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Was ist Produktivität? Sie ist die optimale Verbindung zwischen Effizienz und Effektivität. Effizienz heisst, die Dinge richtig zu machen – also mit den richtigen Mitteln, möglichst schlank, schnell und mit so wenig Aufwand wie nötig. Effektivität hingegen heisst, die richtigen Dinge zu tun – also, die gestellte Aufgabe mit der dazu perfekt passenden Methode zu lösen und beste Ergebnisse zu produzieren.
Produktiv ist also jemand, dem es gelingt, mit möglichst wenig Energieeinsatz das bestmögliche Arbeitsergebnis zu erzielen.
Als Geschäftsinhaber, als Führungskraft und als Teamleiter haben Sie sich mit Sicherheit auch schon gefragt, wie Sie sich selbst und Ihr Team produktiver machen können. Vielleicht haben Sie es auch schon mit irgendeiner Art von Motivation, z.B. mehr Lohn, Bonus oder sonstigen Belohnungen für Ihre Mitarbeitenden versucht und dann festgestellt, dass keine nachhaltige Verbesserung der Teamproduktivität eingetreten ist. Wieso ist das so?
Produktivitätssteigerung und Engagement sind untrennbar miteinander verbunden. Wer bei seiner Arbeit nicht – oder ungenügend – motiviert und engagiert ist, erbringt schlechte Leistungen. Zahlreiche Studien der letzten Jahre haben gezeigt, dass «externe» Motivations-Faktoren wie Geld oder andere Incentives bestenfalls eine kurzzeitige Verbesserung bringen, nachhaltig aber keinen positiven Einfluss auf die Produktivität haben.
Die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität beginnt, wie jeder Problemlösungsprozess, mit einer Diagnose. Um wirksame Gegenmassnahmen gegen die sinkende Produktivität in Ihrem Unternehmen zu finden, müssen Sie zunächst die zugrunde liegenden Ursachen Ihres Problems herausfinden.
Am einfachsten und wirkungsvollsten ist es, Ihre Mitarbeitenden einfach zu fragen, was einen Produktivitätsrückgang verursacht hat. Sofern diese die Gründe dafür überhaupt benennen können, brauchen Sie dafür aber eine entsprechende Vertrauenskultur in Ihrem Unternehmen. Anderenfalls begegnen Ihnen Ihre Mitarbeitenden bloss mit Argwohn, so dass die Gesprächsergebnisse kaum hilfreich sein werden. Möglicherweise ist es besser, eine anonyme Umfrage zum Mitarbeiterengagement durchzuführen. Denken Sie bei der Erstellung einer Umfrage daran, offene Fragen zu stellen und lassen Sie Ihren Mitarbeitenden auch Raum, ihre Kritik zu erklären.
Abgesehen davon, was Ihre Analyse ergeben wird, die Gründe für Produktivitätsprobleme in Ihrem Team und in Ihrem Unternehmen sind oft ähnlich. Nachfolgend eine Auswahl der häufigsten Gründe mit Lösungsvorschlägen.
Menschen «lechzen» nach Anerkennung und Wertschätzung. Dennoch, es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Mitarbeitende unterbewertet fühlen. Wahrscheinlich haben Sie sich selbst irgendwann in Ihrer Karriere auch schon einmal so gefühlt. Sie müssen sich nicht immer mit einer finanziellen Belohnung erkenntlich zeigen, manchmal reicht ein simples «Danke» oder eine ausdrückliche Anerkennung einer guten Arbeit.
Sich nicht als Teil von etwas Grösserem zu fühlen, ist nachteilig für das Engagement und die Produktivität der Mitarbeitenden. Es gibt Ihren Mitarbeitenden das Gefühl, dass ihre Arbeit keinen Zweck hat. Wenn man etwas tut, ohne das Gefühl zu haben, auf ein Ziel hinzuarbeiten, das grösser ist als die eigentliche Aufgabe, hat man einfach das Gefühl, Zeit zu verschwenden. Wenn das, was Sie tun, keinen Zweck hat, warum tun Sie es dann überhaupt? Stellen Sie daher unbedingt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, was der Auftrag, die Vision und die Ziele Ihres Unternehmens sind.
Sehen Ihre Mitarbeitenden keine oder zu wenig Entwicklungsmöglichkeiten für sich selbst, dann kann dies zum Rückgang ihrer Produktivität führen. Es ist daher äusserst wichtig, dass Sie regelmässig prüfen, ob die Mitarbeitenden mit herausfordernden Aufgaben betraut sind und nicht nur öde Routine bewältigen müssen. Andererseits müssen die Herausforderungen aber auch erreichbar sein, sonst leidet die Produktivität ebenfalls.
Arbeit ist ein grosser Teil des Lebens. Wir verbringen den grössten Teil unseres Tages bei der Arbeit, bei der Vorbereitung oder auf dem Weg zu unserem Arbeitsplatz. Für die psychische Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden und für die Produktivität Ihres Teams ist es somit von entscheidender Bedeutung, ihnen ein Leben ausserhalb der Arbeit zu ermöglichen.
Wie bereits erwähnt, wir verbringen viel Zeit bei der Arbeit, mit vielen verschiedenen Menschen. Es ist daher wichtig, eine positive und überzeugende Unternehmenskultur zu haben, die nicht nur Ihren bestehenden Mitarbeitenden hilft, sich für ihre Arbeit und Ihr Unternehmen zu engagieren und sie an Ihr Unternehmen zu binden, sondern es wird auch viel einfacher für Sie werden, frische Talente für Ihr Unternehmen neu zu gewinnen.
Wenn Mitarbeiter nicht das Gefühl von Eigenverantwortung und Verantwortungsgefühl haben, koppeln sie sich vom Team ab und werden infolgedessen weniger produktiv. Anstatt also Aufgaben minutiös und detailliert zu übertragen und dabei ständig zu versuchen, jede Einzelheit unter Kontrolle zu haben, sollten Sie besser Verantwortung für Resultate und Ziele delegieren und Ihren Mitarbeitenden bei Fragen und Hilfestellungen als Coach zur Verfügung stehen.
Wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeitenden ihr Bestes leisten, müssen Sie Ihre Erwartungen klar kommunizieren. Gleichzeitig müssen Sie direktes Feedback geben können. Es gibt einige Kommunikationsmethoden, die besonders bei negativem Feedback hilfreich sein können.
Am besten gefällt mir die einfache Methode «Fakten – Emotionen – Konsequenzen – Erwartungen». Man braucht etwas Übung darin, aber je mehr man sie anwendet, desto besser wird die Kommunikation im ganzen Team.
Wie funktioniert diese Methode?
Wenn Sie Feedback geben, sprechen Sie zuerst über die objektiven Fakten. Zum Beispiel hat Ihr Mitarbeitender einen Fehler in einem wichtigen Kunden-Bericht gemacht und Sie mussten den Bericht innerhalb eines engen Zeitplans selbst korrigieren. Sie sind wahrscheinlich sehr ärgerlich – das ist verständlich, aber Sie sollten für eine gute Kommunikation ein Beispiel geben. Werden Sie nicht laut, sondern erklären Sie bloss, was passiert ist und verwenden Sie nur Fakten. Es könnte also so klingen: «Ihr letzter Bericht wurde mit dem grossen Fehler XYZ geliefert. Das hat unserem Kunden nicht gefallen.»
Dann sollten Sie Ihre Emotionen offenlegen. Zum Beispiel: «Es hat mich geärgert und ich bin frustriert, weil ich den Fehler selbst finden und beheben musste.»
Als nächstes erklären Sie die Konsequenzen, die sich für Ihren Mitarbeitenden aus dem Fehler ergeben. Wenn dieser Verweis die einzige ist, dann überspringen Sie diesen Teil.
Sie beenden das Feedback mit der Mitteilung Ihrer klaren Erwartungen – zum Beispiel «Ich erwarte von Ihnen, dass Sie Ihre zukünftigen Berichte noch einmal überprüfen, oder bei Unsicherheit, mir zur Prüfung vorlegen.»
Nachdem Sie das Feedback gegeben haben, ist es sehr wichtig, auch die andere Seite zu Wort kommen zu lassen. Sie möchte sich vielleicht verteidigen, sich entschuldigen, Fragen stellen.
Gute Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle in der Unternehmenskultur und ist wegweisend für hohes Engagement und hohe Produktivität in Ihrem Unternehmen.
Technologie und Arbeitsmittel sollen das Leben und vor allem die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden erleichtern und nicht zu einem weiteren Hindernis für sie werden. Die Verwendung ungeeigneter Werkzeuge kann der Produktivität in zweierlei Hinsicht abträglich sein: Erstens verringert sie die Motivation und das Engagement bei der Arbeit, zweitens wird sie zur blossen Zeitverschwendung. Stellen Sie also unbedingt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden über zeitgemässe und benutzerfreundliche Arbeitsmittel und Tools verfügen. Natürlich gehören dazu vor allem eine professionelle Software für Zeiterfassung und Projektmanagement.
Einige Aufgaben und Projekte erfordern mehr Konzentration als andere. Wir alle wissen das, aber wir wissen auch, dass im Geschäftsleben alles bis gestern erledigt sein sollte und alles immer wichtig ist. Deshalb neigen wir oft dazu, die konzentrierte Arbeit zu unterbrechen. Als Lösung für dieses produktivitätstötendes Verhalten bieten sich feste Zeitblockaden an, die sogar im Kalender als solche eingetragen werden. Daran hält sich anschliessend derjenige, der die Arbeit erledigt, aber auch derjenige, der den Arbeitenden gerne «stören» bzw. beanspruchen würde.
... aber es ist wichtig und für die Rentabilität sogar macht-entscheidend, die Kosten von Unproduktivität zu minimieren. Beginnen Sie die Lösung des Problems mit dem Sammeln von Daten, der Analyse der Ursachen und dann mit der Umsetzung der richtigen Lösungen. Ich habe Ihnen die häufigsten Ursachen und Lösungen für das Produktivitätsproblem oben aufgeführt.
Vielleicht haben Sie in Ihrem Unternehmen sogar noch weitere Ursachen gefunden, die ich hier gar nicht thematisiert habe. Doch auch für diese gibt es mit Sicherheit Lösungen, die helfen, Ihrem Team die nötige Produktivität zurückzubringen. Denn, eine hohe Produktivität ist für sich alleine schon ein Motivator für noch mehr Produktivität: «Wer Gutes leistet, hat Spass daran und ist motiviert, noch Besseres zu leisten».
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