Wer seine Arbeitszeiten nicht erfasst und gelegentlich auswertet, der weiss nicht wirklich, wofür er seine kostbare Zeit konkret einsetzt. Die Zeiterfassungssoftware hilft Ihnen unter anderen dabei:
Unternehmen und andere Organisationen profitieren beim Einsatz einer Zeiterfassungssoftware oft durch zusätzliche Funktionen wie weitgehend automatisierte Rechnungsstellung, durch vielfältige Auswertungen und Analysen und durch eine vollumfängliche Protokollierung der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden.
Wenn Sie mit dem Konzept der Zeiterfassung noch nicht vertraut sind und sich deren Nutzen noch nicht plastisch vorstellen können, kann die ganze Idee durchaus ein wenig einschüchternd wirken. Schliesslich klingt die Zeiterfassung, die Sie für jede Aktivität innerhalb eines Arbeitstages aufwenden müssen, nicht gerade nach einer gewinnbringenden Tätigkeit.
Ausserdem müssen Sie eine weitere Software in Betrieb nehmen, also sieht es eigentlich mehr nach Zeitverschwendung aus. Doch es gibt viele Vorteile, warum Sie eine Zeiterfassungssoftware verwenden sollten.
Sie sparen direkt wertvolle Zeit: Der eigentliche Zweck des Einsatzes einer Zeiterfassungssoftware ist es, Zeit zu sparen und nicht, Zeit zu verschwenden. Mit einer Software für Zeiterfassung gewinnen Sie einen tieferen Einblick in Ihre täglichen Aktivitäten, so dass Sie genau feststellen können:
Und, sobald Sie alles das transparent und offen vor sich liegen haben, können Sie beginnen, Ihre Gewohnheiten dahingehend zu ändern, dass Sie künftig mehr aus Ihrer wertvollen Arbeitszeit herausholen können.
Sie fördern Teamwork und einen motivierenden «Arbeitsflow»: Wenn Sie an einem (grossen) Projekt arbeiten, kann es schwierig werden, alle die Zeiten zu kennen, die Teammitglieder für ihre Aufgaben aufwenden. Wissen Sie zum Beispiel:
Mit einer Zeiterfassungssoftware können diese Fragen in wenigen Minuten beantwortet werden. Der Projektleiter kann die Teammitglieder ausfindig machen, die Probleme mit der fristgerechten Erledigung ihrer Aufgaben haben. Ausserdem können die Teammitglieder besser performen, da sie sich auf ihre Aufgaben und Ergebnisse konzentrieren können und damit eindeutig motivierter arbeiten.
Sie bekommen eine genauere Zeitplanung: Zeiterfassungssoftware kann sekundengenau beantworten, wie Sie Ihre Arbeitszeit verbringen. Sobald Sie wissen, wie lange Sie für die Erledigung einer Aufgabe brauchen, können Sie daran arbeiten, Ihre Zeit besser zu organisieren. Sie erstellen realistischere Zeitpläne, arbeiten auch deutlich schneller, erzielen bessere Arbeitsergebnisse und gewinnen am Ende sogar mehr Freizeit.
Sie bekommen ein besseres Gespür für Rentabilität: Zahlt sich Ihre Arbeit aus? Oder müssen Sie Ihre Preise erhöhen? Mit der Zeiterfassung haben Sie einen besseren Überblick darüber, wie viel Zeit Sie für ein Projekt aufgewendet haben und wie viel Geld Sie dabei verdient haben. Vielleicht haben Sie zu viel Zeit mit Aufgaben verbracht, die sich nicht auszahlen, und zu wenig Zeit mit profitablen Projekten. Wenn das der Fall ist, kann Ihnen eine Zeiterfassungssoftware helfen, dies zu bemerken, damit Sie bessere Prioritäten setzen und bessere Schätzungen für zukünftige Projekte erstellen können.
Durchaus möglich, dass Ihre (wahrscheinlich noch junge) Organisation ohne Zeiterfassung einen relativ schnellen Tod sterben wird.
Wenig wahrscheinlich, wenn auch nicht absolut ausgeschlossen, ist ein behördlich angeordneter Shutdown für den Fall, dass hartnäckig auf eine Zeiterfassung verzichtet wird. Dies, obwohl eine solche von Gesetzes wegen zwingend vorgeschrieben ist.
Wesentlich wahrscheinlicher ist hingegen die Gefahr, dass Ihre Organisation infolge fehlender Zeiterfassung einfach pleite geht. So wie bei einem Handwerker, der zwar ständig auf Achse ist und einen Auftrag nach dem anderen abarbeitet, sich aber nie um die Rechnungsstellung kümmert, weil er das Büro hasst und daher lieber «schraubt», statt seine Arbeiten in Rechnung zu stellen. Das kann ohne Weiteres auch beispielsweise einem Dienstleister passieren. Insbesondere dann, wenn er seine Leistungen – und damit seine Arbeitszeit – nicht sauber und nachvollziehbar protokolliert. Doch genau dafür braucht er eine Zeiterfassung. Fehlt diese, oder ist sie so schlecht, dass sie niemand nutzen will, so werden Leistungen an Kunden erbracht, die nie ihren Weg auf eine Rechnung finden. Völlig klar, dass das nicht lange gut gehen kann.
Die Zeiterfassung ist nämlich die notwendige Voraussetzung für die Leistungserfassung, welche ihrerseits die Grundlage für die Rechnungsstellung bildet. Ohne Rechnungen kommt aber kein Geld in die Kasse und es können weder Löhne noch andere Kosten bezahlt werden. So einfach ist das!
Die Gefahr eines schnellen Todes ohne Zeiterfassung haben die meisten Organisationen erfahrungsgemäss schon früh erfasst und entsprechend vorgesorgt. Nicht selten mit Excel, Word & Co. - es funktioniert zwar einigermassen, und ist immer noch besser wie gar nichts, läuft jedoch bloss suboptimal.
Ist also das schnelle Ende abgewendet, so kann eine ungenügende oder mangelhafte Zeiterfassung immer noch in einen langsamen Tod auf Raten führen.
Angefangen bei etwas so Handfestem wie der Rentabilität. Sind wir uns doch einig, dass ein Unternehmen Gewinn erwirtschaften muss, will es langfristig überleben. Nur so kann es in seine Zukunft investieren und sich weiterentwickeln. Eine fehlende oder ungenügende Zeiterfassung öffnet nun allerdings der Zeitverschwendung Tür und Tor, was sich nicht selten negativ auf die Rentabilität auswirkt. Dauert dieser Zustand zu lange, erwirtschaftet das Unternehmen längere Zeit keine Gewinne oder sogar Verluste und irgendwann ist das Ende unaufhaltbar.
Eine mangelhafte Zeiterfassung führt oftmals aber auch zu zwei weniger akuten Problemen: Ineffizienz und Wirkungslosigkeit. Beide Zustände haben zur Folge, dass die in der Organisation eingesetzte Zeit nicht dem erwarteten – und an die Mitarbeitenden in Form von Löhnen bezahlten – Output entspricht. Auch das kann auf die Dauer nicht gutgehen. Im besseren Fall liegt der Profit der Organisation weit unter dem Durchschnitt, im schlechteren Fall geht er sogar gegen Null oder unter Null. Wie oben bei der Rentabilität bereits gesagt, führt auch dies über kurz oder lang in die Insolvenz und damit in den sicheren Tod.
Eine mangelhafte Zeiterfassung wirkt sich im Unternehmen aber auch negativ auf die Unternehmenskultur und auf die Führungsstärke aus. Es fehlen auf einmal Transparenz und Offenheit. Es fehlt aber auch zusätzlich an Fairness, wenn auf einmal der eine Mitarbeitende über Gebühr belohnt wird, obwohl er zum Ergebnis nicht den gleichen Teil wie andere beigetragen hat. Leider weiss man das nicht so genau, denn es fehlt ja mangels Zeiterfassung die nötige Sichtbarkeit.
Leadership, eine sehr wirkungsvolle und durchaus wünschenswerte Eigenschaft von Chefs, wird ausserdem nur schwer entstehen können, wenn die Vorgesetzten inklusive der Inhaber bei der Zeiterfassung – und damit ihrer eigenen Transparenz – nicht auch mit gutem Beispiel voran gehen können.
Beides also, eine moderne Unternehmenskultur und klares Leadership sind in der heutigen Zeit austauschbarer Leistungen und austauschbarer Unternehmen oft noch die einzigen Wettbewerbsvorteile, die man sich im hart umkämpften Markt erarbeiten kann. Können diese nicht mehr aufgebaut werden, so ist auch das der Beginn eines langsamen Untergangs.
Last but not least kommt hinzu, dass erfolgreiche Organisationen wachsen wollen. Fehlen diesen Organisationen aber dazu eine professionelle Zeiterfassung und Leistungserfassung, so wird das Wachstum bereits früh wieder abgewürgt, oder führt dann stattdessen über kurz und lang zu einer organisatorischen Implosion.
Die Zeiterfassung ist das Herzstück vieler Organisationen. Sie bildet ohne Zweifel die Grundlage für die Leistungserfassung und somit für die Rechnungsstellung an Kunden.
Ist die Zeiterfassung daher ungenügend oder mangelhaft, so stehen die Vitalzeichen für die Organisation auf Gelb bis Rot. Je nach Mängelgrad dauert die Krise bis zum Ableben unterschiedlich lang. Die Länge hängt aber auch von der Grösse und der Komplexität der Organisation ab. Je mehr Mitarbeitende und je mehr Kunden und Projekte, umso schneller geht es zu Ende.
Am besten, Sie lassen es in Ihrer Organisation gar nie so weit kommen. Beginnen Sie gleich von ersten Tag Ihrer Dienstleistungen damit, alle Ihre Arbeitszeiten sauber zu protokollieren. Das kann problemlos auch mit einer kostenlosen, aber dennoch professionellen Softwarelösung sein. Die lässt sich idealerweise bei Bedarf erweitern und auf das Wachstum Ihrer Organisation skalieren.
Gute Gründe für eine professionelle Zeiterfassung gibt es also viele. Wir beschränken uns in der Folge jedoch auf 10 Gründe, von denen wir aus Erfahrung wissen, dass sie einen klar messbaren Einfluss auf den Erfolg Ihrer Organisation haben.
Wenn wir in der Folge von Zeiterfassung sprechen, dann denken wir natürlich nicht an Karteikarten oder an einen Fresszettel. Wir denken an eine digitalisierte Form von Zeiterfassung in einer elektronischen Tabelle oder – wesentlich sinnvoller – in einer datenbankgestützten App mit entsprechenden Zusatzfunktionen.
Bei grösseren Organisationen mit mehreren Projektmitarbeitern und ganzen Teams, mit einer grossen Zahl an laufenden und komplexen Projekten, mit vielen Kunden etc. ist es unbestritten, dass auch eine professionelle Zeiterfassung zum Einsatz kommen muss.
Bei kleineren Organisationen und bei «Einzelkämpfern» hingegen finden wir in der Praxis immer noch oft Stundenblock und Fresszettel. Dabei gibt es zahlreiche gute und überzeugende Gründe, warum in jeder Organisation eine Zeiterfassung zum Einsatz kommen sollte. Besonders heute, wo Einsteigerversionen in professionelle Zeiterfassungstools bereits kostenlos angeboten werden.
Das Schweizer Arbeitsgesetz verlangt bereits seit 1966, dass die Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden lückenlos protokollieren. Wir meinen, dass ist bereits ein absolut überzeugender Grund, die Zeiterfassung professionell zu organisieren. Und zwar für alle Organisationen, egal wie gross sie sind.
Aber mal abgesehen von der gesetzlichen Pflicht, die Zeiterfassung ist gleichzeitig und automatisch auch die Grundlage für die Leistungserfassung. Adressat der Leistungserfassung ist allerdings weniger der Mitarbeitende selbst, als vielmehr das Projekt, für das er arbeitet. Und gleichzeitig damit auch der Kunde, bzw. der Auftraggeber hinter dem Projekt.
Die Leistungserfassung mit ihren Ergebnissen braucht es also, damit der Projektauftraggeber und der Kunde sehen und nachvollziehen können, welche Leistungen für ihr Projekt erbracht wurden. Da sie selbst bei der Ausführung ihres Projektes nicht oder nur selten selbst anwesend sind, dienen ihnen die Ergebnisse der Leistungserfassung als Nachweis – auch als «Beweis» – für die geleisteten Arbeiten. Insbesondere für jene Leistungen, die sich nicht offensichtlich in einem Ergebnis bzw. einem Produkt niederschlagen. So muss ein Anwalt beispielsweise in seinen Fällen einiges an Recherchearbeit leisten, die später gar nicht sichtbar ist.
Kern der Leistungserfassung ist stets die für die Leistung erbrachte Arbeitszeit. Ergo, ohne Zeiterfassung keine Leistungserfassung.
Absoluter «Killergrund» für eine Zeiterfassung ist jedoch die Tatsache, dass bei der Grosszahl von Projekten, Aufträgen und Mandaten ohne Zeiterfassung gar keine Rechnung an den Kunden geschrieben werden könnte. Wird dort doch meistens nach Aufwand, also nach eingesetzter Zeit abgerechnet. Wird die Arbeitszeit hingegen nicht, oder ungenügend protokolliert, so kann nicht sauber abgerechnet werden. In der Folge entstehen kein Umsatz und kein Ertrag, was sich logischerweise keine Unternehmung leisten kann.
Die Formel ist somit einfach: Zeiterfassung = Leistungserfassung = Umsatz und Ertrag.
Die Zeiterfassung dient aber nicht nur dem Projekt und dem Kunden, sie dient vor allem auch den Mitarbeitenden und den Organisationen. Erfassen die Mitarbeiter nämlich ihre ganze Arbeitszeit (sog. Vollzeiterfassung), so ersehen sie auf einen Blick den Stand ihrer vertraglich vereinbarten Arbeitspflicht.
Können sie in der Zeiterfassung auch noch gleich ihre Ferien und freien Tage miterfassen, so bekommen sie dafür ebenfalls einen Soll-/Ist-Vergleich. Die Zeiterfassung wird damit zum direkten Kontrollwerkzeug für den Arbeitsvertrag. Nicht nur für den Arbeitnehmenden, sondern auch für den Arbeitgeber.
Die Vollzeiterfassung in der ganzen Organisation von allen Mitarbeitenden – inklusive aller Chefs – führt zu einer hohen Transparenz. Insbesondere in Dienstleistungsunternehmen, die de facto vom Verkauf ihrer Arbeitszeit leben, vermittelt die Sichtbarmachung der Arbeitszeiten ein hohes Mass an Vertrauen und fördert damit ganz direkt eine positive Unternehmenskultur von Kooperation und gegenseitigem Vertrauen.
In Zeiten hoher Austauschbarkeit der Leistungen vieler Organisationen kann auf diese Weise eine solide Grundlage für Wettbewerbsvorteile gelegt werden.
Die Zeiterfassung vermittelt auch ganz direkt Sicherheit.
Sicherheit ihrerseits führt zu Stabilität, diese führt zu Vorhersehbarkeit und Planbarkeit, was sich wiederum in Wachstum und Wohlstand niederschlägt.
Die Zeiterfassung trägt wesentlich dazu bei, dass die Arbeit «schlank und rank» – wir sagen mal effizient – erledigt werden kann. Durch die mit der Zeiterfassung einhergehende Transparenz wird uns als Arbeitende nämlich erst richtig bewusst, wie und wofür wir unsere Arbeitszeit nutzen.
Analysieren wir die Ergebnisse der Zeiterfassung genau und ziehen daraus die richtigen Schlüsse, so lernen wir, mit unserer Arbeitszeit in Zukunft immer effizienter umzugehen. Ohne Zeiterfassung würden wir dies oft gar nicht – oder wenigstens viel später erst realisieren.
Doch die Zeiterfassung hilft uns nicht nur dabei effizient mit unserer Arbeitszeit umzugehen, sondern diese auch so wirksam wie möglich – eben effektiv – zu nutzen. Mit Hilfe von Zeiterfassung arbeiten wir also nicht nur um der Arbeit willen, sondern wir erzielen auch ganz klar bessere Ergebnisse.
Immer unter der Voraussetzung, dass wir Vollzeiterfassung für alle betreiben und die Daten regelmässig einer genaueren Analyse unterziehen. Die Analyse dient uns anschliessend dazu, unsere künftige Arbeit noch effizienter und effektiver zu planen und zu bewältigen.
Dass dies nur mittels einer professionellen und modernen cloud-fähigen Software für Zeiterfassung voll genutzt werden kann, versteht sich natürlich von selbst.
Nachdem uns die Zeiterfassung bei der Arbeit hilft, effizienter und effektiver, also wirkungsvoller zu sein, hilft sie uns logischerweise auch bei der Steigerung unserer Produktivität. Das heisst, wir erreichen mehr und bessere Resultate mit weniger Zeiteinsatz. Wir werden also deutlich produktiver.
Und das Schöne daran. Die verbesserte Produktivität führt auch ganz direkt zu einer verbesserten Rentabilität unserer Organisation. Was folgerichtig bedeutet, dass der Einsatz einer professionellen Zeiterfassung eine notwendige Voraussetzung zur Steigerung der Rentabilität in unserer Organisation ist.
Last but not least – erst der Einsatz einer professionellen Zeiterfassung schafft die nötigen Voraussetzungen, dass die Organisation gesund wachsen und ihre Leistungen skalieren, also vervielfältigen kann. Fehlt die Zeiterfassung (hinsichtlich Tool aber auch hinsichtlich der Zeiterfassungskultur), so wird sie erfahrungsgemäss in Wachstumsphasen schnell zum zentralen Engpass.
