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Wie ziehe ich aus dem praktischen Einsatz unserer Projektmanagement-Software den grössten Nutzen?

Kapitel 10/1     


Wie ziehe ich aus dem praktischen Einsatz unserer Projektmanagement-Software den grössten Nutzen?

Der Go-Live ist geglückt und Ihre neue Projektmanagement-Software ist jetzt voll einsatzfähig. Damit der Wechsel von der alten zur neuen Arbeitsweise für alle Mitarbeitenden auch wirklich schnell und möglichst «schmerzlos» vonstattengeht, empfiehlt es sich, das Altsystem rasch aus dem Verkehr zu ziehen. Egal, ob Sie bis anhin «bloss» mit Excel und Co. oder mit einer anderen Projektmanagement- Software gearbeitet haben, den Benutzern sollte mittels «sanftem» Druck klargemacht werden, dass es keine Alternative mehr gibt.

Je mehr Aufmerksamkeit bisher in das Thema Akzeptanz investiert wurde, desto einfacher wird dieser «harte» Schritt sein. Unterschätzen Sie keinesfalls die starke Macht der Gewohnheit. Auch wenn das Neue um Längen besser ist, Veränderungen sind immer harzig und müssen oftmals aktiv an- und weitergeschoben werden.

Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen DienstleistungsunternehmenSie können von Ihren Mitarbeitenden und sich selbst erst dann einen beherzten Umstieg auf die neue Software verlangen und erwarten, wenn diese in allen Belangen auch wirklich bereit ist. Alle notwendigen Daten müssen korrekt verfügbar, das System und alle Benutzerzugänge müssen fertig eingerichtet und die Anwender müssen geschult sein.

Projektabnahme und Beendigung der Einführung

Möglichst zeitnah nach dem Go-Live sollten Sie die Abnahme des Systems initiieren. Die Systemabnahme haben Sie zusammen mit dem Anbieter idealerweise schon vor dem Start der Einführung vorbereitet, so dass Sie jetzt auf die dort festgelegten Zielsetzungen zurückgreifen können.

Die Abnahme der Lösung sollten Sie nur dann aufschieben, wenn wirklich gravierende Mängel vorhanden sind. Was eigentlich, wenn Sie meinen Empfehlungen bis anhin gefolgt sind, gar nicht passieren dürfte. Etwaige offene Punkte werden vom Anbieter in einem Abnahmeprotokoll festgehalten und zur Erledigung geplant und terminiert. Mit diesem Akt ist das Einführungsprojekt offiziell beendet und Ihre Projektmanagement-Software wechselt in den Betrieb.

Laufende Nutzenoptimierung des Systems

Machen Sie nicht den häufigen Fehler und «pressen» Sie Ihre Software wie eine Zitrone aus. Sie müssen auch jetzt noch gelegentlich eine Investition tätigen. Machen Sie sich die Dynamik einer modernen Standardsoftware zu Nutze und optimieren Sie deren Einsatz in Ihrem Unternehmen laufend.

Kommt hinzu, dass sich Ihr Unternehmen und seine Prozesse selbstredend auch verändern, so dass im Laufe der Zeit automatisch eine Lücke zwischen der implementierten Software und den Bedürfnissen Ihrer Firma entstehen wird. Diese gilt es in regelmässigen Abständen wieder zu schliessen.

Dabei versteht sich von selbst, dass diese kontinuierliche Verbesserung des Software-Einsatzes auch interne Kapazitäten benötigt. Vor allem braucht sie eine hauptverantwortliche Person, einen «Superuser». In dieser Rolle beantwortet der Superuser auch die Support-Anfragen oder leitet sie koordiniert an den Support des Anbieters weiter. Ebenfalls sammelt und konsolidiert er das interne Wissen über die Lösung und wird auch häufig dafür verantwortlich sein, die Dokumentation auf den neusten Stand zu bringen.

Bleiben Sie am Ball

Nachfolgend einige Tipps, welche Ihnen helfen, Ihre Softwarelösung optimal zu nutzen und sie laufend an die neuen Bedürfnisse und Änderungen in Ihrer Firma anzupassen.

  • Ihre Softwarelösung ist «nur» ein Werkzeug – und wirkt damit unterstützend. Sie kann im Endeffekt nur so gut sein wie seine Anwender. Sorgen Sie also dafür, dass Ihr Team kontinuierlich geschult, fortgebildet und auf den neusten Stand gebracht wird. Neue Mitarbeitende müssen ohnehin sorgfältig geschult und eingefuchst werden.
  • Stellen Sie sicher, dass die Anwendungsdokumentation – und natürlich auch die Administrator-Dokumentation – laufend à jour gehalten werden. Eine Aufgabe, die typischerweise vom Superuser erledigt wird, sofern er dann die dafür nötige Zeit zur Verfügung gestellt bekommt.
  • Beobachten Sie ausserdem die laufenden Weiterentwicklungen der Software durch Ihren Anbieter. Welche Verbesserungen wurden implementiert? Wie und wo können Sie profitieren und den Einsatz der Software in Ihrem Dienstleistungsunternehmen weiter optimieren?
  • Konsultieren Sie laufend die Tipps und Tricks, die gute Anbieter regelmässig zur Verfügung stellen. Auch dort können sich durchaus «Perlen» für Ihr Unternehmen verbergen.
  • Nutzen Sie vor allem das Spezialistenwissen und den Support Ihres Anbieters zu Ihrem Nutzen. Kontaktieren Sie den Anbieter bei kniffligen Fragen im Projektalltag. Nicht selten hat er Best-Practice-Lösungen parat.
  • Sammeln Sie intern Produktverbesserungen und Ideen für die Produktweiterentwicklung und leiten Sie diese an Ihren Anbieter weiter. Ein guter Anbieter wird sie gerne aufnehmen und in die Weiterentwicklung seiner Standardsoftware einfliessen lassen.
  • Last but not least – empfehlen Sie die Software befreundeten Unternehmen weiter. Ihr Anbieter wird sich dafür erkenntlich zeigen.

Regelmässige Reviews durchführen

Circa drei bis sechs Monate nach Abnahme Ihrer Softwarelösung sollten Sie, im Idealfall zusammen mit dem Anbieter, einen ersten Review durchführen. Der Chef dieses Reviews ist sinnvollerweise der Superuser beziehungsweise Administrator. Beim Review sollten Sie im Minimum folgende Themen vorbereiten und diskutieren:

  • Überprüfen Sie nochmals die Projektziele zur Einführung Ihrer Projektmanagement-Software. Hat es noch Lücken? Definieren Sie Massnahmen zur Lückenfüllung.
  • Haben sich Ihre Nutzenerwartungen erfüllt?
  • Sind alle vorgesehenen Funktionalitäten verfügbar?
  • Wie ist die Qualität der Daten?
  • Wie ist die Performance des Systems?
  • Wie zufrieden sind die Anwender mit dem System? Wie beurteilen Sie die Akzeptanz der ganzen Lösung?
  • Wie beurteilen Sie die Qualität der Zusammenarbeit mit Ihrem Anbieter?

Wo sinnvoll und nötig definieren Sie Verbesserungsmassnahmen, welche gleich nach der SMART-Formel geplant werden. Damit stellen Sie sicher, dass der Einsatz Ihrer Softwarelösung um einen nächsten Schritt verbessert wird.

Wiederholen Sie den beschriebenen Review einmal pro Jahr. Und dann so lange, wie die Software in Ihrem Unternehmen in Betrieb ist.

Alles sollte so einfach wie möglich gemacht sein, aber nicht einfacher. [Albert Einstein]

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