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Rechnungsstellung mit der Projektmanagement-Software proles

In Ihrem Dienstleistungsunternehmen werden von allen Mitarbeitenden die Aufwände, Leistungen, Spesen und Fremdkosten auf die Projekte erfasst. Dies ist mit proles schnell, einfach, sicher und ortsunabhängig möglich. Am Ende der Verrechnungsperiode werden die Kundenrechnungen «auf Knopfdruck» erstellt.

Die Highlights der Rechnungsstellung mit proles

Stunden, Spesen & Material in einem System

In Ihrem Dienstleistungsunternehmen werden von allen internen und externen Mitarbeitenden laufend die Zeitaufwände, Spesen und Fremdkosten auf die unterschiedlichen Projekte erfasst. Dies ist mit proles schnell, einfach, sicher und ortsunabhängig möglich.

Kundenrechnungen auf Knopfdruck

Dank der konsequenten Erfassung von geleisteten Stunden sowie Spesenauslagen können am Ende der Verrechnungsperiode die Kundenrechnungen und die dazugehörigen Leistungsrapporte «auf Knopfdruck» automatisiert erstellt und gedruckt werden.

Keine Medienbrüche

Natürlich muss Zeit für die Kontrolle vorab und für den Versand nachher aufgewendet werden. Da aber kein Medienbruch entsteht und die Basisdaten sowie das Layout nicht angepasst werden müssen, können Sie sich auf den Inhalt der Rechnungen fokussieren.

Grosse Zeiteinsparung

Ein Rechnungslauf ist innerhalb von Minuten erledigt. Die Rechnungsstellung benötigt weniger Zeitaufwand und kann rasch und lückenlos erfolgen.

Weitere Informationen zur Fakturierung mit proles

Zeitgewinn bei der Rechnungsstellung

  • Mit der automatischen Fakturierung in proles können gegenüber der manuellen Rechnungsstellung die Aufwände mindestens halbiert werden.
  • Die zugrundeliegenden Leistungen (beispielsweise Zeiterfassungen) sind bereits in proles vorhanden und können eins zu eins für die Rechnungsstellung genutzt werden, ohne dass sie nochmals minutiös überarbeitet werden müssen.
«Mit der automatischen Fakturierung in proles können gegenüber der manuellen Rechnungsstellung die Aufwände mindestens halbiert werden.»

Schnell, vollständig und korrekt fakturieren

  • Es gibt als Unternehmer nichts Schlimmeres, als für geleistete Arbeit nicht bezahlt zu werden. Die Rechnungsstellung muss zeitnah, transparent und korrekt erfolgen.
  • Die Basis für eine einfache und vollständige Fakturierung bilden bereits erfasste Pauschalbeträge, Zeit-, Spesen- und Materialerfassungen.
  • Die automatisierte Fakturierung spart Zeit und stellt sicher, dass korrekt und vollständig verrechnet wird.
  • Keine fehleranfällige Handarbeit: Aufwändige (und fehleranfällige) Kumulationen in Tabellenkalkulationen werden obsolet.

Verrechnung aller Leistungsarten

  • Die Basis für eine korrekte, nachvollziehbare und transparente Rechnungsstellung bilden bereits erfasste Zeit-, Spesen- und Materialerfassungen.
  • Neben der Abrechnung nach Aufwand unterstützt proles auch die Pauschalabrechnung einzelner Projekte und Leistungen. Einmalige Pauschalen können einfach erfasst und fakturiert werden.
  • Jede Leistung kann nur einmal verrechnet werden. Nicht verrechnete Leistungen sind transparent.
«Es gibt als Unternehmer nichts Schlimmeres, als für geleistete Arbeit nicht bezahlt zu werden. Die Rechnungsstellung muss zeitnah, transparent und korrekt erfolgen.»

Individuelles Erscheinungsbild Ihrer Kundendokumente

  • In proles können die Kundenfaktur und andere Kundendokumente an Ihr Corporate Design angepasst werden.
  • Drucken Sie nach Wunsch mit individuellem Fakturlayout inkl. Fakturbeilage.
  • Der Druck von ESR wird ebenfalls unterstützt.

Weitreichende Voreinstellungen pro Projekt

  • Spezifische Kundenanforderungen sind schon im System hinterlegt (seit Projektstart) und werden automatisch in die Faktur eingefügt. Trotzdem können für jede Rechnung die Basisdaten (z.B. abweichende Adresse wegen Ferienabwesenheit) angepasst werden. Das System nimmt Ihnen einen Grossteil der Arbeit ab.
  • Bereits bei der Erfassung eines Projekts können Steuerungsinformationen bezüglich Verrechnung auf verschiedenen Stufen hinterlegt werden.
  • Die Fakturerstellung ist in Kunden- resp. Projektwährung möglich (Mehrwährungsfähigkeit).
«Professionelles Layout für Faktur, Fakturbeilage und auf Wunsch für den orangen Einzahlungsschein.»

Detaillierter Leistungsnachweis für Ihre Kunden

  • Die aussagekräftige Leistungserfassung (Zeit, Spesen, Material und Pauschalen) ermöglicht einen detaillierten Nachweis gegenüber dem Kunden.
  • Dies reduziert Rückfragen der Kunden zur Abrechnung resp. ermöglicht schnelle Auskünfte bei Unklarheiten.
  • Sie entscheiden, ob Sie dem Kunden nur die Rechnung (hochverdichtet) oder zusätzlich eine Beilage mit Details zur Verfügung stellen wollen.

Wiederkehrende Pauschalen

  • Mit wiederkehrenden Pauschalen können laufende Mandate ohne grossen Aufwand abgerechnet werden.
  • Ähnlich wie bei einem Dauerauftrag bei der Bank, werden Pauschalen eingerichtet und anlässlich der Fakturierung automatisch berücksichtigt (z.B. eine quartalsweise verrechnete Lizenz).

Mehrsprachigkeit

  • Die Rechnungsstellung ist in mehreren Sprachen möglich.
  • Auf der Stufe Projekt kann die gewünschte Sprache eingestellt werden.
  • Sämtliche erforderlichen Fakturtexte (beispielsweise die Grussformel) können in verschiedenen Sprachen definiert werden.

Abrechnung mit Tagespauschalen

  • Zeiterfassungen können für die Fakturierung mittels einfachen Einstellungen in Tagespauschalen umgerechnet werden.
  • Jede verrechenbare Zeiterfassung, welcher ein Tarif mit Tagespauschalenangaben zugrunde liegt, wird in eine Tagespauschale umgewandelt. Dies natürlich nur dann, wenn deren Anzahl Stunden das im Tarif eingegebene Minimum erreicht.

Debitorenkontrolle

  • Dank der einfachen Überwachung der Zahlungseingänge können Sie offene Debitorenzahlungen auf Knopfdruck einsehen.
  • Automatisches Mahnwesen unter Berücksichtigung von Zahlungsfristen gemäss Kunde resp. Projekt.

Positive Auswirkungen auf Ihre Liquidität

  • Die laufende, schnelle und automatisierte Abrechnung gegenüber den Kunden reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern führt unter anderem auch dazu, dass die Zahlungen der Kunden früher eintreffen, dies wiederum hat einen positiven Einfluss auf die Liquidität.
«Automatisierte Abrechnung gegenüber den Kunden reduziert den administrativen Aufwand und beschleunigt den Zahlungseingang. Damit wird die Liquidität nachhaltig verbessert.»

Erfassungskontrolle vor der Fakturierung

  • Mit Hilfe der Funktion Erfassungskontrolle können Projekte vor der Fakturierung einfach überprüft und wenn nötig korrigiert werden.
  • Zeiterfassungen können so korrigiert werden, dass dem Mitarbeiter die tatsächlich geleistete Zeit auf seinen Zeitsaldo gebucht wird, der Betrag für die Faktur jedoch nach unten oder oben angepasst wird.
  • Leistungen können nach verrechenbar/nicht verrechenbar/fakturiert/nicht fakturiert aufgeschlüsselt werden, der Totalbetrag (für die Rechnung) sowie jede einzelne Erfassung ist ersichtlich.
  • Vor der Fakturierung kann das Projekt jederzeit auf Abweichungen zum Umsatz-Budget oder zu Soll-Stunden überprüft werden und dem Kunden als Liste zur Kontrolle/Abnahme zur Verfügung gestellt werden.
  • Dank der laufenden Überwachung können Probleme früh erkannt werden. Das System hilft Ihnen hier vor und bei der Fakturierung.

Effektive Stunden / Stunden für Faktur (Fakturmanipulation)

In proles haben Sie die Möglichkeit, zwischen effektiven und verrechenbaren Stunden zu unterscheiden. Dies bedeutet, dass für die Fakturierung die zu verrechnende Anzahl Stunden korrigiert werden kann. Eine solche Korrektur betrifft nur die Verrechnung, nicht aber die Zeitsaldoberechnung Ihrer Mitarbeitenden.

Übertragung an die Finanzbuchhaltung

  • Bei einer grösseren Anzahl Rechnungen kann für die gängigen Buchhaltungssysteme (Sage, Abacus, Topal, Run my Accounts) die (kostenpflichtige) Schnittstelle prolesFinanz eingerichtet werden, um einen automatischen Abgleich der offenen Posten in der Debitorenverwaltung zu erreichen.

Einfache Verwaltung von Fremdleistungen

  • Fremdleistungen bewirtschaften Sie via separater Funktion. Bestellungen bei Lieferanten werden verwaltet und überwacht und mit wenigen Klicks an Ihre Kunden weiterverrechnet.

Leistungsverrechnung an mehrere Kunden

  • Fakturieren sie Leistungen ganz einfach an mehrere Kunden.
  • So können mit der Gruppenleistungs-Verrechnung z.B. Kurskosten an alle Teilnehmer verrechnet werden.

Jetzt Rechnungsstellung mit proles live erleben

Kundenstimmen zur Rechnungsstellung mit proles

«Dank proles kriegen wir alle unseren Kopf von Routineaufgaben frei und können uns dafür voll und ganz auf unsere Kunden und die nutzenbringende Beratung konzentrieren.»
Gabriel Casutt, Vorsitzender der Bankleitung, Raiffeisenbank Surselva

Gabriel Casutt
Vorsitzender der Bankleitung, Raiffeisenbank Surselva

«Dank proles erstelle ich am Monatsende auf Knopfdruck alle unsere Rechnungen. Auch bei komplexen Projekten mit mehreren involvierten Mitarbeitern fakturiere ich mühelos an unsere Auftraggeber.»
Rebekka Zumsteg, Teilhaberin, Mitglied der Geschäftsleitung, Planwerkstadt AG

Rebekka Zumsteg
Teilhaberin, Mitglied der Geschäftsleitung, Planwerkstadt AG

«Seit ich proles nutze, spare ich sehr viel Zeit bei der Rechnungsstellung und bin stolz, dass ich meinen Kunden eine nachvollziehbare, transparente und saubere Rechnung schicken kann. Etwas, was in unserer Branche nach wie vor keine Selbstverständlichkeit ist.»
Ursula Stöckli, Inhaberin, Momento Engineering GmbH

Ursula Stöckli
Inhaberin, Momento Engineering GmbH

«Dank proles können wir heute unseren ganzen Business-Workflow von der Kundengewinnung mit CRM und Offertwesen, über das Projektmanagement mit der Zeit- und Leistungserfassung und der flexiblen Rechnungsstellung bis hin zu einem umfassenden Controlling und Nachkalkulation in einem einzigen, professionellen Tool abbilden.»
Martin Arnold, Partner, Communicators AG

Martin Arnold
Partner, Communicators AG

«Die Fakturierung von proles ist mein Highlight. Durchgängig und komplett firmenindividuell erstelle ich einfach und schnell perfekte Kunden-Rechnungen, auch über mehrere Leistungserbringer hinweg. Das können nur wenige so.»
Markus Bernet, Inhaber, marees managing real estate

Markus Bernet
Inhaber, marees managing real estate

«Für unseren hochkritischen Prozess zur Rechnungsstellung brauchten wir ein verlässliches Tool.»
Oliver Weber, Head of Operations, Arcplace AG

Oliver Weber
Head of Operations, Arcplace AG

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Welche Funktionen bietet die Projektmanagement-Software proles?
Hier erfahren Sie mehr über die Funktionen von proles

proles bietet eine breite Palette an modular aufgebauten Funktionen, die sich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen. Schliesslich soll die durchdachte Projektmanagement-Software Ihre Management- und Administrationsaufgaben vereinfachen und Sie tagtäglich bei der Steuerung aller Prozesse unterstützen. Folgende weiteren Funktionen sind in proles enthalten:

  • Projektverwaltung
  • Ressourcenplanung
  • Ferienplanung
  • Projektplanung
  • Zeiterfassung
  • Arbeitszeitabrechnung
  • Spesenabrechnung
  • Projektcontrolling
  • prolesCRM
  • prolesFinanz (Integration Buchhaltung)

Welche Funktionen bietet proles?