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Kundenreferenz
Raumplanung
«Planwerkstadt AG»


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Die Ausgangslage.

In den Anfangsjahren erfasste Planwerkstadt die geleisteten Arbeitsstunden mit selbst erstellten Excel Listen. Anfang 2009 wuchs das Unternehmen sprunghaft und musste den Personalbestand entsprechend aufstocken. Mit diesem Wachstumsschritt kam auch die Excel Lösung schnell an ihre Grenzen, so dass sich Rebekka Zumsteg auf die Suche nach einer professionellen Lösung machte und diese bei proles fand.

proles wurde daraufhin im Frühjahr 2009 eingeführt. Die Konzeption und Konfiguration der notwendigen Stammdaten wie Mitarbeiter, Tarifstrukturen, Spesen etc. war ein gewisser Initialaufwand, gelang aber dank entsprechender Unterstützung durch die Spezialisten der proles solutions ag reibungslos. Um den Start mit proles auch für die ProjektleiterInnen möglichst schlank zu halten, definierte Rebekka Zumsteg von Beginn an eine Musterprojektstruktur mit den typischen und regelmässig auftretenden Projektphasen. Eine Vorarbeit, die sich in der Praxis bewährte und zu einer verbesserten Qualität des Projektcontrollings beigetragen hat. Kurz vor dem Livestart wurden alle Mitarbeitenden in der Philosophie und den Strukturen von proles geschult. Der Produktivstart verlief anschliessend problemlos. «proles ist super einfach und wir alle fanden uns sehr rasch darin zurecht», fasst Rebekka Zumsteg die Einführung der Business-Software kurz zusammen.


Die proles Lösung.

Alle Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten und Kundenleistungen lückenlos in proles. Auf der Basis der so aufgelaufenen Zeiten erstellt Rebekka Zumsteg einmal monatlich die fälligen Rechnungen auf Knopfdruck. Diese werden anschliessend zusammen mit den Projektleitern auf ihre sachliche Korrektheit hin überprüft. Im Schnitt generiert Planwerkstadt aus seinen laufenden Projekten 25 Rechnungen pro Monat. Allein der Vorgang der Rechnungsstellung hat sich im Vergleich zur vorherigen Excel Lösung um Faktoren beschleunigt und produziert immer die «richtigen» Ergebnisse. Fehler können im Prinzip nur durch Falscherfassung von Arbeitszeiten entstehen, welche aber schnell gefunden und korrigiert werden können.

«Mein grösster Benefit von proles ist die flexible Auswertung aller Daten. Ich habe damit ein wichtiges Führungsinstrument bekommen, welches ich intensiv nutze», erklärt Rebekka Zumsteg ihren grössten Nutzen aus proles.

Die einzelnen Arbeitsleistungen von Planwerkstadt werden in proles systematisch abgebildet und dienen als zentrale Auswertungskriterien. Spezifische Kennzahlen zeigen den Zustand einzelner Projekte, den Zustand von mehreren Projekten eines Kunden, eines Projektleiters, eines Fachbereichs oder auch des ganzen Planungsbüros.

Alle Ergebnisse sind komplett transparent und lassen sich im Sinne einer systematischen Nachkalkulation 1:1 mit den vorgängig erstellten Offerten und ihren einzelnen Projektphasen sauber abgleichen. Dies vermittelt für die Kunden und für die Projektleiter die nötige Projektsicherheit. Bei regelmässig vier bis fünf involvierten Mitarbeitern pro Projekt eine absolute Notwendigkeit.


Dank proles...

«…erstelle ich am Monatsende auf Knopfdruck alle unsere Rechnungen. Auch bei komplexen Projekten mit mehreren involvierten Mitarbeitern fakturiere ich mühelos an unsere Auftraggeber.»
«…kann ich alle Daten und Informationen einfach aus proles rausholen und in individuellen Auswertungen weiterverarbeiten. Das ist echt genial.»
«…haben wir eine extrem kostengünstige Business- Software gefunden, die exakt auf unsere Bedürfnisse passt.»
«…und prolesIdee können wir unsere individuellen Wünsche und Ideen in das Produkt einbringen und so massgeblich auf dessen weitere Entwicklung einwirken. Wir fühlen uns als Kunde wirklich ernst genommen.»

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Planwerkstadt AG

«proles bildet alle unsere erbrachten Arbeitsleistungen ab und zeigt mir sofort, wie und wo unser Umsatz und die verrechenbaren Stunden entstanden sind. Damit ist es für mich das perfekte Führungsinstrument.»

Rebekka Zumsteg, Teilhaberin und Mitglied der Geschäftsleitung, Planwerkstadt AG
Rebekka Zumsteg, Teilhaberin, Mitglied der Geschäftsleitung, Planwerkstadt AG


Über Planwerkstadt AG

Planwerkstadt ist ein Zürcher Raumplanungsbüro mit aktuell elf Mitarbeitenden. Die Firma plant mit hohem Anspruch an Qualität für Mensch und Umwelt in urbanen Ballungsräumen genauso wie in Agglomerationen und ländlichen Gebieten. Kunden sind schwerpunktmässig die öffentliche Hand, aber auch private und institutionelle Bauherren. Planwerkstadt ist in Fachkreisen bekannt für sein prozesshaftes und bildhaftes Arbeiten.

Die Kernkompetenzen liegen bei der Organisation von Verfahren, bei der Entwicklung von Planungsinstrumenten sowie im Umgang mit Gestaltungsaufgaben im öffentlichen Raum.