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Welche Investitionen und Kosten entstehen bei der Einführung einer Projektmanagement- Software?

Kapitel 3/1     


Mit welcher Investition muss ich bei der Einführung einer Projektmanagement-Software rechnen?

Welche Investitionen und Kosten entstehen bei der Einführung einer Projektmanagement- Software?

In der Regel wird ein Grossteil der Aufwände bei der Einführung und dem Betrieb einer Projektmanagement-Software buchhalterisch als Aufwand beziehungsweise Kosten verbucht. Nicht zuletzt aus steuerlichen Gründen ist dies meist auch sinnvoll.

Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen DienstleistungsunternehmenBetriebswirtschaftlich betrachtet darf eine Projektmanagement-Software nichts kosten. Im Gegenteil, die Software muss unter dem Strich auch monetär etwas bringen, sie muss sich also klar rentieren.

Ich spreche daher lieber von einer Investition und nicht von Kosten. Und zwar nicht, um das Thema schönzureden, sondern um klarzumachen, dass die Projektmanagement-Software Ihrem Unternehmen einen direkten monetären Nutzen bringen muss. Einen Mehrwert, der ihre Kosten bei weitem zu übersteigen hat. Gelingt ihr dies nämlich nicht, so hat sie ihr Ziel nicht erreicht.

Interne Aufwände nicht unterschätzen

Die erhebliche Gesamtinvestition in eine neue Projektmanagement- Software besteht aus mehreren Blöcken:

  • aus dem Aufwand für die Auswahl;
  • dem Aufwand für die Einführung der Software im Unternehmen;
  • und dem Aufwand für ihren laufenden Betrieb.

Bei allen Aufwandblöcken werden Sie mit Ihren Mitarbeitenden immer einen nicht unerheblichen Teil an Eigenleistungen, meist in Form von Zeit, erbringen müssen. Dieser interne Aufwand gilt es in jedem Fall in die Gesamtrechnung miteinzubeziehen, machen sie doch einen signifikanten Anteil der Gesamtkosten aus. Zusätzlich kommen die Kosten externer Anbieter wie Softwarelieferant, Hardwarelieferant, Auswahlberater etc. hinzu. Diese sind meist einfach zu beziffern, entsprechen sie doch eins zu eins den Beträgen ihrer Rechnungen.

Die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software betrifft praktisch alle Unternehmensbereiche. Daher hat sie immer auch Auswirkungen auf die Prozesse und die Aufbauorganisation Ihres Unternehmens. In der Folge müssen daher die Software und die Organisation aneinander «angepasst» werden.

Diese «Implementierungskosten» dürfen Sie keinesfalls unterschätzen, fallen sie doch zu einem grossen Teil in Ihrer Firma in Form von internen Arbeitsaufwänden an. Ein erfahrener Softwareanbieter kann aus zahlreichen Projekten in der Praxis gute Richtwerte liefern und steuert damit einen wesentlichen Beitrag zur Kostentransparenz bei.

Mehrwert berechnen und ROI bestimmen

Welchen monetären Mehrwert können Sie aus dem Einsatz Ihrer neuen Projektmanagement-Software erwarten? Zu diesem Zweck ermitteln Sie den Return on Investment (ROI), indem Sie für eine Nutzungsdauer von rund 5 Jahren eine Investitions-Nutzenanalyse mit entsprechender Rechnung erstellen. Ihre Software-Investition hat sich spätestens in diesem Zeitraum zu amortisieren. Unsere Praxis zeigt hingegen, dass der Break-even-Point meist schon viel früher – nach knapp 2 Jahren – erreicht werden kann.

Wie sieht eine solche Investitions-Nutzen-Rechnung aus?

Auf der Investitionsseite der Rechnung werden alle zu erwartenden Aufwände in den fünf Betriebsjahren aufgeführt. Die Investition der Anschaffung und Einführung lassen sich meistens relativ gut beziffern, etwas schwieriger ist die Bestimmung der Betriebskosten. Setzen Sie hier auf die Hilfe Ihres Softwareanbieters und seiner langjährigen Erfahrung. Arbeiten Sie bei der Softwareauswahl mit einem Berater zusammen, dann wird er sie in diesem Punkt unterstützen.

Auf der Nutzenseite der Rechnung stellen Sie den erwarteten Mehrwert in Franken und Rappen entgegen. Viele Nutzenargumente lassen sich dazu recht einfach in bare Münze umrechnen, vor allem die Argumente zur Kostenreduktion oder zu den Zeiteinsparungen. Viele andere sind diesbezüglich etwas schwieriger zu quantifizieren. Dazu gehören beispielsweise Nutzenargumente in Sachen Qualitätsverbesserungen aller Art, in Sachen Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit oder auch einer verbesserten Informationslage bei der Nutzung einer professionellen Projektmanagement- Software.

Mit Hilfe eines sogenannten «Business Case», welcher für alle in die Rechnung aufgenommenen Nutzenteile mit firmenspezifischen und plausiblen Annahmen operiert, können aber diese Nutzenanteile recht präzise berechnet werden. Auch beim zweiten Teil der Investitionsrechnung sollte Sie Ihr Softwarepartner kompetent begleiten können.

Selbstverständlich stimmt diese Investitionsrechnung nicht auf den Rappen, basiert sie doch in einigen Punkten auf Annahmen und nicht auf Fakten. Umso wichtiger ist es, dass diese Annahmen direkt aus Ihrem Unternehmen und seiner realen Situation abgeleitet wurden. Eine Praxis, die erfahrene Softwareanbieter beherrschen. Wurde die Investitionsrechnung seriös erstellt, zeigt sie plus/minus zehn Prozent genau, wie und wann sich Ihre Investition rechnen wird. Damit stellen Sie Ihre Kaufentscheidung auf eine sichere Basis.

Damit Sie sich ein Bild einzelner Kostenblöcke machen können, liste ich nachfolgend einige typische Teile davon auf. Da – wie schon mehrfach ausgeführt – nicht nur kostenpflichtige Dienstleistungen Externer dazugehören, werden auch Aktivitäten aufgelistet, welche teilweise oder vollständig durch Sie und Ihr Team erbracht werden müssen.

Einmalige Investitionen und Kosten

  • Kosten für die Evaluation und die Auswahl der Projektmanagement- Software: Erstellen des Anforderungskatalogs und Pflichtenhefts, Auswahl der Anbieter und ihrer Software, Präsentationen, Workshops, eventuell Kosten für ein Pilotprojekt, Kosten für die interne Entscheidungsfindung und Beratungskosten. Ein Grossteil dieser Kosten fällt intern in Ihrem Unternehmen an, es sei denn, Sie arbeiten mit einem Auswahlberater zusammen. Aber auch in diesem Fall werden Sie einen erheblichen Teil des Auswahlaufwands selbst leisten müssen.
  • Investition in die Software in Form von Lizenzgebühren. Wird die Software hingegen nicht gekauft, sondern nutzenabhängig gemietet, dann fallen in der Regel keine einmaligen Softwarekosten an.
  • Kosten für die Anpassung der Software an individuelle Bedürfnisse, welche sie heute noch nicht erfüllt, sogenannte «Individualisierung». Solche Anforderungen tauchen nicht selten erst nach der Inbetriebnahme der Projektmanagement- Software auf.
  • Kosten für die Bereitstellung der notwendigen Hardware- Infrastruktur.
  • Wird die Software in Ihrem Unternehmen installiert und betrieben («On-Premises»), so fallen zusätzlich Installationskosten an.
  • Unternehmensspezifische Konfiguration und Implementierung der Software, Anpassungen bei den Formularen etc.
  • Elektronische Schnittstellen zu anderen Systemen.
  • Die Kosten für eine Datenmigration von der alten in die neue Projektmanagement-Software. Sinnvollerweise wird die Migration auch gleich dazu verwendet, die alten Daten zu bereinigen, zu veredeln und in ihrer Qualität zu verbessern.
  • Sonstige Einführungs- und Schulungskosten.
  • Kosten für die Projektführung und das Abnahmeprozedere der fertigen Lösung.
  • Eventuelle Vertragskosten.

Wiederkehrende Investitionen und Betriebskosten

Die wiederkehrenden Betriebskosten sind in der Regel deutlich schwieriger abzuschätzen als die einmaligen Kosten. Transparente und vor allem einfache Kostenmodelle der Softwareanbieter machen die Budgetierung deutlich einfacher.

  • Mietkosten der Software, welche die nötigen Lizenzen direkt inkludieren. Ein Modell, welches insbesondere bei Cloud- Lösungen oft gewählt wird. Damit entfallen in der Regel die einmaligen Lizenzkosten.
  • Weiterbildungskosten und Kosten für die Ausbildung neuer Mitarbeitenden.
  • Kosten für Wartung, meist in Form von Wartungsverträgen und Kosten für den Support, oft in Form von Supportverträgen.
  • Allgemeine Betriebskosten: Wird die Software in Ihrer Firma installiert und betrieben, so fallen regelmässige Update- und Backupkosten an. Läuft die Projektmanagement-Software in der Cloud, fallen externe Kosten für das Hosting der Software an. Diese werden von den Anbietern meist direkt in die Softwaremiete eingerechnet und nicht separat ausgewiesen.