RFID- und NFC-basierte Zeiterfassungssysteme: Effiziente Lösungen für die moderne Arbeitswelt

Ziel dieses Beitrags ist es, die Funktionsweise, Vorteile und Herausforderungen RFID- und NFC-basierter Zeiterfassungssysteme umfassend zu beleuchten.

RFID- und NFC-basierte Zeiterfassungssysteme bieten innovative Lösungen für die moderne Arbeitswelt, die sich durch Flexibilität, Mobilität und Digitalisierung auszeichnet. Wir werden die Grundlagen der Technologien erläutern, ihre Anwendung in der Praxis anhand eines Beispiels verdeutlichen und auf wichtige Aspekte wie Datenschutz und rechtliche Rahmenbedingungen eingehen.

Mobile Zeiterfassung per Smartphone

Funktionsweise der mobilen Zeiterfassung:

Durch mobile Zeiterfassung können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten via Smartphone oder Tablet erfassen. Dies geschieht in der Regel über eine spezielle App, die meist verschiedene zusätzliche Funktionen bietet. Die erfassten Daten werden in Echtzeit an ein zentrales System übertragen und dort verarbeitet.

Beispiele für zusätzliche Funktionen:

• GPS-Tracking: Diese Apps ermöglichen die genaue Erfassung des Arbeitsortes und eignen sich besonders für Aussendienstmitarbeitende.
• Projektbasierte Zeiterfassungs-Apps: Diese Apps erlauben die Zuordnung der Arbeitszeit zu spezifischen Projekten und erleichtern so die Kostenkontrolle und das Projektmanagement.
• Integration mit anderen Tools: Einige Apps bieten Schnittstellen zu Projektmanagement-Tools (z.B. Trello, Asana) oder zu Buchhaltungs- und Abrechnungssystemen (z.B. QuickBooks, Xero).
• Berichterstattung und Analysen: Diese Anwendungen sind in der Lage detaillierte Berichte über Arbeitszeiten, Projekte oder die Produktivität zu erstellen. Visuelle Dashboards sorgen für eine klare Übersicht.
• Erinnerungsfunktionen: Einige Apps erinnern die Anwendenden zu gewissen Uhrzeiten oder nach Ablauf der Pausenzeit daran, die Zeiterfassung zu starten.

Vorteile der mobilen Zeiterfassung:

• Ortsunabhängigkeit: Mitarbeitende können ihre Zeiten von überall erfassen, was besonders für Aussendienstmitarbeitende oder Homeoffice-Arbeitsplätze von Vorteil ist.
• Echtzeitdaten: Führungskräfte erhalten sofortige Einblicke in die Arbeitszeiten und können so schneller auf Abweichungen reagieren.
• Kostenersparnis: Papierkram und manuelle Eingabefehler werden reduziert, was zu einer Effizienzsteigerung oder niedrigeren Kosten führt.
• Motivation: Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten transparenter einsehen und verwalten, was die Motivation steigern kann.

Grundlagen der RFID- und NFC-Technologie 

Was ist RFID?

Radio-Frequency Identification (RFID) ist eine drahtlose Technologie, die zur automatischen Identifizierung und Verfolgung von Objekten oder Personen eingesetzt wird. Sie besteht aus zwei Hauptkomponenten: Einem RFID-Transponder (auch Tag genannt), der Informationen speichert, und einem RFID-Lesegerät, das diese Informationen ausliest. RFID-Tags senden ihre Daten an das Lesegerät, wenn sie sich in dessen Reichweite befinden. Dabei wird zwischen passiven und aktiven RFID-Tags unterschieden:

• Passive Tags: Diese Tags haben keine eigene Stromquelle und beziehen ihre Energie aus dem elektromagnetischen Feld des Lesegeräts. Sie haben eine geringere Reichweite und sind kostengünstiger.
• Aktive Tags: Diese Tags verfügen über eine eigene Batterie. Sie haben daher eine grössere Reichweite und können mehr Daten speichern, sind jedoch teurer als passive Tags.

Was ist NFC?

Near Field Communication (NFC) ist eine spezielle Form der RFID-Technologie, die auf kurze Distanzen ausgelegt ist. NFC ermöglicht eine bidirektionale Kommunikation zwischen zwei Geräten, wie einem Smartphone und einem NFC-Tag. Auf diese Weise kann zum Beispiel per Smartphone an der Kasse im Supermarkt bezahlt werden. Es ist eine kontaktlose Technologie, die einen einfachen und schnellen Datentransfer ermöglicht und durch die notwendige Nähe der Geräte zueinander eine höhere Sicherheit bietet. NFC-Tags sind in der Regel passiv und benötigen keine externe Stromquelle.

Gemeinsamkeiten und Unterschiede zu RFID:

• Gemeinsamkeiten: Beide Technologien nutzen Funkwellen zur Datenübertragung und basieren auf dem Prinzip der kontaktlosen Kommunikation.
• Unterschiede: NFC hat eine geringere Reichweite als RFID, bietet aber höhere Datenübertragungsraten und ermöglicht bidirektionale Kommunikation. NFC wird häufig für mobile Zahlungsdienste und Zugangskontrollen eingesetzt.

Automatisierung durch RFID- und NFC-basierte Zeiterfassungssysteme

RFID- und NFC-basierte Zeiterfassungssysteme können zur automatisierten Zeiterfassung genutzt werden, weil sie berührungslose Technologien sind, die eindeutige Identifikationsnummern (Tags) lesen können. Mitarbeitende tragen hierzu einen RFID- oder NFC-Chip (z.B. in einer Karte oder einem Armband), der beim Passieren eines Lesegeräts automatisch identifiziert wird. Das Lesegerät übermittelt die ID an ein System, das die Uhrzeit und den Mitarbeitenden festhält. Diese automatische Identifizierung und Datenerfassung eliminiert manuelle Eingaben und Fehlerquellen. Da die Reichweite der NFC-Technologie nur bei maximal ungefähr 10 cm liegt, eignet sich diese Technik nur bedingt für eine vollständige Automatisierung. Hier muss der Chip immer noch an die Nähe des Lesegeräts gehalten werden.

Zusätzliche Vorteile durch RFID- und NFC-basierte Zeiterfassungssysteme

RFID- und NFC-basierte Zeiterfassungssysteme bieten im Vergleich zu klassischen Methoden der Zeiterfassung noch weitere Vorteile:

Effizienz und Genauigkeit:

• Fehlervermeidung: Die Erfassung der Arbeitszeit kann vollständig automatisiert werden, was menschliche Fehler minimiert.
• Echtzeitdaten: Mitarbeitende können sich in Echtzeit an- und abmelden, was eine genaue Erfassung der Arbeitszeit ermöglicht.

Sicherheit:

• Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Tags oder NFC-Geräte kann der Zugang gewährt werden, was die Sicherheit am Arbeitsplatz erhöht.
• Verschlüsselung: Datenübertragungen können verschlüsselt werden, um Manipulationen oder unbefugtes Abhören zu verhindern.

Integration, Skalierbarkeit, Erweiterung:

• Systemintegration: RFID und NFC können leicht in bestehende IT-Infrastrukturen integriert werden, um umfassende HR- und Sicherheitssysteme zu unterstützen.
• Skalierbarkeit: Diese Systeme sind leicht erweiterbar, um mehr Mitarbeitende oder zusätzliche Standorte zu integrieren.
• Erweiterung: Die Tags können für zusätzliche Funktionen, beispielsweise Zutrittskontrollen, verwendet werden.

Kostenersparnis:

• Reduzierte Betriebskosten: Durch die Automatisierung und die Reduktion von Papier und Druckerschwärze sowie von manuellen Eingaben sinken die administrativen Kosten.
• Wartung: RFID- und NFC-Technologien sind bekannt für ihre Zuverlässigkeit und Langlebigkeit. Sie benötigen nur einen sehr geringen Wartungsaufwand, was die langfristigen Betriebskosten weiter reduziert.

Kontaktlose Nutzung:

• Hygiene: Die kontaktlose Technologie reduziert die Übertragung von Keimen, was besonders in Umgebungen, wo Hygiene wichtig ist, ein Vorteil ist.
• Bequemlichkeit: Mitarbeitende müssen keine Karten in ein Lesegerät stecken, sondern nur nah genug herankommen.

RFID- und NFC-basierte Zeiterfassungssysteme: Ein typisches Anwendungsbeispiel

Stellen Sie sich ein Produktionsunternehmen mit vielen Mitarbeitenden vor. Durch RFID- und NFC-basierte Zeiterfassungssysteme können die Mitarbeitenden beim Betreten und Verlassen der Produktionshalle einfach ihren RFID-Ausweis an ein Lesegerät halten. Die Arbeitszeiten werden automatisch erfasst, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind. Dies spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand. Gleichzeitig wird die Genauigkeit der Zeiterfassung verbessert und die Gefahr von Fehlern minimiert. Durch die Integration mit der Zutrittskontrolle wird zudem sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugang zur Produktionshalle haben.

RFID- und NFC-basierte Zeiterfassungssysteme und die rechtlichen Rahmenbedingungen

Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG)

In Anlehnung an die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) hat die Schweiz ihr Datenschutzgesetz überarbeitet. Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) trat am 1. September 2023 in Kraft und verschärft einige der Anforderungen, die auch bei der Arbeitszeiterfassung durch RFID- und NFC-basierte Zeiterfassungssysteme zu beachten sind. Im Wesentlichen gehören dazu:

• Transparenz: Die Mitarbeitenden müssen über die Art der gesammelten Daten durch RFID- und NFC-basierte Zeiterfassungssysteme informiert werden.
• Meldepflicht: Bei Datensicherheitsvorfällen besteht eine Meldepflicht. Im Falle einer Datenschutzverletzung, welche eine erhebliche Gefahr der Verletzung der Persönlichkeits- oder Grundrechte der betroffenen Person darstellt, sind somit sowohl die Betroffenen als auch die/der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte zu informieren.
• Privacy by Design / Privacy by Default: Jedes Produkt und jede Dienstleistung muss so gestaltet sein, dass Daten und Privatsphäre der Anwender:innen geschützt sind. Das gilt auch für RFID- und NFC-basierte Zeiterfassungssysteme.

Dies sind nur einige der zu beachtenden Regularien als erste Orientierung. Unternehmen sind verpflichtet, sich vorab ausgiebig über alle relevanten Bestimmungen und Anforderungen zu informieren, um ihre rechtlichen Verpflichtungen vollständig zu erfüllen. Die Nichtbeachtung der gesetzlichen Vorgaben kann zu erheblichen rechtlichen Konsequenzen führen. Eine detaillierte Auseinandersetzung mit relevanten Gesetzen und Verordnungen und gegebenenfalls die Konsultation von Expert:innen wird dringend empfohlen, um eine rechtskonforme Umsetzung der Zeiterfassung zu gewährleisten.

Weitere Herausforderungen

• Kosten: Die Implementierung RFID- und NFC-basierter Zeiterfassungssysteme kann mit erheblichen Kosten verbunden sein, insbesondere wenn eine grosse Belegschaft mit entsprechenden Devices ausgestattet werden muss.
• Technologische Komplexität: Die Integration der Technologien in bestehende Systeme kann komplex sein und erfordert ggf. fachkundiges Personal.
• Technologische Abhängigkeit von Anbietern: Unternehmen, die RFID- und NFC-basierte Zeiterfassungssysteme einsetzen, können eine starke Abhängigkeit von den jeweiligen Technologieanbietern entwickeln. Dies betrifft Aspekte wie Preisgestaltung, Verfügbarkeit von Software-Updates und technischen Support. Eine begrenzte Auswahl an Anbietern kann zudem die Verhandlungsmacht des Unternehmens einschränken und die Flexibilität bei der Anpassung an spezifische Bedürfnisse reduzieren.
• Systemausfälle und Wartung: Technologische Systeme sind anfällig für Ausfälle oder technische Probleme. Solche Störungen können die Zeiterfassung behindern und somit den Arbeitsablauf stören. Es ist essenziell, zuverlässige Wartungs- und Supportstrukturen zu etablieren, um Ausfallzeiten zu minimieren und eine kontinuierliche Funktionalität sicherzustellen.
• Weiterentwicklung und Anpassungsbedarf: Die Technologie entwickelt sich stetig weiter. Unternehmen müssen kontinuierlich in die Aktualisierung und Weiterentwicklung ihrer Systeme investieren, um mit den neuesten Funktionsverbesserungen und vor allem Sicherheitsstandards Schritt zu halten. Dies kann zusätzliche Ressourcen und ein dauerhaftes Budget erfordern, um die Systeme auf dem neuesten Stand zu halten und zukünftige Anforderungen erfüllen zu können.

Fazit 

RFID- und NFC-basierte Zeiterfassungssysteme bieten effiziente Lösungen für die moderne Arbeitswelt. Sie ermöglichen eine präzise, automatisierte und flexible Erfassung der Arbeitszeiten und tragen zur Digitalisierung der Arbeitswelt bei. Gleichzeitig müssen die Herausforderungen im Bereich Datenschutz und Datensicherheit berücksichtigt werden. Durch eine sorgfältige Planung und Implementierung können die Vorteile dieser Technologien optimal genutzt werden.