Hier finden Sie unsere Praxistipps im Überblick: Methoden und Umsetzungstipps zu den Themen Zeiterfassung, Arbeitszeitabrechnung, Arbeitsrecht, Projektcontrolling, Mitarbeitercontrolling und Zeitmanagement.
Die «Excel-Methode» ist zweifellos eine populäre Möglichkeit der Zeiterfassung. Sie verwenden für die Stundenerfassung eine einfache Tabellenvorlage. Hierfür finden Sie im Internet passende Vorlagen in allen Farben und Formen. Doch die Zeiterfassung mit Excel hat auch ihre Tücken.
Die gesetzlichen Grundlagen für den Mutterschaftsurlaub und den Vaterschaftsurlaub finden sich im Obligationenrecht (Artikel 329f und 329g). Der Vaterschaftsurlaub ist noch relativ jung, er wurde erst auf den 1. Januar 2021 nach einer Volksabstimmung eingeführt.
Artikel 329 Absatz 3 Obligationenrecht regelt Kurzabsenzen dahingehend, dass dem Arbeitnehmenden «die üblichen freien Stunden und Tage und nach erfolgter Kündigung die für das Aufsuchen einer anderen Arbeitsstelle erforderlichen Zeit zu gewähren» sei. Doch was heisst das nun konkret?
In der Praxis kennen wir zwei Höchstarbeitszeiten: "Vertragliche Höchstarbeitszeit" und "Gesetzliche Höchstarbeitszeit". Mit unterschiedlichen Pensen, mit Wochen mit und ohne Feiertage und mit zahlreichen anderen beeinflussenden Parametern ist die korrekte Berechnung von Überstunden und Überzeiten nicht immer einfach.
Pikettdienst ist bei vielen Dienstleistern in den verschiedensten Branchen ein durchaus bekanntes Thema. So etwa im Gesundheitswesen, in der Energiewirtschaft, in der IT und in vielen anderen Sektoren der Wirtschaft auch. Das Gesetz regelt den Pikettdienst – als besondere Form der Arbeitszeit.
Eine lückenlose Zeiterfassung ist in der Schweiz gesetzliche Pflicht. Diese Pflicht trifft nahezu alle privatwirtschaftlichen Unternehmen und ihre Mitarbeitenden. Eine Ausnahme bilden bloss die «höheren leitenden Angestellten».
Wenn also die Zeiterfassung ohnehin obligatorisch ist, wieso muss sie dann den Mitarbeitenden gleichzeitig auch noch Vorteile bringen?
Arbeitszeiterfassung heisst nicht in jedem Fall Stempeluhr. Von Gesetzes wegen dürfen auch andere bewährte und unbürokratische Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung verwendet werden.
Das Gesetz verlangt bloss, welche Informationen protokolliert werden müssen. Wie dies geschieht, ist dem Gesetz egal, solange die Informationen in irgendeiner Form schriftlich vorliegen.
Auch wenn die Kündigung seitens des Arbeitgebers sehr einfach und ohne weitere Voraussetzungen gültig ausgesprochen werden darf, einen Stolperstein gibt es dennoch: Der Arbeitnehmende kann vom Arbeitgeber nachträglich verlangen, dass die Kündigung schriftlich begründet wird (Artikel 335 Absatz 2 Obligationenrecht). Und an dieser Stelle ist, bei aller Kündigungsfreiheit, durchaus Vorsicht geboten.
Das Arbeitsrecht kennt zwei Formen der Kündigung: Die ordentliche Kündigung und die ausserordentliche (fristlose) Kündigung als Ausnahmefall.
In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit den gefühlten 99.99 Prozent der Kündigungen in der Schweiz, die im ganz normalen Rahmen tagtäglich sowohl von Arbeitnehmenden wie auch von den Firmen «ordentlich» ausgesprochen werden. Was ist bei diesen Kündigungen, für Arbeitgeber und für Arbeitnehmer, zu beachten, damit sie rechtsgültig sind?
Ein Arbeitnehmender, der es bei der Zeiterfassung nicht so genau nimmt, der begeht unter Umständen eine grobe Vertragsverletzung und «betrügt» damit seine Firma. Gleichzeitig begeht er einen Verstoss gegen die Sorgfalts- und Treuepflicht gegenüber seinem Arbeitgeber.
Was gilt als Arbeitszeitbetrug? Und was sind allfällige Konsequenzen?
Immer mal wieder finden sich in der Praxis Arbeitsverträge, in welchen der Arbeitnehmende als «höherer leitender Angestellter» eingestuft wird. Nicht selten wird damit die Absicht verfolgt, das Arbeitsgesetz auszuschliessen und damit eine Reihe von unliebsamen gesetzlichen Vorschriften nicht einhalten zu müssen. Doch, wieso ist das so?
Flexible Arbeitszeitmodelle liegen seit Jahren im Trend und gewinnen stetig an Bedeutung. Dieser Beitrag erklärt praxisnah die sich stellenden Rechtsfragen bei der gleitenden Arbeitszeit, dem «Top-Seller» der flexiblen Arbeitszeitmodelle.
Die Industrie- und Gewerbeaufsichten der Kantone (im Auftrag des Bundes und des SECO) kontrollieren aufgrund von Anzeigen und auch aus eigenem Antrieb stichprobenmässig die Einhaltung der Vorschriften über die Arbeitszeiterfassung. Meist zusammen mit der Kontrolle anderer Arbeitsschutzmassnahmen.
Darf der von Corona-Einbrüchen betroffene Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden Minusstunden «aufbrummen», d.h. weniger arbeiten lassen mit dem Ziel, die so aufgelaufenen Minusstunden später, wenn wieder mehr Arbeit da ist, in Anspruch zu nehmen? Oder sogar weniger Lohn für die nicht geleistete Arbeit bezahlen?
Die Ferienplanung in Unternehmen bietet nicht selten Anlass für Streitereien. Auf Seiten der Mitarbeitenden möchte jeder seine individuellen Ferienwünsche durchsetzen und auf Seiten des Arbeitgebers gilt es den Betrieb aufrecht zu erhalten. Es prallen also zahlreiche und unterschiedliche Interesse aufeinander, die alle irgendwie unter einen Hut gebracht werden wollen.
Wer bezahlt für den zweiten – oder auch ersten – Bildschirm im Homeoffice? Wer bezahlt ganz allgemein zusätzliche Kosten, welche dem Arbeitnehmenden im Homeoffice entstehen? Der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmende?
«Es kommt darauf an»...
Um es aber gleich vorwegzunehmen: Das JAZ-Modell lässt sich – wie kaum ein anderes Arbeitszeitmodell – nur mit Hilfe einer sauberen und lückenlosen Zeiterfassung erfolgreich einführen. Diese muss aus Gründen der Praktikabilität ohne Zweifel elektronisch und so geschehen, dass auf der einen Seite die Mitarbeitenden zuverlässig mitmachen – und zwar egal, von wo aus sie arbeiten und, dass auf der anderen Seite deren Chefs die Arbeitszeiterfassungen schnell, einfach und regelmässig kontrollieren können.
Damit versteht sich von selbst, dass ein Unternehmen nur dann die JAZ einführen sollte, wenn es auch über eine professionelle Software für Zeiterfassung – wie beispielsweise proles – verfügt.
Flexible Arbeitszeitmodelle sind nur dann legal, wenn sie sich an alle Vorschriften des Arbeitsgesetzes und an die zwingenden Vorschriften des Arbeitsvertragsrechts im Obligationenrecht halten.
Die Praxis hat demnach in den vergangenen Jahrzehnten verschiedene Modelle für flexibleres Arbeiten entwickelt und eingeführt. Die meisten davon sind gesetzlich nicht ausdrücklich geregelt. Sie müssen aber trotzdem – wie oben bereits festgestellt – den gesetzlichen Vorschriften genügen.
Was bietet die Praxis konkret?
Auch wenn nach wie vor viele Arbeitnehmende in der Schweiz 9-to-5 arbeiten, in vielen Dienstleistungsberufen hat schon vor längerer Zeit eine Flexibilisierung der Arbeitszeiten eingesetzt. So hat die Praxis eine ganze Reihe an Arbeitszeitmodellen geschaffen, welche mehr oder minder fleissig auch genutzt werden.
Das Arbeitsrecht und die Arbeitspraxis in der Schweiz folgen dem simplen System «Geld gegen Zeit». Der Mitarbeitende «vermietet» also seine Arbeitsleistung an den Arbeitgeber für eine vorher vereinbarte Zeit. Dafür bekommt er seinen Lohn.
Nachdem die Zeit das entscheidende Messkriterium ist, ist es folgerichtig, dass die Arbeitszeit exakt gemessen und kontrolliert werden muss.
In diesem Beitrag beschäftigen wir uns daher mit den unterschiedlichen Methoden der Zeiterfassung und ihren Vor- und Nachteilen.
Die Praxis lehrt uns: Zeiterfassung ist nicht gleich Zeiterfassung. Je nachdem, welche Ziele mit der Zeiterfassung erreicht werden wollen, so sollte dazu auch die richtige Zeiterfassung gewählt werden. Steht die Kontrolle der Arbeitszeiten im Vordergrund, geht es primär um die Buchhaltung von Ferien, Überstunden oder Überzeit, sollen in erster Linie Projekte sicher und wirtschaftlich geführt werden oder dient die Zeiterfassung bloss der Rechnungsstellung an den Kunden am Ende des Monats? Mit diesem Beitrag wollen wir Ihnen helfen, für Ihre Organisation eine sichere Wahl zu treffen.
Wann und wie lange gearbeitet werden darf, ist in der Schweiz im Arbeitsgesetz (kurz ArbG) geregelt, welches seit 1966 gilt. Dieses Gesetz stellt zwingende Vorschriften auf. Beide Vertragsparteien – der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer – müssen sich also daranhalten. Das gilt insbesondere auch bei den Ruhezeiten, die das Gesetz verbindlich festlegt.
Wir kennen kaum ein Dienstleistungsunternehmen, wo die Zeiterfassung auf eitle Freude trifft. Meist wird sie als lästige Pflicht angesehen und geniesst damit eine entsprechend tiefe Priorität. Doch das ist – ganz besonders in unserer Dienstleistungsbranche – nicht gut. Erfüllt die Zeiterfassung doch zwei ganz wesentliche Aufgaben, die für Dienstleister absolut zentral sind.
Von Kunden und befreundeten Unternehmern in der Dienstleistungsbranche höre ich immer mal wieder: «Wie schön wäre es doch, würden sich unsere Zeiterfassung und Leistungserfassung wie von Geisterhand gelenkt von selbst erledigen. Viel zu oft muss ich meine Mitarbeitenden daran erinnern, sie ermahnen oder im schlimmsten Fall sogar 'bestrafen', weil sie damit im Verzug sind!» Was hier wie ein frommer Wunsch daherkommt, lässt sich erfahrungsgemäss nicht mit Zwangsmassnahmen erreichen, sondern nur mit dem Etablieren einer Kultur der Zeiterfassung. Doch, was ist das – und wie geht das?
Bis die Corona-Pandemie in diesem Frühling über uns hereinbrach, fristete Homeoffice eher ein Nischendasein. Aber nach dem Ausrufen des Lockdown im März mussten Tausende von Berufstätige ihr Büro quasi über Nacht nach Hause verlegen. Eine Herkulesübung, die im Zeitpunkt ihrer Anordnung interessanterweise kaum zu Diskussionen über Sinn und Unsinn von Homeoffice führte. Dies, obwohl Homeoffice damals (noch) keinen besonders guten Ruf genoss.
Wenn es darum geht, wirklich produktiv zu sein, dann sind wir grosse Fans der sogenannten Drei-Dinge-Regel. Sie besagt ganz einfach:
Schreiben Sie jeden Morgen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, die Drei Dinge auf, die Sie heute erledigen wollen. Dann fangen Sie an, sie zu tun.
Projektmanagement gibt es schon lange und damit auch die Projektschätzung. Allerdings ist es heutzutage wichtiger denn je, Projekte möglichst genau einschätzen zu können. Das hat verschiedene Gründe: Es werden deutlich mehr Projekte realisiert, als noch vor zwanzig Jahren und somit hat das Projektmanagement im Gleichzug massiv an Bedeutung gewonnen. Kommt erschwerend dazu, dass sich projektrelevante Parameter nicht selten oft und schnell auch während eines Projekts ändern. So müssen plötzlich Entscheidungen schnell getroffen werden, was bei schlecht geschätzten Projekten zwangsläufig auch zu schlechten Ergebnissen führt.
Was ist Produktivität? Sie ist die optimale Verbindung zwischen Effizienz und Effektivität. Effizienz heisst, die Dinge richtig zu machen – also mit den richtigen Mitteln, möglichst schlank, schnell und mit so wenig Aufwand wie nötig. Effektivität hingegen heisst, die richtigen Dinge zu tun – also, die gestellte Aufgabe mit der dazu perfekt passenden Methode zu lösen und beste Ergebnisse zu produzieren.
Produktiv ist also jemand, dem es gelingt, mit möglichst wenig Energieeinsatz das bestmögliche Arbeitsergebnis zu erzielen.
Immer wieder kommt es vor, dass Arbeitnehmende nicht nur einfach ihren Job machen, sondern dabei auch noch kleinere oder grössere Verbesserungen für ihre Firma «erfinden».
Wem gehören nun diese Verbesserungen, die ein Arbeitnehmer kreiert? Und – was gilt es für Dienstleistungsunternehmen diesbezüglich zu beachten?
Die Zeiterfassung ist für jedes Dienstleistungsunternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie dient als Basis für die Verfolgung der gearbeiteten Zeit, für die Ferien- und Abwesenheitskontrolle, für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit und, wenn entsprechend integriert, auch gleichzeitig für die Rechnungsstellung an Kunden.
(Nicht nur) In einem Dienstleistungsunternehmen ist die Zeiterfassung wichtig, sehr wichtig sogar. Sie ist – um es genauer zu sagen – sogar essenziell. Essenziell ist allerdings gleichbedeutend, dass es OHNE NICHT geht. Oder anders ausgedrückt, die Zeiterfassung ist ein überlebensnotwendiges Werkzeug für jeden Dienstleister. Genauso, wie jeder Zimmermann ohne Zweifel einen Hammer braucht, will er seine Arbeit überhaupt erst machen können.
Gute Gründe für eine professionelle Zeiterfassung gibt es viele. Wir beschränken uns in diesem Praxistipp jedoch auf 10 Gründe, von denen wir aus Erfahrung wissen, dass sie einen klar messbaren Einfluss auf den Erfolg Ihres Dienstleistungsunternehmens haben.
Für die aktuelle Corona-Krise hat der Bund mit der ALV das Verfahren der Kurzarbeit vereinfacht. Erfahren Sie hier wie dies funktioniert und was Sie diesbezüglich in proles beachten sollten.
Nachdem auf fast jedem Computer Microsoft Excel bereits vorinstalliert ist, fällt die intuitive Wahl meist rasch auf dieses Tool. So denken viele. Doch sie denken nicht zu Ende. Denn der Einsatz von Excel für eine gratis Zeiterfassung ist alles andere als optimal. Wieso ist das so?
Das Gesetz schreibt nicht vor, mit welchen Werkzeugen die Arbeitszeit protokolliert werden muss. Sie sind als Unternehmen in der Wahl also frei. Im Zeitalter der Digitalisierung machen aber logischerweise nur der Einsatz von Computer und Software Sinn.
Obwohl es wahrscheinlich nicht gelingen wird, dass Ihre Mitarbeitenden die Zeiterfassung lieben lernen, so können wir Ihnen dennoch 7 hilfreiche Tipps geben. 7 Tipps, die helfen, Ihre Mitarbeitenden für eine zielführende Zeiterfassung zu motivieren.
In der Praxis finden sich oft Überstundenregelungen, die unklar sind. Dieser Praxistipp beleuchtet die Themen «Überstunden» und «Überzeit» und liefert konkrete Tipps, wie Sie die Arbeitsverträge in Ihrem Dienstleistungsunternehmen «sicherer» machen können.
Die zentrale Ressource im Dienstleistungsgeschäft ist der Mensch. Meist macht er dies auf Rechnung eines Dienstleistungsunternehmens. In der Schweiz beschäftigt der Dienstleistungssektor über 75% aller Erwerbstätigen. Entsprechend gross ist daher die Bedeutung, die das Arbeitsrecht in der Dienstleistungspraxis spielt.
Gelegentlich müssen Sondereinsätze am Wochenende, an einem Feiertag oder in der Nacht geleistet werden, damit die Termine gehalten werden können. Wie sind Sondereinsätze der Mitarbeitenden ausserhalb ihrer normalen Arbeitszeit im Schweizer Recht geregelt? Worauf müssen Sie als Arbeitgeber achten?
Die Frage, ob ein Dienstleister für seinen Kunden im Sinne eines Auftrags oder eines Werkvertrags tätig ist, ist keinesfalls immer klar. Doch sie ist hochrelevant, sind doch die rechtlichen Folgen dieser beiden miteinander verwandten Vertragstypen in zentralen Fragen sehr unterschiedlich.
«Wo gearbeitet wird, fallen Späne», wenn auch im Dienstleistungsunternehmen nur im übertragenen Sinne. Wohingegen «Wo gearbeitet wird, muss auch mal geruht werden» definitiv auch für Dienstleistungsunternehmen gilt. In diesem Praxistipp wollen wir daher die gesetzlichen Regeln zur Arbeitszeit und Ruhezeit aufzeigen und kurz kommentieren.
Rechtliche Auseinandersetzungen entstehen fast ausschliesslich bei Kündigungen seitens der Firma. Wollen Sie sich als Arbeitgeber daher von einem Mitarbeitenden aktiv trennen, dann sollten Sie die Stolpersteine kennen und wissen, worauf Sie im Besonderen zu achten haben.
Die Lohnfortzahlungspflicht gilt kurz gesagt nur dann, wenn erstens ein gesetzlich geregelter Fall eintritt und, wenn zweitens den Arbeitnehmer kein eigenes Verschulden trifft. Diese Voraussetzungen werden in unserem Praxistipp etwas genauer beleuchtet.
Das schweizerische Arbeitsgesetz, welches unter anderem die Arbeits- und Ruhezeiten und die Pflicht zur Zeiterfassung regelt, stammt aus dem Jahr 1964. Auch wenn es schon öfters revidiert wurde, so atmet es im Kern immer noch den Geist des Industriezeitalters. Aber heute finden wir uns wieder im Wissens- und Digitalisierungszeitalter. Damit haben sich viele Zeichen fundamental geändert.
Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses denken wir immer an Kündigung. Doch, es gibt eine Alternative. So wie jederzeit ein neuer Arbeitsvertrag abgeschlossen werden kann, kann ein solcher auch jederzeit wieder einvernehmlich aufgelöst werden. Wir sprechen dann von einem «Aufhebungsvertrag».
Schauen Sie der Wahrheit in die Augen: Ihre Mitarbeitenden arbeiten primär, um ihren Lebensunterhalt zu verdienen. Woraus besteht der Lohn? Was ist Bonus und wann besteht ein Anspruch? Was ist eine Erfolgsbeteiligung und wann besteht ein Anspruch? Was ist eine Provision und wann muss eine solche bezahlt werden?
Wir kennen es alle. Früh und voller Tatendrang sind wir im Büro. Doch dann, ein Blick auf die endlose Todo-Liste und die Motivation sinkt in den Keller. Viel zu viel zu tun und viel zu wenig Zeit dafür. Die produktive Nutzung der uns zur Verfügung stehenden Zeit spielt in unserer modernen Dienstleistungsgesellschaft eine zentrale Rolle.
Welches sind die «Rezepte», die bereits in der Vorbereitung einer arbeitsreichen Woche oder eines arbeitsreichen Tages eine wertvolle Hilfestellung sein können? Woran sollten Sie sich also orientieren, bevor Sie mit der Erledigung Ihrer Aufgaben loslegen?
Zentrale Erfolgsfaktoren im Projektmanagement: Im ersten Praxistipp dieses Dreiteilers zu den zentralen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement werden diejenigen Elemente beschrieben, die für die Treffsicherheit des Projektes verantwortlich sind: Was ist das Ziel des Projektes und welchen Umfang soll es haben?
Zentrale Erfolgsfaktoren im Projektmanagement: Abgesehen davon, dass Projekte durch den Einsatz menschlicher Arbeitskraft realisiert werden, spielt der rein ressourcen-unabhängige Faktor «Mensch» die entscheidende Rolle für das Gelingen. Doch, was verstehen wir unter dem «weichen» Erfolgsfaktor «Mensch» genau?
Immer wieder machen (Gross)Projekte Schlagzeilen, weil sie aus dem Ruder laufen. Meistens dann, wenn Kosten und/oder Zeitplanungen nicht eingehalten werden. Was auch immer Projekte während ihrer Abwicklung behindert, mit Hilfe eines funktionierenden Projektcontrollings kann dem vorgebeugt werden.
Projektcontrolling ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines funktionierenden Projektmanagements. Wie aber muss das Projektcontrolling aussehen, worauf ist im Besonderen zu achten und welche Elemente braucht es, damit das Projektcontrolling seine Aufgabe erfolgreich erfüllen kann?
Ein Projekt ist ein zielgerichtetes und individuelles Vorhaben. Zu seine Erreichung wird mittels Projektmanagement ein dezidierter Plan erstellt. Die hohe Individualität des Zieles unterscheidet das Projekt von einem Prozess. Projekte bringen also in der Regel Neues, Prozesse hingegen bringen schon mal Dagewesenes hervor.
Klassisches Projektmanagement hat seine Grenzen. Insbesondere aufgrund der zunehmenden Komplexität der Projekte. Es braucht daher neue Methoden, welche dem Rechnung tragen. Ursprünglich aus der Softwareentwicklung stammend, setzt sich als Reaktion darauf ein Projektmanagement-Konzept des «Agil-Seins» als dafür gedachte Lösung langsam aber sicher durch.