prolesSupport
«prolesInfo»

Behalten Sie den Überblick bei der Organisation und Ablage aller projektrelevanten Informationen und Dokumente. Inkl. Informations- und Dokumentenmanagement, Wissensdatenbanken, Sitzungsprotokollen, Pendenzenverwaltung und das Verschicken von internen Mitteilungen und SMS.

Übersicht

  • Ihr ausgeklügeltes System für die systematische Ablage von Informationen und Dokumenten.
  • Dokumentieren Sie interne Prozesse, schreiben sie Protokolle zu Meetings, legen Sie interne Tipps und Tricks systematisch ab und führen Sie übersichtliche Histories zu ihren Projekten.
  • Dank Volltextsuche finden Sie abgelegte Informationen mit wenigen Klicks.
  • Informationen können in der Infostruktur abgelegt werden – Aufbau und Organisation sind mit einer Bibliothek vergleichbar.
  • Mit sämtlichen Infos kann auch ein Bezug in die Projektverwaltung hergestellt werden – um einzelne Einträge z.B. einem spezifischen Kunden oder Projekt zuzuordnen.
  • Ordnen Sie Ihre Mitarbeiter zu den einzelnen Einträgen zu, damit diese ihre prolesInfo-Pendenzen und Termine bequem auf der proles-Startseite sehen.
  • Versenden Sie SMS. Und interne Mitteilungen, die bei den ausgewählten Mitarbeitern prominent auf der proles-Startseite angezeigt werden.

prolesInfo


FAQ


Die wichtigsten Funktionen in dieser Anwendung:

 

Infoverwaltung

Infoverwaltung

Mit dieser Funktion verwalten Sie die Ablage von Informationen und Dokumenten. Damit dokumentieren Sie interne Prozesse, schreiben Protokolle zu Meetings, legen interne Tipps und Tricks systematisch ab, führen übersichtliche Histories zu Ihren Projekten und vieles mehr.

Mit der Volltextsuche finden Sie abgelegte Informationen mit wenigen Klicks. Hier können Sie auch Dokumente (z.B. interne Vorlagen oder Mails) ablegen und allen Mitarbeiter zugänglich machen.

Die einzelnen Infos sind zweistufig aufgebaut. So gibt es z.B. für die Abbildung eines Besprechungsprotokolls einen Kopfteil mit Angaben zur Sitzung sowie mehrere Einträge, welche die Sitzungstraktanden abbilden. Somit besteht jede Info aus mindestens einem Kopf und ev. einem oder mehreren Einträgen. Sowohl zum Kopf wie auch zu den Einträgen können Mitarbeiter zugeordnet, Dokumente angehängt sowie Anmerkungen erfasst werden.


Infoverwaltung (via Bezugsobjekt)

Infoverwaltung (via Bezugsobjekt)

Mit dieser Funktion steigen Sie auf alternative Art in die Infoverwaltung ein, indem Sie sich eine Übersicht aller Infos zu einem Thema anzeigen lassen - wie in der Bibliothek.


Pendenzenliste

Pendenzenliste

In prolesInfo können Sie Ihre Mitarbeiter zu den einzelnen Einträgen zuordnen - Ihre Mitarbeiter sehen Ihre prolesInfo-Pendenzen und Termine bequem auf der proles-Startseite. Mit dieser Funktion können entsprechende Pendenzenlisten aber auch einfach gedruckt werden.


Infostruktur

Infostruktur

Mit dieser Funktion definieren Sie die übergeordnete Struktur, in welcher danach die einzelnen Infos abgelegt werden. Analog zu einer Bibliothek mit Räumen, Gestellen und Tablaren bilden Sie hier Infobereiche, Infogruppen und Infosubgruppen. Via Infoberechtigungen legen Sie anschliessend fest, wer wo Zugriff haben soll - als Autor oder nur als Leser oder überhaupt nicht. Bei der Suche nach Infos können Sie einen Bereich, eine Gruppe oder eine Subgruppe eingeben und damit die Suche auf einen Teil der Gesamtmenge aller Informationen einschränken, so finden Sie Ihre Informationen schneller.


Mitteilungen

Mitteilungen

Mit dieser Funktion können interne Mitteilungen und SMS verschickt werden. Die internen Mitteilungen werden bei den ausgewählten Mitarbeitern auf der Startseite von proles angezeigt. Für die Erreichung von externen Mitarbeitern nutzen Sie den Versand der Mitteilungen via SMS-Funktion.


Weitere Funktionen in dieser Anwendung:

 

Attributsetdefinitionen prolesInfo

Attributsetdefinitionen prolesInfo

Via Attributsets können in prolesInfo die Eingabefelder und deren Formatierung definiert werden, und zwar für Kopf und Positionen. Wenn Sie beispielsweise für den Infotyp "Incident" das Feld "Ticketnummer" erfassbar machen wollen, dann können Sie dieses Feld einfach im Attributset "Incident" hinzufügen. In der Infosuche können Sie danach auch diese zusätzlichen Felder als Suchfelder benützen. Es können verschiedene Arten von Feldern definiert werden: Textfelder, Zahlen, Datum, Ankreuzfeld und Auswahlliste.


Attributsets

Attributsets

Via Attributsets können in prolesInfo die Eingabefelder und deren Formatierung definiert werden, und zwar für Kopf und Positionen. Hier definieren Sie, welche Sets überhaupt existieren sollen (z.B. "Memo, Kopf" oder "Pendenz, Position"). Damit wird ermöglicht, für unterschiedliche Infotypen unterschiedliche Eingabedatenfelder festzulegen. Beispielsweise definieren Sie für ein Memo ein Attributset, welches nur ein Textfeld enthält, für eine Projekt-Position dagegen ein Set mit Text, Pendenzennummer, Pendenzenstatus, Pendenzenowner usw.


Infoberechtigungen

Infoberechtigungen

Über diese Funktion bestimmen Sie, welche Mitarbeiter für welche Infos innerhalb prolesInfo berechtigt sind. Möglich sind die Stufen "keine Berechtigung", "Leser" und "Autor". Damit sorgen Sie dafür, dass Ihre "Informationsbibliothek" selektiv den Mitarbeitern offen ist, welche den entsprechenden Zugang haben sollen. So können Sie beispielsweise den Kreis von Lesern von vertraulichen Informationen auf die Geschäftsleitung beschränken und allgemeine Informationen allen Mitarbeitern zugänglich machen.


Infoteams

Infoteams

Mit dieser Funktion fassen Sie Mitarbeiter für prolesInfo zu Teams zusammen. Jeder Mitarbeiter kann dabei eine Rolle haben, z.B. Sitzungsleiter oder Sitzungsteilnehmer, wenn es sich um ein Sitzungsteam handelt; oder auch Projektleiter oder Projektmitarbeiter oder Verkauf, wenn es sich um ein Projektteam handelt. In der Definition solcher Teams und Rollen sind Sie völlig frei. Jeder Mitarbeiter kann auch Mitglied mehrerer Teams sein. Diese Teams sind eine Erfassungshilfe bei der Eröffnung von Infos, damit können immer gleiche Gruppen von Mitarbeitern auf einfache, schnelle Art zugeordnet werden, statt jeweils alle betroffenen Mitarbeiter einzeln auswählen zu müssen.


Infotypen

Infotypen

Mit dieser Funktion legen Sie fest, welche Arten von Infos (z.B. Memo, Pendenzenliste, Protokoll, Projektdokumentation usw.) Sie in prolesInfo erfassen möchten. Pro Infotyp legen Sie fest, welche Attributsets für Kopf und Position verwendet werden sollen und definieren damit, welche Felder bei der Erfassung zur Verfügung stehen sollen.


Mitarbeiterrollen Infos

Mitarbeiterrollen Infos

Mit dieser Funktion pflegen Sie die Liste der möglichen Rollen, welche Teilnehmer eines Infoteams haben können (Sitzungsleiter, Sitzungsteilnehmer, Projektleiter usw.). Bei der Bildung von Infoteams können Sie anschliessend den Mitgliedern eine Rolle aus dieser Liste zuordnen.


Tabelleninhalte prolesInfo

Tabelleninhalte prolesInfo

Mit dieser Funktion können Sie den Inhalt der Auswahllisten, welche an verschiedenen Orten in prolesInfo zur Verfügung stehen, verwalten. Sie können damit also die Listen um weitere Einträge erweitern.


Tabellentypen prolesInfo

Tabellentypen prolesInfo

Mit dieser Funktion können Sie neue Auswahllisten erstellen, welche Sie anschliessend an verschiedenen Orten in prolesInfo als Eingabefeld zur Verfügung haben. Wollen Sie beispielsweise im Projektmemo eine zusätzliche Liste "Incident-Typ" sehen, können Sie hier den Tabellentyp "Incident-Typ" eröffnen. Über die Funktion "Tabelleninhalte" können Sie anschliessend die Liste der Incident-Typen mit Inhalten füllen, z.B. "Anfrage", "Programm-Abbruch", "Erweiterungswunsch" usw. Mit der Funktion "Attributsetdefinition" definieren Sie danach, dass diese Tabelle im Projektmemo als Liste zur Verfügung stehen soll. Ab sofort können Sie jetzt bei der Eröffnung von neuen Memos (und natürlich auch bei bestehenden) die Art des Incidents aus dieser Liste auswählen.