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Die Nadel im Heuhaufen

Kapitel 4/1     


Auswahl und Einführung einer Projektmanagement-Software im Überblick

Die Nadel im Heuhaufen

In vielen Auswahlprojekten wird ein grundlegend falscher Ansatz verfolgt.

Mit dem Ergebnis, dass statt einer individuell passenden Projektmanagement- Software für Dienstleister eher eine «allgemeine Universallösung» realisiert wird, die weder zum Unternehmen passt, noch auf dessen individuelle Prozesse abgestimmt ist und damit kaum Rückhalt und Akzeptanz im Unternehmen geniesst.

Doch wie kann das passieren?

Lassen Sie nicht die Software Ihr Unternehmen wählen

Nicht selten genügt den Unternehmen für den Start ihres Software- Auswahlprojektes die simple – wenn auch nicht ganz falsche – Feststellung, «Wir wollen unsere Firma künftig mit Hilfe einer Projektmanagement-Software effizienter führen». Dementsprechend wird nach «Software für Dienstleister» gegoogelt und eine Liste aller gefundenen Lösungen erstellt. Die Liste wird, das garantiere ich, lang. Und bei allen Treffern werden Sie Argumente wie «Projekte effizient steuern» bis hin zu «Kosten und Zeit sparen» gleichermassen antreffen. Die Liste wird weiter alle möglichen Ausprägungen von Projektmanagement-Software für Dienstleister enthalten, es werden Lösungen für alle möglichen Branchen dabei sein, für alle möglichen Unternehmensgrössen, für alle möglichen Geschäftsmodelle etc.

Bei der darauffolgenden Analyse der ersten Lösungen herrschen dann oft noch Euphorie und eine hohe Motivation. Spätestens nach der fünften oder sechsten Software nimmt aber der Enthusiasmus deutlich ab. Nicht selten mit dem Ergebnis, dass am Schluss die Software gewinnt, die sich situativ am besten «verkaufen» konnte, oder – im besten Fall – keine Lösung das Rennen macht. Damit wurde wenigstens auch keine «falsche» Software ausgewählt. Auf den Punkt gebracht: Lassen Sie keinesfalls die Software Ihr Unternehmen wählen!

Wählen Sie aktiv Ihre Projektmanagement-Software selbst

Bevor Sie sich also beim Auswahlverfahren auf irgendeine Software stürzen, müssen Sie sich zuerst über die verfolgten Projektziele klarwerden und Ihre Anforderungen und Bedürfnisse an die künftige Software-Unterstützung herausarbeiten. Pauschale Schlagwörter wie «Wir wollen effizienter werden» oder «Wir wollen Kosten sparen» reichen dazu nicht. Denn solche Universalziele verfolgen grundsätzlich alle Projektmanagement-Softwarelösungen.

Ihr Anforderungskatalog muss deutlich spezifischer und konkreter werden. So könnte zum Beispiel eine Ihrer Anforderungen sein, dass die Zeit für die monatliche Rechnungsstellung von heute einem ganzen Arbeitstag künftig nur noch eine bis zwei Stunden betragen darf. Oder eines Ihrer Projektziele könnte konkret heissen, «Wir wollen künftig unsere Leistungen jederzeit, mit jedem Endgerät und an jedem Ort erfassen können, d. h. wir wollen vollständig mobil arbeiten können».

Wie detailliert Ihr Anforderungs- und Zielkatalog wird, spielt eine untergeordnete Rolle. Viel entscheidender ist, dass Sie – erstens – einen solchen mit Ihren Anwendern erarbeiten und, dass – zweitens – der Katalog spezifische und ganz konkrete Themen Ihres Unternehmens aufgreift und sich nicht mit Universalfeststellungen begnügt. Für die eine Firma mag dann eine Liste mit zwei, drei Dutzend klar spezifizierten und konkreten Anforderungen genügen, andere Unternehmen werden ein ausgewachsenes Lastenheft erstellen wollen.

Erst jetzt, wo ein Anforderungs- und Zielkatalog vorliegt, gehen Sie auf die gezielte Suche nach möglichen Projektmanagement-Softwarelösungen. Spielt dann, wie beispielhaft dargestellt, die Zeitgewinnung bei der Rechnungsstellung eine wichtige Rolle, werden Sie automatisch auf die Vorauswahl von Lösungen verzichten, die keine entsprechende Rechnungsstellung beinhalten oder – anderes Beispiel – keinen mobilen Zugriff via Handy erlauben. Dadurch wird die Liste der noch in Frage kommenden Projektmanagement- Software einerseits deutlich kürzer, andererseits erfüllen alle Lösungen grundsätzlich ihre wichtigsten Ziele und Anforderungen.

Lassen Sie sich inspirieren

Auch wenn Sie mit einem Ziel- und Anforderungskatalog arbeiten, Sie werden nie an alle Eventualitäten und möglichen Verbesserungen beim Einsatz einer professionellen Business-Software für Dienstleister denken können. Software ist schliesslich nicht Ihr Kerngeschäft und Sie setzen sich nicht annähernd in der gleichen Intensität mit den Möglichkeiten moderner Projektmanagement- Software auseinander, wie die spezialisierten Anbieter solcher Lösungen es täglich tun.

Haben Sie das ganze «Universum» möglicher Softwarelösungen für Ihr Dienstleistungsunternehmen daher aufgrund Ihres Anforderungskatalogs auf eine überblickbare «Longlist» reduziert, dann lassen Sie sich ruhig von den Lösungen in der engeren Auswahl zusätzlich inspirieren und auf neue Ideen für die Verbesserung Ihres Geschäfts bringen. Hinter der Software steht ja meistens ein spezialisierter Anbieter, der aus hunderten von Projekten und Kundenkonstellationen laufende Verbesserungen integriert und nicht selten auch bereits neue Lösungsmöglichkeiten antizipiert. Davon können und sollten Sie unbedingt profitieren.

Softwareauswahl ist kein Nachmittagsspaziergang

Die erfolgreiche Auswahl einer Projektmanagement-Software ist – übrigens egal ob mit oder ohne Anforderungskatalog – kein Spaziergang. Sie verlangt nach Systematik, Zeit und Sachverstand. Können oder wollen Sie diesen Aufwand nicht leisten, dann engagieren Sie sich einen unabhängigen Berater, der dies für Sie professionell erledigt. Dies ist für Sie in jedem Fall günstiger als die Wahl einer falschen Software, welche nicht oder nur sehr ungenügend genutzt wird.

Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen DienstleistungsunternehmenFragen Sie befreundete Unternehmen, welche Softwarelösung sie selbst einsetzen. Wählen Sie Unternehmen aus, von denen Sie wissen, dass sie vergleichbar arbeiten. Fragen Sie drei bis fünf Firmen nach ihrer Software. Setzen alle auf die gleiche Software, dann sind Sie möglicherweise bereits fündig geworden. Anderenfalls haben Sie mit wenig Aufwand eine gute Auswahlliste erstellt.