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Wie sichere ich meine Kaufentscheidung mit einer Investitions-Nutzen-Rechnung ab? Ein Fallbeispiel.

Kapitel 3/2     


Mit welcher Investition muss ich bei der Einführung einer Projektmanagement-Software rechnen?

Wie sichere ich meine Kaufentscheidung mit einer Investitions-Nutzen-Rechnung ab? Ein Fallbeispiel.

Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen DienstleistungsunternehmenDie Einführung einer Projektmanagement- Software für Dienstleister ist ein ausgewachsenes Projekt. Ein Projekt, welches ausserdem nur sehr selten, im Durchschnitt ca. alle 10 Jahre, durchgeführt wird. Dienstleistungsunternehmen fehlt es daher an Erfahrungswerten und einem etablierten Vorgehen. Zudem, was man fast nie macht, ist stets mit erheblichen Kostenrisiken verbunden.

Den Risiken einer Softwareeinführung begegnen Sie in der Praxis am besten mit einer für Ihr Dienstleistungsunternehmen massgeschneiderten Investitions-Nutzen-Rechnung. Die Investitions-Nutzen-Rechnung zeigt klar und nachvollziehbar auf, ob und wann sich die Software amortisiert und anschliessend zu einem Gewinn für Ihr Unternehmen wird. Denn, sind wir ehrlich, Ihre Projektmanagement-Software muss unter dem Strich mehr einbringen, als sie kostet. Gelingt ihr dies nicht, so erfüllt sie ihre Kernaufgabe nicht.

Am Beispiel eines typischen KMU der Unternehmensberatungsbranche will ich in der Folge aufzeigen, wie sich ein solcher «Business Case», also eine Investitions-Nutzen-Rechnung, für Ihr Unternehmen praktisch erstellen und zuverlässig berechnen lässt.

Die Ausgangslage

Unserem Fall liegt eine kleinere Consultingfirma aus dem Bereich Organisations- und Prozessberatung für mittlere und grössere Unternehmen zugrunde. Die Eckdaten des Unternehmens sind folgende:

  • Acht Mitarbeiter. Davon vier geschäftsführende Partner, zwei Personen in der Administration und Assistenz und zwei angestellte Junior-Berater.
  • Das Unternehmen erzielt einen Jahresumsatz von rund 1.6 Mio. Franken.
  • Die gesamte Lohnsumme inkl. Sozialleistungen beträgt rund 1.1 Mio. Franken. Die Lohnkosten pro Tag der ganzen Firma betragen somit rund 4‘800 Franken (bei rund 230 Arbeitstagen im Jahr).
  • Die Brutto-Lohnkosten der beiden Mitarbeitenden in der Administration betragen 180‘000 Franken (Stundensatz von rund 49 Franken).
  • Die jährliche Spesensumme beträgt gut 66‘000 Franken.
  • Das Unternehmen löst vor dem Einsatz einer Projektmanagement- Software sein ganzes Projektmanagement und seine Administration mit einem auf KMU ausgerichteten Buchhaltungsprogramm (Fibu, Debi und Kredi) und mit MS Excel und MS Word. Eine Situation, wie sie in der Praxis immer noch häufig vorkommt.

Nutzen beim Einsatz einer Projektmanagement-Software

Kommt in unserem Fall eine professionelle Projektmanagement- Software für Dienstleister zum Einsatz, so stiftet sie vor allem in diesen Bereichen einen messbaren Nutzen:

  • Insbesondere der Zeitaufwand für die korrekte, monatliche Verrechnung aller Projekt-Leistungen, die Bewältigung der monatlichen Spesenabrechnungen mit entsprechenden Rückzahlungen an die Mitarbeitenden, die saubere Führung der Arbeitszeiterfassung und das häufige Suchen relevanter Kunden- und Mandatsinformationen in den verschiedenen Ablagesystemen kann mit dem Einsatz einer Projektmanagement- Software signifikant reduziert werden.
  • Damit bleibt dem Unternehmen wesentlich mehr Zeit für die Akquisition von Neukunden und die Pflege des Netzwerkes und der bestehenden Kunden. Da die Administration ihre Arbeit schneller erledigen kann, übernimmt sie einfachere Projektarbeiten von den Beratern und generiert damit zusätzlichen Umsatz. Die Berater können insgesamt effizienter arbeiten und sind dadurch in der Lage, ihre Kapazitäten zu steigern und bei gleichen Kosten mehr Umsatz und damit eine höhere Profitabilität zu erwirtschaften.

Investitions-Nutzen-Rechnung am Beispiel eines proles-Projektes

Für unseren Fall des KMU der Unternehmensberatungsbranche sehen wir nachfolgend die detaillierte Investitionsrechnung am Beispiel der cloudbasierten Projektmanagement-Software proles.

Auf der linken Seite führt die Rechnung alle zu erwartenden Investitionen und Kosten auf. Auf der rechten Seite werden die einzelnen Nutzenpotentiale monetarisiert und den Investitionen gegenübergestellt.

Einmalige und wiederkehrende Investitionen

Wir unterteilen die Investitionen in wiederkehrend und einmalig. Die wiederkehrenden Investitionen erschöpfen sich im Falle der Cloud-Lösung proles in den jährlichen Nutzungsgebühren für die 8 Mitarbeitenden unserer Beispielfirma. Darin inbegriffen sind alle Betriebskosten wie Server, Backup, Updates etc. Die einmaligen Investitionen listen alle Aufwände für die Auswahl und Einführung von proles auf. Inbegriffen sind die internen Implementierungskosten, welche in Form von Arbeitszeit einzelner Mitarbeitenden anfallen. Im Ergebnis fallen für unser Beratungsunternehmen wiederkehrende Investitionen von 2‘000 Franken pro Jahr und einmalige von 11‘900 Franken inklusive einer Reserve an.

Investitions-Nutzen-Rechnung am Beispiel eines proles-Projektes

Berechnung der Nutzenpotentiale

Nachdem die Investitionen und damit die linke Seite der Rechnung relativ einfach ermittelt werden können, muss für die Berechnung der monetären Werte der Nutzenpotentiale auf die Eckdaten des Unternehmens und auf plausible Annahmen aus der täglichen Praxis zurückgegriffen werden. Beides muss der Realität in Ihrem Unternehmen so gut als möglich entsprechen.

Im Einzelnen leiten sich die Frankenwerte der Nutzenpotentiale wie folgt her:

  • [1] Zeitersparnis in der Administration durch einfachere Verrechnung: 1.5 Arbeitstage pro Monat ergeben 18 Arbeitstage pro Jahr.
  • [2] Umsatzplus durch die Kapazitätserhöhung bei den Beratern: 2.5 % des Umsatzes.
  • [3] Umsatzplus durch die Übernahme weiterer Projektarbeiten durch die Assistenz: 2‘500 Franken pro Monat.
  • [4] Zeitersparnis in der Administration durch den Einsatz der Arbeitszeitabrechnung: 12 Arbeitstage im Jahr.
  • [5] Einsparungen durch konsequente Nutzung der Spesenabrechnungen: 5 % der Jahres-Spesensumme.
  • [6] Zeitersparnis durch Nutzung der Projekthistory und des Ablagesystems: 2 Arbeitstage im Jahr pro Mitarbeitenden.
  • [7] Einsatz des CRM zur Unterstützung der Akquisition: Umsatzsteigerungen sind in [2] und [3] bereits enthalten. Daher wird hier kein Betrag mehr eingesetzt.

Ergebnis und Schlussfolgerung

Da die Nutzen-Seite zwar auf plausiblen Annahmen auf der Basis unseres konkreten Unternehmens – und nicht auf erhärteten Fakten – beruht, gehen wir mit den ermittelten Werten in der Praxis sehr konservativ um. Wir rechnen daher bloss mit 40 % des Nutzenpotentials. Für den Vergleich arbeiten wir folglich nicht mit 94’660 Franken monetärem Nutzen, sondern nur noch mit rund 38’000 Franken.

Im ersten Betriebsjahr der neuen Projektmanagement-Software steht somit einer Investition von rund 14‘000 Franken ein monetäres Nutzenpotential von 38‘000 Franken entgegen.

Ab dem zweiten Jahr, wenn die Einführung abgeschlossen ist, sinkt die jährliche Investition gar auf nur noch 2‘000 Franken.

Beides klare Ergebnisse, die zeigen, dass sich die Investition in die professionelle Projektmanagement-Software proles in unserem Fall des KMU der Unternehmensberatungsbranche bereits im ersten Betriebsjahr amortisiert.