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Planung

Planung

Clevere Funktionen für Ihre Projekt- und Mitarbeitereinsatzplanung sowie einfache Verwaltung von wiederkehrenden Arbeiten.

Optimaler Mitarbeitereinsatz

Für den optimalen Mitarbeitereinsatz werden entsprechende Kapazitäten sowie Abwesenheiten gemäss Mitarbeiterkalender direkt in der Projektplanung ausgewiesen und ermöglichen so einen einfachen Abgleich der verfügbaren Kapazität mit der anstehenden Projektarbeit.

Projekt- und Mitarbeiter-Planung

Pro Aktivität eines Projekts können Soll- und Ist-Termine definiert werden. Anhand dieser Termine sowie den pro Mitarbeitenden hinterlegten Soll-Stunden können einfache Projektplanungsreports erzeugt werden. Diese Auswertungen sind aus Projekt- (Projektplanung) oder Mitarbeitersicht (Einsatzplanung) möglich.

Wiederkehrende Arbeiten

Als «Wiederkehrende Arbeiten» bezeichnen wir Aufgaben, die in regelmässigen Abständen erledigt werden müssen. Es kann sich hierbei um einfache Routineaufgaben wie «Blumen giessen» oder auch komplexe Tätigkeiten wie «Alarmanlage aktivieren» handeln. Dank den «Wiederkehrenden Arbeiten» vergessen Sie nie wieder eine wichtige Arbeit, die periodisch ausgeführt werden muss.

Eigenständige Struktur für die Projektplanung

Als Basis für die Projektplanung kann eine eigenständige Struktur verwendet werden. Dies hat den Vorteil, dass Sie gegenüber dem Kunden die Leistungen in der Projektstruktur ausweisen können und die interne Mitarbeiterplanung aber in einer anderen Struktur aufsetzen können.

Projektplanung in Stunden oder Personentagen

Sie können entscheiden, ob Sie in Stunden oder Personentagen (à z.B. 8.5 Stunden) planen möchten. Hierfür kann auf Stufe Mandant die Normalarbeitszeit (Stunden pro Tag) definiert werden.

Projektplanung in Wochen- oder Monatsraster

Die eigentliche Projektplanung aufgrund der definierten Struktur (Gruppen/Positionen) kann in einem Wochen- oder Monatsraster erfolgen.

Projektplanung (Dialog)

  • Funktion für die Mitarbeitereinsatzplanung.
  • Die Planung erfolgt in der gleichen Detaillierung wie die Projektbudgetierung, für ein einzelnes Projekt oder mehrere.
  • Für den optimalen Einsatz der Mitarbeitenden werden entsprechende Kapazitäten sowie Abwesenheiten gemäss Mitarbeiterkalender berücksichtigt.
  • Wochen- oder Monatsplanung sind möglich.
  • Umfangreiche Excel-Exporte für weitere Auswertungsbedürfnisse.

Projektplanung grafisch

Mit dieser Auswertung erzeugen Sie einen Excel-Export, welcher eine Zeile pro Kunde und Projekt mit Status, Beginn und Ende als «Balkendiagramm» zeigt.

Projektplanung (Liste)

Mit dieser Funktion erzeugen Sie eine Liste, welche pro Projekt, Aktivität und Mitarbeiter die Soll- und Ist-Stunden auswertet sowie Status und Termin zeigt.

Einsatzplanung

  • Mit dieser Funktion wird ein Einsatzplan pro Mitarbeiter und Monat erstellt.
  • Dieser dokumentiert die Aufgaben pro Mitarbeiter inklusive den Soll-Terminen und dem Zeitbudget sowie den bereits erfassten Stunden pro Kunde und Projekt.
  • So sind Sie in der Lage, Überauslastungen oder Überkapazitäten zu erkennen.
  • Voraussetzung für die Nutzung dieser Liste ist, dass Sie auf Ebene Aktivität die Soll-Termine erfassen.

Wiederkehrende Arbeiten (Definition)

Mit dieser Funktion definieren Sie, welche wiederkehrenden Arbeiten bei Ihren Mitarbeitenden im Dashboard erscheinen sollen. Solche Arbeiten können in verschiedenen Periodizitäten definiert werden:

  • Täglich (z.B. «Briefkasten leeren») oder mehrmals wöchentlich.
  • Wöchentlich (z.B. Tape-Wechsel im Backup-System).
  • Monatlich (z.B. Fibu-Monatsabschluss) oder an mehreren Monaten im Jahresverlauf.
  • Quartalsweise (z.B. Quartalsreporting für Geschäftsleitung).
  • Halbjährlich.
  • Jährlich.

Jede wiederkehrende Arbeit können Sie einem oder mehreren Mitarbeitenden zuordnen, wobei im letzteren Fall noch festgelegt werden kann, ob die Erledigung durch einen, zwei oder alle Mitarbeitenden bestätigt werden muss.

Bei Nichterledigung einer Arbeit wird diese überfällig und erscheint im Dashboard mit gesonderter Markierung. Falls eine Arbeit unerledigt abgeschlossen wird, muss der Mitarbeitende dies durch eine Texteingabe begründen.

Der Verlauf von wiederkehrenden Arbeiten kann über eine Liste ausgewertet werden.

Wiederkehrende Arbeiten (Listenabruf)

  • Mit dieser Funktion wird der Verlauf einer einzelnen oder aller wiederkehrenden Arbeiten für einen wählbaren Zeitraum gedruckt.
  • Die Liste zeigt, durch wen und wann die Arbeit erledigt oder abgebrochen wurde (bei Abbruch mit Angabe des Grundes).