QR-Rechnung löst orangen Einzahlungsschein (ESR) ab

Per 30. Juni 2020 wird in der Schweiz die QR-Rechnung eingeführt. Der neue Einzahlungsschein löst die seit Jahrzehnten im Einsatz stehenden orangen und roten Einzahlungsscheine ab. In einer Übergangsphase können weiterhin die alten Einzahlungsscheine verwendet werden. Im Moment ist noch keine verbindliche Ablauffrist definiert.

Die Einführung der QR-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft und wird helfen, die Zahlungsprozesse weiter zu standardisieren und zu automatisieren.

1 Einleitung

Um die Vorteile der QR-Rechnung nutzen zu können, müssen mindestens folgende Parteien im Zahlungsprozess bereit sein:

• Rechnungssteller: Der Leistungserbringer muss seine Leistungen in einer QR-Rechnung an den Leistungsempfänger senden können. Dies kann elektronisch (z.B. per eMail) oder auch in Papierform geschehen.
• Rechnungsempfänger: Der Bezahler muss fähig sein, QR-Rechnungen einzulesen und weiterverarbeiten zu können. Entweder wird die QR-Rechnung in die Buchhaltungslösung eingelesen oder direkt an die Bank zur Zahlung weitergeleitet.

Mit proles erstellen Sie Rechnungen auf Basis der erfassten Leistungen. Das heisst, wir kümmern uns ausschliesslich um den Rechnungssteller-Teil im Prozess. Erstellte Rechnungen können dann per Post oder per eMail versendet werden.

Hinweis: Aktuell ist noch unklar, ob alle Anbieter im Zahlungsprozess bereit sind, QR-Rechnungen zu versenden oder zu empfangen. Gemäss unserer Einschätzung werden per Einführungsdatum nicht alle Anbieter in der Prozesskette bereit sein. Wir empfehlen, die Rechnungsstellung nicht sofort umzustellen. Klären Sie mit Ihren Kunden zuerst, ob QR-Rechnungen verarbeitet werden können und testen Sie den neuen Prozess mit einigen Kunden. Es besteht kein Zeitdruck zur sofortigen Einführung.

QR-Rechnungen mit proles erstellen

Übersicht

Seit vielen Jahren wird in proles mit jeder Rechnung automatisch auch der orange Einzahlungsschein (ESR) erzeugt. Ab Release 4.1 bietet proles zusätzlich die QR-Rechnung an. Während der Übergangsphase können selbstverständlich weiterhin Rechnungen mit orangem Einzahlungsschein erzeugt werden.

Wichtige Vorbereitungsarbeiten für die Umstellung auf QR-Rechnungen: Verlangen Sie von Ihrer Bank die QR-IBAN für Ihr Bankkonto.

Mit dem aktuellen Release von proles stehen demzufolge verschiedene bestehende und neue Szenarien zur Verfügung:

1. Verzicht auf Versand von Einzahlungsscheinen (bisherig).
2. Verzicht auf Versand von QR-Rechnungen (wie bisher mit ESR).
3. Einführung von QR-Rechnungen als Ablösung des ESR (neu).
4. Alle Mischformen der obigen Szenarien.

Nachfolgend werden die verschiedenen Szenarien näher beschrieben. Details zu den Umstellungsarbeiten finden Sie im darauffolgenden Abschnitt.

1. Verzicht auf Versand von Einzahlungsscheinen (bisherig)

Wie schon heute kann auf die Verwendung von Einzahlungsscheinen verzichtet werden, indem z.B. die IBAN-Nummer auf der Rechnung aufgedruckt wird. Bisher wurde trotzdem mit jeder Faktur der ESR miterstellt, kam aber nicht zum Einsatz. Neu kann proles so konfiguriert werden, dass kein Einzahlungsschein erstellt wird.

Vorteile

•  Kein Aufwand bei Erstellung.

Nachteile

• Rechnung muss durch Debitor manuell bezahlt werden.
• Bei Verwendung der prolesFinanz-Schnittstelle ist kein automatischer Abgleich der offenen Posten in der Buchhaltung möglich.

Umstellungsaufwände

• Bankverbindung umstellen (auf «Kein Einzahlungsschein»).

2. Verzicht auf Versand von QR-Rechnungen (wie bisher mit ESR)

Während der Übergangsphase können weiterhin Rechnungen mit orangem Einzahlungsschein versendet werden.

Vorteile

• Kein Umstellungsaufwand.
• Bekannte und funktionierende Prozesse.

Nachteile

• Verzicht auf Imageeffekt «Early Adopter».

Umstellungsaufwände

• Keine (Bankverbindung ist schon auf «ESR» eingestellt).

3. Einführung von QR-Rechnungen als Ablösung des ESR (neu)

Per Stichdatum sollen alle Projekte mit QR-Rechnungen versendet werden.

Vorteile

• Einsatz «moderner» Technologien und Verfahren.
• Für Ihre Kunden hat dies eine Vereinfachung der Zahlungen mittels Scan des QR-Codes zur Folge.

Nachteile

• Initialer Einrichtungsaufwand.

Umstellungsaufwände

• Bestehende Bankverbindung umstellen (auf «QR» und Hinterlegung der QR-Daten).
• Sprachen korrigieren (Auswahl der QR-Sprache für Druck der QR-Rechnung).
• Ergänzung der Daten in der Projektverwaltung im Bearbeitungsdialog des Projekts um die Felder «QR-Rechnung - Zahlbar durch".

4. Alle Mischformen der obigen Szenarien

Aus verschiedenen Gründen kann es angebracht sein, nur einen Teil der Fakturen mit QR-Rechnung oder ESR zu versenden (z.B. auf Kundenwunsch).

Vorteile

• Individuelle Behandlung der Kunden.

Nachteile

• Erhöhter Umstellungsaufwand.

Umstellungsaufwände

• Für jede Art der Einzahlungsscheinerstellung wird eine eigene Bankverbindung (ev. für dasselbe Bankkonto) benötigt.
• Nach Erstellung der Bankverbindungen muss pro Projekt die entsprechende Bankverbindung ausgewählt werden. Ein sinnvolles Vorgehen besteht darin, neue Bankverbindungen für die weniger genutzte Art der Einzahlungsscheine zu erstellen und nur die betroffenen Projekte (Ausnahmen) umzustellen.
• Weitere Tasks siehe nachstehenden Abschnitt «Einrichtungsarbeiten».

Hinweis: Einzahlungsscheine werden durch proles automatisch erstellt. Mit der Auswahl der Bankverbindung beim Einrichten eines neuen Projekts ist Ihre Arbeit erledigt. Mit der Fakturierung wird dann entweder kein Einzahlungsschein, der ESR oder die QR-Rechnung erstellt.

Einrichtungsarbeiten Bankverbindung, Sprachen und Projektverwaltung

Für die Nutzung der QR-Rechnung aber auch bei Verzicht auf die Verwendung eines Einzahlungsscheins müssen einige Konfigurationsanpassungen vorgenommen werden.

Bankverbindung

In der Bankverbindung kann neu definiert werden, ob Zahlungen an diese Bank ohne Einzahlungsschein, mit ESR oder QR stattfinden sollen.

Die zur Verfügung stehenden Felder ändern sich mit dieser Auswahl.

Kein Einzahlungsschein

Es stehen nur noch die Felder «Memo 1» und «Memo 2» zur Verfügung. Wie bis anhin werden hier die Kontoinformationen abgefüllt, welche auf der Faktur aufgedruckt werden können.

ESR

Keine neuen Felder. Es sind keine Anpassungen notwendig (bestehende Angaben wurden übernommen).

QR

Es stehen neue Felder zur Verfügung, welche für die korrekte Funktion abgefüllt werden müssen.

• Referenz: Kann leer gelassen werden. Wird als Teil der QR-Referenz verwendet und von proles bei der Fakturerstellung mit der Fakturnummer ergänzt (wichtig für den Abgleich der offenen Posten in der Buchhaltung). Wenn bisher ESR verwendet wurde, empfehlen wir, die ESR-Referenz weiter zu verwenden. Anmerkung: Diese Empfehlungen entsprechen unserem aktuellen Wissensstand. Weiterführende Informationen werden wir publizieren, sobald diese verfügbar sind.
• Memo 1 und Memo 2: Können leer gelassen werden. Inhalte können für den Aufdruck auf der Faktur verwendet werden. Wird nicht für den QR-Einzahlungsschein verwendet.
• QR-IBAN: Muss mit der von der Bank erhaltenen QR-IBAN abgefüllt werden.
• Name, Adresse, PLZ/Ort und Land: Müssen mit den eigenen Firmenangaben ergänzt werden. Wird im QR-Einzahlungsschein für die eigene Adresse (Zahlbar an) verwendet.

Tipp: Einrichten mehrerer Bankverbindungen bei verschiedenen Einzahlungsscheinen (Szenario 4: Mischform): Wenn Sie für alle Kunden die gleiche Art von Einzahlungsscheinen verwenden, genügt weiterhin eine Bankverbindung. Wenn Sie Ihren Kunden individuelle Zahlungsarten anbieten wollen, benötigen Sie pro Zahlungsart (Kein Einzahlungsschein, ESR, QR) je eine Bankverbindung. Die im Projekt gewählte Bankverbindung steuert bei der Fakturierung die Erzeugung der entsprechenden Einzahlungsscheine. Wählen Sie aussagekräftige Bezeichnungen (z.B. UBS - QR), um die Auswahl in der Projektverwaltung zu erleichtern.

Sprachen

Sprache QR-Rechnung: Der QR-Einzahlungsschein kann in den vier Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch gedruckt werden. Um die korrekte Verwendung sicherzustellen, müssen neu die in proles erfassten Sprachen (für die Fakturen) mit der Sprache für den QR-Einzahlungsschein verbunden werden.

Projektverwaltung - Projekt bearbeiten

Über das Projekt steuern wir die automatische Erstellung des gewünschten Einzahlungsscheins. Dazu wählen Sie im Projekt die gewünschte Bankverbindung aus.

Im QR-Fall müssen Sie zusätzlich die Felder «QR-Rechnung - Zahlbar durch» abfüllen. Dies kann durch eine manuelle Eingabe oder über den Button «Vorschlag» geschehen. Ein Klick auf «Vorschlag» füllt die Felder gemäss den Kundenangaben ab. Diese Ergänzung in allen Projekten ist notwendig.

Bei der Verwendung des ESR konnten wir bisher einfach die Fakturadresse übernehmen. Für die QR-Rechnung sind die Vorgaben strikter und müssen genau vier Zeilen umfassen.

Mit der Livesetzung wurden Informationen aus dem Kunden abgefüllt. Wenn Sie vom Kunden abweichende Zahlungsinformationen verwenden wollen, müssen Sie diese Felder korrigieren.

Wenn eine Bankverbindung ohne Einzahlungsschein oder mit ESR gewählt wird, müssen die Felder nicht abgefüllt werden, sie werden bei der Fakturierung nicht verwendet.

Weitere Informationen

Perforationspflicht bei Postversand von Rechnungen: Der QR-Standard verlangt bei Postversand den Einsatz von perforiertem Papier oder dem Einfügen einer Schere als Kennzeichnung für die Abtrennung von Zahlteil und Empfangsschein (z.B. bei Bezahlung am Postschalter). Wir haben entschieden, im Standard das Scherensymbol anzubieten. Falls Sie perforiertes Papier verwenden möchten, können wir Ihre QR-Vorlage entsprechend anpassen (pauschal CHF 100.-). Bitte nehmen Sie dafür mit dem Support Kontakt auf.

Falls der QR-Code in der QR-Rechnung in roter Farbe ausgegeben wird, ist die Konfiguration noch fehlerhaft. Bitte überprüfen Sie die Einstellungen gemäss den Anleitungen in diesem Blogbeitrag. Bei Fragen wenden Sie sich an unseren Support.

Auch für die Beantwortung von weiteren Fragen steht Ihnen unser Support-Team sehr gerne zur Verfügung: eMail-Anfrage an das prolesSupport-Team →