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Wieso soll ich für mein Dienstleistungsunternehmen eine Projektmanagement-Software einsetzen?

Kapitel 1/1     


Welche Vorteile ziehe ich als Dienstleister aus einer Projektmanagement-Software?

Wieso soll ich für mein Dienstleistungsunternehmen eine Projektmanagement-Software einsetzen?

«Eine professionelle Projektmanagement-Software spart Zeit, Geld und Nerven.»

Die Projektmanagement-Software unterstützt Ihre Arbeit als Dienstleister in allen Phasen der Wertschöpfung: Projekte gewinnen, planen, organisieren, realisieren, überwachen und abrechnen. Eine passgenaue Lösung deckt die Bedürfnisse und Anforderungen aller Unternehmensbereiche ab: Unternehmensführung inklusive Finance und Controlling, Projektmanagement, Office- Management mit Buchführung und Personaladministration sowie Marketing und Verkauf.

Entsprechende Projektmanagement-Softwarelösungen arbeiten diskret im Hintergrund und entlasten den Anwender von allen Routineaufgaben. Involvierte Mitarbeitende werden bei der täglichen Arbeit unter anderem in den folgenden Bereichen unterstützt: Planung, Kalkulation, Organisation, Realisierung, Überwachung und Controlling, Zusammenarbeit und Administration.

Der Kernnutzen einer Projektmanagement-Software für Dienstleister lässt sich folgendermassen beschreiben:

  • Umfassende Projektmanagement-Software-Komplettlösungen reduzieren Fehlerquellen und steigern den Gesamtüberblick.
  • Echtzeit-Informationen über aktuelle Projekte dienen als solide Entscheidungsgrundlage für die Projektsteuerung.
  • Passgenaue Branchenlösungen für Dienstleister unterstützen etablierte Geschäftsprozesse.

Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen DienstleistungsunternehmenEin proles-Kunde sagt dazu treffend: «Insbesondere der Zeitaufwand für die korrekte, monatliche Verrechnung aller Projektleistungen, die Bewältigung der monatlichen Spesenabrechnungen mit entsprechenden Rückzahlungen an die Mitarbeitenden sowie die saubere Führung der Arbeitszeiterfassung kann mit dem Einsatz einer professionellen Lösung signifikant reduziert werden. Dasselbe gilt für Ferienkontrollen und das häufige Suchen relevanter Kunden- und Projektinformationen in den verschiedenen Ablagesystemen.»

Damit bleibt wesentlich mehr Zeit für die bessere Betreuung der bestehenden Kunden und die Akquisition von Neukunden, was sich in einer Umsatzzunahme bei gleichen Kosten und damit in einer höheren Profitabilität auswirkt.

Nachfolgend werden die einzelnen Funktionen und Prozesse einer Projektmanagement-Softwarelösung für Dienstleister im Einzelnen beleuchtet und ihre Vorteile aufgeführt.

Der übliche Prozess eines Dienstleisters, beschrieben in der Terminologie einer typischen Projektmanagement-Software

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Moderne Lösungen für Projektmanagement unterstützen Dienstleister auch in der Phase vor der eigentlichen Umsetzung eines Projekts, also in der Phase der Projektgewinnung und Akquisition. Potentielle Kunden und entsprechende Projektchancen können systematisch verwaltet und bewirtschaftet werden.

Im engeren Sinn dienen Customer-Relationship-Management- Systeme (kurz CRM oder «Kundenbeziehungsmanagement») der systemunterstützten Pflege und Bewirtschaftung von Kundenbeziehungen. Es geht also einerseits darum, in der Akquisitionsphase den Überblick über die Projektchancen zu behalten und andererseits mit bestehenden Kunden Folgegeschäfte und Zusatzumsatz zu generieren. In Projektmanagement-Softwarelösungen sind solche CRM-Funktionalitäten integriert oder können einfach angebunden werden.

Die systemunterstützte Bewirtschaftung der Kundenbeziehungen bietet wesentliche Vorteile:

  • Termine und Verantwortlichkeiten im Akquisitionsprozess werden im System verwaltet und Mitarbeitende werden auf entsprechende Tätigkeiten hingewiesen. Auf diese Weise gehen wichtige Schritte, zum Beispiel Nachfassaktionen mit potentiellen Kunden, nicht vergessen.
  • Die Systemunterstützung hilft, solche Tätigkeiten möglichst effizient abzuwickeln. Dies spart Zeit und Kosten. Dem Unternehmen bleibt wesentlich mehr Zeit für die noch bessere fachliche Betreuung seiner bestehenden Kunden und die Akquisition von Neukunden, was sich in einer Umsatzzunahme bei gleichen Kosten und somit einer höheren Profitabilität auswirkt.

Softwarelösungen mit integrierten CRM-Funktionen stellen die Beziehung zu Kunden und Interessenten in den Mittelpunkt. Sie unterstützen den in Dienstleistungsprojekten stets sehr engen Kontakt zwischen dem Kunden und den Fachspezialisten. Kunden sind somit besser informiert und deutlich zufriedener. Diese Systeme unterstützen die Kommunikation mit Interessenten und stärken den Vertrauensaufbau mit Kunden. Damit entsteht die Basis für eine langfristige und nachhaltige Kundenbeziehung. Fachliche Qualität und Kompetenz werden im Dienste des Kunden gebündelt.

Spezifische Ausprägungen im Dienstleistungsgeschäft wie Beziehungsgeschäfte, Empfehlungsmarketing, hoher Stellenwert von Referenzen oder auch Ausschreibungen im privaten und öffentlichen Bereich werden von CRM-Systemen gezielt unterstützt und führen damit zur vollen Wirkung von «Mund-zu-Ohr-Werbung».

CRM-Funktionen unterstützen nicht nur den Austausch mit potentiellen oder aktiven Kunden, sondern auch den mit anderen Ansprechgruppen eines Dienstleistungsunternehmens, beispielsweise mit Kooperationspartnern, Lieferanten oder Mitarbeitern.

Projektverwaltung

Kategorisierung und Typisierung von Kunden und Projekten bilden eine wichtige Grundlage für die Zeit- und Spesenerfassung sowie für das Projektcontrolling und das Projektreporting. Für die Projektabrechnung, beispielsweise Verrechnung nach Aufwand oder pauschal, können in der Regel bereits in der Projektverwaltung weitreichende Einstellungen vorgenommen werden.

Projektbudgetierung

«Sorgfältige Budgetierung ermöglicht erfolgreiche Projekte ohne Überraschungen.»

Ist in der Phase der Projektgewinnung der Kontakt zum potentiellen Kunden erst einmal hergestellt, geht es darum, eine Projektchance sorgfältig zu budgetieren. Auch hier unterstützen Projektmanagement- Softwarelösungen auf vielfältige Weise.

Anforderungen werden vollständig erfasst. Komplexere Projekte werden in Teilprojekte und Arbeitspakete strukturiert, Abhängigkeiten werden erkannt und berücksichtigt. Die Festsetzung von Meilensteinen sowie die detaillierte Kosten- und Terminplanung runden den Prozess der Budgetierung ab und bilden eine ausgezeichnete Basis für eine seriöse und damit realistische Angebotserstellung gegenüber dem Interessenten.

Es geht also im Prozess der Budgetierung nicht nur darum, den «Preis» für ein spezifisches Projekt festzulegen, sondern auch darum, komplexere Herausforderungen in Teilschritte aufzuteilen, benötigte Ressourcen zu erkennen und Vorbereitungen für die Terminplanung zu treffen.

In der Budgetierungsphase können wichtige Informationen zu einem zukünftigen Projekt zusammengetragen werden. Geschätzte Stundenaufwände sind ein wichtiger Kostenfaktor und ein zentrales Element für die Terminplanung in einem Projekt.

Budgetierungsfunktionen in Projektmanagement-Systemen bieten an dieser Stelle Unterstützung mit geeigneten Vorlagen, der Aufbereitung von Erfahrungszahlen sowie der verfügbaren Kapazität der Mitarbeitenden.

Projektofferten

«Detaillierte Angebotserstellung schafft Vertrauen beim Neukunden und erhöht die Abschlusswahrscheinlichkeit signifikant.»

Die Projektofferte und das konsequente Projektcontrolling sind zu je rund 50 Prozent für die Profitabilität verantwortlich. Projektmanagement- Softwarelösungen unterstützen in beiden Bereichen.

Eine saubere Offertstellung ermöglicht Klarheit bezüglich Leistungsumfang und Terminen. Durch diese klare Leistungsabgrenzung können Abweichungen des Leistungskatalogs, welche im Verlaufe eines Projekts formuliert werden, einfacher erkannt und entsprechend behandelt und abgerechnet werden – sogenannte «Zusatzanforderungen» beziehungsweise «Change Requests».

Die Ausarbeitung einer detaillierten Projektofferte stellt sicher, dass die Kundenanforderungen vollständig erfasst werden. Die Kundenzufriedenheit kann dadurch auf einem hohen Niveau gehalten werden. Das Projektangebot sowie die Budgetierung bilden die Grundlage für ein durchgängiges Projektcontrolling. In der Offerte werden Leistungsumfang mit Stundenleistungen, Mitarbeiterspesen sowie Material definiert und Termine werden festgelegt. Diese Planzahlen werden anschliessend während der Projektrealisierung laufend mit den Ist-Zahlen der Leistungserfassungen aller Projektteammitglieder verglichen.

Projektofferten können in modernen Projektmanagement-Softwarelösungen aufgrund von Vorlagen und Projektbudgets einfach erstellt oder gemäss ähnlich gelagerten Projekten aus der Vergangenheit kopiert werden. Dies spart Zeit bei der Angebotserstellung und verbessert zusätzlich die Qualität des Angebots.

Projekt- und Mitarbeiterplanung

«Gewissenhafte Projekt- und Mitarbeiterplanung unterstützt die Kosten- und Termineinhaltung. Mit Funktionen zur Projekt- und Ressourcenplanung wird der Einsatz der Ressourcen effizient geplant, die Mitarbeitenden werden sinnvoll eingesetzt und optimal ausgelastet. Dies führt zu höherer Verrechenbarkeit und erhöhter Mitarbeiterproduktivität.»

Die einzelnen Teilprojekte und Arbeitspakete eines Projekts werden bereits in der Budgetierungs- und Angebotsphase definiert. Damit bilden sie die Basis für die Projekt- und Mitarbeiterplanung. Es geht also darum, das Gesamtprojekt in einzelne, planbare Arbeitspakete aufzuteilen.

Einzelne Arbeitsschritte werden in Abhängigkeit von verfügbaren Kapazitäten und Skills bestmöglich auf die involvierten Projektmitarbeitenden verteilt. Professionelle Softwarelösungen bieten hier eine grosse Vielfalt an Funktionalitäten, um diesen Prozess möglichst effizient zu gestalten:

  • Gemäss definierten Arbeitszeitmodellen werden die Soll-Arbeitszeiten der Mitarbeitenden ermittelt.
  • Unter Berücksichtigung von Abwesenheiten (Ferien, Militär etc.) können effektiv verfügbare Kapazitäten errechnet werden.
  • Die An- und Abwesenheitsplanung ermöglicht die Sicherstellung von Stellvertretungen.
  • Die Arbeitspakete pro Mitarbeitenden werden gemäss entsprechenden Abhängigkeiten in der richtigen Reihenfolge auf der Zeitachse geplant.
  • Es kann zu jedem Zeitpunkt eines Projekts überwacht werden, ob die Einhaltung der vereinbarten Termine sichergestellt ist. Aufgrund entsprechender Reports und Auswertungen sind alle benötigten Informationen verfügbar.
  • Der gezielte Mitarbeitendeneinsatz führt zu optimaler Auslastung aller Ressourcen und zu einer deutlich besseren Rentabilität.
  • Mit einer Projektmanagement-Software können zusätzliche Ressourcen wie externe Projektmitarbeitende oder unternehmensübergreifende Kooperationspartner noch einfacher und wirkungsvoller in die Planung und Umsetzung eines Projekts miteinbezogen werden.

Zeiterfassung

«Die Zeiterfassung ist das Herzstück einer Projektmanagement- Software für Dienstleister.»

Da Dienstleister naturgemäss die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden verkaufen, ist es offensichtlich, dass die Zeiterfassung absolut zentral ist, es sogar sein muss. Aus diesem Grund muss sie auch zwingend das Herzstück einer guten Projektmanagement-Software für Dienstleister bilden.

Welchen Nutzen ziehen nun aber die Mitarbeitenden, das Management und auch die Kunden selbst aus dem Einsatz einer für Dienstleister spezialisierten Softwarelösung, und wie sollte die Zeiterfassung in der Praxis eingesetzt werden, damit der gewünschte Mehrwert auch wirklich voll ausgeschöpft werden kann?

Der Nutzen einer Zeiterfassung für die einzelnen Stakeholder

Für Kunden: Die Zeiterfassung bildet in aller Regel die Basis für eine korrekte, nachvollziehbare und transparente Rechnungsstellung.

Weiter legt die tagesaktuelle Zeitrapportierung den Stand der Budgetausschöpfung offen und zeigt, ob sich das Projekt im geplanten Rahmen bewegt. Budgetüberschreitungen werden damit frühzeitig erkannt. Mittels einer inhaltlich präzisen Leistungserfassung werden Arbeiten, welche nicht zum vereinbarten Lieferumfang gehören, rechtzeitig erkannt und können in neue Teilaufträge ausgegliedert werden. Das Kundenprojekt bleibt so auf Kurs, ohne sich zu verirren. Alles Vorteile, die direkt den Kunden der gemanagten Projekte zugutekommen und die Qualität der geleisteten Arbeit hochhalten.

Für Mitarbeitende: Mit der Zeiterfassung sind alle Mitarbeitenden im Unternehmen konfrontiert. Daher ist es essentiell, dass diese schnell, einfach und unkompliziert von überall her erledigt werden kann. Im besten Fall macht sie sogar Spass.

Die sorgfältige Zeiterfassung verlangt zwar etwas Disziplin, sie hilft den Mitarbeitenden jedoch massgeblich bei ihrem eigenen Zeitmanagement. So legen sie damit offen und nachvollziehbar Rechenschaft über ihre Projektarbeiten ab, egal ob interne Projekte oder Kundenprojekte, machen aber gleichzeitig ihre Überstunden transparent und erfassen die Grundlagen für das Management ihres Ferien- und Zeitsaldos. Alles Dinge, die den Mitarbeitenden wichtig sind.

Weiter macht die Zeiterfassung die Auslastung objektiv sichtbar und unterstützt die Mitarbeitenden in ihrer Argumentation «zu viel Arbeit» oder auch «zu wenig Arbeit». Beides sind Zustände, die auf die Dauer in Demotivation oder Überforderung enden können und die sich ein professionelles Dienstleistungsunternehmen nicht erlauben will.

Natürlich müssen den Mitarbeitenden die Vorteile einer sauberen und lückenlosen Zeiterfassung immer wieder vor Augen geführt werden. Am einfachsten, indem sie selbst erkennen, was mit den neu gewonnenen Zahlen und Informationen erreicht wird. Wie zum Beispiel durch bessere Zukunftsplanung, durch frühere Problemerkennung oder eine flexiblere Reaktionsfähigkeit bei unvorhergesehenen Ereignissen.

Für (Projekt-)Management: Den grössten Nutzen aus einer professionellen Zeiterfassung zieht ohne Zweifel das Management selbst. So bildet die vollständige und lückenlose Zeiterfassung die Basis für Mitarbeiterführung, für transparente Arbeitszeitabrechnungen mit Abwesenheits- und Ferienkontrolle, für die korrekte und effiziente Leistungsverrechnung und für die Projektplanung und die sichere Projektsteuerung.

Im Prinzip werden durch die Zeiterfassung nahezu alle Prozesse im Dienstleistungsunternehmen, wenn nicht zentral unterstützt, so doch wenigstens massgeblich tangiert. Ohne Zeiterfassung ist keine professionelle Dienstleistungserbringung möglich. Um es in den Worten von Management-Vordenker Peter F. Drucker zu sagen: «Was man nicht messen kann, kann man nicht managen.»

Denn erst die Zeiterfassung garantiert, dass alle Leistungen auch wirklich abgerechnet werden und dass Mehrleistungen sicher als solche erkannt und nachverkauft werden können. Also abgesehen davon, dass die Zeiterfassung für die eigentliche Leistungserbringung zwingend notwendig ist, macht sie die professionelle Erbringung von Dienstleistungen auch erst wirtschaftlich.

Das Effizienzsteigerungspotential durch ihren Einsatz ist nämlich riesig, nicht zuletzt wegen der Dezentralisierung der Zeiterfassung beim Leistungserbringer, dem Mitarbeitenden selbst. Wer schon einmal komplexere Projekte (beispielsweise mit individuellen Excel-Tabellen und dergleichen) planen, steuern und abrechnen durfte, weiss, wovon ich spreche.

Sogar für eine zielgerichtete Weiterentwicklung des ganzen Unternehmens spielt die Zeiterfassung eine tragende Rolle. Denn historische Daten liefern wertvolle Hinweise auf die Planung und Steuerung zukünftiger Projekte und gleichzeitig auf die Ausgestaltung des ganzen Managementsystems und damit der Leistungserbringungsprozesse schlechthin.

Die Vorteile einer Zeiterfassung für die genannten Stakeholder dürfen allerdings nicht isoliert betrachtet werden. Sie bedingen sich gegenseitig. Erst im harmonischen Zusammenspiel ergibt sich ein «Gesamtkunstwerk», welches den Namen «Projektmanagement- Software für Dienstleister» auch wirklich verdient. Und erst dann ist der hohen Bedeutung der Arbeitsleistung als wichtigster Wertschöpfungsfaktor bei Dienstleistern ausreichend Genüge getan und ein sorgfältiger und gewissenhafter Umgang mit ihr gewährleistet. Es genügen also nicht bloss einzelne Teile davon, sondern die Software muss stets das grosse Ganze im Blickfeld haben.

Wie sollte die Zeiterfassung in der Praxis genutzt werden?

Die Software zur Zeiterfassung allein genügt aber nicht. Sie muss auch richtig angewendet werden:

  • Die Zeiterfassung sollte von allen im Unternehmen geführt werden. Also auch von den Chefs und von denjenigen, welche keine oder nur wenige verrechenbare Kundenleistungen erbringen.
  • Die Zeiterfassung muss lückenlos im Sinne einer Vollzeiterfassung geführt werden. Keine Minute darf ausgelassen werden. Dazu müssen in der Software externe und interne Projekte und Aufgaben definiert werden können. Und die Zeiterfassung muss so einfach wie möglich gemacht werden. Wo möglich, sogar automatisch.
  • Damit die Zeiterfassung lückenlos wird, müssen auch alle Abwesenheiten wie Ferien, Krankheit, Weiterbildungsabwesenheiten etc. protokolliert werden.
  • Die Zeiterfassung hat zeitnah, idealerweise tagesaktuell zu erfolgen. Anderenfalls kann sie nicht als Basis für ein zuverlässiges Projektcontrolling herangezogen werden.
  • Die Zeiterfassung hat – insbesondere bei Kundenarbeiten – aussagekräftig zu sein. Denn sie sollte eins zu eins für die Rechnungsstellung und den dazugehörigen Leistungsbeschrieb genutzt werden können, ohne dass sie nochmals minutiös überarbeitet werden muss.
  • Die geplante Dienstleistungszeit für alle internen und Kundenprojekte sollte vor Projektstart als Soll ermittelt und hinterlegt werden. Erst damit kann ein aussage- kräftiger Soll-Ist-Vergleich angestellt und aktives Lernen durch ständige Verbesserung etabliert werden.

Arbeitszeitabrechnung

«Detaillierte Arbeitszeitabrechnungen schaffen Transparenz und reduzieren den administrativen Aufwand.»

Aufgrund von Soll-Arbeitszeiten gemäss den Arbeitszeitmodellen, der Mitarbeiterplanung und erfassten Projektleistungen sowie aller Abwesenheiten können mit einer Projektmanagement-Software auf einfache Art und Weise Arbeitszeitabrechnungen erstellt werden. Zeit- und Feriensaldo werden pro Stichtag und Mitarbeitenden ausgewiesen.

Dies reduziert den administrativen Aufwand deutlich und schafft Transparenz. Geschäftsleitung, Administration und die Projektmitarbeitenden haben jederzeit den Überblick. Zeit- und Feriensaldi sind immer aktuell abrufbar, händische Kalkulationen werden obsolet.

Spesenerfassung und Spesenabrechnung

«Transparente Spesenabrechnungen stellen die vollständige Verrechnung gegenüber dem Kunden sicher und vereinfachen die Rückerstattung an die Mitarbeitenden.»

Die lückenlose Erfassung der Mitarbeiterspesen – Fahrspesen, Mittagessen, Übernachtungen etc. – ermöglicht ihrerseits die vollständige Verrechnung gegenüber den Kunden.

So können auf einfache Art und Weise vollständige Spesenabrechnungen erstellt werden. Diese dienen als Abrechnungsbeleg gegenüber den Mitarbeitenden und bilden die Basis für eine schnelle und einfache Rückerstattung.

Projektcontrolling und Projektreporting

«Massgeschneidertes Projektcontrolling liefert solide Entscheidungsgrundlagen und sichert Kosten- und Termineinhaltung.»

Das laufende Projektcontrolling während der ganzen Projektdauer hat im Dienstleistungssektor einen hohen Stellenwert. Aktuelle Zahlen zum Projekt stehen jederzeit zur Verfügung. Budgetierte Kosten können mit effektiven Kosten abgeglichen werden. Ein Soll-Ist-Vergleich der Stunden eines Arbeitspakets ist immer möglich. Die Budgetierung und die Projektofferte sowie lückenlose Zeit-, Spesen- und Materialerfassungen bilden hierfür die Basis.

Neben Stunden- und Kostenkontrollen können selbstverständlich auch vereinbarte Termine überwacht werden. Änderungen im Projekt können auf einfache Art und Weise abgebildet werden. Aktuelle Zahlen schaffen die nötige Transparenz in der Projektarbeit und liefern wichtige Entscheidungsgrundlagen. Projektleiter sowie alle involvierten Projektmitarbeitenden behalten damit den Überblick.

Erforderliche Informationen zum aktuellen Projektstand können mit einer Projektmanagement-Software durch verantwortliche Projektmitarbeitende selbstständig erstellt werden und die Mitarbeitenden aus der Administration oder der IT werden entlastet. Potentielle Termin- oder Kostenüberschreitungen müssen rechtzeitig erkannt werden. Die hohe Transparenz ermöglicht frühzeitige Reaktionen, Aktionen und Korrekturen.

Abrechnung und Fakturierung

«Automatisierte Abrechnung gegenüber den Kunden reduziert den administrativen Aufwand und beschleunigt den Zahlungseingang. Damit wird die Liquidität nachhaltig verbessert.»

Kundenfakturen können mit einer Projektmanagement-Software für Dienstleister ohne grossen Aufwand per Knopfdruck erstellt werden. Die Basis für eine einfache und vollständige Verrechnung bilden bereits erfasste Pauschalbeträge, Zeit-, Spesen- und Materialerfassungen.

Damit wird schneller, vollständiger und korrekter fakturiert. Aufwändige und damit fehleranfällige Kumulationen in Tabellenkalkulationen werden obsolet. Die Leistungserfassung garantiert gegenüber dem Kunden einen detaillierten Nachweis. Dies reduziert Rückfragen zur Abrechnung respektive ermöglicht schnelle Auskünfte bei Unklarheiten.

Die laufende, schnelle und automatisierte Abrechnung gegenüber den Kunden reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern führt unter anderem auch dazu, dass die Zahlungen der Kunden früher eintreffen. Dies wiederum hat einen direkten positiven Einfluss auf Ihre Liquidität.

Informations- und Dokumentenmanagement

«Strukturiertes Informations- und Dokumentenmanagement beschleunigt interne Prozesse.»

Kunden- und Projektinformationen können in Projektmanagement- Softwarelösungen strukturiert verwaltet werden. Dies gilt auch für Projekt-Output in Form von Papier. Diese Informationen müssen also nicht in den verschiedenen Ablagesystemen gesucht werden. Der Suchaufwand kann mit dem Einsatz einer professionellen Softwarelösung signifikant reduziert werden. Wichtige Informationen zum Projekt stehen somit dem gesamten Projektteam, inklusive der externen Projektmitarbeitenden, standortunabhängig und lückenlos zur Verfügung. Alle Informationen können rasch wiedergefunden werden. Wertvolle Arbeitszeit wird eingespart und die Motivation für die eigentliche Projektarbeit bleibt uneingeschränkt erhalten.

Entsprechende Funktionen einer Projektmanagement-Software können neben der Projektinformations- und Dokumentenablage auch im Bereich des Wissensmanagements eingesetzt werden. So kann auf einfache Art und Weise eine Knowledge-Base eingerichtet und unterhalten werden. Ein weiteres Einsatzgebiet ist das Vertragsmanagement. Auch in diesem Bereich kann ein entsprechendes System die Papierablage ergänzen oder sogar ganz ersetzen.

Gezielt wird die Zusammenarbeit gefördert, in verteilten Teams und in unternehmensübergreifenden Kooperationen. Einfache, klare und rasche Kommunikation reduziert E-Mail-Pingpong und fördert die Motivation im ganzen Team.