Pro und Contra Homeoffice für Dienstleister

Bis die Corona-Pandemie im Frühling 2020 über uns hereinbrach, fristete Homeoffice eher ein Nischendasein. Aber nach dem Ausrufen des Lockdown mussten Tausende von Berufstätige ihr Büro quasi über Nacht nach Hause verlegen. Eine Herkulesübung, die im Zeitpunkt ihrer Anordnung interessanterweise kaum zu Diskussionen über Sinn und Unsinn von Homeoffice führte. Dies, obwohl Homeoffice damals (noch) keinen besonders guten Ruf genoss.

Jetzt, einige Monate und viele Erfahrungen mit Homeoffice später, sind die kritischen – aber auch die positiven – Stimmen wieder zurück. Da Homeoffice insbesondere in den von proles adressierten Dienstleistungsberufen wie Ingenieuren, IT-Spezialisten, Werber, Architekten oder Consultants praktiziert wird, will ich in diesem Beitrag einen systematischen – und weniger einen polemischen – Blick auf die Vor- und Nachteile von Homeoffice werfen.

Auch wir bei proles haben selbstverständlich in den vergangenen Monaten intensive Erfahrungen mit Homeoffice gemacht und können damit meine Feststellungen und Aussagen zur modernen Arbeitsform von Homeoffice 1:1 stützen.

Nach den Pros und Contras werfe ich vor allem aber auch einen Blick auf die Voraussetzungen, die es für ein funktionierendes Homeoffice braucht. Sind diese nämlich nicht erfüllt, so wird Homeoffice in Ihrem Unternehmen nicht oder nur sehr schlecht funktionieren. Für den Erfolg entscheidend ist also, dass man sich der notwendigen Voraussetzungen klar bewusst ist und sie dann auch konsequent realisiert.

Was spricht PRO Homeoffice?

Massive Zeitersparnis: Wer zu Hause arbeitet, spart massiv Zeit. Im Durchschnitt pendeln Arbeitnehmende in der Schweiz gut eine Stunde pro Tag. Das gilt ausserdem für mehr als 90% der arbeitenden Bevölkerung («So pendelt die Schweiz»). Wenn der Durchschnittswert also schon bei 1 Stunde liegt, so gibt es eine Vielzahl von Leuten, die noch deutlich länger unterwegs sind.

Deutliche Verkehrsentlastung: Ich erinnere mich an die ersten Wochen im Lockdown. Der Verkehr auf den Strassen und im ÖV war nur noch ein Bruchteil des sonst üblichen. Das führte zu weniger Umweltbelastung aber auch zu einem deutlich besseren Durchkommen für diejenigen, die dennoch auf den Strassen sein mussten.

Weniger Ablenkung: Homeoffice «richtig» praktiziert – dazu dann unten bei den Voraussetzungen mehr – bringt weniger Ablenkung. Keine Kollegen, die einen spontan in einen Schwatz verwickeln, keine Spontanmeetings mehr etc.

Höhere Produktivität: Mit grossem Interesse habe ich als Unternehmer in zahlreichen Erfahrungsberichten während der Corona Homeofficezeit gelesen und gehört, dass die Produktivität in vielen Dienstleistungsunternehmen gesteigert werden konnte. Wir bei proles können das nur bestätigen und können es vor allem, dank unserer Software für Zeiterfassung proles, auch Schwarz auf Weiss belegen.

Bessere Arbeitsqualität: Bei weniger Ablenkung und mehr Ruhe steigt – vor allem bei der Wissensarbeit von Dienstleistern – automatisch auch die Arbeitsqualität und damit die Qualität der Ergebnisse. Eine Erfahrung, die auch wir bestätigen können.

Weniger Bürofläche und teure Infrastruktur: Wird künftig Homeoffice systematisch betrieben, so können sich viele Unternehmen fragen, ob sie nicht kleinere Büros mit weniger teurer Büroinfrastruktur unterhalten wollen. Gerade bei Dienstleistern liegen die Bürokosten gleich nach den Personalkosten meist an zweiter Stelle. Auch wenn sich Unternehmen künftig an den Homeofficekosten ihrer Mitarbeitenden beteiligen, so wird die Ersparnis immer noch signifikant sein.

Was spricht CONTRA Homeoffice?

Teamwork ist schwierig: Teamwork im Sinne von «wir arbeiten physisch gemeinsam und gleichzeitig an einer Sache» ist mit Homeoffice schwierig. Zwar gibt es mittlerweile zig digitale Tools, mit welchen die physische Kooperation auf Distanz recht gut simuliert werden kann, die menschliche Nähe fehlt trotzdem. Kommt hinzu, dass die Arbeit mit solchen Werkzeugen ein anderes Verhalten verlangt, was für uns Menschen immer schwierig ist.

Fehlender sozialer Austausch: Gefühlt das häufigste Argument contra Homeoffice, vor allem seitens der Mitarbeitenden. Auch hier gilt das oben gesagte. Mit moderner Digitaltechnik wie Video, Online-Chats etc. kann man sich auch auf Distanz gut austauschen. Es ist aber nicht dasselbe, wie wenn man sich Face-to-Face gegenübersteht und, es verlangt nach einem geändertem Verhalten.

Keine Spontanmeetings möglich: Auch hier gilt analog das gleiche, wie oben schon gesagt. Mit Tools wie Teams, Skype oder Zoom können natürlich auch spontane Treffen gemacht werden. Die Erfahrung zeigt trotzdem, dass die Hemmschwelle für ein solches im Gegensatz zum Büro nach wie vor deutlich höher ist.

Die Arbeit wird zu intensiv: Von einigen – vor allem kundenorientiert arbeitenden – Leuten habe ich berichtet bekommen, dass sie noch nie so intensiv durch getaktete Arbeitstage hatten wie im Homeoffice. Ein Call folgt dem anderen, keine Pausen zwischen den Meetings und nach einem durchdiskutierten Tag kommt dann auch noch die Büroarbeit hinzu.

Homeoffice und Home-Schooling zusammen sind kritisch: So berichtet einer meiner Kollegen: «Ich habe am Ende deutlich weniger Zeit aufschreiben können, weil gerade mit kleinen Kindern ungestörtes Arbeiten fast unmöglich war. Auch meine Tagesplanung ist fast immer über den Haufen geworfen worden. Könnte hier noch länger ausholen, aber mein Fazit: Homeoffice funktioniert nur, wenn die (Klein-) Kinder nicht zu Hause sind.» Je älter die Kinder also sind, desto besser können sie sich selbst beschäftigen und sich an einen strukturierten Tagesplan halten, der Homeoffice überhaupt erst möglich macht. Daher hat sich mein Kollege richtiggehend gefreut, konnte er wieder ins Büro kommen. Einzig «Shared Office» (siehe dazu unten im letzten Abschnitt) wäre für ihn eine Alternative.

Die Unternehmenskultur bleibt auf der Strecke: Geht man davon aus, dass sich die positive Unternehmenskultur primär beim gemeinsamen Zusammensein im Büro entwickelt, so ist Homeoffice dafür sicher wenig förderlich.

Was sind die notwendigen Voraussetzungen für ein funktionierendes Homeoffice?

Trotz plausibler Contras gegen Homeoffice, der Trend geht klar in diese Richtung. Corona war dafür der ultimative Beschleuniger.

Täglich lese ich von Unternehmen, die aufgrund ihrer positiven Erfahrungen Homeoffice fest etablieren wollen. Damit dies auf lange Sicht (und über die Krise hinaus) funktioniert, müssen nach meiner Erfahrung jedoch die folgenden Voraussetzungen geschaffen werden.

Homeoffice-tauglicher Arbeitsplatz zu Hause: Homeoffice im Kinderzimmer oder am Wohnzimmertisch, wenn rundherum die Kinder spielen, wird weder für den Mitarbeitenden noch für das Unternehmen zu brauchbaren Ergebnissen führen. Im Idealfall steht ein separates Zimmer in der Wohnung oder wenigstens eine abtrennbare Arbeitsnische zur Verfügung. Ich meine, der Heimarbeitsplatz sollte auch in etwa den Qualitätsansprüchen im Büro entsprechen und weitgehend ablenkungsfrei gestaltet sein. Dass ein solcher Platz teurer ist als der Küchentisch, versteht sich natürlich von selbst.

Adäquate Technik: Die Technik – PC, Monitor, Internetverbindung und ev. Drucker etc. – muss «spassiges» und flüssiges Arbeiten wie im Büro erlauben. Bremst die Technik, dann wird es äusserst nervig und führt rasch zu einer Abwehrreaktion von Homeoffice.

Professionelle Software für Zeiterfassung: Auch wer im Homeoffice arbeitet, ist gesetzlich verpflichtet, seine Arbeitszeiten zu rapportieren. Alle Details dazu finden Sie in meinem Beitrag «Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Dienstleister». Zur Technik gehört daher ebenfalls eine moderne und professionelle Software für Zeiterfassung. Diese muss selbstverständlich mobiltauglich und bequem und einfach von zu Hause aus bedient werden kann. Cloud-basierte Lösungen – wie beispielsweise proles – sind dafür besonders gut geeignet.

Professionelle Lösungen für Videokonferenzen und Zusammenarbeit: Damit einige der Nachteile von Homeoffice abgemildert werden können, braucht es professionelle Lösungen für Videocalls und entsprechende Tools, damit gemeinsam an den gleichen Projekten und Dokumenten gearbeitet werden kann. Davon gibt es mittlerweile eine grosse Auswahl. Damit diese aber wie gewünscht funktionieren und unterbruchsfrei zur Verfügung stehen, braucht es die oben bereits beschriebene Technik. Bei der darf keinesfalls gespart werden.

Vertrauen bei der Führung, Disziplin bei den Mitarbeitenden: Neben den bis jetzt beschriebenen «harten» Voraussetzungen, braucht es aber zusätzlich – und zwingend – eine Kultur, die Homeoffice zuverlässig trägt. Die Führung im Unternehmen muss seinen Mitarbeitenden vertrauen – und die Mitarbeitenden müssen eine Homeoffice-Disziplin entwickeln, wenn sie sie nicht schon haben. So kann sich das Management darauf verlassen, dass im Homeoffice mindestens so gut gearbeitet wird wie im Büro und den Mitarbeitenden gelingt es auch zu Hause, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren.

Klare Regeln: Trotz Vertrauen und Disziplin plädiere ich dafür, für Homeoffice klare Rahmenbedingungen zu etablieren. Wer darf wann und wie lange Homeoffice machen? Wie wird mit Meetinganfragen umgegangen? An welchen Tagen sind Homeoffice erlaubt, wann nicht und wieso? Wie muss die Zeiterfassung im Homeoffice gemacht werden? Welche Kosten für Homeoffice bekommt der Mitarbeitenden erstattet? Und vieles mehr.

Geplantes Arbeiten: Da im Homeoffice die Einflüsse von aussen deutlich geringer sind wie im Büro macht es absolut Sinn, dass Homeoffice-Arbeitende ihre Arbeitstage strukturierter planen als sonst üblich.

Gibt es auch Alternativen zu Homeoffice?

In der Praxis wird sich – davon bin ich überzeugt – eine Mischform von Büroarbeit und Homeoffice etablieren. Was ja auch Sinn macht, gelingt es doch auf diese Weise, die Vorteile beider Arbeitsformen optimal miteinander zu verbinden.

Alternativ zum reinen Homeoffice wird sich vermutlich auch das «Shared Office» seinen Platz erkämpfen. Bei dieser Form arbeitet der Mitarbeitende nicht zu Hause, auch nicht im möglicherweise weiter entfernten Büro der Firma, sondern in 5 bis 10 Minuten Geh- oder Velodistanz in einem extra zugemieteten Büro, wo möglicherweise noch Leute von anderen Firmen gleichzeitig tätig sind. Damit ist auch eine soziale Einbettung gewährleistet.