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Cloud oder On-Premises?

Kapitel 5/1     


Damit die Auswahl gelingt:
Klärung von Grundsatzfragen

Cloud oder On-Premises?

Von Software aus der Cloud spricht man, wenn sich sowohl die Software wie auch die dazugehörigen Daten physisch ausserhalb des Benutzerunternehmens auf einem Server in einem Rechenzentrum befinden.

Dieser Server ist über das Internet jederzeit erreichbar. Es werden immer nur diejenigen Programmfunktionen und Daten auf den Computer des Anwenders geladen, die er gerade benötigt.

Hat er seine Arbeit erledigt, dann werden diese aus dem Arbeitsspeicher seines Computers entfernt und wieder auf dem Server in der Cloud gespeichert.

In aller Regel läuft die Cloud-Software direkt in einem Webbrowser, das heisst sie ist «webtauglich». Da die Cloud-Software mittels Browser von jedem Computer aus erreicht werden kann, spielen Konten mit sicheren Passwörtern und Datenverschlüsselung eine zentrale Rolle. Doch dazu später mehr. In der Praxis wird die Cloud-Software nicht an den Anwender verkauft, sondern er bezahlt eine Nutzungsgebühr in Form einer wiederkehrenden Miete.

Im Gegensatz dazu spricht man von On-Premises-Software, wenn diese beim Anwender auf einem seiner Server gespeichert ist. Das Netzwerk ist über eine Firewall gegen den Zugriff über das Internet geschützt. Somit kann die Software grundsätzlich nur intern verwendet werden. Da die Software nicht über das Internet zur Verfügung gestellt wird, muss sie auch nicht webtauglich sein. Sie baut daher oft auf einer älteren Client-Server-Technologie auf. Da Projektmanagement-Software deutlich älter ist als das Internet, ist dies nach wie vor das vorherrschende Szenario.

Für die Nutzung von Cloud-Software prädestiniert

Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen DienstleistungsunternehmenDas Dienstleistungsbusiness eignet sich so gut wie kaum ein anderes Geschäftsmodell für die Nutzung von Cloud-Software.

Nicht selten sind Dienstleistungsunternehmen dezentral organisiert. Sie verfügen über mehr als einen Standort und viele ihrer Mitarbeiter erbringen ihre Leistungen nicht nur im Büro, sondern direkt beim Kunden, auf Reisen oder auch zu Hause. Zusätzlich hat die Nutzung von Handys und Tablets in den letzten Jahren massiv zugenommen, so dass die Mitarbeitenden auch diese für ihre Arbeit einsetzen. Die Konsequenz davon: Die Projektmanagement- Software muss von überall her über alle möglichen Endgeräte zugänglich und nutzbar sein.

Die Mitarbeitendenzahl in den Dienstleistungsunternehmen und die Zusammensetzung der Teams sind oft sehr dynamisch. Es kommen rasch neue Mitarbeitende hinzu oder scheiden aus. Nicht selten arbeiten unternehmensübergreifende Teams und Netzwerke in Projekten und Mandaten. Die Konsequenz davon: Neue Benutzer müssen schnell, einfach und ohne kompliziertes Installations- und Einführungsverfahren in die Software aufgenommen oder wieder daraus entfernt werden können. Und zwar im Idealfall auch dann, wenn sich ihre Geräte gar nicht im Zugriff der Administratoren befinden.

Als Wissensarbeitende sind die Mitarbeitenden von Dienstleistungsunternehmen IT-mässig meist gut ausgerüstet. Und häufig werden auch Computer und mobile Geräte mit unterschiedlichen Betriebssystemen (Windows, MacOS und iOS, Android oder sogar Linux) genutzt. Fazit: Die IT-technischen Voraussetzungen sind zwar gut, oft aber auch heterogen. Damit muss die Projektmanagement- Software zurechtkommen.

Die wichtigsten Vorteile von Cloud-Software

Wenn sich cloudbasierte Projektmanagement-Software schon ideal für Dienstleister eignet, was sind dann die wichtigsten Vorteile beim Einsatz einer solchen? Beginnen wir mit den organisatorischen und wirtschaftlichen Aspekten.

  • Die Daten sind standortunabhängig und sogar mobil jederzeit abrufbar. Einzige Voraussetzung ist ein mindestens durchschnittlicher Internetzugang. Dies fördert dezentrales Arbeiten und macht Dienstleistungsteams überall und jederzeit produktiv einsetzbar.
  • Weil alle Anwender mit der gleichen Software und den gleichen Daten arbeiten, sind diese auch stets up to date. Jeder Benutzer arbeitet mit den neusten Daten.
  • Die Unternehmenslösung kann on the fly erweitert oder auch reduziert werden. Und zwar hinsichtlich ihrer Funktionen wie auch der Anzahl der Benutzer. Das macht die Projektmanagement- Software aus der Cloud extrem flexibel und skalierbar.
  • Die Einführungs- und Startkosten einer Cloudlösung sind signifikant tiefer und die Betriebskosten verteilen sich angenehm proportional zur Nutzung der Software auf der Zeitachse. So werden weder Server noch Installationsdienstleistungen benötigt und die Software muss auch nicht gekauft werden. Damit verliert die Projektmanagement-Software ihren Schrecken als «IT-Projekt ohne Fass und Boden» und wird zu einer übersichtlichen und kalkulierbaren Angelegenheit.

Jetzt noch zu den eher technischen Aspekten.

  • Mit einer Cloud-Software brauchen Sie weder Server noch Backuplösung und auch kein entsprechendes IT-Know-how. Einzig die Endgeräte müssen mit dem Internet verbunden werden. Da diese heute alle standardmässig über einen Webbrowser verfügen, muss auch keine weitere Software installiert werden. Neue Endgeräte sind sofort mit der Cloud-Software verbunden, so dass ein interner Hardwarewechsel meist keinen Einfluss auf die Projektmanagement-Software mehr hat.
  • Die Datensicherung wird vom Betreiber der Projektmanagement- Software durchgeführt. Er ist Profi und Spezialist und kennt seine Lösung perfekt. Kommt es zu Systemausfällen und damit zu Datenverlusten, so sind diese meist innert kürzester Zeit wieder behoben. Die Praxis lehrt uns, dass Datenbackups in der Cloud um ein x-faches sicherer – und vor allem auch billiger – sind als firmeninterne Lösungen.
  • Die Cloud-Software ist immer auf dem neusten Stand. Der Hersteller macht die notwendigen Aktualisierungen meist in der Nacht, ohne aktive Nutzer zu behindern. Beginnt am nächsten Morgen die Arbeit, so ist die Projektmanagement- Software aktualisiert und wieder voll einsatzbereit.
  • Moderne Projektmanagement-Software aus der Cloud kann plattformunabhängig genutzt werden. Egal ob Windows-, Mac- oder Linux-Computer. Findet die Nutzung auf den Mobilgeräten über den Browser statt, dann gilt diese Regel auch dort. Ansonsten statten die meisten Projektmanagement- Softwarehersteller ihre Cloudlösungen mit Apps für iOS und Android aus.

Gründe für den Einsatz von On-Premises-Software

Ungeachtet aller Lobpreisungen für den Einsatz von Projektmanagement- Software aus der Cloud gibt es in speziellen Fällen durchaus noch Gründe, auf einen solchen zu verzichten. Wenigstens jetzt noch.

Mit dem Einsatz einer Cloud-Software werden die Unternehmensdaten ausserhalb der Firma gespeichert und müssen zu diesem Zweck auch über das öffentlich zugängliche Internet übertragen werden. Beides birgt Sicherheitsrisiken. Diese lassen sich zwar technisch und organisatorisch auf ein absolutes Minimum reduzieren, können aber für ganz besonders sensible Daten trotzdem ein Hindernis sein. Last but not least sind in diesem Zusammenhang auch noch nicht alle rechtlichen Fragen restlos geklärt.

Da der Zugang zur Cloud-Software über das Internet stattfindet, kommt dem Schutz des Software-Kontos eine hohe Bedeutung zu. Starke, nur einmal verwendete Passwörter, sind hier schon die halbe Miete. Bietet die Software zusätzlich eine Zweistufen-Authentifizierung an wie beispielsweise im Internetbanking, so kann von einem Sicherheitslevel gesprochen werden, welches vielen heute üblichen Sicherheitslösungen haushoch überlegen ist, wie zum Beispiel am Computer per Post-it aufgeklebten Passwörtern und dergleichen.

Soll die Projektmanagement-Software ausserdem an Orten verwendet werden, wo der Internetzugang instabil oder nur sehr langsam ist, so kann auch dies ein Grund sein, der gegen eine Cloud-Software spricht. Innerhalb der Schweiz und der meisten europäischen Länder wird dies allerdings kaum ein Hindernis sein.

Als Nutzer einer Projektmanagement-Software aus der Cloud müssen Sie Ihrem Softwareanbieter voll und ganz vertrauen können. Denn er hat – naturgemäss – auch Zugriff auf Ihre Daten. Die sorgfältige Wahl des Partners spielt also eine zentrale Rolle und sollte daher sorgfältig vorgenommen werden.

Klares Fazit zugunsten von Cloud

Bis auf wenige Ausnahmen ist heute der Einsatz einer Projektmanagement- Software aus der Cloud für Dienstleister die optimale Wahl. Die Vorteile überwiegen die Risiken bei weitem. Kommt hinzu, dass die potentiellen Nachteile in der Regel mittels Sorgfalt und frei verfügbarer Technik ausgeschaltet werden können.