prolesFree - die kostenlose Zeiterfassung

Zeiterfassung als «Herzstück» von prolesFree

• Da Sie als Dienstleister naturgemäss die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden verkaufen, ist es offensichtlich, dass die Zeiterfassung absolut zentral ist, es sogar sein muss. Aus diesem Grund ist sie das Herzstück von prolesFree.

• Durch die Zeiterfassung werden in Ihrem Dienstleistungsunternehmen alle Prozesse zentral unterstützt. Ohne Zeiterfassung ist keine professionelle Dienstleistungserbringung möglich.

Kostenlose Nutzung mit bis zu 20 Mitarbeitenden

• prolesFree kann mit bis zu 20 Mitarbeitenden kostenlos genutzt werden. Bezüglich der Anzahl Kunden, Projekte und Aktivitäten als Basis für die Zeiterfassung bestehen absolut keine Einschränkungen.

• Sämtliche prolesFree-Benutzer werden mit einem Administratoren-Profil eingerichtet und haben Vollzugriff auf sämtliche Funktionen von prolesFree.

Unterstützt lückenlose Zeiterfassung (Vollzeiterfassung)

• Die Zeiterfassung sollte von allen im Unternehmen geführt werden. Also auch von den Chefs und von denjenigen, welche keine oder nur wenige verrechenbare Kundenleistungen erbringen. Die Zeiterfassung kann lückenlos im Sinne einer Vollzeiterfassung geführt werden. Keine Minute wird ausgelassen.

• Damit die Zeiterfassung lückenlos wird, können auch alle Abwesenheiten wie Ferien, Krankheit, Weiterbildungsabwesenheiten etc. protokolliert werden. Für die Zeiterfassung auf interne (nicht verrechenbare) Arbeiten (bspw. Administration oder interne Teammeetings) können in der Projektverwaltung entsprechende Aktivitäten eingerichtet werden.

Schlankes Projekt- und Mitarbeiter-Management als Basis für die Zeiterfassung

• Als Basis für die Zeiterfassung sowie das Projektreporting können Sie in prolesFree Ihre Mitarbeitenden mit den wichtigsten Informationen verwalten. Zu Auswertungszwecken können Sie Mitarbeitende in Abteilungen und Mitarbeitergruppen zusammenfassen.

• In der Projektverwaltung können Sie Ihre Kunden, Projekte und Aktivitäten pflegen. Für einen Kunden können beliebig viele Projekte angelegt werden. Ein Projekt wiederum kann beliebig viele Aktivitäten umfassen. Für jede Aktivität können Sie festlegen, welche Mitarbeitenden hier Zeiterfassungen vornehmen dürfen. Mit jeder Mitarbeiterzuordnung legen Sie bei Bedarf einen Tarif (Stundensatz für die spätere Rechnungsstellung) sowie die Soll-Stunden für das Projektcontrolling fest.

Aussagekräftiges Dashboard und intuitive Navigation

• Im Dashboard von prolesFree stehen Ihnen sämtliche wichtigen Informationen zu Ihren Zeiterfassungen und Projekten zur Verfügung. So sehen Sie auf einen Blick Ihre Zeiterfassungen für den aktuellen Tag, eine Zusammenfassung nach Kunden und Projekten (inkl. Soll-/Ist-Vergleich) sowie weitere Informationen bspw. zur Verrechenbarkeit von Zeiterfassungen.

• Ebenfalls im Dashboard haben Sie die Möglichkeit einfache Notizen zu Verwalten. Weiter werden Sie bei Geburtstagen Ihrer Arbeitskolleginnen erinnert und sehen in der Präsenzanzeige welche Arbeitskollegen «verfügbar» sind.

• Einzelne Funktionen wie die Zeiterfassung können Sie direkt über Favoriten mit einem Klick aufrufen. Des Weiteren stehen Ihnen eine Schnellsuche sowie eine vollständige Funktionsliste direkt in der Navigation zur Verfügung.

Erfassungskontrolle zur Qualitäts-Sicherung

• Zeiterfassungen können in prolesFree auf verschiedene Arten ausgewertet werden. Beispielsweise über die Funktion Erfassungskontrolle.

• In der Erfassungskontrolle können erfasste Stunden kontrolliert und korrigiert werden. Über verschiedene Filterkriterien können die Zeiterfassungen selektiert und ausgewertet werden. Zudem steht hier ein Excel-Export der Zeiterfassungen zur Verfügung.

Wichtige Auswertungen rund um die Zeiterfassung auf Knopfdruck

• prolesFree umfasst umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten der Zeiterfassungen. Es stehen Listen aus Mitarbeiter- und Projektsicht zur Verfügung - mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad. Sämtliche Reports können auf Knopfdruck erstellt und als PDF oder im Excel-Format ausgegeben werden.

• Aus Mitarbeitersicht können Stundendetail- und Stundenübersichtslisten abgerufen werden. Sämtliche Zeiterfassungen eines Mitarbeitenden werden nach Datum oder in der Projektstruktur ausgelistet.

• Aus Projektsicht kann eine Projektüberwachung mit Soll-/Ist-Vergleich produziert werden. Des Weiteren stehen u.a. folgende Auswertungen zur Verfügung: Leistungsübersicht, Produktivitätsübersicht, Projekterfolg sowie eine Stundenübersicht nach Tarif.

Rasche Einführung dank intuitiver Bedienung

• Mit der Zeiterfassung sind alle Mitarbeitenden im Unternehmen konfrontiert. Daher ist es essentiell, dass diese schnell, einfach und unkompliziert von überall her erledigt werden kann.

• Die Zeiterfassung in prolesFree ist intuitiv zu bedienen und in kürzester Zeit einsatzbereit. Ihre Mitarbeitenden sehen zugewiesene Aktivitäten gemäss Projektverwaltung. Da die Zeiterfassung durch alle involvierten Mitarbeitenden selbständig erfolgen kann, reduziert sich der Administrationsaufwand.

Zeiterfassung als Basis für das Projektcontrolling

• proles unterstützt die tagesaktuelle Zeiterfassung. Damit können die geleisteten Arbeiten für ein zuverlässiges Projektcontrolling herangezogen werden.

• Die tagesaktuelle Zeitrapportierung legt den Stand der Budgetausschöpfung offen und zeigt, ob sich das Projekt im geplanten Rahmen bewegt.

• Budgetüberschreitungen werden damit frühzeitig erkannt. Mittels einer inhaltlich präzisen Leistungserfassung werden Arbeiten, welche nicht zum vereinbarten Lieferumfang gehören, rechtzeitig erkannt und können in neue Teilaufträge ausgegliedert werden.

• Das Kundenprojekt bleibt so auf Kurs, ohne sich zu verirren.

• Alles Vorteile, die direkt den Kunden der gemanagten Projekte zugutekommen und die Qualität der geleisteten Arbeit hochhalten.

• proles überwacht mittels entsprechenden Erfassungskontrollen, dass Stunden- und Budgetobergrenzen nicht überschritten werden.

Zeiterfassung als Basis für die Projektplanung

• Die proles-Zeiterfassung macht die Auslastung objektiv sichtbar und unterstützt die Mitarbeitenden in ihrer Argumentation «zu viel Arbeit» oder auch «zu wenig Arbeit».

• Sogar für eine zielgerichtete Weiterentwicklung des ganzen Unternehmens spielt die Zeiterfassung eine tragende Rolle. Denn historische Daten liefern wertvolle Hinweise auf die Planung und Steuerung zukünftiger Projekte und gleichzeitig auf die Ausgestaltung des ganzen Managementsystems und damit der Leistungserbringungsprozesse schlechthin.