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Welche Benefits bringt die Zeiterfassung für Mitarbeitende?

Simon Grenacher
Mittwoch, 14. September 2022

Regelmässige Leser unseres Blogs wissen es. Eine lückenlose Zeiterfassung ist in der Schweiz gesetzliche Pflicht (z.B. Blogbeitrag «Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Dienstleister»). Diese Pflicht trifft nahezu alle privatwirtschaftlichen Unternehmen und ihre Mitarbeitenden. Eine Ausnahme bilden bloss die «höheren leitenden Angestellten».

Wenn also die Zeiterfassung ohnehin obligatorisch ist, wieso muss sie dann den Mitarbeitenden gleichzeitig auch noch Vorteile bringen?

Zwang funktioniert nur sehr eingeschränkt

Die Erfahrung in vielen Dienstleistungsorganisationen und -Unternehmen zeigt klar, dass ein reiner Zwang zur Erfassung der Arbeitszeiten nur bedingt funktioniert. Und zwar je nach Mitarbeitertyp mehr oder weniger gut.

Die genauen und pflichtbewussten «Buchhaltertypen» halten sich von selbst sträflich an die Vorgaben und sind mit ihrer Zeiterfassung fast immer up to date. Eine stets aktuelle und genaue Zeiterfassung ist ihnen selbst ein wichtiges Anliegen. Da sie sich in der Regel sehr gut selbst organisieren können, fällt ihnen die Zeiterfassung auch nicht schwer. Sie gehört zu ihrer täglichen Routine.

Die «Chaoten» auf der anderen Seite stehen mit der Zeiterfassung (und vielen anderen Pflicht- und Routineaufgaben) permanent auf Kriegsfuss. Sie müssen ständig an die Zeiterfassung erinnert und daran gemahnt werden. In krassen Fällen verlassen sie sogar das Unternehmen, wenn ihnen die Pflichtübungen über den Kopf wachsen. Von diesen Mitarbeitenden eine regelmässig Zeiterfassung zu bekommen ist nicht selten ein täglicher Kampf. (Gesetzlicher) Zwang funktioniert in der Regel auch da nicht.

Die meisten Mitarbeitenden sind aber weder «Buchhaltertypen» noch «Chaoten». Allein mit Zwang zur Zeiterfassung bringt man allerdings die meisten von ihnen dazu, ihre Arbeitszeiten mehr oder weniger regelmässig zu protokollieren. Optimal ist das aber auch nicht.

So besteht die Kunst der Führung darin, den Mitarbeitenden klar verständlich zu machen, dass die Erfassung ihrer Arbeitszeiten nicht ausschliesslich eine Pflichtübung darstellt, sondern auch klare Mehrwerte bietet. Doch, welche sind das?

Zeiterfassung als notwendige Basis für die Leistungsverrechnung

Viele Dienstleister leben von den gearbeiteten Stunden ihrer Mitarbeitenden. Diese arbeiten im Auftragsverhältnis für die Kunden des Unternehmens und rechnen in der Regel einmal monatlich ihre geleisteten Stunden ab. Daraus entstehen die Kundenrechnungen, der Umsatz, den der Dienstleister generiert und schlussendlich der Einnahmestrom, aus welchem die Löhne und alle anderen Geschäftskosten bezahlt werden. Praktisch heisst dies: Ohne regelmässige Leistungserfassung kommt kein Geld mehr rein! Die Leistungserfassung wird also (auch) zu einer Überlebensfrage.

Der Weg von der Leistungserfassung hin zu einer Arbeitszeiterfassung ist allerdings nicht mehr weit. Bei der Vollzeiterfassung müssen bloss noch diejenigen Stunden erfasst werden, welche nicht auf ein Kundenprojekt laufen und – soll dem Gesetz auch Genüge getan werden – zusätzlich die Anfangs- und Schlusszeiten sowie die Lage der Pausen von mehr als einer halben Stunde (was praktisch gesehen meist nur die Mittagspause betrifft).

Wird gleichzeitig im Unternehmen eine professionelle Software für Zeit- und Projektzeiterfassung eingesetzt – wie beispielsweise proles, so greifen beide «Datentöpfe» direkt ineinander. Die Leistungserfassung erfüllt daher bereits gut 50% der Zeiterfassung und umgekehrt ebenso.

Übersicht und Kontrolle von Überstunden und Überzeiten

Jeder Mitarbeitende arbeitet auf der Basis eines Arbeitsvertrags für sein Unternehmen. Dort wird immer auch die dem Unternehmen geschuldete Arbeitszeit in Stunden vereinbart. Sie bildet sogar die Kernpflicht des Arbeitnehmenden gegenüber dem Arbeitgeber.

Arbeitet der Mitarbeitende mehr als seine vertraglich geschuldete Arbeitszeit, so sprechen wir von Überstunden. Arbeitet er sogar mehr als die gesetzliche Höchstarbeitszeit (in Dienstleistungsberufen beträgt diese in aller Regel 45 Stunden pro Woche), so sprechen wir zusätzlich von Überzeit.

Da der Mitarbeitende seinen Lohn (nur) für die von ihm geleistete Arbeitszeit erhält, will er natürlich auch wissen, ob er zeitlich länger als vertraglich vereinbart gearbeitet hat. Dazu dient ihm die regelmässige und vollständige Arbeitszeiterfassung. Führt er diese daher gewissenhaft aus, so weiss er jederzeit, wo er zeitmässig steht.

In den meisten Unternehmen haben Arbeitnehmende mit Überstunden auch Anspruch auf deren Kompensation und/oder sogar auf eine Auszahlung der zu viel gearbeiteten Zeit. Im Falle von Überzeit ist die Kompensation sogar gesetzlich verbindlich geregelt.

Ferienkontrolle

Analog zur Übersicht und Kontrolle der Überstunden und Überzeiten dient die Vollzeiterfassung natürlich auch der Kontrolle der noch offenen Ferienansprüche.

Auch hier ist die Interessenlage bei den Mitarbeitenden glasklar. Sie wollen keine Ferientage verschenken und auch jederzeit wissen, wo sie ferienmässig dastehen.

Die regelmässige und vollständige Arbeitszeiterfassung bringt also auch in Sachen Ferien und freie Tage den nötigen Über- und Durchblick.

Transparenz und Vertrauen im Unternehmen

Ich plädiere für die Vollzeiterfassung in jedem Unternehmen, und zwar beim ganzen Personal. Auch bei denjenigen, welche von Gesetzes wegen aufgrund ihrer «höheren leitenden Stellung» nicht dazu verpflichtet wären.

Dieses Vorgehen fördert nämlich massiv die Transparenz und daraus folgend das Vertrauen in der ganzen Firma. Auf diese Weise ist jederzeit und vor allem klar messbar, wer wie lange arbeitet, wer sich wann Ferien oder freie Tage gönnt und wer welchen zeitlichen Beitrag an die Gesamtleistung des Unternehmens leistet.

Kontinuierliches Lernen und Verbessern

Insbesondere dort, wo die Arbeitszeit im Unternehmen ganz direkt für Kunden geleistet und so auch verrechnet wird, spielt der Zeitfaktor eine weitere wichtige Rolle. So sind Kunden in der Regel nicht bereit, beliebig hohe Honorare zu bezahlen, sondern deckeln diese entweder durch ein Budget oder sogar durch eine vorher vereinbarte Pauschale.

Umso wichtiger wird damit die Zeit, die die Mitarbeitenden für die Bearbeitung eines Kundenauftrags tatsächlich benötigen. Und, umso wichtiger die daraus gewonnene Erfahrung für gleiche oder ähnliche Kundenaufträge in der Zukunft.

Eine saubere Zeit- und Leistungserfassung bildet somit die Lernbasis für die Abschätzung und Erstellung von Offerten morgen und übermorgen. Je mehr zuverlässige Daten zur Verfügung stehen, desto präziser kann geschätzt und desto erfolgreicher kann angeboten werden.

Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit

Ein Dienstleistungsunternehmen zu leiten ist nicht einfach, das Unternehmen auch noch richtig profitabel und wirtschaftlich zu führen, ist jedoch noch schwieriger. Der Grund, warum viele Dienstleister ihre Kosten nicht richtig decken können – und daher auch nicht profitabel wirtschaften – liegt daran, dass sie wenig Ahnung haben, wie viel ihre Projekte tatsächlich wert sind.

Beispielsweise ergab eine Studie in der IT-Branche, dass Projekte 45 Prozent über dem Budget und 7 Prozent über der geplanten Zeit liegen, während sie gleichzeitig 56 Prozent weniger Wert liefern als vorhergesagt. In ähnlicher Weise deutet eine andere Studie darauf hin, dass die Hauptgründe für Aufwandüberschreitungen direkt mit einer schlechten Zeitschätzung zusammenhängen.

Die Bestimmung genauer Projektzeitpläne und die Schätzung des Zeitbedarfs für ein neues Projekt ist für viele Unternehmen, welche über keine historische Zeitdaten verfügen, ein schier unmögliches Unterfangen. Dementsprechend falsch sind oftmals die Annahmen. Natürlich ist jedes Projekt etwas anders. Aber als Dienstleistungsunternehmen, das in einer bestimmten Branche tätig ist, gibt es viele Ähnlichkeiten, die sich aus früheren Projekt-Erfahrungen gültig ableiten lassen.

Ich empfehle daher dringend den Einsatz einer professionellen Software für Arbeitszeit- und Leistungserfassung. Sie hilft dabei, den Zeitaufwand heutiger Projekte genau zu verstehen und daraus wertvolle Erfahrungen und Daten für künftige Projekte abzuleiten. Quasi als Abfallprodukt entstehen zusätzlich unschätzbare Auswertungen, Statistiken und Reports, welche die Wirtschaftlichkeit der im Unternehmen eingesetzten Personalressourcen nach allen Regeln der Kunst zuverlässig aufzeigen. Ganz im Sinne einer nachhaltigen Steigerung Ihrer Projektrentabilität und Wirtschaftlichkeit.

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