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Von Kunden und befreundeten Unternehmern in der Dienstleistungsbranche höre ich immer mal wieder: «Wie schön wäre es doch, würden sich unsere Zeiterfassung und Leistungserfassung wie von Geisterhand gelenkt von selbst erledigen. Viel zu oft muss ich meine Mitarbeitenden daran erinnern, sie ermahnen oder im schlimmsten Fall sogar 'bestrafen', weil sie damit im Verzug sind!» Was hier wie ein frommer Wunsch daherkommt, lässt sich erfahrungsgemäss nicht mit Zwangsmassnahmen erreichen, sondern nur mit dem Etablieren einer Kultur der Zeiterfassung. Doch, was ist das – und wie geht das?
Eine Kultur der Zeiterfassung müssen Sie sich vorstellen wie eine «unsichtbare Hand», die völlig von selbst und ohne Druck und Einflussnahme dafür sorgt, dass alle im Unternehmen die Zeiterfassung korrekt und fristgemäss erledigen. Und zwar immer und ohne Ausnahme.
Spontan – und aus eigener Erfahrung in Ihrem Unternehmen – werden Sie wahrscheinlich sagen, das ist unmöglich. Ich erkläre Ihnen aber nachfolgend, dass es doch machbar ist und gebe Ihnen gerne einige Inputs, mit deren Hilfe Sie dem Idealzustand einer 100 Prozent perfekten Zeiterfassung doch schon sehr nahekommen können.
Ich beobachte immer wieder, dass Unternehmen die Notwendigkeit ihrer Zeiterfassung ihren Mitarbeitenden gegenüber ausschliesslich mit logischen Argumenten verkaufen. Da wird also mit einer ganzen Reihe von – absolut sinnvollen und richtigen – Argumenten an den Verstand appelliert, und das immer und immer wieder. Hilft dies nichts oder zu wenig, wird wieder und wieder erklärt, warum die Zeiterfassung wichtig ist.
So geht das Spiel dann in einer Endlosschlaufe immer weiter. In einigen Firmen lässt sich die Zeiterfassung damit auf ein durchschnittliches Level heben, aber auch nicht mehr. Erstaunlicherweise hat es aber immer noch einige Mitarbeiter, die offensichtlich taub sind und bei denen die sachlichen Argumente schlicht nicht anzukommen scheinen.
Es genügt halt eben nicht, nur den Kopf und den Verstand anzusprechen. Sie müssen die Zeiterfassung auch über Emotionen und Bilder verkaufen. Wie das funktioniert, erkläre ich weiter unten. Doch zuerst zu einigen griffigeren Tipps.
Ihre Mitarbeitenden wollen verstehen, warum die Zeiterfassung – obwohl lästig und zusätzlich zeitraubend – für Ihr Unternehmen wichtig und unerlässlich ist. Sie wollen den Sinn und Zweck dieser Belästigung und Störung ihrer Arbeit verstehen, damit sie eine innere Überzeugung für deren Notwendigkeit entwickeln können.
Das gilt insbesondere für die jüngeren Generationen, die auch so erzogen und ausgebildet wurden. Ältere Mitarbeitende und auch ältere Chefs hingegen kennen und tolerieren noch eher eine Kultur von «Command and Control» und sind es sich aus ihrer längeren Berufspraxis gewöhnt, auch mal Anweisungen zu folgen, ohne deren tieferen Sinn immer verstehen und nachvollziehen zu können. Tatsache ist allerdings, dass Command-and-Control-Führung ein Auslaufmodell ist. Ganz besonders in Dienstleistungsberufen, wo selbständiges und kundenorientiertes Denken und Handeln zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor geworden sind.
Das Verständnis für die sachliche Notwendigkeit der Zeiterfassung – und damit eben die innere Überzeugung – schaffen Sie, indem Sie mit logischen Argumenten aufzeigen, was die Zeiterfassung bewirkt und welche Folgen deren Nichteinhaltung zeitigen. Sie adressieren also klar die Ratio Ihrer Mitarbeitenden.
Wenn Sie von Ihren hoch bezahlten und bestens ausgebildeten Mitarbeitenden eine saubere und termingerechte Zeiterfassung erwarten, dann müssen Sie ihnen auch ein entsprechendes Arbeitsmittel dafür zur Verfügung stellen.
Arbeiten also beispielsweise Ihre Planer und Ingenieure mit einem modernen CAD, mit Tools für die Darstellung von virtueller Realität und mit Hochleistungsrechnern mit zwei Bildschirmen pro Arbeitsplatz, müssen aber ihre Zeiterfassung stets im Büro in einer unübersichtlichen Exceltabelle machen, dann sparen sie am falschen Ort.
Mit anderen Worten: Ihre Software für Zeiterfassung und Leistungsabrechnung sollte gleichermassen professionell und state of the Art sein, absolut mobil tauglich und einfach und schnell in der Anwendung. Im Idealfall macht das Arbeiten damit sogar richtig Spass.
Werfen Sie bei der Auswahl Ihrer Software für Zeiterfassung und Projektmanagement unbedingt auch einen Blick auf proles. Bei voller Professionalität und modernster Technologie dank 100% Cloudbetrieb wächst proles mit Ihren Bedürfnissen und dem Wachstum Ihres Unternehmen Schritt für Schritt mit. Von der kostenlosen Zeiterfassung prolesFree für kleinere Unternehmen bis hin zur umfassenden Projektmanagement-Software für anspruchsvolle Dienstleister aller Branchen.
Führung nach dem Prinzip «Command and Control» ist Schnee von gestern. Das habe ich bereits oben ausgeführt. Top modern und äusserst effektiv hingegen ist «Vormachen» und dabei mit bestem Beispiel voran zu gehen.
Dies gilt ganz besonders bei einer so lästigen Pflichtübung wie der Zeiterfassung. Unterschätzen Sie daher keinesfalls die mächtige Wirkung, wenn Chefs und Unternehmensinhaber mit gutem Beispiel voran gehen und ihre Zeiterfassung konsequent und absolut fehlerfrei erfassen.
Tun sie das hingegen nicht, so sabotieren sie auf diese Weise alle anderen Anstrengungen nicht selten bis zum sicheren Tod der Zeiterfassung. Das einzige, was dann noch überlebt, ist meist nur noch die Leistungserfassung. Aber auch nur, weil sonst keine Rechnungen geschrieben werden könnten.
Bis hierher sind Sie erfolgreich gekommen. Sie konnten Ihren Mitarbeitenden glaubhaft erklären, warum die Zeiterfassung für das Unternehmen wichtig ist und sie erkennen den Sinn einer sauberen Zeiterfassung. Ihr Unternehmen arbeitet mit einer guten Software und das Management lebt die Zeiterfassung auch vorbildlich vor.
So weit so gut, doch es harzt leider noch immer. Mal mehr, mal weniger, aber noch zu oft müssen Sie – oder die Administration im Unternehmen – den korrekten und vollständigen Einträgen in der Zeiterfassung hinterherrennen. Wenn das so ist, dann versuchen Sie folgenden Tipp in die Praxis umzusetzen.
Verbinden Sie eine erfolgreiche Zeiterfassung (wenn Sie eher Optimist sind) oder eine absolut missglückte Zeiterfassung (wenn Sie eher Pessimist sind) mit einer bildhaften Geschichte. Idealerweise hat sich diese in Ihrem Unternehmen auch so zugetragen, die Geschichte könnte aber auch erfunden sein. Für ihre Wirkung spielt das weniger eine Rolle.
So könnten Sie beispielsweise von einem Kundenfall erzählen, bei dem dank einer ausführlichen und aktuellen Zeiterfassung mit ihren detaillierten Inhalten und Beschreibungen ein Projekt gerettet werden konnte, das nach menschlichem Ermessen eigentlich hätte scheitern müssen. Der Held in Ihrer Geschichte ist ein «einfacher Projektleiter», der dank der Kultur der Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen und der dementsprechenden Disziplin seiner Kollegen ein absoluter Coup gelungen war. Der Kunde seinerseits war Ihrem Unternehmen zu ewigem Dank verpflichtet und hat in den Jahren darauf noch viel und gut Umsatz generiert. Je bildhafter und emotionaler die Geschichte daherkommt, desto besser. Die Grenze wird eigentlich nur durch ihre Glaubwürdigkeit gesetzt.
Diese Geschichte erzählen Sie mündlich vor versammelter Mannschaft und vor allem auch jedem neu eintretenden Mitarbeiter. Und zwar immer wieder, bis sie sich ins kollektive Gedächtnis Ihres Unternehmens und damit in dessen Kultur eingebrannt hat.
Keinesfalls sollten Sie die Geschichte (nur) aufschreiben und als Dokument zum selber lesen verbreiten. Sie lebt vor allem durch ihre Erzählung, die durchaus von Fall zu Fall auch variieren kann. Solange sich die Fakten der Geschichte nicht verändern.
Ein weiterer wichtiger Helfer auf dem Weg zu einer Kultur der Zeiterfassung wird die soziale Kontrolle in Ihrem Unternehmen werden. Sie sorgt dafür, dass Nachzügler oder gar renitente Verweigerer von ihren Kolleginnen und Kollegen in die gewünschte Richtung «erzogen» werden. Diese erinnern die Fehlbaren als Kollegen und nicht als Vorgesetzte und geben ihnen gleichzeitig zu verstehen, dass eine schludrige Zeiterfassung nicht mehr geduldet wird. Anderenfalls laufen Sie Gefahr, aus dem Team zu «fliegen».
Auch wenn Sie alle meine obigen Tipps beherzigen und in Ihrem Unternehmen vorbildlich umsetzen, Sie brauchen Geduld.
Sichtbare Verbesserungen werden Sie zwar rasch erkennen, eine echte «Kultur der Zeiterfassung» mit der von mir beschriebenen «unsichtbaren Hand» etabliert sich aber nicht von heute auf morgen. Sie braucht Zeit.
Vertrauen Sie daher auf Ihre Massnahmen und bleiben Sie konsequent am Ball. Sicher nach einem Jahr werden Sie die Kultur der Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen aber erkennen können.
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