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Damit die Auswahl gelingt: Klare Projektziele festlegen

Kapitel 6/1     


Damit die Auswahl gelingt:
Klare Projektziele festlegen

Kein Einführungsprojekt sollte ohne klare, schriftlich formulierte Zielsetzungen gestartet werden. Denn erst die aufgeschriebenen Ziele bringen die notwendige Klarheit, Struktur und das gewünschte Endergebnis in den Einführungsprozess und bilden die Grundlage dafür, dass das Projekt ein Erfolg werden kann.

Wenn Sie bei der Festlegung von Projektzielen zur Einführung einer neuen Projektmanagement-Software hingegen «sündigen», dann fehlt meist die Basis für den notwendigen Anforderungskatalog. Dies führt im besten Fall zu kostspieligen Anpassungen nach der Einführung der Software, im schlechtesten Fall gar zum Scheitern des ganzen Projektes.

Lösen Sie sich vor allem aber bei der Diskussion der Projektziele von zwei tückischen und mächtigen Denkfehlern.

«Das haben wir immer schon so gemacht» und «Das haben wir noch nie so gemacht».

Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen DienstleistungsunternehmenNutzen Sie die Softwareeinführung als einmalige Gelegenheit, Bestehendes zu verbessern und Ihre Unternehmensprozesse effektiver und effizienter zu machen. Gerade die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software ist dazu hervorragend geeignet.

Prozesse sind King

Was soll mit der neuen Projektmanagement-Software konkret erreicht werden? Was ist nach der Einführung der Lösung anders als heute? Wie und wo merken die Mitarbeitenden, dass mit der neuen Lösung «alles» besser wurde?

Diese zugegebenermassen sehr allgemein formulierten Fragen bringen Sie und Ihr Einführungsteam auf die richtige Zielspur. Lassen Sie sich aber dabei keinesfalls von den angebotenen Softwareprodukten leiten, so nach dem Motto: «Die Software XYZ bietet dies und das, also erklären wir diese Funktion zu einem Ziel unseres Projektes.» Damit würden Sie sich nur dem Diktat eines Softwareanbieters unterwerfen und gleichzeitig die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ignorieren.

Fraglos sind schlanke und passgenaue Prozesse in Ihrem Unternehmen wichtiger als jede Softwarefunktion. Und genau aus diesem Grund muss immer Ihr Unternehmen mit seinen spezifischen Abläufen im Zentrum einer zielführenden Softwareauswahl stehen.

Konkrete, individuelle und verbindliche Projektziele festlegen

Definieren Sie Ziele, welche speziell für Ihr Unternehmen gültig sind. Was wollen Sie ganz konkret für Ihr Unternehmen, Ihre Prozesse und Ihre Organisation mit dem Einsatz der Projektmanagement- Software verbessern. Hüten Sie sich vor Allgemeinzielaussagen wie: «Wir wollen besser und effizienter arbeiten». Sie gelten naturgemäss immer und für jeden. Hier geht es aber allein um Ihre Firma.

Die Projektziele sollten verständlich und sehr konkret und greifbar sein. Dazu bietet Ihnen die SMART-Formel eine gute Hilfestellung. Danach müssen Ziele spezifiziert und schriftlich formuliert sein (S), sie müssen nach Zielerreichung gemessen werden können (M), die für die Umsetzung verantwortliche Person muss sie akzeptiert haben (A), sie müssen realistisch zu erreichen sein (R) und sie müssen mit Terminen (T) versehen werden.

Für das Auswahlprojekt und für jedes einzelne Ziel braucht es verantwortliche Personen. Menschen im Unternehmen, welche alles daransetzen, dass die Ziele erreicht werden. Erst dann werden die Projektziele verbindlich, so dass ihre Erreichung auch wirklich realistisch ist.

Typische Zielsetzungen bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software

Auch wenn Sie die Projektziele bei der Einführung einer Projektmanagement- Software individuell für Ihr Unternehmen evaluieren und festlegen müssen, so kreisen die Ziele doch immer wieder um einige typische Fragestellungen. Als Impuls- und Inspirationsquelle möchte ich daher an dieser Stelle sinnvolle und realistische Ansatzpunkte für Zielsetzungen aufführen. Sie sollen Ihnen als Hilfestellung für die Herleitung eigener Projektziele dienen.

  • Die «Mutter» aller Zielsetzungen ist sicher die Kosteneinsparung beziehungsweise die Kostenoptimierung. So geht es ja schliesslich fast immer auch darum, Kosten einzusparen, um dadurch profitabler zu werden.
  • Vereinfachung, Beschleunigung oder gar Automatisierung von Abläufen und Prozessen. Dazu gehört auch die Einsparung von Arbeitszeit, welche meistens mit einer Verbesserung von Prozessen erreicht werden kann.
  • Erhöhung des Umsatzes, beispielsweise durch den Einsatz einer CRM-Lösung für die Leadbearbeitung und die Verwaltung von Kundenbeziehungen mit dem Ziel, mehr und mit besserer Marge zu verkaufen.
  • Qualitativ bessere, aktuellere und schneller verfügbare Informationen als Basis für bessere unternehmerische Entscheidungen.
  • Routinearbeiten durch Software ersetzen.
  • Verbesserung der Qualität in der Planung, Durchführung und der Nachbearbeitung von Projekten.
  • Verbesserung der Transparenz einzelner Projekte und damit verbunden eine Steigerung der Projektrentabilität.
  • Verbesserung der technischen Grundlagen Ihrer Softwarelösung, wie zum Beispiel die Herstellung einer echten Multi-User-Fähigkeit – wie sie beispielsweise beim Einsatz von MS Excel nicht gegeben ist – oder die zeit- und ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeit auf Ihre Projektmanagement- Software und Daten über eine cloudbasierte Lösung.
  • Die Wegrationalisierung von Papier und Papierschnittstellen. Damit verbunden eine massive Beschleunigung der Datenverarbeitung bei gleichzeitig deutlich höherer Qualität.
  • Einfacherer und schnellerer Informationsaustausch im Projektteam. Ein Faktor, der insbesondere bei verteilt arbeitenden Teams immer wichtiger wird.
  • Projektziele, welche sich auf einzelne Arbeitsprozesse in Ihrem Dienstleistungsunternehmen beziehen und gezielt diese verbessern wollen.

Machen Sie anschliessend bei der Formulierung der Zielsetzungen nicht den Fehler, diese in Form von Softwarefunktionen oder gesuchten Funktionalitäten zu beschreiben. Denn Sie suchen keine Software-Features, sondern Nutzen und Mehrwert. Dieser wird von unterschiedlichen Softwarelösungen meist auch unterschiedlich realisiert – und diesem Umstand sollten Sie Rechnung tragen.

Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen DienstleistungsunternehmenFragen Sie sich bei den Zielsetzungen des Projektes. Welche plus/minus fünf Ziele müssen in jedem Fall mit der neuen Projektmanagement-Software erreicht werden? Und, fast genauso wichtig, welche Ergebnisse wollen Sie auf jeden Fall verhindern?

Bei allen neuen Zielsetzungen denken Sie auch immer daran, dass gewisse Dinge nicht verändert werden dürfen und formulieren Sie auch diese «Bewahrungsziele» im Projektplan. Was bereits sehr gut und stabil läuft, sollte ohne Not nicht «verschlimmbessert» werden.

Ein Ziel, das man nicht sieht, kann man auch nicht treffen.

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