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Einführung und Inbetriebnahme der gewählten Projektmanagement-Software

Kapitel 9/1     


Einführung und Inbetriebnahme der gewählten Projektmanagement-Software

Was bei der Einführung beachtet werden muss

Jetzt ist es also soweit. Der Auswahlprozess ist beendet, der Gewinner wurde gekürt und damit steht der Einführung Ihrer neuen Projektmanagement-Software nichts mehr im Weg. Ob das Projekt am Schluss aber vom erhofften Erfolg gekrönt ist, entscheidet sich massgeblich während der Einführung der gewählten Lösung. Hierzu einige wichtige Tipps und Hinweise.

Ablauf und Dauer der Einführung

Nach Vertragsunterzeichnung läuft die Einführung einer Projektmanagement- Software typischerweise in den folgenden Phasen ab:

  1. Bereitstellung der Hardware und Installation der Software
  2. Parametrierung und Individualisierung der Lösung
  3. Datenübernahme und Datenbereinigung
  4. Pilotbetrieb
  5. Dokumentation der unternehmensspezifischen Lösung
  6. Schulung aller Anwender
  7. Go-Live

Einige Zeit nach dem Go-Live nehmen Sie die Projektmanagement- Software als fertiges Projekt gegenüber dem Anbieter offiziell ab, so dass die Lösung in den ordentlichen Betrieb übergehen kann. Ab diesem Zeitpunkt findet üblicherweise eine Übergabe vom Projektleiter zum Support des Anbieters statt.

Je nach Umfang und Komplexität Ihrer Anforderungen müssen nicht alle beschriebenen Phasen durchlaufen werden. So wird beispielsweise oft auf einen Pilotbetrieb verzichtet. Einzelne Phasen können ausserdem parallel zu anderen abgearbeitet werden und müssen nicht streng linear verlaufen. So empfiehlt es sich, beispielsweise mit der Schulung der Anwender früh zu beginnen.

Die Einführungsdauer der neuen Projektmanagement-Software wird einerseits von der Komplexität Ihrer Anforderungen, andererseits von der Ihnen zur Verfügung stehenden Arbeitszeit abhängen. Im Durchschnitt dauert die Einführung einer Projektmanagement- Software ca. drei Monate ab dem Kaufentscheid. In superschnellen Fällen kann es auch einmal nur einen Monat, in komplexeren Fällen dafür bis zu einem halben Jahr dauern.

Macht eine Etappierung der Einführung Sinn?

Wie schon mehrfach erwähnt, birgt die Einführung einer Projektmanagement- Software nicht zu unterschätzende Risiken. Diese sind primär finanzieller Natur, können aber in einigen Fällen den Betrieb eines Unternehmens massiv beeinträchtigen, wenn nicht sogar ganz lahmlegen.

Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen DienstleistungsunternehmenEine Softwareeinführung in Etappen reduziert das Risiko eines Misserfolgs dramatisch.

Stellen Sie sich plastisch vor, dass alle Ihre Projekte mit allen Arbeiten und Leistungen von allen Ihren Mitarbeitenden ausschliesslich – und nur noch – über die Projektmanagement-Software erfasst und gesteuert werden. Alle Leistungen sind dort hinterlegt, alle Projekte und Projektpläne, die ganze Kommunikation und alle Abmachungen mit den Kunden. Und auf einmal läuft die Software nicht mehr. Sie haben keinen Zugriff mehr auf die Daten. Im schlimmsten Fall kommt es sogar zu einem (Total-)Verlust Ihrer Daten. Das wäre der Super-GAU, der Ihr Unternehmen nicht bloss in massive Schwierigkeiten bringen, sondern sogar in seiner Existenz bedrohen könnte. Dies darf also keinesfalls passieren.

Wir unterscheiden folgende Etappierungen:

  • Funktionalitäten auf Raten einführen: Hier führen Sie nicht alle Module und Funktionalitäten der neuen Projektmanagement- Software auf einen Schlag, sondern gestaffelt ein. Im ersten Schritt werden beispielsweise die Projektverwaltung, die Leistungserfassung und Fakturierung so quasi als Herzstück einer Dienstleistungssoftware in Betrieb genommen. Läuft dieser Bereich zufriedenstellend, folgen das Projektcontrolling, die Arbeitszeit- und Spesenabrechnung und das CRM. Wollen Sie absolut sichergehen, so starten Sie in der ersten Phase sogar ganz ohne betriebswirtschaftliche Produktivdaten, d. h. noch ohne Leistungserfassung und -verrechnung, also beispielsweise nur mit dem CRM.
  • Einführung nach Abteilungen gestaffelt: Sie können die Einführung auch nach Abteilungen oder Teams etappieren. Auf diese Weise startet vorerst nur ein Teil Ihrer Mitarbeitenden mit der neuen Software, der Rest arbeitet derweil mit dem Altsystem.
  • Kombinierte Etappierung: In grossen und sehr komplexen Projekten kann es Sinn ergeben, beide Etappierungsvarianten miteinander zu verbinden. Also teamweise bzw. abteilungsweise Einführung von Teilen der ganzen Projektmanagement-Software.

Eine Etappierung der Einführung dauert selbstverständlich länger, bindet mehr Ressourcen und erzeugt einen höheren Aufwand. Und sie kostet auch deutlich mehr.

Wurde der Auswahlprozess hingegen sorgfältig durchgeführt und haben Sie sogar vor der Kaufentscheidung einen Pilotbetrieb mit der neuen Software realisiert, so kann im Regelfall auf eine etappenweise Einführung der Projektmanagement-Software verzichtet werden. Ihr Softwarepartner mit seiner einschlägigen Erfahrung wird Sie entsprechend beraten können.

Nehmen Sie die ganze Projektmanagement-Software auf einen Schlag in Betrieb (sogenanntes Big-Bang-Verfahren), so beachten Sie, dass es meistens länger dauert, bis die ersten messbaren Nutzeneffekte eintreten. Zunächst entsteht einfach Aufwand. Dafür, und das ist die andere Seite der Medaille, haben Sie die ganze Sache auch schneller hinter sich. Denn ein Wechsel der Projektmanagement- Software bringt naturgemäss immer Unruhe, Mehraufwand und auch «Stress» in Ihren Unternehmensalltag. Mit einem «Big Bang» können Sie diesen Zeitraum möglichst kurzhalten. Auch wenn aus dem «Big Bang» natürlich keinesfalls ein «Big Crash» werden darf.

Die Einführung der Projektmanagement- Software ist ein Projekt

Als Projekt- oder Mandatsdienstleister wissen Sie, wie Sie ein Projekt professionell aufgleisen und zum Erfolg führen müssen. Hier daher nur ein paar wenige Hinweise in Bezug auf die Eigenheiten eines Softwareprojektes.

  • Das Einführungsprojekt braucht in Ihrem Unternehmen und beim Anbieter je einen Projektleiter. Ihr Projektleiter, oft nennt man ihn auch «Super-User» oder «Administrator», übernimmt als Hauptansprechpartner für den Softwareanbieter die ganze Koordination und die Verantwortung für alle unternehmensinternen Entscheidungen und Arbeiten.
  • Selbstverständlich muss das ganze Einführungsprojekt sauber geplant werden. Am besten, Sie erarbeiten zusammen mit dem Softwareanbieter eine fixe und verbindliche Terminplanung bis zum Go-Live. Aus dieser Planung müssen Sie genau ersehen können, welche Arbeiten von Ihrem Team zu welchem Zeitpunkt und mit welchen Aufwänden zu erbringen sind. Der Erfolg der Softwareeinführung hängt nämlich weniger von Ihrem Softwareanbieter und seiner Leistung ab als vielmehr von Ihrem eigenen Beitrag. Anders ausgedrückt: Ihr Softwareanbieter kann nur erfolgreich sein, wenn Ihr Unternehmen entsprechend kooperiert. Je besser also die Zusammenarbeit, desto erfolgreicher das Einführungsprojekt.
  • Planen Sie auch jetzt bereits die Abnahme der fertigen Lösung. Welche Bedingungen müssen erfüllt sein? Welche Anforderungen und Zielsetzungen müssen mit welchem Erfüllungsgrad abgehakt werden können? Auf diese Weise verfügen sowohl Ihr Anbieter wie auch Ihr Unternehmen über eine klare Zielsetzung für das Projekt. Und gerade aus dieser Zielsetzung entsteht erfahrungsgemäss ein Höchstmass an «Vorwärtsenergie».

Die einzelnen Phasen der Einführung

Die Einführung einer Projektmanagement-Software besteht in der Regel aus den folgenden Phasen. Die ersten vier Schritte bis zum Test- beziehungsweise Pilot-Betrieb laufen nacheinander ab. Die Dokumentation und die Schulung des Systems hingegen sollten bereits frühzeitig in der Einführung gestartet und vorangetrieben werden.

1. Bereitstellung Hardware und Installation Software

Wir unterscheiden zwischen einem Betrieb der Software «On-Premises » oder in der Cloud. Beim Cloud-Betrieb sprechen wir von «Private Cloud» oder «Public Cloud».

On-Premises: Die Software wird vollständig in Ihrem Unternehmen installiert und betrieben. Das gilt sowohl für den Server mit der zentralen Datenbank wie auch für die einzelnen Arbeitsplatzinstallationen auf den Computern der Anwender. In dieser Konstellation muss also eine Server-Hardware zur Verfügung gestellt werden, auf welcher Ihr Anbieter die Software installieren kann.

Private Cloud: Der zentrale Serverteil der Software wird zwar in einem Rechenzentrum installiert und betrieben, steht aber ausschliesslich Ihrem Unternehmen – also «private» – zur Verfügung. Meistens verfügt Ihr Anbieter bereits über vorkonfigurierte Private-Cloud-Umgebungen, so dass sich der Installationsaufwand auf ein Minimum beschränkt. Haben Sie erhöhte Sicherheits- und Datenschutzbedürfnisse, so kann die Bereitstellung der Software in der Private Cloud zusätzliche technische Lösungen zur Folge haben. In aller Regel werden Sie aber nicht Eigentümer der Hardware, sondern mieten diese bloss.

Public Cloud: Läuft Ihre neue Software in der Public Cloud, so müssen Sie sich weder um einen Server noch um die Installation der Software kümmern. Ihr Softwareanbieter betreibt bereits eine vorbereitete Hardware- und Software-Umgebung, auf welcher auch Ihre Lösung einfach und schnell aufgeschaltet werden kann. Sie mieten sowohl die Hardware wie auch die Software. Public Cloud geht am schnellsten, ist aus Anwendersicht sehr einfach zu handhaben und in der Regel am kostengünstigsten.

2. Individualisierung der Softwarelösung

Obwohl Sie sich für eine Standard-Software entschieden haben, lässt sich diese spezifisch auf Ihr Unternehmen anpassen und individualisieren. Diesen Vorgang nennen wir «Parametrierung».

Die Grundlagen für die Parametrierung erarbeitet Ihr Softwareanbieter zusammen mit Ihren Superusern, also denjenigen Benutzern, welche die Arbeitsabläufe im Alltag prägen und definieren. Zu diesem Zweck werden Workshops durchgeführt, in welchen alle Prozesse analysiert und im Detail besprochen werden. Aus diesen Ergebnissen schöpft Ihr Anbieter alle nötigen Informationen für die Parametrierung, welche anschliessend vom Projektleiter anbieterseitig vorgenommen wird.

Typisches Anwendungsgebiet der Parametrierung ist die Anpassung aller nötigen Dokumente und Vorlagen wie Rechnungen, Rechnungsbeilagen, Leistungsrapporte, Einzahlungsschein, Offerten etc. Sie werden hinsichtlich Design, Logo, Gruppierungen und Sortierungen, aber auch hinsichtlich ihres Detaillierungsgrades an Ihre Bedürfnisse angepasst.

Sind Schnittstellen zu anderen Systemen, zum Beispiel zu einer Finanzbuchhaltung, gefordert, so müssen auch diese entsprechend eingerichtet werden.

Neben den Dokumenten und Schnittstellen werden in diesem Einführungsschritt weitere Einstellungen wie Buchhaltungsvorgaben, Kontenpläne, Textvorlagen für Belege, Preiskalkulationen etc. definiert und im System parametriert. Diese Arbeit kann recht umfangreich sein. Ihr Ergebnis trägt massgeblich zur Passgenauigkeit des fertigen Systems bei und geniesst daher eine hohe Priorität und Bedeutung.

Wird Ihre Softwarelösung zusätzlich um individuelle Funktionen über den Standard hinaus erweitert, so müssen insbesondere diese Softwarebestandteile sorgfältig getestet werden. Wurden sie doch extra für Ihr Unternehmen programmiert.

3. Datenübernahme

In aller Regel verfügen Sie bei der Einführung Ihrer neuen Projektmanagement- Software bereits über bestehende Daten. Sie hatten entweder bereits eine Projektmanagement-Software im Einsatz oder arbeiteten bis anhin mit Word, Excel und Co.

Die Übernahme von Daten aus einem Altsystem in Ihre neue Projektmanagement- Software ist generell eine komplexe Aufgabe. Unterscheiden sich doch die Datenstrukturen von «Alt» zu «Neu» oft recht stark, so dass eine «Übersetzung» durchgeführt werden muss. Andererseits bietet die Datenübernahme aber auch immer die Chance, die Datenqualität alter Daten nachhaltig zu verbessern.

Wollen Sie so vorhandene Daten über einen automatischen Datenimport ins neue System übernehmen? Was bei Kundenadressen, Mitarbeiterdaten und Projektstammdaten meist sinnvoll und relativ einfach zu bewerkstelligen ist, kann bei Bewegungsdaten wie Leistungsrapporten oder Zeiterfassungsdaten deutlich aufwändiger werden. Ihr Anbieter berät Sie gerne über die Machbarkeit eines Datenimports und über seine Vor- und Nachteile.

Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen DienstleistungsunternehmenIn der Praxis ist eine «händische» Nacherfassung der Daten oftmals keine schlechte Lösung. Damit schlägt man zwei Fliegen mit einer Klappe. Erstens werden fehlerhafte Daten schnell erkannt und richtiggestellt, zweitens lernen die Benutzer die neue Software «on the job» kennen und gewöhnen sich daran.

Die manuelle Datenübernahme dauert am längsten. Meist besteht die optimale Lösung aber ohnehin in einer Kombination von Datenimport und manueller Nacherfassung.

4. Pilotbetrieb

Falls bis jetzt noch kein Pilotbetrieb stattfand, so ist jetzt der richtige Moment dazu.

Dauer und Intensität des Pilotbetriebs hängen selbstverständlich stark von der Komplexität Ihrer Lösung ab. Dennoch ist wenigstens ein minimaler Testbetrieb von einigen Tagen dringend zu empfehlen, bevor Sie Ihr Unternehmen «scharf» mit der neuen Software arbeiten lassen.

Kommt weiter hinzu, dass Sie im Pilotbetrieb alle bisherigen Einführungsarbeiten überprüfen und bereinigen können. Hat die Datenübernahme wie gewünscht geklappt, wurde das System korrekt eingerichtet und parametriert und läuft die Software stabil und schnell genug.

5. Dokumentation der Gesamtlösung

Oftmals stellt Ihr Softwareanbieter eine – heute meist elektronische – Bedienungsanleitung zur Verfügung. Diese beschreibt aber nur eine Standardnutzung der Software und nicht, wie Sie die Software spezifisch in Ihrem Unternehmen als individualisierte Lösung verwenden wollen. Die Bedienungsanleitung Ihres Anbieters ist somit eine gute Grundlage, aber alleine nicht ausreichend.

Es empfiehlt sich zusätzlich, eine firmeninterne Schulungsdokumentation zu erstellen. Diese besteht aus dem unternehmensspezifischen Benutzerhandbuch und einem Administratorenteil. In der Dokumentation wird beschrieben:

  • welche Softwarebereiche vom internen Administrator wie gepflegt werden müssen;
  • welche Funktionen wie und von wem genutzt werden müssen;
  • wie die in der Software vorhandenen Prozesse konkret angewendet werden müssen;
  • und ebenfalls, welche Funktionen der Software nicht verwendet werden dürfen.

Die so erstellte Dokumentation dient dann nicht nur als internes Nachschlagewerk, sondern hilft auch massgeblich beim Eintritt neuer Mitarbeitenden ins Unternehmen und bei ihrer Einschulung. Weiter bildet die Dokumentation die Basis für einen geordneten und effektiven Betrieb Ihrer Softwarelösung, indem Sie das dort vorhandene Know-how für die «Nachwelt» festhält.

Halten Sie die interne Schulungsdokumentation regelmässig à jour. Sobald ein beschriebenes Vorgehen oder eine interne Regel geändert wird, muss dies unverzüglich in der Dokumentation nachgeführt werden. Diese Aufgabe obliegt Ihrem internen Systemadministrator oder Superuser.

6. Schulung

Während der Einführung müssen alle Mitarbeitenden geschult werden.

Superuser und Administratoren hatten meist schon während des Auswahlverfahrens oder sehr früh in der Einführung intensiven Kontakt mit der neuen Software und konnten sich bereits damit vertraut machen. Sie sind dann auch regelmässig diejenigen, welche den kompletten Umfang der Softwarelösung kennen, verstehen und auch bedienen können müssen.

Die Anwender hingegen arbeiten meist nur mit Teilen der Software. Auf diesen müssen sie gezielt geschult werden.

Viele Softwareanbieter offerieren zu diesem Zweck Standardkurse, welche sich auf die Standardnutzung des Systems stützen. Genügt dies nicht, so empfehlen sich für Ihr Unternehmen individualisierte Teamworkshops, in welchen spezifisch auf die Bedürfnisse Ihrer Leute und Ihres Unternehmens eingegangen werden kann.

Die Grundlage dieser individuellen Schulungen wird oftmals die schon erwähnte interne Schulungsdokumentation sein.

Die Teamworkshops können Sie direkt von Ihren Administratoren und Superusern halten lassen. So werden auch die intern definierten Prozesse und Arbeitsweisen Ihres Unternehmens mit vermittelt, was die Qualität der Ausbildung steigert und den späteren Betrieb vereinfachen wird.

7. Go-Live

Als krönender Abschluss der ganzen Einführung findet der Go- Live statt. Entweder einmalig als «Big Bang»-Ereignis oder in einzelnen Etappen.

Es ist kein Drama, wenn das Projekt nicht nach Plan läuft. Es ist ein Drama, wenn der Projektmanager nichts davon weiss. [Peter Hobbs]

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