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Verschaffen Sie sich mit Hilfe der Longlist einen Überblick

Kapitel 8/1     


Damit die Auswahl gelingt:
Schritt für Schritt durch den Auswahlprozess

Verschaffen Sie sich mit Hilfe der Longlist einen Überblick

Nachdem Sie Ihre Ziele für die Einführung einer neuen Projektmanagement- Software definiert, alle Grundsatzfragen geklärt, einen Anforderungskatalog mit einem Lastenheft erstellt und eine Investitions- Nutzen-Rechnung aufgestellt haben, können Sie jetzt mit der Selektion potentieller Softwarelösungen und entsprechender Anbieter beginnen.

Erstellen einer vollständigen Liste potentiell passender Softwarelösungen

Der erste Schritt im Auswahlprozess in Richtung der optimal passenden Projektmanagement-Software besteht in der Erstellung einer vollständigen Liste potentiell passender Softwarelösungen. Der Markt an Projektmanagement-Software ist mittlerweile gross, sehr gross sogar. Je nach Schätzungen schwankt die Zahl an Projektmanagement- Softwarelösungen zwischen ein- und mehreren hundert. Kommt hinzu, dass bei vielen davon auch «Leistungserfassung » oder «Projektverwaltung» mit draufsteht. Bei etwas genauerem Hinsehen entpuppen sich zwar zahlreiche Softwarepakete schnell als wenig tauglich für einen Einsatz in einem professionell geführten Dienstleistungsunternehmen. Die Qual der Wahl wird dadurch aber nicht leichter.

Vollständige Liste der Kandidaten erstellen

Wenn ich also von einer «vollständigen» Liste potentiell passender Softwarelösungen für Dienstleister spreche, so darf dies nicht wörtlich verstanden werden. Es geht vielmehr darum, mit überschaubarem Aufwand aus dem Komplettangebot eine qualitativ gute Liste möglicher Kandidaten herauszudestillieren. Wir nennen diese Liste in der Praxis «Longlist».

Die Longlist erfüllt eine wichtige Aufgabe. Sie stellt sicher, dass Sie keine brauchbare und grundsätzlich passende Softwarelösung vergessen. Schränken Sie nämlich Ihren Blick zu früh ein, indem Sie sich gleich zu Beginn auf die wenigen offensichtlichen und allseits bekannten Lösungen einschiessen, so laufen Sie Gefahr, möglicherweise die Projektmanagement-Software Ihres Lebens zu verpassen.

Die Länge einer sinnvollen Longlist lässt sich allerdings nicht absolut bestimmen. Sie hängt sehr stark von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Entscheidend ist vielmehr, dass die Liste mit vertretbarem Aufwand alle grundsätzlich brauchbaren Kandidaten enthält. In der Praxis schwankt eine gute Longlist zwischen mindestens 5 und ca. 20 Softwarelösungen. In Einzelfällen kann die Liste aber noch länger werden.

Beim Erstellen der Longlist geht es also darum, dass Sie erst einmal grob abschätzen können, ob eine Softwarelösung zu Ihren Bedürfnissen passen könnte. Um dies beurteilen zu können, genügt es natürlich nicht, sich ausschliesslich auf die Marketingaussagen der Anbieter zu stützen. Sie müssen durchaus etwas tiefer ins Geschehen einsteigen und sich mittels Recherche mehr Klarheit verschaffen. Sie recherchieren also Ihre Longlist.

Arbeiten mit einem Auswahlberater?

Bereits zu diesem Zeitpunkt kann es hilfreich sein, einen externen Auswahlberater hinzuzuziehen. Berater kennen einerseits den Softwaremarkt sehr gut und brauchen daher auch deutlich weniger Zeit für eine fundierte Recherche, andererseits bedienen sie sich einer etablierten und strukturierten Methodik im Auswahlprozess. Nachteilig könnte sich der Berater allerdings dann erweisen, wenn er Ihre Anforderungen und Bedürfnisse (zu) wenig kennt. Haben Sie bereits Ihren Anforderungskatalog zusammen mit einem Auswahlberater erarbeitet, dann ergeben die weitere Zusammenarbeit und die gemeinsame Erstellung der Longlist einen Sinn.

Wie recherchiert man eine Longlist?

Einige Tipps zur Recherche der Longlist:

  • Verschaffen Sie sich mit Auswahlplattformen im Internet, zum Beispiel topsoft, ERP-Informationen.ch oder IT-Matchmaker etc., einen ersten Überblick. Dort können Sie nach diversen Kriterien filtern und sich so einen ersten Schritt in die gewünschte Richtung bewegen.
  • Ziehen Sie die IT-Fachpresse online und auf Papier zu Rate. Immer wieder finden sich dort Marktübersichten, Test- und Vergleichsberichte über Projektmanagement-Software.
  • Konsultieren Sie Ihr Beziehungsnetz und fragen Sie bei anderen Dienstleistern, welche Software sie einsetzen. Denken Sie jedoch daran, dass die ideale Lösung für Ihren Branchenkollegen nicht automatisch auch die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse sein muss. Einen Platz auf der Longlist wird sie aber allemal verdienen.
  • Nutzen Sie auch die Websites der Anbieter. Diese stellen dort meist detaillierte Informationen über Funktionalitäten, Nutzen, Preise, Referenzen zur Verfügung. Viele Anbieter stehen auch bereits in dieser Phase für erste Anfragen telefonisch oder über E-Mail zur Verfügung. Es kann auch durchaus sinnvoll sein, die Anbieter Ihrer Longlist bereits jetzt mit einer knackigen Grundsatzfrage herauszufordern und auf diese Weise die Spreu vom Weizen zu trennen.
  • Sind Sie nach wie vor sehr unsicher, dann bietet sich – wie schon erwähnt – die Hilfe eines Auswahlberaters an.
  • Last but not least – googeln Sie nach «Software für Dienstleister », «Projektmanagement-Software» und anderen relevanten Begriffen und arbeiten sich durch die Trefferlisten. Allerdings dürfen Sie bei diesem Verfahren nicht bereits nach der ersten Trefferseite aufhören, sondern sollten sich schon einige Seiten weiter vorarbeiten. Sind doch die ersten Positionen auf den Trefferlisten in der Regel den besten Werbekunden unter den Softwareanbietern vorbehalten und nicht zwingend denjenigen Softwarelösungen, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passen könnten. Durchaus möglich, dass sich eine Perle erst auf der zweiten, dritten oder gar einer späteren Seite versteckt.

Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen DienstleistungsunternehmenEs kann sein, dass Sie eine gut passende Software mittels Google-Suche gar nicht finden. Sei es, dass Sie die «falschen» Suchbegriffe verwenden, sei es, dass Ihnen der Google-Suchalgorithmus einen Strich durch die Rechnung macht. Wähnen Sie sich also mit der Google-Suche keinesfalls auf der sicheren Seite.

Sind Sie den obigen Tipps gefolgt, so verfügen Sie jetzt über eine gute Longlist potentiell passender Projektmanagement-Software. Und somit über eine Liste von Lösungen, welche Sie alle auf eine grobe Passgenauigkeit mit Ihren Zielen und Anforderungen hin überprüft haben.

Longlist als Zwischenschritt zur Shortlist

Je nach der Tiefe Ihrer Longlist-Prüfung sind Sie jetzt eventuell sogar dazu in der Lage, die Projektmanagement-Software-Kandidaten im Sinne einer ersten Rangliste zu priorisieren. Dies hilft Ihnen beim nächsten Auswahlschritt, der Reduktion auf die Shortlist.

Keinesfalls sollten Sie aber jetzt schon «blind» Ihr Lastenheft an alle Anbieter auf der Longlist schicken. Die Zahl der möglichen Lösungen ist noch zu gross, was Ihren Aufwand für eine sorgfältige Auswertung massiv in die Höhe treiben würde. Den intensiven Kontakt mit den Anbietern sparen Sie sich für später auf.