Rechnungsstellung mit der Projektmanagement-Software proles

Zeitgewinn bei der Rechnungsstellung

• Mit der automatischen Fakturierung in proles können gegenüber der manuellen Rechnungsstellung die Aufwände mindestens halbiert werden.

• Die zugrundeliegenden Leistungen (beispielsweise Zeiterfassungen) sind bereits in proles vorhanden und können eins zu eins für die Rechnungsstellung genutzt werden, ohne dass sie nochmals minutiös überarbeitet werden müssen.

Schnell, vollständig und korrekt fakturieren

• Es gibt als Unternehmer nichts Schlimmeres, als für geleistete Arbeit nicht bezahlt zu werden. Die Rechnungsstellung muss zeitnah, transparent und korrekt erfolgen.

• Die Basis für eine einfache und vollständige Fakturierung bilden bereits erfasste Pauschalbeträge, Zeit-, Spesen- und Materialerfassungen.

• Die automatisierte Fakturierung spart Zeit und stellt sicher, dass korrekt und vollständig verrechnet wird.

• Keine fehleranfällige Handarbeit: Aufwändige (und fehleranfällige) Kumulationen in Tabellenkalkulationen werden obsolet.

Verrechnung aller Leistungsarten

• Die Basis für eine korrekte, nachvollziehbare und transparente Rechnungsstellung bilden bereits erfasste Zeit-, Spesen- und Materialerfassungen.

• Neben der Abrechnung nach Aufwand unterstützt proles auch die Pauschalabrechnung einzelner Projekte und Leistungen. Einmalige Pauschalen können einfach erfasst und fakturiert werden.

• Jede Leistung kann nur einmal verrechnet werden. Nicht verrechnete Leistungen sind transparent.

Individuelles Erscheinungsbild Ihrer Kundendokumente

• In proles können die Kundenfaktur und andere Kundendokumente an Ihr Corporate Design angepasst werden.

• Drucken Sie nach Wunsch mit individuellem Fakturlayout inkl. Fakturbeilage.

• Der Druck von ESR wird ebenfalls unterstützt.

Weitreichende Voreinstellungen pro Projekt

• Spezifische Kundenanforderungen sind schon im System hinterlegt (seit Projektstart) und werden automatisch in die Faktur eingefügt. Trotzdem können für jede Rechnung die Basisdaten (z.B. abweichende Adresse wegen Ferienabwesenheit) angepasst werden. Das System nimmt Ihnen einen Grossteil der Arbeit ab.

• Bereits bei der Erfassung eines Projekts können Steuerungsinformationen bezüglich Verrechnung auf verschiedenen Stufen hinterlegt werden.

• Die Fakturerstellung ist in Kunden- resp. Projektwährung möglich (Mehrwährungsfähigkeit).

Detaillierter Leistungsnachweis für Ihre Kunden

• Die aussagekräftige Leistungserfassung (Zeit, Spesen, Material und Pauschalen) ermöglicht einen detaillierten Nachweis gegenüber dem Kunden.

• Dies reduziert Rückfragen der Kunden zur Abrechnung resp. ermöglicht schnelle Auskünfte bei Unklarheiten.

• Sie entscheiden, ob Sie dem Kunden nur die Rechnung (hochverdichtet) oder zusätzlich eine Beilage mit Details zur Verfügung stellen wollen.

Wiederkehrende Pauschalen

• Mit wiederkehrenden Pauschalen können laufende Mandate ohne grossen Aufwand abgerechnet werden.

• Ähnlich wie bei einem Dauerauftrag bei der Bank, werden Pauschalen eingerichtet und anlässlich der Fakturierung automatisch berücksichtigt (z.B. eine quartalsweise verrechnete Lizenz).

Mehrsprachigkeit

• Die Rechnungsstellung ist in mehreren Sprachen möglich.

• Auf der Stufe Projekt kann die gewünschte Sprache eingestellt werden.

• Sämtliche erforderlichen Fakturtexte (beispielsweise die Grussformel) können in verschiedenen Sprachen definiert werden.

Abrechnung mit Tagespauschalen

• Zeiterfassungen können für die Fakturierung mittels einfachen Einstellungen in Tagespauschalen umgerechnet werden.

• Jede verrechenbare Zeiterfassung, welcher ein Tarif mit Tagespauschalenangaben zugrunde liegt, wird in eine Tagespauschale umgewandelt. Dies natürlich nur dann, wenn deren Anzahl Stunden das im Tarif eingegebene Minimum erreicht.

Debitorenkontrolle

• Dank der einfachen Überwachung der Zahlungseingänge können Sie offene Debitorenzahlungen auf Knopfdruck einsehen.

• Automatisches Mahnwesen unter Berücksichtigung von Zahlungsfristen gemäss Kunde resp. Projekt.

Positive Auswirkungen auf Ihre Liquidität

• Die laufende, schnelle und automatisierte Abrechnung gegenüber den Kunden reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern führt unter anderem auch dazu, dass die Zahlungen der Kunden früher eintreffen, dies wiederum hat einen positiven Einfluss auf die Liquidität.

Erfassungskontrolle vor der Fakturierung

• Mit Hilfe der Funktion Erfassungskontrolle können Projekte vor der Fakturierung einfach überprüft und wenn nötig korrigiert werden.

• Zeiterfassungen können so korrigiert werden, dass dem Mitarbeiter die tatsächlich geleistete Zeit auf seinen Zeitsaldo gebucht wird, der Betrag für die Faktur jedoch nach unten oder oben angepasst wird.

• Leistungen können nach verrechenbar/nicht verrechenbar/fakturiert/nicht fakturiert aufgeschlüsselt werden, der Totalbetrag (für die Rechnung) sowie jede einzelne Erfassung ist ersichtlich.

• Vor der Fakturierung kann das Projekt jederzeit auf Abweichungen zum Umsatz-Budget oder zu Soll-Stunden überprüft werden und dem Kunden als Liste zur Kontrolle/Abnahme zur Verfügung gestellt werden.

• Dank der laufenden Überwachung können Probleme früh erkannt werden. Das System hilft Ihnen hier vor und bei der Fakturierung.

Effektive Stunden / Stunden für Faktur (Fakturmanipulation)

In proles haben Sie die Möglichkeit, zwischen effektiven und verrechenbaren Stunden zu unterscheiden. Dies bedeutet, dass für die Fakturierung die zu verrechnende Anzahl Stunden korrigiert werden kann. Eine solche Korrektur betrifft nur die Verrechnung, nicht aber die Zeitsaldoberechnung Ihrer Mitarbeitenden.

Übertragung an die Finanzbuchhaltung

• Bei einer grösseren Anzahl Rechnungen kann für die gängigen Buchhaltungssysteme (Sage, Abacus, Topal, Run my Accounts) die (kostenpflichtige) Schnittstelle prolesFinanz eingerichtet werden, um einen automatischen Abgleich der offenen Posten in der Debitorenverwaltung zu erreichen.

Einfache Verwaltung von Fremdleistungen

• Fremdleistungen bewirtschaften Sie via separater Funktion. Bestellungen bei Lieferanten werden verwaltet und überwacht und mit wenigen Klicks an Ihre Kunden weiterverrechnet.

Leistungsverrechnung an mehrere Kunden

• Fakturieren sie Leistungen ganz einfach an mehrere Kunden.

• So können mit der Gruppenleistungs-Verrechnung z.B. Kurskosten an alle Teilnehmer verrechnet werden.