Unternehmen in der Schweiz sind von Gesetzes wegen dazu verpflichtet, die geleistete Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren. Diese Pflicht ist allerdings alles andere als neu. Sie gilt seit dem Inkrafttreten des Arbeitsgesetzes 1966. Nur hat das lange niemanden wirklich interessiert. Die Arbeitsinspektoren haben weggeschaut und die Unternehmen und Arbeitnehmenden haben es einfach ignoriert, geschwiegen oder wussten es nicht besser.
Doch als 2016 eine Gruppe von wirtschaftsfreundlichen Parlamentariern zusammen mit den Arbeitgebern die Regeln für die Arbeitszeiterfassung für Kader und Fachkräfte lockern wollten, gingen die Arbeitnehmervertretungen auf die Barrikaden und brachten das Thema zurück ins kollektive Bewusstsein. Damit war auch die Zeit des routinemässigen Gesetzesbruchs vorbei. Mittlerweile wird von den Behörden stichprobenmässig kontrolliert, so dass es sich dringend empfiehlt, die Arbeitszeiterfassung im eigenen Unternehmen allerspätestens jetzt gesetzeskonform umzusetzen.
Hier informieren wir Sie in konzentrierter Form über die relevanten Informationen zur Pflicht der Zeiterfassung. Wollen oder brauchen Sie detailliertere Infos oder müssen Sie gar konkrete (Streit)Fälle beurteilen, so empfiehlt sich ohnehin der Gang zur Fachperson.
Die primäre gesetzliche Grundlage für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung finden Sie in Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArbG):
«Der Arbeitgeber hat die Verzeichnisse oder andere Unterlagen, aus denen die für den Vollzug dieses Gesetzes und seiner Verordnungen erforderlichen Angaben ersichtlich sind, den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung zu halten.»
Da sich das ArbG primär mit dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden beschäftigt und zu diesem Zweck vor allem die Themen Arbeitszeit, Überzeit, Einsätze an Sonn- und Feiertagen und Nachtarbeit regelt, ist klar, dass der Artikel 46 mit «Angaben zum Vollzug des Gesetzes» eben eine dokumentarische Arbeitszeiterfassung meint.
Weiter kommt klar zum Ausdruck, dass die Pflicht den Arbeitgebern – also den Unternehmen obliegt. Sie dürfen die Ausführung zwar ihren Mitarbeitenden delegieren, bleiben gegenüber den Behörden aber uneingeschränkt in der Verantwortung.
Der Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1) wird dann konkreter, indem er in Absatz 1 verlangt:
«Die Verzeichnisse und Unterlagen haben alle Angaben zu enthalten, die für den Vollzug des Gesetzes notwendig sind, namentlich müssen daraus ersichtlich sein:
Das heisst im Klartext, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Detail protokolliert werden müssen. Dass also sowohl die täglichen Anfangs- wie die Endzeiten, als auch die Pausen und die freien Tage (als Ruhetage) erfasst werden müssen. «Ich habe heute 8.5 Stunden gearbeitet» alleine, reicht also nicht.
Der gleiche Artikel bestimmt weiter, dass die Unternehmen die Unterlagen zur Arbeitszeiterfassung für mindestens 5 Jahre aufbewahren müssen.
Wichtige Ergänzung zur allgemeinen Pflicht: Die beiden neuen Artikel 73a und 73b der ArGV1 weichen seit dem 1. Januar 2016 die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wie folgt auf:
Zusammengefasst gilt also folgendes:
Da die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Arbeitsgesetz festgeschrieben ist, gilt sie nur für Unternehmen und für Mitarbeitende, welche dem Arbeitsgesetz auch unterstehen. Die Pflicht gilt also nicht für:
Die Arbeitszeiterfassung verfolgt gesetzgeberische Zielsetzungen:
Die lückenlose Arbeitszeiterfassung ist allerdings auch für die effektive und profitable Führung Ihres Dienstleistungsunternehmens eine unverzichtbare Grundlage:
Zum Schluss einige praktische Hinweise und Tipps zur Arbeitszeiterfassung für Ihre Organisation:
Wenn der Unterschied zwischen Pflicht und Kür einfach heisst: Pflicht, ich muss; Kür, ich darf; dann ist es völlig klar. Die Zeiterfassung ist gesetzliche Pflicht.
Wir möchten jedoch erstmal «Pflicht versus Kür» ein wenig philosophischer betrachten.
So verstehen wir unter Pflicht: Ich muss etwas tun, sei es von aussen verlangt oder von mir selbst. Es verlangt von mir hohe Disziplin und ist nicht besonders lustvoll. Ich bin weitgehend fremdbestimmt und kann die Ausführung dieser Pflicht nicht selbst gestalten.
Andererseits heisst Kür, dass es Spass macht, dass es lustvoll ist und, dass ich das, was ich mache und wie ich es mache, (weitgehend) selbst bestimmen kann. Ich bin also mein eigener Pilot dabei.
Differenzierter ist uns allen aber klar, dass Kür (also das Spassige und Lustvolle, das Interessante und uns Reizende) nicht selten auf Pflicht aufbaut. Nein, sogar erst dann sich wirklich entfalten kann. Ohne Basis, ohne Grundlagen kann nichts Höheres entstehen. So müssen wir – in vielen Dingen – die Pflicht beherrschen, bevor wir die Kür überhaupt in Angriff nehmen und dann an ihr auch Spass haben können.
Nehmen wir einen typischen Dienstleistungsberuf, den Ingenieur. Wenn der sein Basishandwerk Statik, Materialkunde, Trigonometrie, Geometrie, etc. nicht einigermassen im Griff hat, wird er auch nie ein Kultur- und Kongresszentrum in Luzern oder einen Gotthardbasistunnel konzipieren und planen können. Also, ohne Pflicht, keine Kür.
Auf die, das geben wir zu, wesentlich profanere Zeiterfassung übertragen heisst dies für uns nun. Auch wenn wir in unseren Organisationen gesetzlich verpflichtet sind die Arbeitszeiten zu erfassen, so können wir dies trotzdem als Kür verstehen und entsprechend ausgestalten. Eine Sichtweise, die uns das Leben wesentlich einfacher macht.
Wie schon erwähnt, die Zeiterfassung ist in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben. Das Arbeitsgesetz von 1966 verlangt eine lückenlose Protokollierung der Arbeitszeiten und Arbeitspausen. Daraus muss ersichtlich sein:
Das Motiv dieser Regelung war (und ist es heute noch) primär der Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden.
1966, als das Gesetz in Kraft trat, regelte es damit vor allem industrielle Arbeitsplätze. Beispielsweise der Dienstleistungssektor war noch vergleichsweise klein und damit auch die Zahl von Dienstleistungsunternehmen, wie wir sie heute kennen.
Faktisch wurde die eigentlich klare und ziemlich strikte Regelung zur Vollzeiterfassung aber kaum umgesetzt. Wenn Zeiterfassung betrieben wurde, dann nur im Sinne einer Leistungserfassung für Kundenprojekte. Dies genügt den gesetzlichen Anforderungen aber nicht. Andererseits wurde das Gesetz aber auch nicht mittels Kontrollen durchgesetzt. Kommt weiter hinzu, dass sich die Arbeitswelt und die moderne Arbeitskultur immer mehr von der gesetzlichen Vorstellung aus dem Jahre 1966 entfernte. Damit hinkt das Gesetz heute der Arbeitsrealität massiv hinter her.
Das hat vor wenigen Jahren auch die Politik realisiert und daher einige Vorstösse in Richtung Flexibilisierung der Zeiterfassung lanciert. Worauf hin die Kreise, die das Zeiterfassungs-Motiv «Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden» nach wie vor als höchst relevant sehen, dagegen Sturm gelaufen sind. Und da stehen wir aktuell.
Das Arbeitsgesetz von 1966 gilt in Sachen Zeiterfassung unverändert strikte. Mittlerweile hört man sogar hie und da auch von Kontrollen. Vom Gesetz ausgenommen sind nur Selbständigerwerbende (die dürfen sich legal zu Tode schuften ;-) und sogenannt «höhere leitende Angestellte». Dies sind in aller Regel natürlich die angestellten Unternehmerinnen und Unternehmer in ihren eigenen Unternehmen sowie deren erste Managementebene. Doch, dann ist Schluss.
Ignorieren Sie doch einfach, dass eine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung besteht. Machen Sie für sich und Ihr Unternehmen daraus eine nutzenbringende Kür und – ja, Sie hören richtig – eine lustvolle Angelegenheit. In der Zeiterfassung liegen nämlich auch zahlreiche Chancen, die Sie sich für Ihre Organisation keinesfalls entgehen lassen sollten. Wenn Sie die Chancen ergreifen und eigenbestimmt gestalten, dann fühlen Sie sich bei der Umsetzung der Pflicht zur Zeiterfassung auch nicht mehr fremdbestimmt.
Dazu haben wir für Sie 3 klare Gründe, die die Zeiterfassung zur lustvollen Kür machen können:
Wir hoffen, wir konnten Sie davon überzeugen, dass Sie aus der Pflicht zur Zeiterfassung für Ihre Organisation eine lustvolle Angelegenheit mit hohem Nutzwert machen können. Was aber gilt es dabei zu beachten?
Das Arbeitsgesetz verlangt in Art. 46 ArbG, dass der Arbeitgeber alle Verzeichnisse und Unterlagen für den Vollzug des Gesetzes zur Verfügung halten muss. Daraus ergibt sich, dass die Arbeits- und Ruhezeiten als wichtigste Bestandteile des Arbeitsgesetzes schriftlich dokumentiert werden müssen.
Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz präzisiert:
«Die Verzeichnisse und Unterlagen haben alle Angaben zu enthalten, die für den Vollzug des Gesetzes notwendig sind, namentlich müssen daraus ersichtlich sein:
Im Klartext heisst dies, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Detail protokolliert werden müssen. Dass also sowohl die täglichen Anfangs- wie die Endzeiten, als auch die Pausen und die freien Tage (als Ruhetage) erfasst werden müssen. «Ich habe heute 8.5 Stunden gearbeitet» alleine, reicht somit nicht. Der Artikel 73 bestimmt weiter, dass die Unternehmen die Unterlagen zur Arbeitszeiterfassung für mindestens 5 Jahre aufbewahren müssen.
Weiter bestimmt das Gesetz, dass die Verantwortung zur Einhaltung dieser Pflicht direkt beim Arbeitgeber liegt. Und nicht etwa bei den Mitarbeitenden. Was faktisch bedeutet, dass das Zeiterfassungstool von der Firma gestellt werden muss.
Das Gesetz schreibt nicht vor, mit welchen Werkzeugen (rein physisch oder Software) die Arbeitszeit protokolliert werden muss. Sie sind als Unternehmen in der Wahl also frei. Im Zeitalter der Digitalisierung machen aber logischerweise nur der Einsatz von Computer und Software Sinn.
Sollen Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeiten zusätzlich mit einer mobilen App erfassen, so gilt es den Datenschutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten. Eine App, welche also z.B. ständig trackt und überwacht, wo jemand ist und wie lange und diese Daten dann auch noch ins Zeiterfassungssystem einspielt, wäre problematisch.
Der Gesetzgeber macht also in Sachen Tool und Software keine Vorgaben. Er sagt bloss, was die Lösung im Minimum leisten muss und, dass deren Daten für mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden müssen. Die Minimumfunktionen beschränken sich dabei auf folgendes:
Das heisst nun: Um die obigen gesetzlichen Minimumanforderungen zu erfüllen, genügt im Prinzip eine einfache Exceltabelle. Sofern sie korrekt geführt wurde und die Daten mindestens 5 Jahre sicher und lesbar aufbewahrt werden. Sie tun sich und Ihrer Organisation damit aber keinen Gefallen. Sie sollten das Thema Zeiterfassung unbedingt einige Stufen weiterdenken.
Auch wenn sich Ihr aktuelles Bedürfnis bloss auf eine gesetzeskonforme Zeiterfassung beschränkt. Es kommt mit Sicherheit (bald) die Zeit in Ihrer Organisation, wo weitere Bedürfnisse auf den Plan treten.
Als Dienstleister werden Sie Ihre Projekte oder Mandate und die dazu gehörigen Kunden verwalten wollen. Danach wollen Sie die für die Kunden geleisteten Arbeiten (in Zeit, ev. auch in Pauschalen) erfassen und verrechnen können. Je nach Geschäft fallen dazu Spesen an, die an die Kunden weiter verrechnet werden können. Auch diese soll die Software mit verwalten und abrechnen. Dann stellen Sie sehr rasch fest, dass für unterschiedliche Kunden, für unterschiedliche Tätigkeiten und für unterschiedliche Fachkompetenzen Ihrer Mitarbeitenden auch unterschiedliche Ansätze und Preise zur Anwendung kommen müssen. Last but not least sammeln sich immer mehr Daten an, die Sie nicht mehr so einfach überblicken, so dass Ihr Wunsch nach Auswertungen kommen wird. Die Liste möglicher Anforderungen liesse sich noch weiterführen.
Lange Rede, kurzer Sinn. Sie tun gut daran, bereits zu Beginn eine Software zu wählen, welche mit Ihren steigenden Bedürfnissen mitwächst. Doch genau hier liegt die Krux von gratis Software.
Sie kann oftmals alles, was Sie aktuell grad brauchen - eben, z.B. eine gesetzeskonforme Zeiterfassung sicherzustellen. Nicht selten kann sie sogar etwas mehr als nur das. Andererseits hat sie auch ihre klaren Grenzen. Und diese sind immer enger als ihre künftigen Anforderungen sein werden. Da können Sie völlig sicher sein.
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