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Wie funktioniert die Zeiterfassung bei Teilzeitarbeit?

Simon Grenacher
Mittwoch, 30. März 2022

Die Teilzeitarbeit ist ein Arbeitsverhältnis, das gekennzeichnet ist durch eine Arbeitszeit, die gegenüber der betriebsüblichen vollen Arbeitszeit reduziert ist.

Arbeitet z.B. ein Mitarbeitender in einem Betrieb mit 40 Arbeitsstunden pro Woche nur 20 Stunden, so arbeitet er in einem 50%-Pensum, arbeitet er 32 Stunden, so arbeitet er in einem 80%-Pensum etc.

Teilzeitarbeit ist stark verbreitet und nimmt laufend zu. Umso mehr stellt sich die äusserst praxisrelevante Frage, wie die Arbeitszeiten bei Teilzeitarbeit erfasst werden müssen.

Die Praxis kennt 2 Methoden: Wertmethode und Zeitmethode

Für die Zeiterfassung im Teilzeitarbeitsverhältnis hat die Praxis die Wertmethode und die Zeitmethode entwickelt. Beide werden in den Unternehmen praktisch genutzt.

Wertmethode: Bei der Wertmethode wird der Mitarbeitende in Teilzeit wie ein Mitarbeitender in Vollzeit behandelt. Zu diesem Zweck wird seine wöchentliche Sollarbeitszeit auf eine 5-Tage-Woche verteilt, auch wenn der Mitarbeitende beispielsweise bei einem 50% Pensum Montag und Dienstag ganztags und am Mittwoch nur am Vormittag arbeitet und nicht regelmässig jeden Tag halbtags. Die Sollarbeitszeit beträgt somit täglich bei einer 40 Stunden-Woche rechnerisch 4 Stunden. Auch am Montag und Dienstag, wo normalerweise 8 Stunden und nicht bloss 4 gearbeitet werden. Die Zeiterfassung orientiert sich anschliessend an diesen «fiktiven» Sollzeiten.

Zeitmethode: Nach der Zeitmethode legt die Firma mit dem Teilzeitmitarbeitenden konkrete Tage als feste Arbeitstage (im obigen Beispiel Montag und Dienstag ganztags plus Mittwochvormittag) fest, an welchen die Arbeitszeit im vereinbarten Umfang geleistet werden muss. Die Ist-Zeiterfassung orientiert sich anschliessend an diesen fest vereinbarten Arbeitstagen.

Im Ergebnis führen allerdings beide Methoden zu unterschiedlichen Resultaten, wie ein einfaches Beispiel zeigt: Fällt der nationale Feiertag 1. August auf einen Wochentag, so darf der Mitarbeitende in einem 50% Pensum mit der Wertmethode 4 Stunden von seiner Sollzeit abziehen, der Mitarbeitende mit der Zeitmethode darf 8 Stunden von seiner Sollzeit abziehen, wenn der Tag auf einen seiner festen Arbeitstage fällt und 0 Stunden, wenn dies nicht der Fall ist.

Das Bundesverwaltungsgericht hat entschieden, dass beide Methoden erlaubt sind und in der Praxis angewendet werden dürfen. Das Unternehmen sollte sich aber für eine der beiden Methoden entscheiden und sie im Sinne der Gleichbehandlung für das gesamte Personal anwenden.

Wie werden die Arbeitszeiten bei Teilzeitarbeit erfasst?

Wie müssen nun die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten bei Teilzeitarbeit in der Zeiterfassung erfasst werden?

Bei der Wertmethode: Die an einem Arbeitstag gearbeitet Ist-Arbeitszeit wird mit dem Arbeitspensum multipliziert und dessen Ergebnis wird verbucht. Arbeitet also ein Mitarbeitender beispielsweise mit einem 50% Pensum an einen Tag 8 Stunden, so verbucht er bloss 4 Stunden an diesem Tag (8 Stunden x 50%). Gleichzeit darf der Mitarbeitende an arbeitsfreien Wochentagen zusätzlich seinen Anteil an Sollstunden als effektive Arbeitszeit verbuchen (bei einem 50% Pensum im vorliegenden Beispiel also 4 Stunden).

Die Anwendung der Wertmethode führt dazu, dass bei vertragsgemässer Arbeit die Ist- und Soll-Stunden immer taggenau übereinstimmen.

Bei der Zeitmethode: Die Verbuchung der Ist-Arbeitszeit bei der Zeitmethode erfolgt real. Der Mitarbeitende bucht an jedem Arbeitstag die Zeit, welche er effektiv gearbeitet hat. Bei einem 50% Pensum mit Arbeitstagen Montag, Dienstag und Mittwochvormittag werden die Arbeitszeiten an diesen Tagen voll gebucht und an den verbleibenden 2 ½ Arbeitstagen wird nichts gebucht.

Die Zeitmethode führt dazu, dass bei vertragsgemässer Arbeit die Ist- und Soll-Stunden während der Arbeitswoche nicht übereinstimmen, sondern erst am Ende der Woche.

Wie werden Ferien erfasst?

Vorausgeschickt werden muss, dass Teilzeitmitarbeitende den gleichen Mindestferienanspruch haben wie Vollzeitmitarbeitende, in der Regel 4 Wochen (Artikel 329a Obligationenrecht). Allerdings werden die 4 Wochen anteilsmässig mit dem Arbeitspensum multipliziert und damit reduziert. Bei einem 50% Pensum beträgt der Ferienanspruch stundenmässig also nur noch 80 statt 160 Stunden. Allerdings auch wieder verteilt auf 20 Arbeitstage, da ja an jedem Arbeitstag nur 50% gearbeitet wird.

Wie werden nun Ferien bei Teilzeit erfasst?

Bei der Wertmethode: Nimmt der Mitarbeitende einen Ferientag, so bucht er in der Zeiterfassung diesen Tag multipliziert mit seinem Arbeitspensum. Bei einem 50% Pensum und einem 8 Stunden Arbeitstag bucht er somit 4 Stunden Ferien.

Bei der Zeitmethode: Beansprucht der Mitarbeitende einen Ferientag an einem seiner fixen Arbeitstage, so bucht er in der Zeiterfassung den vollen Tag (also 8 Stunden bei einer 40 Stundenwoche) als Ferien. Nimmt er den Ferientag an einem seiner freien Tage, so darf er logischerweise keinen Ferienbezug mehr buchen. Nimmt er den Ferientag an einem Tag, an welchem er sonst halbtags, also 4 Stunden arbeiten würde, so bucht er auch nur diese 4 Stunden als Ferienbezug. Der andere Halbtag gilt dann nicht als Ferien, da er an diesen ohnehin nicht gearbeitet hätte.

Bei der Erfassung eines Feiertags gilt analog das oben für die Ferien gesagte. Ein Mitarbeitender unter der Wertmethode wird in jedem Fall seinen prozentualen Anteil an dem Feiertag als «gearbeitet» verbuchen dürfen (bei 50% somit 4 Stunden). Ein Mitarbeitender unter der Zeitmethode verbucht den vollen Tag (also 8 Stunden), wenn er an diesem Tag hätte arbeiten müssen und null Stunden, wenn er an diesem Tag nicht hätte arbeiten müssen, also frei gehabe hätte.

Wie werden Krankheitstage oder Unfalltage erfasst?

Die Erfassung und Verbuchung von Krankheits- oder auch Unfalltagen erfolgt nach dem gleichen System wie bei den Arbeitszeiten.

Bei der Wertmethode: Bei der Wertmethode bucht der Mitarbeitende einen Krankheitstag als «normalen» Arbeitstag multipliziert mit seinem Arbeitspensum. Bei einem 50% Pensum und einer 40 Stundenwoche somit 4 Stunden (8 Stunden x 50%). Und zwar ungeachtet davon, ob er an diesem Wochentag tatsächlich gearbeitet hätte oder nicht. Somit muss sich der Mitarbeitende auch an einem sonst freien Tag krankmelden und dafür – wenn notwendig – ein Arztzeugnis vorlegen.

Bei der Zeitmethode: Bei der Zeitmethode darf der Mitarbeitende seinen Krankheitstag nur dann als Arbeitszeit buchen, wenn er an diesem Wochentag gemäss Vereinbarung mit der Firma tatsächlich gearbeitet hätte. Dafür dann zu 100% und nicht bloss im Umfang des eigenen Arbeitspensums. Liegt dafür der Krankheitstag auf einem Wochentag, an welchem der Mitarbeitende vereinbarungsgemäss nicht arbeitet, so darf er seinen Krankheitstag auch nicht auf Arbeitszeit buchen. Er ist dann quasi in seiner Freizeit krank. Allerdings muss er für diesen Tag auch kein Arztzeugnis beibringen.

Achtung: Nochmals zu Erinnerung: Sie haben als Unternehmen die Wahl, ob die Wertmethode oder die Zeitmethode zum Einsatz kommen sollen. Beide Methoden sind von den Gerichten als legal eingestuft worden. Allerdings müssen Sie in Ihrem Unternehmen alle Mitarbeitenden nach der gleichen Methode behandeln und Ihre Software für die Zeiterfassung entsprechend einrichten.

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