Dashboard
  • Die proles-Startseite präsentiert Ihnen die wesentlichen Facts auf einen Blick: aktuelle Informationen, die nächsten Aufgaben, wiederkehrende Arbeiten und Vieles mehr.
  • Zeit- und Feriensaldi sowie persönliche Notizen sind in der immer sichtbaren Sidebar rechts aussen jederzeit griffbereit.
  • Via Sidebar können Sie zudem Ihre Favoriten-Funktionen aufrufen und dank Präsenzanzeige den Status Ihres Teams einsehen.
  • Startseite und Sidebar können Sie nach Ihren individuellen Bedürfnissen konfigurieren.
  • Die übersichtliche Baum-Darstellung der hierarchischen Projektstruktur liefert wichtige Infos zu Kunde, Projekt, Teilprojekt, Aktivität und Mitarbeiterzuordnung.
  • Einfache Kopierfunktionen erlauben eine effiziente Einrichtung von neuen Projekten. Und für die Projektabrechnung existieren weitreichende Einstellungen.
  • Umfangreiche Suchfunktionen, unterstützt durch die Kategorisierung und Typisierung von Kunden und Projekten für ein umfangreiches Reporting.
  • Mit der Funktion "Projektofferten" erhalten Sie ein effizientes Tool für das Management laufender Offerten. Samt ausgeklügelten Suchmechanismen und Übersichtslisten mit Betragstotalisierung.
  • Einfache Verwaltung von Soll-Stunden (gemäss Offerte) inkl. entsprechenden Kontroll- und Überwachungsfunktionen.
  • Ausgereifte Budgetierungsfunktionen vereinfachen die Umsatzbudgetierung. Bequeme Gliederung der Projektbudgets nach Budget-Gruppen und Budget-Positionen und Verwaltung von Budget-Vorlagen.
Kunden und Projekte
Kalender und Kapazitäten
  • Pro Kalenderjahr wird ein Firmenkalender angelegt. Damit werden alle firmenweit gültigen Feiertage erfasst.
  • Pro Mitarbeiter und Kalenderjahr wird ein Mitarbeiterkalender erstellt. Dieser bildet die Basis für die Kapazitätsplanung und die Arbeitszeitabrechnungen der einzelnen Mitarbeiter.
  • Sie können jederzeit Ferienabwesenheiten abbilden.
  • Dank übersichtlichen Funktionen für die Darstellung der einzelnen Kalender (inkl. Excel-Export) sehen Sie auf einen Blick, wer wann und warum abwesend ist.
  • Mittels Zuordnungen von Arbeitszeitmodellen zu Ihren MitarbeiterInnen definieren Sie, welche Mitarbeiter ab wann nach welchem Modell arbeiten und bilden damit deren Beschäftigungsgrad ab.
  • Clevere Funktionen erleichtern Ihre Projekt- und Mitarbeitereinsatzplanung.
  • Für den optimalen Mitarbeitereinsatz werden entsprechende Kapazitäten sowie Abwesenheiten gemäss Mitarbeiterkalender berücksichtigt.
  • Dank den wiederkehrenden Arbeiten vergessen Sie nie wieder eine wichtige Arbeit, die periodisch ausgeführt werden muss (z.B. Save-Tape-Wechsel, MwSt-Abrechnung etc.). Inkl. einfacher Definition der periodischen Arbeiten und Zuordnung der Mitarbeiter – für die übersichtliche Anzeige auf der proles-Startseite.
Planung
Zeiterfassung
  • Mit übersichtlichem Dialog für die Zeiterfassung. Sie haben die Wahl zwischen effektiven Stunden und Von-/Bis-Zeiten.
  • Die Spesen- und Materialerfassung lässt sich direkt aus der Zeiterfassung erledigen. Mit wenigen Klicks sind alle Leistungsarten erfasst.
  • Einfache Darstellung der wichtigsten Informationen: Bereits geleistete Stunden, Zeit- und Feriensaldo, erzielter Umsatz im laufenden Monat, etc.
  • Arbeitszeitabrechnungen lassen sich übersichtlich und einfach erstellen.
  • Die Arbeitszeit wird effizient erfasst – als Basis für eine vollständige Verrechnung. Dabei überwacht das System, dass Stunden- und Budgetobergrenzen nicht überschritten werden.
  • Eine clevere Spesenerfassung für z.B. Verpflegungs- oder Übernachtungsausgaben Ihrer Mitarbeiter.
  • Für Fahrspesen stehen detaillierte Erfassungsmöglichkeiten zur Verfügung (z.B. Start- und Zieladresse).
  • Mit der Verwaltung eines Spesenartikelstamms wird die Erfassung der Spesen noch einfacher.
  • Die Spesenerfassung bildet die Basis für die Verrechnung gegenüber Ihrem Kunden sowie für die Rückerstattung an Ihre Mitarbeiter.
  • Spesen und Material werden als Basis für eine vollständige Verrechnung effizient erfasst. Das System überwacht dabei, dass Budgetobergrenzen nicht überschritten werden.
Spesen und Artikel
Controlling
  • Die Erfassungskontrolle bildet ein umfangreiches Überwachungsinstrument: Prüfen (und korrigieren) Sie Zeit-, Spesen- und Artikelerfassungen sowie Projektpauschalen in einer zentralen Funktion.
  • Spüren Sie nicht verrechenbare Zeiterfassungen auf. Und identifizieren Sie verrechenbare Leistungen, die noch nicht an Ihre Kunden fakturiert wurden.
  • Mit dem umfangreichen Paket an vordefinierten Listen für einzelne Kunden-, Projekt- und Mitarbeiterauswertungen rufen Sie z.B. eine Projektüberwachung auf Knopfdruck ab und sehen detaillierte Zeiterfassungen sowie Abweichungen von Umsatzbudget und der Soll-/Ist-Stunden.
  • Sie können für ein Projekt auch Spesen- und Artikellisten oder Tarifübersichten abrufen.
  • Die Projekt-Kennzahlen schaffen ein umfangreiches Auswertungssystem. So können Sie sich aus einer grossen Liste von Kennzahlen individuelle Auswertungen zusammenstellen.
  • Praktisch: Die zentrale Fakturierungsfunktion für Stunden nach Aufwand, Projektpauschalen, Spesen und Material.
  • Drucken Sie nach Wunsch mit individuellem Fakturlayout inkl. Beilage. Der Druck von ESR wird ebenfalls unterstützt.
  • Die Fakturerstellung ist in Kunden- resp. Projektwährung möglich (Mehrwährungsfähigkeit).
  • Dank der einfachen Überwachung der Zahlungseingänge können Sie offene Debitorenzahlungen auf Knopfdruck einsehen.
  • Automatisches Mahnwesen unter Berücksichtigung von Zahlungsfristen gemäss Kunde resp. Projekt.
  • Neben der Abrechnung nach Aufwand unterstützt proles auch die Pauschalabrechnung einzelner Projekte und Leistungen. Einmalige Pauschalen können einfach erfasst und fakturiert werden.
  • Auch wiederkehrende Pauschalen (z.B. eine quartalsweise verrechnete Lizenz) können einfach eingerichtet werden und gehen nie mehr vergessen.
  • Fremdleistungen bewirtschaften Sie via separater Funktion. Bestellungen bei Lieferanten werden verwaltet und überwacht und mit wenigen Klicks an Ihre Kunden weiterverrechnet.
  • Verrechnen sie Leistungen ganz einfach an mehrere Kunden. So können mit der Gruppenleistungs-Verrechnung z.B. Kurskosten an alle Teilnehmer verrechnet werden.
Verrechnung
Mitarbeiter
  • Verwalten Sie die Basisdaten ihrer MitarbeiterInnen und weiterer Personen, die mit proles arbeiten (z.B. externe Projektmitarbeiter).
  • Ein mehrstufiges Berechtigungskonzept unterscheidet grundsätzlich Funktionsberechtigungen und Projektberechtigungen.
  • Mitarbeiter werden in erster Linie für einzelne Programmfunktionen berechtigt (z.B. für die Zeit- oder Spesenerfassung).
  • Für die Verwaltung von Projektdaten können Sie Berechtigungen für einzelne Projekte vergeben.
  • Die Mitarbeiter können in Abteilungen zusammengefasst (und ausgewertet) werden.
  • Über Mitarbeitergruppen können individuelle Gruppierungen gebildet werden (z.B. alle ProjektleiterInnen).
  • Eine sauber strukturierte Kontaktverwaltung als Basis für die Pflege von Interessenten- und Kundenbeziehungen. Mit umfangreichen Verknüpfungsmöglichkeiten von Personen zu Firmen.
  • Breite Eingabe- und Auswertungsmöglichkeiten von individuellen Personen- und Firmeneigenschaften.
  • Sämtliche Leads können übersichtlich einem Vorhaben direkt zugeordnet werden. So sehen Sie auf einen Blick, wer für welche Akquisitionsbemühungen relevant ist.
  • Die einfache Typisierung von einzelnen Vorhaben schafft klare Statusabgrenzungen. Erfassen Sie Abschlusswahrscheinlichkeiten, die Sie danach auch auswerten können.
  • Bilden Sie jedes Vorhaben mittels mehreren Ereignissen ab und halten Sie sämtliche Schritte zur erfolgreichen Projektakquisition einzeln und strukturiert fest (inkl. Soll-Terminen und Pendenzenverwaltung). Damit Sie keinen Nachfasstermin verpassen.
  • Verkaufsförderungsmassnahmen können einfach in Kampagnen zusammengefasst werden. Dies eignet sich u.a. bestens für die Organisation und Abwicklung von Events oder Direct-Marketing-Massnahmen.
prolesCRM
prolesInfo
  • Ihr ausgeklügeltes System für die systematische Ablage von Informationen und Dokumenten.
  • Dokumentieren Sie interne Prozesse, schreiben sie Protokolle zu Meetings, legen Sie interne Tipps und Tricks systematisch ab und führen Sie übersichtliche Histories zu ihren Projekten.
  • Dank Volltextsuche finden Sie abgelegte Informationen mit wenigen Klicks.
  • Informationen können in der Infostruktur abgelegt werden – Aufbau und Organisation sind mit einer Bibliothek vergleichbar.
  • Mit sämtlichen Infos kann auch ein Bezug in die Projektverwaltung hergestellt werden – um einzelne Einträge z.B. einem spezifischen Kunden oder Projekt zuzuordnen.
  • Ordnen Sie Ihre Mitarbeiter zu den einzelnen Einträgen zu, damit diese ihre prolesInfo-Pendenzen und Termine bequem auf der proles-Startseite sehen.
  • Versenden Sie SMS. Und interne Mitteilungen, die bei den ausgewählten Mitarbeitern prominent auf der proles-Startseite angezeigt werden.
  • Schnittstelle Debitorenbuchhaltung: Die in proles erstellten Fakturen können einfach und fast ohne Aufwand an das Finanzsystem übertragen werden. Neue Kunden werden im Finanzsystem automatisch als Debitor eröffnet. Für die korrekte Verbuchung stehen Ihnen weitreichende Kontierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Dank den generierten Einzahlungsscheinen mit Referenzzeile (ESR) können auch die von der Bank gemeldeten Gutschriften automatisiert verbucht werden.
  • Schnittstelle Kostenrechnung: Zeit-, Spesen- und Artikelerfassungen werden mit einem Klick an das Kostenrechnungssystem (z.B. Abacus) übergeben. Auch hierfür stehen in proles umfangreiche Parametrierungsmöglichkeiten zur Verfügung. So kommen Ihre Daten im Kostenrechnungssystem auch am richtigen Ort an.
prolesFinanz

prolesSupport

  • Ihre Unterstützung im Projektalltag. Lernen Sie z.B. in wenigen Schritten, wie Sie einen Mitarbeiter oder ein Projekt mit proles optimal einrichten.
  • Die clevere Organisation der umfangreichen Informationen zu den einzelnen Funktionen hilft Ihnen bei einem Problem sicher und einfach weiter.
  • Eine lange Liste von Frequently Asked Questions beantwortet offene Fragen.
  • Das Archiv mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen wird laufend erweitert.
  • Alternativ helfen wir Ihnen gerne per Telefon oder eMail weiter – schliesslich haben Sie als proles-Kunde Anspruch auf 2 Std. gratis-Support pro Monat.
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