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Was gilt es bei der Aufnahme und Definition der Anforderungen zu beachten?

Kapitel 7/1     


Damit die Auswahl gelingt:
Anforderungen definieren

Was gilt es bei der Aufnahme und Definition der Anforderungen zu beachten?

Eine Software-Auswahl ohne Anforderungskatalog ist wie Stochern im Nebel. Entweder man hat Glück und findet sein Ziel, in unserem Fall eine passende Projektmanagement-Software, oder man hat weniger Glück und verpasst es, in unserem Fall eine mässig oder gar schlecht passende Software. Die Wahrscheinlichkeit für Zweiteres ist dabei deutlich grösser, wie die Praxis immer wieder zeigt. Natürlich gibt es die «eierlegende Wollmilchsau» nicht. Aber der Anforderungskatalog ist dennoch das beste, wenn nicht gar das einzige Mittel, um Ihre Bedürfnisse mit den auf dem Markt verfügbaren Softwarelösungen zuverlässig abzugleichen und Ihrem Unternehmen am Schluss eine optimal passende Projektmanagement- Software für Dienstleister zu «bescheren».

Aufnahme der Anforderungen im Lastenheft

Sind also die grundsätzlichen Fragen, zum Beispiel «Cloud oder On-Premises», «Gesamtlösung oder Best of Breed», geklärt und haben Sie Ihre Projektziele definiert, dann geht es an die Aufnahme der individuell zu Ihrem Unternehmen passenden Anforderungen an Ihre künftige Projektmanagement-Software. In der Softwarepraxis sprechen wir von einem «Lastenheft» oder auch neudeutsch von «Requirements».

Wesentlich gängiger ist allerdings der Begriff «Pflichtenheft». Unter einem Pflichtenheft versteht man jedoch nicht die vom Anwender dokumentierten Anforderungen, sondern im Gegenteil die konkrete Beschreibung des Softwareanbieters, wie er die Anforderungen des Anwenderunternehmens und Auftraggebers zu lösen gedenkt. Das Pflichtenheft ist also das Gegenstück zum Lastenheft des Anwenders.

In der Praxis verschmelzen Lastenheft und Pflichtenheft oftmals zu einem einzigen Dokument. Dies daher, weil sich die Anwender häufig bereits bei der Aufnahme und Dokumentation ihrer Anforderungen vom Softwareanbieter beraten und unterstützen lassen. Und dieser lässt natürlich von Beginn an bereits konkrete Lösungskonzepte in die Beschreibung mit einfliessen, so dass aus dem Lastenheft schleichend ein Pflichtenheft wird. Dieses Vorgehen ist insbesondere bei kleinen bis mittelgrossen Projekten üblich und hat sich in der Praxis auch bewährt. In der Folge spreche ich dennoch konsequenterweise von Lastenheft, wenn damit ausschliesslich Ihre Anforderungen an eine Projektmanagement- Software gemeint sind. Vermischen sich die Anforderungen hingegen mit der angepeilten, konkreten Lösung, dann verwende ich auch den Begriff Pflichtenheft.

Der Aufwand zur Erstellung des Lastenhefts sollte umgekehrt proportional zum Risiko sein, welches Sie mit der Einführung der neuen Software bereit sind einzugehen. Kleines Risiko bedeutet hoher Aufwand bei der Aufnahme und Dokumentation der Anforderungen, wohingegen eine grössere Risikobereitschaft auch mit einem kleineren Aufwand belohnt wird. Schreiben Sie aber keinesfalls zweihundertseitige Lastenhefte, denn die werden weder gelesen noch verstanden werden (wollen).

Konzentration auf zentrale Geschäftsfälle nach der 80/20-Regel

Verschaffen Sie sich vielmehr die nötige Klarheit bezüglich der Softwarefunktionen, welche Sie zum überwiegenden Teil brauchen, um Ihr Business effizient und wirkungsvoll zu unterstützen. Die beste Grundlage hierfür sind diejenigen Geschäftsfälle, welche nach der achtzig-zwanzig-Regel den Alltag entscheidend prägen und Ihr Unternehmen im Wesentlichen steuern.

Die Erstellung eines praktikablen Anforderungskatalogs ist nicht ganz einfach. Tun Sie sich damit schwer, sei es aus Zeitnot oder wegen fehlenden Know-hows, dann wenden Sie sich frühzeitig entweder an einen Softwareberater oder direkt an einen Softwareanbieter. Beide verfügen in der Regel über Expertise und einschlägige Erfahrung.

Strukturierung der Anforderungen

In der Praxis hat sich eine Unterscheidung in «Muss-Anforderungen », «Soll-Anforderungen» und «Wunsch-Anforderungen» bewährt. Müssen die Ersteren zwingend erfüllt sein, so könnte auf die Zweiteren bei zu hohen Kosten oder anderen Hindernisgründen im Notfall verzichtet werden. Die Wunsch-Anforderungen hingegen wären zwar schön und praktisch, sind aber für den Einsatz der künftigen Projektmanagement-Software nicht matchentscheidend. Sie können ohne Nachteil preisgegeben werden.

Weiter wird in der Praxis oft von «Schlüssel-Anforderungen» gesprochen. Damit gemeint sind die drei bis ca. sieben wichtigsten Requirements, welche das neue System in jedem Fall erfüllen muss. Selbstredend handelt es sich bei Schlüssel-Anforderungen immer auch gleichzeitig um Muss-Anforderungen.

Wir unterscheiden zusätzlich zwischen funktionalen und nicht funktionalen Anforderungen. Hinter den funktionalen Anforderungen stehen Softwarefunktionen. Diese erlauben dem Benutzer das eine oder andere in der Software zu tun, um damit ein gewünschtes Ergebnis, zum Beispiel eine Rechnung, eine Projektplanung etc. zu produzieren. Intuitiv konzentrieren wir uns meist auf diese Anforderungskategorie.

Doch auch die nicht funktionalen Anforderungen an eine neue Projektmanagement-Software dürfen keinesfalls vernachlässigt werden. Es sind dies so unterschiedliche Dinge wie Benutzerfreundlichkeit, die Einhaltung wichtiger Termine im Projekt, das Vorliegen aussagekräftiger Referenzen, die Gesamtperformance des neuen Systems, das Design mit Look & Feel, die Stabilität und Verfügbarkeit der Lösung, Datensicherheit und Datenschutz, die Wartbarkeit der Gesamtlösung, die Skalierbarkeit und damit die Basis, mit Ihrem Unternehmen mitwachsen zu können und viele andere Themen mehr.

Alle Anwendergruppen müssen mit ins Boot

Damit der Anforderungskatalog individuell zu Ihrem Unternehmen passt und alle wichtigen Bedürfnisse abdeckt, müssen Sie alle davon betroffenen Anwendergruppen schon jetzt mit ins Boot nehmen und konsultieren. Damit legen Sie den Grundstein für eine spätere hohe Akzeptanz und damit für eine reibungslose Einführung und eine wirkungsvolle Nutzung Ihrer Projektmanagement- Software.

Was sind gute Anforderungsdefinitionen?

Damit Ihre Anforderungen an die neue Projektmanagement-Software vom Softwareanbieter richtig verstanden werden und somit auch in eine gute Lösung übertragen werden können, sollten Sie Folgendes beachten:

  • Schreiben Sie allgemein verständlich, so dass externe Softwareanbieter Ihre Anforderungen verstehen können, ohne Ihr Unternehmen in allen Details kennen zu müssen. Das Lastenheft mit einer Definitionsliste der Firmenspezifika zu beginnen, hat sich in der Praxis bewährt.
  • Schreiben Sie präzis und genau. Prüfen Sie Ihre Anforderungsbeschreibungen auf Widersprüche und Möglichkeiten zu ihrer Fehlinterpretation. Dazu lassen Sie das Lastenheft am besten von einem Aussenstehenden verifizieren.
  • Achten Sie darauf, dass die Anforderungen passgenau auf Ihr Unternehmen zutreffen und nehmen Sie Requirements auf, die Sie wirklich brauchen und wollen – und für die Sie konsequenterweise auch bereit sind, etwas zu bezahlen.
  • Stellen Sie sicher, dass der Anforderungskatalog – was die Muss- und Soll-Anforderungen betrifft – vollständig ist und keine Lücken aufweist. Die Anwender aus verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens – Administration, Projektleitung, Marketing/Verkauf etc. – müssen dies bestätigen können.
  • Die Anforderungen müssen so definiert und beschrieben sein, dass der ganze Katalog als taugliche Grundlage für den späteren Validierungscheck dient. So sollten Sie bei der späteren Abnahme der Software, Anforderung für Anforderung prüfen und abhaken können.