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prolesFree - die kostenlose Zeiterfassung

prolesFree ist eine kostenlose, moderne und integrierte Alternative zu Excel & Co. Die Lösung umfasst eine ausgeklügelte und rechtskonforme Gratis-Zeiterfassung sowie wichtige Funktionen für das Projektreporting und das Projektcontrolling.

prolesFree live erleben

Die Highlights der kostenlosen Zeiterfassung

prolesFree - kostenlose Zeiterfassung für kleinere Unternehmen

Mit prolesFree bietet proles erstmalig einen kostenlosen Einstieg in eine professionelle Projektmanagement-Software aus der Cloud. Gedacht primär für kleinere Dienstleistungsunternehmen, bietet prolesFree eine moderne und integrierte Alternative zu Excel & Co.

prolesFree besteht im Kern aus einer gesetzeskonformen Zeiterfassung mit Mitarbeiterstamm und Tarifen. Ergänzend verfügt prolesFree über eine einfache Projektverwaltung, über eine Erfassungskontrolle zur Qualitätssicherung, über Auswertungen und ein grafisches, konfigurierbares Dashboard.

Den grössten Nutzen aus der professionellen Zeiterfassung in proles zieht ohne Zweifel das Management. So bildet die vollständige und lückenlose Zeiterfassung die Basis für Mitarbeiterführung, für transparente Arbeitszeitabrechnungen mit Abwesenheits- und Ferienkontrolle, für die korrekte und effiziente Leistungsverrechnung und für die Projektplanung und die sichere Projektsteuerung.

prolesFree ist besser als eine Zeiterfassung mit Excel & Co.

Nachdem auf fast jedem Computer Microsoft Excel bereits vorinstalliert ist, fällt die intuitive Wahl meist rasch auf dieses Tool. Bietet Excel als Tabellenkalkulation doch im Grundsatz alle Funktionen, die es für eine Zeiterfassung braucht. So denken viele. Doch sie denken nicht zu Ende. Der Einsatz von Excel für die Zeiterfassung ist alles andere als optimal.

  • Excel-Dateien können gelöscht werden.
  • Excel-Dateien können manipuliert werden.
  • Excel-Dateien können kopiert und weitergegeben werden.
  • Eingaben in Excel-Dateien lassen sich nur schwer überprüfen.
  • Formeln und Bezüge in Excel-Dateien sind fehleranfällig.
  • Änderungen in Excel-Dateien lassen sich nicht zurückverfolgen.
  • Excel ist nicht benutzerfreundlich.
  • Die Technik von Excel ist nicht für Zeiterfassung gemacht.
  • Excel «wächst» nicht mit.

Weitere Informationen finden Sie hier: Wieso Sie auf eine kostenlose Zeiterfassung mit Excel verzichten sollten.

Zeiterfassung mit dem Smartphone (prolesMobile)

Für eine effiziente und komfortable Zeiterfassung auf Smartphones steht Ihnen prolesMobile zur Verfügung.

In der für Smartphones optimierten Zeiterfassung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Zeiterfassung
  • Ansicht bereits erfasste Stunden
  • Monatsreport Stundendetails (PDF)

prolesMobile erreichen Sie auf Ihrem Smartphone über folgenden Link: https://www.app.proles.ch/mobile.

Weitere Informationen zu prolesMobile finden Sie hier: Wie funktioniert die Zeiterfassung mit prolesMobile?

Gratis-Zeiterfassung mit Wachstumsambitionen

KMU, die gratis mit prolesFree arbeiten, können jederzeit auf eine kostenpflichtige Version wechseln und in Ergänzung zu den zusätzlichen Funktionen mit allen bisher erfassten und aufbereiteten Daten uneingeschränkt weiterarbeiten.

  • prolesBasic: Clevere Lösung für Zeiterfassung, Projektcontrolling und Mitarbeitermanagement.
  • prolesProfessional: Professionelle Projektmanagement-Software inkl. Spesenmanagement und Fakturierung.
  • prolesEnterprise: Umfassende Gesamtlösung für das professionelle Dienstleistungsunternehmen.

Ohne Daten- und Know-how-Verlust kann prolesFree schrittweise zu einer kostenpflichtigen Projektmanagement-Lösung ausgebaut werden. Weitere Details zu den Paketen finden Sie in unserer Preisliste.

Weitere Informationen zur kostenlosen Zeiterfassung mit prolesFree

Zeiterfassung als «Herzstück» von prolesFree

  • Da Sie als Dienstleister naturgemäss die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden verkaufen, ist es offensichtlich, dass die Zeiterfassung absolut zentral ist, es sogar sein muss. Aus diesem Grund ist sie das Herzstück von prolesFree.
  • Durch die Zeiterfassung werden in Ihrem Dienstleistungsunternehmen alle Prozesse zentral unterstützt. Ohne Zeiterfassung ist keine professionelle Dienstleistungserbringung möglich.

Kostenlose Nutzung mit bis zu 20 Mitarbeitenden

  • prolesFree kann mit bis zu 20 Mitarbeitenden kostenlos genutzt werden. Bezüglich der Anzahl Kunden, Projekte und Aktivitäten als Basis für die Zeiterfassung bestehen absolut keine Einschränkungen.
  • Sämtliche prolesFree-Benutzer werden mit einem Administratoren-Profil eingerichtet und haben Vollzugriff auf sämtliche Funktionen von prolesFree.

Unterstützt lückenlose Zeiterfassung (Vollzeiterfassung)

  • Die Zeiterfassung sollte von allen im Unternehmen geführt werden. Also auch von den Chefs und von denjenigen, welche keine oder nur wenige verrechenbare Kundenleistungen erbringen. Die Zeiterfassung kann lückenlos im Sinne einer Vollzeiterfassung geführt werden. Keine Minute wird ausgelassen.
  • Damit die Zeiterfassung lückenlos wird, können auch alle Abwesenheiten wie Ferien, Krankheit, Weiterbildungsabwesenheiten etc. protokolliert werden. Für die Zeiterfassung auf interne (nicht verrechenbare) Arbeiten (bspw. Administration oder interne Teammeetings) können in der Projektverwaltung entsprechende Aktivitäten eingerichtet werden.

Jetzt prolesFree live erleben

Schlankes Projekt- und Mitarbeiter-Management als Basis für die Zeiterfassung

  • Als Basis für die Zeiterfassung sowie das Projektreporting können Sie in prolesFree Ihre Mitarbeitenden mit den wichtigsten Informationen verwalten. Zu Auswertungszwecken können Sie Mitarbeitende in Abteilungen und Mitarbeitergruppen zusammenfassen.
  • In der Projektverwaltung können Sie Ihre Kunden, Projekte und Aktivitäten pflegen. Für einen Kunden können beliebig viele Projekte angelegt werden. Ein Projekt wiederum kann beliebig viele Aktivitäten umfassen. Für jede Aktivität können Sie festlegen, welche Mitarbeitenden hier Zeiterfassungen vornehmen dürfen. Mit jeder Mitarbeiterzuordnung legen Sie bei Bedarf einen Tarif (Stundensatz für die spätere Rechnungsstellung) sowie die Soll-Stunden für das Projektcontrolling fest.

Aussagekräftiges Dashboard und intuitive Navigation

  • Im Dashboard von prolesFree stehen Ihnen sämtliche wichtigen Informationen zu Ihren Zeiterfassungen und Projekten zur Verfügung. So sehen Sie auf einen Blick Ihre Zeiterfassungen für den aktuellen Tag, eine Zusammenfassung nach Kunden und Projekten (inkl. Soll-/Ist-Vergleich) sowie weitere Informationen bspw. zur Verrechenbarkeit von Zeiterfassungen.
  • Ebenfalls im Dashboard haben Sie die Möglichkeit einfache Notizen zu Verwalten. Weiter werden Sie bei Geburtstagen Ihrer Arbeitskolleginnen erinnert und sehen in der Präsenzanzeige welche Arbeitskollegen «verfügbar» sind.
  • Einzelne Funktionen wie die Zeiterfassung können Sie direkt über Favoriten mit einem Klick aufrufen. Des Weiteren stehen Ihnen eine Schnellsuche sowie eine vollständige Funktionsliste direkt in der Navigation zur Verfügung.

Erfassungskontrolle zur Qualitäts-Sicherung

  • Zeiterfassungen können in prolesFree auf verschiedene Arten ausgewertet werden. Beispielsweise über die Funktion Erfassungskontrolle.
  • In der Erfassungskontrolle können erfasste Stunden kontrolliert und korrigiert werden. Über verschiedene Filterkriterien können die Zeiterfassungen selektiert und ausgewertet werden. Zudem steht hier ein Excel-Export der Zeiterfassungen zur Verfügung.

Wichtige Auswertungen rund um die Zeiterfassung auf Knopfdruck

  • prolesFree umfasst umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten der Zeiterfassungen. Es stehen Listen aus Mitarbeiter- und Projektsicht zur Verfügung - mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad. Sämtliche Reports können auf Knopfdruck erstellt und als PDF oder im Excel-Format ausgegeben werden.
  • Aus Mitarbeitersicht können Stundendetail- und Stundenübersichtslisten abgerufen werden. Sämtliche Zeiterfassungen eines Mitarbeitenden werden nach Datum oder in der Projektstruktur ausgelistet.
  • Aus Projektsicht kann eine Projektüberwachung mit Soll-/Ist-Vergleich produziert werden. Des Weiteren stehen u.a. folgende Auswertungen zur Verfügung: Leistungsübersicht, Produktivitätsübersicht, Projekterfolg sowie eine Stundenübersicht nach Tarif.

Rasche Einführung dank intuitiver Bedienung

  • Mit der Zeiterfassung sind alle Mitarbeitenden im Unternehmen konfrontiert. Daher ist es essentiell, dass diese schnell, einfach und unkompliziert von überall her erledigt werden kann.
  • Die Zeiterfassung in prolesFree ist intuitiv zu bedienen und in kürzester Zeit einsatzbereit. Ihre Mitarbeitenden sehen zugewiesene Aktivitäten gemäss Projektverwaltung. Da die Zeiterfassung durch alle involvierten Mitarbeitenden selbständig erfolgen kann, reduziert sich der Administrationsaufwand.

Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht - die kostenlose Zeiterfassung prolesFree genügt den gesetzlichen Anforderungen

  • In den letzten Jahren verschärfte das SECO in der Schweiz die Arbeitszeitkontrollen um Arbeitnehmer zusätzlich zu schützen. Jeder Arbeitnehmer ist heute darum dazu verpflichtet die eigene Arbeitszeit zu erfassen.
  • Da jedoch gerade in Dienstleistungsbetrieben oft Arbeiten im Home-Office oder ausserhalb der geregelten Arbeitszeiten erledigt werden, braucht es ein Zeiterfassungssystem, das im gesamten Unternehmen flexibel und ortsunabhängig eingesetzt werden kann.

Unterstützung der Mitarbeitenden bezüglich Zeitmanagement

  • Die sorgfältige Zeiterfassung verlangt zwar etwas Disziplin, sie hilft den Mitarbeitenden jedoch massgeblich bei ihrem eigenen Zeitmanagement.
  • So legen sie damit offen und nachvollziehbar Rechenschaft über ihre Projektarbeiten ab, egal ob interne Projekte oder Kundenprojekte, machen aber gleichzeitig ihre Überstunden transparent und erfassen die Grundlagen für das Management ihres Ferien- und Zeitsaldos. Alles Dinge, die den Mitarbeitenden wichtig sind.

Zeiterfassung in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht (Matrix-Zeiterfassung)

  • Die Zeiterfassung auf Tagesbasis steht für die tagesaktuelle Arbeitszeiterfassung zur Verfügung.
  • Alternativ dazu kann die Matrix-Zeiterfassung verwendet werden. Damit erledigen Sie Ihre Zeiterfassungen bequem in einer Wochen- oder Monatsansicht.

Erfassung mit Von-/Bis-Zeiten oder effektiven Stunden

  • Mit dem übersichtlichen Dialog für die Zeiterfassung haben Sie die Wahl, ob Sie effektive Stunden (bspw. 3.5 Stunden) oder Von-/Bis-Zeiten erfassen möchten (bspw. 1300-1600).
  • Die Von-/Bis-Zeiterfassung hat den Vorteil, dass der exakte Zeitpunkt der Leistungserbringung festgehalten wird und so beispielsweise Zuschläge für Nachtarbeit einfacher ermittelt werden können.

Dank Cloudlösung immer und überall verfügbar

  • prolesFree umfasst eine flexible und benutzerfreundliche Zeiterfassungssoftware aus der Cloud.
  • Die Zeiterfassung steht Ihnen von überall her und rund um die Uhr zur Verfügung.

Weitere Informationen im Support-Center

  • Weitere Informationen (FAQ) rund um die Zeiterfassungsfunktionen in prolesFree finden Sie in unserem Support-Center.
  • Als kompetenter Ansprechpartner für schnelle, vollständige und unkomplizierte Problemlösungen warten wir nicht mit Callcenter, Ticketsystem, Warteschleifen und Minuten-Abrechnungen auf. Sondern mit einer schnellen, unkomplizierten Beantwortung Ihrer Anfragen: eMail-Anfrage an das prolesSupport-Team.
  • Das prolesSupport-Team steht Ihnen auch telefonisch zur Verfügung: 056 544 62 62.

Zeiterfassung als Basis für das Projektcontrolling

  • proles unterstützt die tagesaktuelle Zeiterfassung. Damit können die geleisteten Arbeiten für ein zuverlässiges Projektcontrolling herangezogen werden.
  • Die tagesaktuelle Zeitrapportierung legt den Stand der Budgetausschöpfung offen und zeigt, ob sich das Projekt im geplanten Rahmen bewegt.
  • Budgetüberschreitungen werden damit frühzeitig erkannt. Mittels einer inhaltlich präzisen Leistungserfassung werden Arbeiten, welche nicht zum vereinbarten Lieferumfang gehören, rechtzeitig erkannt und können in neue Teilaufträge ausgegliedert werden.
  • Das Kundenprojekt bleibt so auf Kurs, ohne sich zu verirren.
  • Alles Vorteile, die direkt den Kunden der gemanagten Projekte zugutekommen und die Qualität der geleisteten Arbeit hochhalten.
  • proles überwacht mittels entsprechenden Erfassungskontrollen, dass Stunden- und Budgetobergrenzen nicht überschritten werden.

Zeiterfassung als Basis für die Rechnungsstellung

  • Die Zeiterfassung bildet in aller Regel die Basis für eine korrekte, nachvollziehbare und transparente Rechnungsstellung.
  • Die Zeiterfassung kann (insbesondere bei Kundenarbeiten) aussagekräftig vorgenommen und eins zu eins für die Rechnungsstellung und den dazugehörigen Leistungsbeschrieb genutzt werden. Eine minutiöse Überarbeitung wird damit hinfällig.
  • Die lückenlose Zeiterfassung garantiert, dass alle Leistungen auch wirklich abgerechnet werden und dass Mehrleistungen sicher als solche erkannt und nachverkauft werden können. Die Stundenerfassung macht die professionelle Erbringung von Dienstleistungen wirtschaftlich.
  • Um die Rechnungsstellung in proles nutzen zu können, muss prolesProfessional oder prolesEnterprise lizenziert werden.

Zeiterfassung als Basis für die Projektplanung

  • Die proles-Zeiterfassung macht die Auslastung objektiv sichtbar und unterstützt die Mitarbeitenden in ihrer Argumentation «zu viel Arbeit» oder auch «zu wenig Arbeit».
  • Sogar für eine zielgerichtete Weiterentwicklung des ganzen Unternehmens spielt die Zeiterfassung eine tragende Rolle. Denn historische Daten liefern wertvolle Hinweise auf die Planung und Steuerung zukünftiger Projekte und gleichzeitig auf die Ausgestaltung des ganzen Managementsystems und damit der Leistungserbringungsprozesse schlechthin.

Wie Sie Fehler in der Zeiterfassung vermeiden können

Wollen Sie in Ihrem Dienstleistungsunternehmen Fehler in der Zeiterfassung so gut als möglich vermeiden, dann sollten Sie zusammenfassend folgendes beachten:

  • Es braucht eine Software für Zeiterfassung - bspw. die kostenlose Zeiterfassung prolesFree.
  • Die Software muss über eine Zeiterfassungslogik verfügen, diese laufend prüfen und darauf achten, dass sie eingehalten wird.
  • Mittels Grundkonfiguration sollte die Software auf das anwendende Dienstleistungsunternehmen massgeschneidert werden können.
  • Die Zeiterfassung muss jederzeit von überall her nutzbar sein. Sie muss also auch über das Smartphone bedient werden können. Hier ist eine Cloudlösung klar im Vorteil.

Weitere Informationen finden Sie hier: Wie Sie Fehler in der Zeiterfassung vermeiden können.

7 Tipps, um Ihre Mitarbeitenden zur Zeiterfassung zu motivieren

  • Ungenaue oder nicht nachgeführte Zeiterfassung kosten Dienstleistungsunternehmen viel Geld und den Vorgesetzten Zeit und Nerven, den Einträgen hinterher zu laufen und sie korrigieren zu lassen.

Die Zeiterfassung ist bei einer Business-Software für Dienstleister absolut zentral

  • Welchen Nutzen ziehen die Mitarbeitenden, das Management und auch die Kunden selbst aus dem Einsatz einer für Dienstleister spezialisierten Softwarelösung und wie sollte die Zeiterfassung in der Praxis eingesetzt werden, damit der gewünschte Mehrwert auch wirklich voll ausgeschöpft werden kann?

Kundenstimmen zur Zeiterfassung mit proles

«Mit proles wird in unserer Bank die Vollzeiterfassung im ganzen Team selbständig und ohne Druck geführt.»
Gabriel Casutt Vorsitzender der Bankleitung, Raiffeisenbank Surselva

Gabriel Casutt
Vorsitzender der Bankleitung, Raiffeisenbank Surselva

«Dank proles erfassen alle unsere 130 über die ganze Schweiz verteilten Mitarbeiter, schnell, einfach und ortsunabhängig ihre täglichen Arbeitszeiten. Für uns als Personalverleiher ist dies absolut unverzichtbar.»
Adrian Burch, Geschäftsführer ONiKO AG

Adrian Burch
Geschäftsführer ONiKO AG

«Mit der Cloud-Lösung können und ich und meine Mitarbeiter vollkommen ortsungebunden arbeiten. Ich nutze beispielsweise meine Zugfahrten produktiv, erfasse Leistungen oder ergänze neu gewonnene Projektinformationen direkt in proles.»
Ursula Stöckli, Inhaberin Momento Engineering GmbH

Ursula Stöckli
Inhaberin Momento Engineering GmbH

«Mit der proles-Zeiterfassung können wir einfach und ohne komplizierte Speziallösungen unsere erbrachten Leistungen jederzeit und ortsunabhängig eingeben. Als interessantes Gimmick nutzen wir sogar die Arbeitszeiterfassung über das Smartphone.»
Martin Arnold, Partner, Communicators AG

Martin Arnold
Partner, Communicators AG

«proles bildet alle unsere erbrachten Arbeitsleistungen ab und zeigt mir sofort, wie und wo unser Umsatz und die verrechenbaren Stunden entstanden sind. Damit ist es für mich das perfekte Führungsinstrument.»
Rebekka Zumsteg, Teilhaberin und Mitglied der Geschäftsleitung, Planwerkstadt AG

Rebekka Zumsteg
Teilhaberin und Mitglied der Geschäftsleitung, Planwerkstadt AG

«Dank proles können alle unsere Mitarbeiter ihre Zeiten und Informationen jederzeit an jedem beliebigen Ort erfassen und pflegen. Ein für uns unschätzbarer Vorteil.»
Mark Lauzon, Head of Service Delivery & Planning, Infocentric Research AG

Mark Lauzon
Head of Service Delivery & Planning, Infocentric Research AG

Mehr als Zeiterfassung...

Welche Funktionen bietet die Projektmanagement-Software proles?
Hier erfahren Sie mehr über die Funktionen von proles

proles bietet eine breite Palette an modular aufgebauten Funktionen, die sich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen. Schliesslich soll die durchdachte Projektmanagement-Software Ihre Management- und Administrationsaufgaben vereinfachen und Sie tagtäglich bei der Steuerung aller Prozesse unterstützen. proles umfasst folgende Funktionen:

Funktionen der Projektmanagement-Software proles