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Zeiterfassung, Projektmanagement  und Arbeitsrecht - Praxistipps


Hier finden Sie unsere Praxistipps im Überblick: Methoden und Umsetzungstipps zu den Themen Zeiterfassung, Arbeitsrecht, Spesen, Zeitmanagement, Projektmanagement und Projektmanagement-Software.

Die besten Tipps für die genaue Schätzung eines Projekts

Die besten Tipps für die genaue Schätzung eines Projekts

Projektmanagement gibt es schon lange und damit auch die Projektschätzung. Allerdings ist es heutzutage wichtiger denn je, Projekte möglichst genau einschätzen zu können. Das hat verschiedene Gründe: Es werden deutlich mehr Projekte realisiert, als noch vor zwanzig Jahren und somit hat das Projektmanagement im Gleichzug massiv an Bedeutung gewonnen. Kommt erschwerend dazu, dass sich projektrelevante Parameter nicht selten oft und schnell auch während eines Projekts ändern. So müssen plötzlich Entscheidungen schnell getroffen werden, was bei schlecht geschätzten Projekten zwangsläufig auch zu schlechten Ergebnissen führt.

Wie steigere ich die Produktivität in meinem Team?

Wie steigere ich die Produktivität in meinem Team?

Was ist Produktivität? Sie ist die optimale Verbindung zwischen Effizienz und Effektivität. Effizienz heisst, die Dinge richtig zu machen – also mit den richtigen Mitteln, möglichst schlank, schnell und mit so wenig Aufwand wie nötig. Effektivität hingegen heisst, die richtigen Dinge zu tun – also, die gestellte Aufgabe mit der dazu perfekt passenden Methode zu lösen und beste Ergebnisse zu produzieren.

Produktiv ist also jemand, dem es gelingt, mit möglichst wenig Energieeinsatz das bestmögliche Arbeitsergebnis zu erzielen.

Wem gehören Erfindungen von Mitarbeitenden?

Wem gehören Erfindungen von Mitarbeitenden?

Immer wieder kommt es vor, dass Arbeitnehmende nicht nur einfach ihren Job machen, sondern dabei auch noch kleinere oder grössere Verbesserungen für ihre Firma «erfinden».

Wem gehören nun diese Verbesserungen, die ein Arbeitnehmer kreiert? Und – was gilt es für Dienstleistungsunternehmen diesbezüglich zu beachten?

Die verschiedenen Möglichkeiten zur Zeiterfassung im Dienstleistungsunternehmen

Die verschiedenen Möglichkeiten zur Zeiterfassung im Dienstleistungs-Unternehmen

Die Zeiterfassung ist für jedes Dienstleistungsunternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie dient als Basis für die Verfolgung der gearbeiteten Zeit, für die Ferien- und Abwesenheitskontrolle, für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit und, wenn entsprechend integriert, auch gleichzeitig für die Rechnungsstellung an Kunden.

Warum die Zeiterfassung für Dienstleister essenziell ist

Warum die Zeiterfassung für Dienstleister essenziell ist

(Nicht nur) In einem Dienstleistungsunternehmen ist die Zeiterfassung wichtig, sehr wichtig sogar. Sie ist – um es genauer zu sagen – sogar essenziell. Essenziell ist allerdings gleichbedeutend, dass es OHNE NICHT geht. Oder anders ausgedrückt, die Zeiterfassung ist ein überlebensnotwendiges Werkzeug für jeden Dienstleister. Genauso, wie jeder Zimmermann ohne Zweifel einen Hammer braucht, will er seine Arbeit überhaupt erst machen können.

10 überzeugende Gründe für eine Zeiterfassung für Dienstleister

10 überzeugende Gründe für eine Zeiterfassung für Dienstleister

Gute Gründe für eine professionelle Zeiterfassung gibt es viele. Wir beschränken uns in diesem Praxistipp jedoch auf 10 Gründe, von denen wir aus Erfahrung wissen, dass sie einen klar messbaren Einfluss auf den Erfolg Ihres Dienstleistungsunternehmens haben.

Alles, was Sie über Projektkostenmanagement wissen sollten

Alles, was Sie über Projektkosten-Management wissen sollten

Der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts hängt wesentlich von der Professionalität Ihres Projektmanagements ab. Dort ist eines der wichtigsten Elemente klar der Umgang mit den Projektkosten.

Corona-Kurzarbeit | Wie funktioniert Kurzarbeit und wie können Sie sich dazu von proles unterstützen lassen?

Corona-Kurzarbeit | Wie funktioniert Kurzarbeit und wie können Sie sich dazu von proles unterstützen lassen?

Für die aktuelle Corona-Krise hat der Bund mit der ALV das Verfahren der Kurzarbeit vereinfacht. Erfahren Sie hier wie dies funktioniert und was Sie diesbezüglich in proles beachten sollten.

Fristlose Kündigung. 11 Fragen, deren Antworten Sie kennen sollten

Fristlose Kündigung. 11 Fragen, deren Antworten Sie kennen sollten

Eine fristlose Kündigung ist ein einschneidendes Ereignis. Aufgrund ihrer grossen Tragweite wollen wir in diesem Praxistipp die zentralen Fragen zur fristlosen Kündigung klären.

Zeiterfassung. Pflicht oder Kür?

Zeiterfassung. Pflicht oder Kür?

Wenn der Unterschied zwischen Pflicht und Kür einfach heisst: Pflicht, ich muss; Kür, ich darf; dann ist es völlig klar. Die Zeiterfassung ist gesetzliche Pflicht.

Wieso Sie auf eine kostenlose Zeiterfassung mit Excel verzichten sollten

Wieso Sie auf eine kostenlose Zeiterfassung mit Excel verzichten sollten

Nachdem auf fast jedem Computer Microsoft Excel bereits vorinstalliert ist, fällt die intuitive Wahl meist rasch auf dieses Tool. So denken viele. Doch sie denken nicht zu Ende. Denn der Einsatz von Excel für eine gratis Zeiterfassung ist alles andere als optimal. Wieso ist das so?

Die Initiative zur Flexibilisierung der Arbeitszeiten im Schweizer Arbeitsrecht ist (vorläufig) gescheitert

Die Initiative zur Flexibilisierung der Arbeitszeiten im Schweizer Arbeitsrecht ist (vorläufig) gescheitert

Die Wirtschaftskommission des Ständerats hat vor kurzem den Vorstoss von Konrad Graber auf unbestimmte Zeit verschoben.

Genügt eine kostenlose Zeiterfassung den gesetzlichen Anforderungen?

Genügt eine kostenlose Zeiterfassung den gesetzlichen Anforderungen?

Das Gesetz schreibt nicht vor, mit welchen Werkzeugen die Arbeitszeit protokolliert werden muss. Sie sind als Unternehmen in der Wahl also frei. Im Zeitalter der Digitalisierung machen aber logischerweise nur der Einsatz von Computer und Software Sinn.

Wie Sie Fehler in der Zeiterfassung vermeiden können

Wie Sie Fehler in der Zeiterfassung vermeiden können

Zwei wichtige Aufgaben der Zeiterfassung spielen wirtschaftlich DIE zentrale Rolle im Dienstleistungsunternehmen: Optimierung der Leistungserbringung (Arbeitszeitkontrolle) und Sicherstellung der Verrechnung.

7 Tipps, um Ihre Mitarbeitenden zur Zeiterfassung zu motivieren

7 Tipps, um Ihre Mitarbeitenden zur Zeiterfassung zu motivieren

Obwohl es wahrscheinlich nicht gelingen wird, dass Ihre Mitarbeitenden die Zeiterfassung lieben lernen, so können wir Ihnen dennoch 7 hilfreiche Tipps geben. 7 Tipps, die helfen, Ihre Mitarbeitenden für eine zielführende Zeiterfassung zu motivieren.

Damit Überstunden und Überzeit in Ihrem Dienstleistungsunternehmen nicht zum Problem werden

Damit Überstunden und Überzeit in Ihrem Dienstleistungsunternehmen nicht zum Problem werden

In der Praxis finden sich oft Überstundenregelungen, die unklar sind. Dieser Praxistipp beleuchtet die Themen «Überstunden» und «Überzeit» und liefert konkrete Tipps, wie Sie die Arbeitsverträge in Ihrem Dienstleistungsunternehmen «sicherer» machen können.

Was tun, wenn Mitarbeitende die Arbeitszeiten nicht korrekt erfassen?

Was tun, wenn Mitarbeitende die Arbeitszeiten nicht korrekt erfassen?

Die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten ist ein Dauerbrenner. Egal wie einfach die Erfassung ist, fast immer hat es einen Querschläger. Was ist zu tun?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Dienstleister

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Dienstleister

Arbeitszeiterfassung: (Dienstleistungs)Unternehmen in der Schweiz sind von Gesetzes wegen dazu verpflichtet, die geleistete Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren.

Eine Einführung in schweizerisches Arbeitsrecht für Dienstleister

Eine Einführung in schweizerisches Arbeitsrecht für Dienstleister

Die zentrale Ressource im Dienstleistungsgeschäft ist der Mensch. Meist macht er dies auf Rechnung eines Dienstleistungsunternehmens. In der Schweiz beschäftigt der Dienstleistungssektor über 75% aller Erwerbstätigen. Entsprechend gross ist daher die Bedeutung, die das Arbeitsrecht in der Dienstleistungspraxis spielt.

Regelung von Sondereinsätzen im Schweizer Arbeitsrecht

Regelung von Sondereinsätzen im Schweizer Arbeitsrecht

Gelegentlich müssen Sondereinsätze am Wochenende, an einem Feiertag oder in der Nacht geleistet werden, damit die Termine gehalten werden können. Wie sind Sondereinsätze der Mitarbeitenden ausserhalb ihrer normalen Arbeitszeit im Schweizer Recht geregelt? Worauf müssen Sie als Arbeitgeber achten?

Was ist für Dienstleister besser: Auftrag oder Werkvertrag?

Was ist für Dienstleister besser: Auftrag oder Werkvertrag?

Die Frage, ob ein Dienstleister für seinen Kunden im Sinne eines Auftrags oder eines Werkvertrags tätig ist, ist keinesfalls immer klar. Doch sie ist hochrelevant, sind doch die rechtlichen Folgen dieser beiden miteinander verwandten Vertragstypen in zentralen Fragen sehr unterschiedlich.

Arbeiten und Ruhen im Dienstleistungsunternehmen

Arbeiten und Ruhen im Dienstleistungsunternehmen

«Wo gearbeitet wird, fallen Späne», wenn auch im Dienstleistungsunternehmen nur im übertragenen Sinne. Wohingegen «Wo gearbeitet wird, muss auch mal geruht werden» definitiv auch für Dienstleistungsunternehmen gilt. In diesem Praxistipp wollen wir daher die gesetzlichen Regeln zur Arbeitszeit und Ruhezeit aufzeigen und kurz kommentieren.

Was Sie als Dienstleistungs-Arbeitgeber über die Kündigung von Arbeitsverträgen wissen sollten

Was Sie als Dienstleistungs-Arbeitgeber über die Kündigung von Arbeitsverträgen wissen sollten

Rechtliche Auseinandersetzungen entstehen fast ausschliesslich bei Kündigungen seitens der Firma. Wollen Sie sich als Arbeitgeber daher von einem Mitarbeitenden aktiv trennen, dann sollten Sie die Stolpersteine kennen und wissen, worauf Sie im Besonderen zu achten haben.

Wie lange müssen Sie den Lohn weiterbezahlen, wenn Ihr Mitarbeiter wegen Krankheit, Unfall etc. nicht arbeiten kann?

Wie lange müssen Sie den Lohn weiterbezahlen, wenn Ihr Mitarbeiter wegen Krankheit, Unfall etc. nicht arbeiten kann?

Die Lohnfortzahlungspflicht gilt kurz gesagt nur dann, wenn erstens ein gesetzlich geregelter Fall eintritt und, wenn zweitens den Arbeitnehmer kein eigenes Verschulden trifft. Diese Voraussetzungen werden in unserem Praxistipp etwas genauer beleuchtet.

Neue Arbeitszeitmodelle für Dienstleister: Smarter statt länger arbeiten

Neue Arbeitszeitmodelle für Dienstleister: Smarter statt länger arbeiten

Das schweizerische Arbeitsgesetz, welches unter anderem die Arbeits- und Ruhezeiten und die Pflicht zur Zeiterfassung regelt, stammt aus dem Jahr 1964. Auch wenn es schon öfters revidiert wurde, so atmet es im Kern immer noch den Geist des Industriezeitalters. Aber heute finden wir uns wieder im Wissens- und Digitalisierungszeitalter. Damit haben sich viele Zeichen fundamental geändert.

Der arbeitsrechtliche Aufhebungsvertrag als valable Alternative zur Kündigung

Der arbeitsrechtliche Aufhebungsvertrag als valable Alternative zur Kündigung

Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses denken wir immer an Kündigung. Doch, es gibt eine Alternative. So wie jederzeit ein neuer Arbeitsvertrag abgeschlossen werden kann, kann ein solcher auch jederzeit wieder einvernehmlich aufgelöst werden. Wir sprechen dann von einem «Aufhebungsvertrag».

Wann haben Mitarbeitende Anspruch auf eine Erfolgsbeteiligung, einen Bonus oder eine Gratifikation?

Wann haben Mitarbeitende Anspruch auf eine Erfolgsbeteiligung, einen Bonus oder eine Gratifikation?

Schauen Sie der Wahrheit in die Augen: Ihre Mitarbeitenden arbeiten primär, um ihren Lebensunterhalt zu verdienen. Woraus besteht der Lohn? Was ist Bonus und wann besteht ein Anspruch? Was ist eine Erfolgsbeteiligung und wann besteht ein Anspruch? Was ist eine Provision und wann muss eine solche bezahlt werden?

Datenschutz und korrekter Umgang mit Mitarbeiterdaten

Datenschutz und korrekter Umgang mit Mitarbeiterdaten

Als Arbeitgeber wissen Sie naturgemäss viel über Ihre Mitarbeitenden. Obwohl diese Informationen in aller Regel für das Arbeitsverhältnis unablässig sind, so sind sie dennoch stets sehr persönlich und damit absolut schutzwürdig.

Rechtsgrundlagen für korrekte Spesen

Rechtsgrundlagen für korrekte Spesen

Spesen sind im schweizerischen Arbeitsrecht gesetzlich geregelt. Zusätzlich gibt es, aufgrund der sehr hohen Praxisrelevanz, eine umfangreiche Praxis und Rechtsprechung. Kaum ein Fall, der nicht schon mal beurteilt wurde. Die Rechtslage ist damit ziemlich klar.

Spesen und Auslagen im Dienstleistungsunternehmen

Spesen und Auslagen im Dienstleistungs-Unternehmen

Das Thema «Spesen» und «Auslagen» ist zweifelsohne von hoher praktischer Relevanz. Auch – und vor allem – im Dienstleistungsunternehmen. Wir beleuchten daher die Thematik aus verschiedenen Blickwinkeln und mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad.

Typische Spesen im Dienstleistungsunternehmen

Typische Spesen im Dienstleistungsunternehmen

«Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen…». Einzig für die Nutzung von Motorfahrzeugen stellt der Gesetzgeber weitere spezifische Regeln auf. Alle anderen Spesengründe bleiben unerwähnt. Grund genug also, an dieser Stelle etwas ausführlicher auf die typischen Spesen in einem Dienstleistungsunternehmen einzugehen.

Spesen im Dienstleistungsunternehmen erfassen, abrechnen und ausbezahlen

Spesen im Dienstleistungsunternehmen erfassen, abrechnen und ausbezahlen

Das Spesenmanagement ist oftmals mehr Pflicht als Kür. Damit dies reibungslos funktioniert und dabei möglichst wenig kostbare Arbeitszeit kostet, müssen digitale Grundlagen geschaffen werden.

Brauchen wir in unserem Dienstleistungsunternehmen ein (genehmigtes) Spesenreglement?

Brauchen wir in unserem Dienstleistungsunternehmen ein (genehmigtes) Spesenreglement?

Brauchen wir ein eigenes Spesenreglement? Was sollte in diesem Reglement definiert werden? Für wen in unserem Unternehmen soll es gelten? Und - lohnt es sich, das Reglement von der Steuerbehörde bewilligen zu lassen?

Effektives Zeitmanagement oder die Kunst, sich selbst zu führen

Effektives Zeitmanagement oder die Kunst, sich selbst zu führen

Wir kennen es alle. Früh und voller Tatendrang sind wir im Büro. Doch dann, ein Blick auf die endlose Todo-Liste und die Motivation sinkt in den Keller. Viel zu viel zu tun und viel zu wenig Zeit dafür. Die produktive Nutzung der uns zur Verfügung stehenden Zeit spielt in unserer modernen Dienstleistungsgesellschaft eine zentrale Rolle.

Effektives Zeitmanagement beginnt vor der eigentlichen Arbeit

Effektives Zeitmanagement beginnt vor der eigentlichen Arbeit

Welches sind die «Rezepte», die bereits in der Vorbereitung einer arbeitsreichen Woche oder eines arbeitsreichen Tages eine wertvolle Hilfestellung sein können? Woran sollten Sie sich also orientieren, bevor Sie mit der Erledigung Ihrer Aufgaben loslegen?

Effektives Zeitmanagement in der täglichen Praxis

Effektives Zeitmanagement in der täglichen Praxis

Im vorliegenden Praxistipp bekommen Sie hilfreiche Tipps (und einige Tricks!), wie Sie ihre geplanten Projekte und Aufgaben wunschgemäss ins Ziel bringen. Denn das war schliesslich auch immer das Ziel aller Planungen und Vorbereitungen.

11 eMail-Regeln für effektives Zeitmanagement und hohe Arbeitsqualität

11 eMail-Regeln für effektives Zeitmanagement und hohe Arbeitsqualität

eMails sind in unserem Büroalltag zur «Massenware» geworden. Sie sind gratis und dementsprechend nutzen wir sie auch extensiv. Allerdings bergen sie prinzipielle Risiken, über die wir immer wieder stolpern.

Zeitmanagement - 10 Tipps für produktive(re) Meetings

Zeitmanagement - 10 Tipps für produktive(re) Meetings

Zeitmanagement: Wissenschaftler schätzen, dass nahezu 40 Milliarden USD pro Jahr mit unproduktiven Meetings verschwendet werden. Grund genug, 10 einfach umsetzbare Tipps für produktivere Meetings zu beleuchten.

Zeitmanagement - 12 goldene Regeln für einen produktiven Arbeitstag

Zeitmanagement - 12 goldene Regeln für einen produktiven Arbeitstag

Mit dem vorliegenden Praxistipp fassen wir - so quasi als Konzentrat - die wichtigsten Punkte zum Thema Zeitmanagement zusammen und giessen diese in 12 goldene Regeln.

Zentrale Erfolgsfaktoren im Projektmanagement, Teil 1: Wohin soll die Projektreise gehen?

Zentrale Erfolgsfaktoren im Projektmanagement, Teil 1: Wohin soll die Projektreise gehen?

Zentrale Erfolgsfaktoren im Projektmanagement: Im ersten Praxistipp dieses Dreiteilers zu den zentralen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement werden diejenigen Elemente beschrieben, die für die Treffsicherheit des Projektes verantwortlich sind: Was ist das Ziel des Projektes und welchen Umfang soll es haben?

Zentrale Erfolgsfaktoren im Projektmanagement, Teil 2: Die «harten» Faktoren

Zentrale Erfolgsfaktoren im Projektmanagement, Teil 2: Die «harten» Faktoren

Zentrale Erfolgsfaktoren im Projektmanagement: Die drei wichtigsten «harten Faktoren» eines guten Projektmanagements: Das Vorgehen im Projekt (der Methode) und die Planung und Budgetieren eines erfolgreichen Projektes.

Zentrale Erfolgsfaktoren im Projektmanagement, Teil 3: Die «weichen» Faktoren

Zentrale Erfolgsfaktoren im Projektmanagement, Teil 3: Die «weichen» Faktoren

Zentrale Erfolgsfaktoren im Projektmanagement: Abgesehen davon, dass Projekte durch den Einsatz menschlicher Arbeitskraft realisiert werden, spielt der rein ressourcen-unabhängige Faktor «Mensch» die entscheidende Rolle für das Gelingen. Doch, was verstehen wir unter dem «weichen» Erfolgsfaktor «Mensch» genau?

Dienstleistungsunternehmen brauchen ein funktionierendes Projektcontrolling

Dienstleistungsunternehmen brauchen ein funktionierendes Projektcontrolling

Immer wieder machen (Gross)Projekte Schlagzeilen, weil sie aus dem Ruder laufen. Meistens dann, wenn Kosten und/oder Zeitplanungen nicht eingehalten werden. Was auch immer Projekte während ihrer Abwicklung behindert, mit Hilfe eines funktionierenden Projektcontrollings kann dem vorgebeugt werden.

Wie wirksames Projektcontrolling in Dienstleistungsunternehmen funktioniert

Wie wirksames Projektcontrolling in Dienstleistungsunternehmen funktioniert

Projektcontrolling ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines funktionierenden Projektmanagements. Wie aber muss das Projektcontrolling aussehen, worauf ist im Besonderen zu achten und welche Elemente braucht es, damit das Projektcontrolling seine Aufgabe erfolgreich erfüllen kann?

Projekt oder nicht Projekt, das ist hier die Frage

Projekt oder nicht Projekt, das ist hier die Frage

Ein Projekt ist ein zielgerichtetes und individuelles Vorhaben. Zu seine Erreichung wird mittels Projektmanagement ein dezidierter Plan erstellt. Die hohe Individualität des Zieles unterscheidet das Projekt von einem Prozess. Projekte bringen also in der Regel Neues, Prozesse hingegen bringen schon mal Dagewesenes hervor.

Klassisches versus agiles Projektmanagement

Klassisches versus agiles Projektmanagement

Klassisches Projektmanagement hat seine Grenzen. Insbesondere aufgrund der zunehmenden Komplexität der Projekte. Es braucht daher neue Methoden, welche dem Rechnung tragen. Ursprünglich aus der Softwareentwicklung stammend, setzt sich als Reaktion darauf ein Projektmanagement-Konzept des «Agil-Seins» als dafür gedachte Lösung langsam aber sicher durch.

Wieso soll ich für mein Dienstleistungsunternehmen eine Projektmanagement-Software einsetzen?

Wieso soll ich für mein Dienstleistungsunternehmen eine Projektmanagement-Software einsetzen?

Die Projektmanagement-Software unterstützt Ihre Arbeit als Dienstleister in allen Phasen der Wertschöpfung: Projekte gewinnen, planen, organisieren, realisieren, überwachen und abrechnen. Eine passgenaue Lösung deckt die Bedürfnisse und Anforderungen aller Unternehmensbereiche ab: Unternehmensführung inklusive Finance und Controlling, Projektmanagement, Office- Management mit Buchführung und Personaladministration sowie Marketing und Verkauf.

Weshalb brauchen Dienstleister zusätzlich zu Excel, Word und Co. eine spezialisierte Projektmanagement-Software?

Weshalb brauchen Dienstleister zusätzlich zu Excel, Word und Co. eine spezialisierte Projektmanagement-Software?

Ohne Zweifel, der Begriff «Office» wurde von Microsoft äusserst clever gewählt. Verbunden mit dem Wissen, dass es sich dabei um eine Software handelt, muss fast jeder Computerbenutzer unweigerlich zur Erkenntnis kommen, dass damit die ganze Büroarbeit erledigt werden kann. Zu dieser tiefen Überzeugung mit beigetragen haben natürlich über die vielen Jahre hinweg auch die Anbieter von Computern, welche ihre neuen Maschinen meistens schon mit einer vorinstallierten Version von MS Office ausliefern. Was liegt also näher, als sich dieser dargebotenen Software mit dem doch so vollständig klingenden Namen «Office» zu bedienen, und keine weiteren Gedanken mehr an eine zusätzliche Projektmanagement- Software zu verschwenden.

Was leistet eine Projektmanagement- Software mehr als MS Office?

Was leistet eine Projektmanagement- Software mehr als MS Office?

Wenn wir eine spezialisierte Projektmanagement-Software für Dienstleister mit den Tools von Microsoft Office oder anderen Office- Suiten vergleichen, dann vergleichen wir unfairerweise Äpfel mit Birnen.

Dreissig Gründe für eine (cloudbasierte) Projektmanagement-Software

Dreissig Gründe für eine (cloudbasierte) Projektmanagement-Software

In jüngster Zeit setzt sich Software aus der Cloud vor allem im Projektgeschäft immer stärker durch. Dies hängt vor allem mit ihrer standortunabhängigen Einsatzmöglichkeit und mit ihrer Nutzung über den Internetbrowser zusammen. Was zur Folge hat, dass die Anwender Hardware und Betriebssysteme frei wählen können. Egal ob Windows, MacOS oder Linux. Besonders für junge Leute ist dies attraktiv. Was heisst das nun genau? Was sind die Argumente für eine cloudbasierte Projektmanagement-Software? Lassen Sie sich von unseren dreissig Gründen inspirieren.

Was muss ich tun, damit die Projektmanagement-Software im Unternehmen voll akzeptiert und gelebt wird?

Was muss ich tun, damit die Projektmanagement-Software im Unternehmen voll akzeptiert und gelebt wird?

Schon manches Softwareeinführungsprojekt brachte bei weitem nicht die Ergebnisse, die sich die Verantwortlichen im Vorfeld vorstellten, oder es erlitt sogar ganz Schiffbruch und musste abgebrochen werden. Einer der häufigsten Gründe dafür liegt in einer mangelhaften oder gar fehlenden Akzeptanz der Projektmanagement-Software durch die Mitarbeitenden. Sie wird dann kaum oder nur als «bessere Schreibmaschine» genutzt, so dass ihr Output eigentlich nutzlos ist. Was können Sie tun, damit Ihnen das in Ihrem Unternehmen nicht passiert?

Welche Investitionen und Kosten entstehen bei der Einführung einer Projektmanagement- Software?

Welche Investitionen und Kosten entstehen bei der Einführung einer Projektmanagement- Software?

Betriebswirtschaftlich betrachtet darf eine Projektmanagement-Software nichts kosten. Im Gegenteil, die Software muss unter dem Strich auch monetär etwas bringen, sie muss sich also klar rentieren.

Wie sichere ich meine Kaufentscheidung mit einer Investitions-Nutzen-Rechnung ab? Ein Fallbeispiel.

Wie sichere ich meine Kaufentscheidung mit einer Investitions-Nutzen-Rechnung ab? Ein Fallbeispiel.

Den Risiken einer Softwareeinführung begegnen Sie in der Praxis am besten mit einer für Ihr Dienstleistungsunternehmen massgeschneiderten Investitions-Nutzen-Rechnung. Die Investitions-Nutzen-Rechnung zeigt klar und nachvollziehbar auf, ob und wann sich die Software amortisiert und anschliessend zu einem Gewinn für Ihr Unternehmen wird. Denn, sind wir ehrlich, Ihre Projektmanagement-Software muss unter dem Strich mehr einbringen, als sie kostet. Gelingt ihr dies nicht, so erfüllt sie ihre Kernaufgabe nicht.

Auswahl und Einführung einer Projektmanagement-Software im Überblick

Auswahl und Einführung einer Projektmanagement-Software im Überblick

In vielen Auswahlprojekten wird ein grundlegend falscher Ansatz verfolgt. Mit dem Ergebnis, dass statt einer individuell passenden Projektmanagement- Software für Dienstleister eher eine «allgemeine Universallösung» realisiert wird, die weder zum Unternehmen passt, noch auf dessen individuelle Prozesse abgestimmt ist und damit kaum Rückhalt und Akzeptanz im Unternehmen geniesst. Doch wie kann das passieren?

Stolpersteine und Risiken bei der Softwareauswahl

Stolpersteine und Risiken bei der Softwareauswahl

Neben all dem Mehrwert, den eine Projektmanagement-Software stiftet, sind natürlich auch Risiken damit verbunden. Insbesondere beim Auswahlprozess müssen Sie mit Stolpersteinen rechnen, die ihr Projekt nicht nur ins Straucheln, sondern im schlechtesten Fall sogar ganz zu Fall bringen können. Ohne den negativen Aspekten zu viel Raum zu geben, wollen wir uns in diesem Praxistipp auf die Risiken bei der Softwareevaluation konzentrieren und – so quasi als Remedur – einige Tipps geben, wie Sie diese bereits vor ihrem Eintreffen unterbinden können.

Cloud oder On-Premises?

Cloud oder On-Premises?

Das Dienstleistungsbusiness eignet sich so gut wie kaum ein anderes Geschäftsmodell für die Nutzung von Cloud-Software.

Gesamtlösung oder Best of Breed?

Gesamtlösung oder Best of Breed?

Bei der Auswahl von Projektmanagement-Software im Unternehmen unterscheidet man grundsätzlich zwischen zwei Beschaffungsstrategien. Entweder man setzt auf eine Gesamtlösung, welche alle wichtigen Prozesse in einer einzigen Softwarelösung abdeckt. Oder man fährt eine «Best of Breed»-Strategie, wo für die verschiedenen Prozesse wie Kunden- und Projektgewinnung, Projektplanung, Projektsteuerung, Leistungserfassung etc. je verschiedene «Beste ihrer Art»-Speziallösungen eingesetzt werden. Diese Speziallösungen werden dann – wenn technisch möglich und wirtschaftlich sinnvoll – mittels Schnittstellen miteinander verbunden.

Branchenlösung oder branchenneutrale Software?

Branchenlösung oder branchenneutrale Software?

Überlegen Sie sich bei der Softwareauswahl unbedingt auch, wie sich Ihr Geschäft in den kommenden rund fünf Jahren entwickeln könnte oder vielmehr in welche Richtung Sie es selbst entwickeln möchten. Geht die Reise stark in Richtung Dienstleistung, so sollten Sie den Primäreinsatz einer Projektmanagement- Software für Dienstleister ernsthaft prüfen.

Standard- oder Individual-Software?

Standard- oder Individual-Software?

Es spricht sehr vieles dafür, dass sich Ihre Firma an eine gute Standard- Projektmanagement-Software anpassen und, als Folge davon, auch bereit sein sollte, bestehende Abläufe und Arbeitsweisen zu verändern.

Wie ich das Spezialwissen und den Support des Softwareanbieters für eine gute Entscheidung nutzen kann

Wie ich das Spezialwissen und den Support des Softwareanbieters für eine gute Entscheidung nutzen kann

Sehen Sie Ihre Projektmanagement-Software primär als Werkzeug, welches Sie bei der Führung und Steuerung Ihrer Projekte und einer effizienten Büroorganisation unterstützen soll? Wollen Sie sich mit Ihrer Software in erster Linie den Rücken freihalten, damit Sie sich und Ihr Team produktiver auf die Arbeit und die Kunden konzentrieren können? Wünschen Sie sich ein sicheres und zuverlässig laufendes System? Oder – sehen Sie in Ihrer Projektmanagement-Software vor allem ein für Sie spannendes Spielfeld, mit welchem Sie sich intensiv beschäftigen wollen?

Damit die Auswahl gelingt: Klare Projektziele festlegen

Damit die Auswahl gelingt: Klare Projektziele festlegen

Nutzen Sie die Softwareeinführung als einmalige Gelegenheit, Bestehendes zu verbessern und Ihre Unternehmensprozesse effektiver und effizienter zu machen. Gerade die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software ist dazu hervorragend geeignet.

Was gilt es bei der Aufnahme und Definition der Anforderungen zu beachten?

Was gilt es bei der Aufnahme und Definition der Anforderungen zu beachten?

Eine Software-Auswahl ohne Anforderungskatalog ist wie Stochern im Nebel. Entweder man hat Glück und findet sein Ziel, in unserem Fall eine passende Projektmanagement-Software, oder man hat weniger Glück und verpasst es, in unserem Fall eine mässig oder gar schlecht passende Software. Die Wahrscheinlichkeit für Zweiteres ist dabei deutlich grösser, wie die Praxis immer wieder zeigt. Natürlich gibt es die «eierlegende Wollmilchsau» nicht. Aber der Anforderungskatalog ist dennoch das beste, wenn nicht gar das einzige Mittel, um Ihre Bedürfnisse mit den auf dem Markt verfügbaren Softwarelösungen zuverlässig abzugleichen und Ihrem Unternehmen am Schluss eine optimal passende Projektmanagement- Software für Dienstleister zu «bescheren».

Das Vorgehen zur Aufnahme und Definition der Anforderungen

Das Vorgehen zur Aufnahme und Definition der Anforderungen

Machen Sie aus der Erarbeitung des Lastenhefts einen «Team-Event». Damit schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie erhalten einen breit abgestützten Anforderungskatalog und ein «freiwillig» verpflichtetes Team.

Welches sind die typischen Anforderungen von Dienstleistern an ihre Projektmanagement- Software?

Welches sind die typischen Anforderungen von Dienstleistern an ihre Projektmanagement- Software?

Das Dienstleistungsgeschäft verfügt über einige Besonderheiten, welche sich ganz direkt auf die Anforderungen an eine Projektmanagement- Software auswirken. Eine passende Projektmanagement- Software muss diese Spezifika daher bestmöglich aufnehmen und in entsprechende Funktionen übersetzen.

Welche Dienstleister profitieren am meisten von einer Projektmanagement- Software?

Welche Dienstleister profitieren am meisten von einer Projektmanagement- Software?

Der Begriff Dienstleister ist sehr breit, eigentlich sogar zu breit. Ob beispielsweise Coiffeur, Treuhänder oder Arzt, alle sind Dienstleister, eignen sich aber von ihrer Kerntätigkeit und der Art, wie sie diese erbringen, nicht gleichermassen für eine klassische Projektmanagement- Software. Was in der Praxis dazu führt, dass es – um bei den obigen Beispielen zu bleiben – für Ärzte und Coiffeure ganz eigene Softwarelösungen gibt, die sich fundamental von einer projektorientierten Dienstleistungssoftware unterscheiden. Allein für Ärzte gibt es zig verschiedene Softwarelösungen, je nachdem ob Zahnarzt, Hausarzt, Fachspezialist oder angestellter Arzt in einem Spital.

Damit die Auswahl gelingt: Schritt für Schritt durch den Auswahlprozess

Damit die Auswahl gelingt: Schritt für Schritt durch den Auswahlprozess

Der erste Schritt im Auswahlprozess in Richtung der optimal passenden Projektmanagement-Software besteht in der Erstellung einer vollständigen Liste potentiell passender Softwarelösungen. Der Markt an Projektmanagement-Software ist mittlerweile gross, sehr gross sogar. Je nach Schätzungen schwankt die Zahl an Projektmanagement- Softwarelösungen zwischen ein- und mehreren hundert. Kommt hinzu, dass bei vielen davon auch «Leistungserfassung » oder «Projektverwaltung» mit draufsteht. Bei etwas genauerem Hinsehen entpuppen sich zwar zahlreiche Softwarepakete schnell als wenig tauglich für einen Einsatz in einem professionell geführten Dienstleistungsunternehmen. Die Qual der Wahl wird dadurch aber nicht leichter.

Der Anbieter einer Projektmanagement-Software muss ein «echter» Partner sein

Der Anbieter einer Projektmanagement-Software muss ein «echter» Partner sein

Von einer echten Partnerschaft kann nur dann gesprochen werden, wenn beide Partner – in unserem Fall also der Softwarekunde und der Anbieter der Software – gemeinsam das gleiche Oberziel, eine erfolgreiche Softwareeinführung, im Blickfeld haben.

Einführung und Inbetriebnahme der gewählten Projektmanagement-Software

Einführung und Inbetriebnahme der gewählten Projektmanagement-Software

Jetzt ist es also soweit. Der Auswahlprozess ist beendet, der Gewinner wurde gekürt und damit steht der Einführung Ihrer neuen Projektmanagement-Software nichts mehr im Weg. Ob das Projekt am Schluss aber vom erhofften Erfolg gekrönt ist, entscheidet sich massgeblich während der Einführung der gewählten Lösung. Hierzu einige wichtige Tipps und Hinweise.

Wie ziehe ich aus dem praktischen Einsatz unserer Projektmanagement-Software den grössten Nutzen?

Wie ziehe ich aus dem praktischen Einsatz unserer Projektmanagement-Software den grössten Nutzen?

Sie können von Ihren Mitarbeitenden und sich selbst erst dann einen beherzten Umstieg auf die neue Software verlangen und erwarten, wenn diese in allen Belangen auch wirklich bereit ist. Alle notwendigen Daten müssen korrekt verfügbar, das System und alle Benutzerzugänge müssen fertig eingerichtet und die Anwender müssen geschult sein.