vorkommt), so entwickeln Sie mit ihm zusammen seine Erwartungen. Exakt diese erfüllen Sie anschliessend und können damit sicher sein, dass er zufrieden sein wird. Denn, Zufriedenheit resultiert aus erfüllten Erwartungen und nicht aus Perfektion. Das gleiche machen Sie mit Ihrem Chef, sofern Sie einen haben.
«Ordnung ist das halbe Leben». Wer kennt diese Redensart nicht. Und sie stimmt nach wie vor. Die Ordnung bezieht sich auf Ihren physischen Arbeitsplatz mit Schreibtisch, Aktenablage etc., sie bezieht sich aber vor allem auch auf Ihren digitalen Arbeitsplatz mit der Ablage von Dokumenten, eMails etc.
Im Idealfall hemmt Ihre Ordnung – oder «Unordnung» – niemals Ihren Arbeits- und kreativen Denkfluss. D.h. Sie finden alles, was Sie wollen innert kürzester Zeit, ohne dass Sie unterbrochen werden. Anderenfalls verlieren Sie Zeit, den roten Faden und am Schluss auch die Lust an Ihrer Arbeit.
Selbstredend, dass das richtige Mass an Ordnung nicht verallgemeinert werden kann. So braucht der eine einen absolut cleanen Arbeitsplatz, während sich ein anderer im eigenen «Chaos» problemlos zurechtfindet. Auf ein gemeinsames Mass an Ordnung muss man sich erst dann einigen, wenn in einer Arbeit oder Aufgabe enge Zusammenarbeit angesagt ist.
Machen Sie sich einen Tagesplan mit 3 realistischen Zielen für den kommenden Arbeitstag. Schreiben Sie sich diese Ziele anschliessend auf ein Post-it und kleben Sie dieses an den Rand des Computermonitors. Machen Sie es alsdann zu Ihrer persönlichen Challenge, diese 3 Ziele auch zu erreichen.
Dazu noch zwei Hinweise:
Verinnerlichen Sie das Eisenhower-Prinzip (Effektives Zeitmanagement oder die Kunst, sich selbst zu führen). So banal dieses auf den ersten Blick auch erscheinen mag, es ist konsequent angewendet äusserst effektiv.
Planen Sie in Ihrem Tagesablauf feste Zeiten für eMails, Administration, Telefonate oder andere Routinetätigkeiten ein. Es sollten Aufgaben sein, die sich gut en bloc erledigen lassen, was bei Telefonaten, vor allem externen, allerdings nicht immer zutrifft. Solche Aufgaben können Sie meist auch mit einem tieferen Energielevel ausreichend gut erledigen.
Dasselbe gilt für anspruchsvolle Tätigkeiten, welche Sie idealerweise auch am Stück bewältigen. Dafür sollten Sie sich dann allerdings die Zeit des Tages mit dem höchsten Energielevel aussuchen.
Offene Bürotür, ständige Erreichbarkeit über Skype, eMail, Telefon etc. sind in modernen und offenen Organisationen grundsätzlich begrüssenswert und fördern die Kommunikation.
Müssen Sie sich hingegen auf eine schwierige Aufgabe konzentrieren, dann sind sie Gift für Ihre Effektivität. Gelegentlich sollten Sie sich daher auch von der Aussenwelt abschotten, um kreativ und konzentriert arbeiten zu können. Das teilen Sie am besten allen mit, so dass diese Ihr «Eremitentum» nachvollziehen und verstehen können.
Meetings kosten oft die meiste Arbeitszeit und verschwenden Sie auch überproportional stark. Effektive Menschen vermeiden deshalb Meetings und nehmen nur dort teil, wo Sitzungen klar ergebnisorientiert geführt werden und sie selbst einen Beitrag (in Form einer Entscheidung oder eines Inputs) dazu leisten können. Je mehr Leute sich in Ihrem Unternehmen so verhalten, desto weniger Meetings werden abgehalten.
Alles weitere für produktive Meetings habe ich in meinem Beitrag «10 Tipps für produktive(re) Meetings» ausführlich dargelegt.
Entsprechend der Regel 9 ist es insbesondere bei eMails absolut entscheidend, dass Sie diese blockweise abarbeiten und nicht ständig online sind. In der Regel reicht es, wenn Sie die eMails zweimal täglich (vor dem Mittag und vor Arbeitsschluss) prüfen und beantworten.
Alles weitere zum effektiven Umgang mit eMails habe ich in meinem Beitrag «11 eMail-Regeln für effektives Zeitmanagement und hohe Arbeitsqualität» ausführlich dargelegt.
Wir sehen also. Sinnvolles und ergebnisorientiertes Zeitmanagement hat nicht immer nur mit der Zeit im engeren Sinne, sondern sehr oft auch mit unserer Motivation und unserem Energievorrat zu tun. Nur wer bei sich beides erfolgreich managen kann, wird auch seine Zeit – und damit seine ganze Arbeit – erfolgreich und erwartungsgemäss in Ergebnisse ummünzen können.
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