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Ratgeber Zeiterfassung

Gesetzliche Grundlagen

Inhalt


Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Einleitung

Unternehmen in der Schweiz sind von Gesetzes wegen dazu verpflichtet, die geleistete Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren. Diese Pflicht ist allerdings alles andere als neu. Sie gilt seit dem Inkrafttreten des Arbeitsgesetzes 1966. Nur hat das lange niemanden wirklich interessiert. Die Arbeitsinspektoren haben weggeschaut und die Unternehmen und Arbeitnehmenden haben es einfach ignoriert, geschwiegen oder wussten es nicht besser.

Doch als 2016 eine Gruppe von wirtschaftsfreundlichen Parlamentariern zusammen mit den Arbeitgebern die Regeln für die Arbeitszeiterfassung für Kader und Fachkräfte lockern wollten, gingen die Arbeitnehmervertretungen auf die Barrikaden und brachten das Thema zurück ins kollektive Bewusstsein. Damit war auch die Zeit des routinemässigen Gesetzesbruchs vorbei. Mittlerweile wird von den Behörden stichprobenmässig kontrolliert, so dass es sich dringend empfiehlt, die Arbeitszeiterfassung im eigenen Unternehmen allerspätestens jetzt gesetzeskonform umzusetzen.

Hier informieren wir Sie in konzentrierter Form über die relevanten Informationen zur Pflicht der Zeiterfassung. Wollen oder brauchen Sie detailliertere Infos oder müssen Sie gar konkrete (Streit)Fälle beurteilen, so empfiehlt sich ohnehin der Gang zur Fachperson.

Gesetzliche Grundlagen und Regelungen

Die primäre gesetzliche Grundlage für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung finden Sie in Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArbG):

«Der Arbeitgeber hat die Verzeichnisse oder andere Unterlagen, aus denen die für den Vollzug dieses Gesetzes und seiner Verordnungen erforderlichen Angaben ersichtlich sind, den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung zu halten.»

Da sich das ArbG primär mit dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden beschäftigt und zu diesem Zweck vor allem die Themen Arbeitszeit, Überzeit, Einsätze an Sonn- und Feiertagen und Nachtarbeit regelt, ist klar, dass der Artikel 46 mit «Angaben zum Vollzug des Gesetzes» eben eine dokumentarische Arbeitszeiterfassung meint.

Weiter kommt klar zum Ausdruck, dass die Pflicht den Arbeitgebern – also den Unternehmen obliegt. Sie dürfen die Ausführung zwar ihren Mitarbeitenden delegieren, bleiben gegenüber den Behörden aber uneingeschränkt in der Verantwortung.

Der Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1) wird dann konkreter, indem er in Absatz 1 verlangt:

«Die Verzeichnisse und Unterlagen haben alle Angaben zu enthalten, die für den Vollzug des Gesetzes notwendig sind, namentlich müssen daraus ersichtlich sein:

  • c. die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage;
  • d. die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen;
  • e. die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr;
  • h. die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge;»

Das heisst im Klartext, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Detail protokolliert werden müssen. Dass also sowohl die täglichen Anfangs- wie die Endzeiten, als auch die Pausen und die freien Tage (als Ruhetage) erfasst werden müssen. «Ich habe heute 8.5 Stunden gearbeitet» alleine, reicht also nicht.

Der gleiche Artikel bestimmt weiter, dass die Unternehmen die Unterlagen zur Arbeitszeiterfassung für mindestens 5 Jahre aufbewahren müssen.

Wichtige Ergänzung zur allgemeinen Pflicht: Die beiden neuen Artikel 73a und 73b der ArGV1 weichen seit dem 1. Januar 2016 die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wie folgt auf:

  • Artikel 73a (Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung): Bei Mitarbeitenden, die über eine grosse Autonomie bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit verfügen, die jährlich ein Mindesteinkommen von 120'000 Franken erzielen und, die selbst schriftlich auf die Arbeitszeiterfassung verzichten, kann auf die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung verzichtet werden. Allerdings muss dies in einem für den Betrieb gültigen Gesamtarbeitsvertrag so vorgesehen sein.
  • Artikel 73b (Vereinfachte Arbeitszeiterfassung): Bei Mitarbeitenden, die ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selbst festsetzen können, kann auf eine detaillierte Arbeitszeiterfassung verzichtet werden. Es genügt dann, dass einzig die täglich geleistete Arbeitszeit erfasst wird, ohne weitere Details. Bei Betrieben unter 50 Mitarbeitenden, und somit bei einem Grossteil der KMU, darf diese Vereinfachung individuell mit jedem Mitarbeitenden schriftlich vereinbart werden. Den davon betroffenen Mitarbeitenden steht es allerdings frei, trotzdem eine detaillierte Arbeitszeiterfassung zu führen. Der Arbeitgeber hat ihnen dazu ein geeignetes Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen. Bei Betrieben mit mehr als 50 Mitarbeitenden muss die vereinfachte Arbeitszeiterfassung kollektiv vereinbart werden.

Zusammengefasst gilt also folgendes:

  • Es gilt die allgemeine Pflicht für eine detaillierte Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die dem Arbeitsgesetz unterstehen.
  • Die Verantwortung zur Einhaltung dieser Pflicht liegt bei den Unternehmen und nicht bei den Mitarbeitenden. Die praktische Umsetzung darf den Mitarbeitenden übertragen werden, was in der Praxis meistens auch der Fall sein wird. Die Verantwortung für die vollständige und korrekte Arbeitszeiterfassung verbleibt aber auch dann beim Arbeitgeber.
  • Alle Unterlagen, welche die Arbeitszeiten dokumentieren, müssen von den Unternehmen mindestens während 5 Jahren aufbewahrt werden.
  • Für «leitende Angestellte» und «autonome Fachkräfte» kann auf die Arbeitszeiterfassung ganz verzichtet werden. Es müssen aber einige Voraussetzungen dazu erfüllt werden, ausserdem muss der Betrieb einem Gesamtarbeitsvertrag unterstellt sein, der dies erlaubt.
  • Für «relativ autonome Angestellte» darf die Arbeitszeiterfassung so vereinfacht werden, dass sie nur noch die täglich geleistet Arbeitszeit ohne Details erfassen müssen. Auch hier gelten einige Voraussetzungen, die erfüllt werden müssen.
  • Betriebe, welche ihrer Pflicht nicht nachkommen, werden gemahnt. Kommen sie ihrer Pflicht weiterhin nicht nach, so können sie gebüsst werden. In krassen Fällen, wo die Gesundheit der Mitarbeitenden ernsthaft gefährdet wird, können die Behörden als ultimo Ratio sogar das Unternehmen schliessen.

Ausnahmen von der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Da die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Arbeitsgesetz festgeschrieben ist, gilt sie nur für Unternehmen und für Mitarbeitende, welche dem Arbeitsgesetz auch unterstehen. Die Pflicht gilt also nicht für:

  • «Arbeitnehmer, die eine höhere leitende Tätigkeit oder eine wissenschaftliche oder selbständige künstlerische Tätigkeit ausüben», sogenanntes «Top Management» (Artikel 3 Absatz 1 lit.d ArbG). Das sind regelmässig die Geschäftsführer und andere Leute, die massgeblich auf die Leitung des Unternehmens einen Einfluss ausüben. In Artikel 9 ArbV1 ist detailliert beschrieben, was unter «höherer leitender Tätigkeit» zu verstehen ist.
  • Der Artikel 3 ArbG listet weitere Berufe und Personengruppen auf, die auch nicht dem Gesetz unterstehen, wie z.B. Handelsreisende, Heimarbeitnehmer, etc.
  • Betriebe, welche in Artikel 2 des ArbG ausgenommen sind. Das sind beispielsweise öffentlich-rechtliche Verwaltungen des Bundes und der Kantone, landwirtschaftliche Betriebe, etc. Lesen sie dazu am besten das Gesetz. In aller Regel wird Ihr Unternehmen aber nicht zu den Ausnahmefällen gehören.

Ziele der Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung verfolgt gesetzgeberische Zielsetzungen:

  • Anhand der Zeiterfassung kann primär überprüft werden, ob die gesetzlichen Arbeitszeitvorschriften eingehalten werden. Hier wird in der Regel der kantonale Arbeitsinspektor einhaken.
  • Abgeleitet daraus soll die Zeiterfassung sicherstellen, dass den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ein ausreichender Gesundheitsschutz zuteil wird.
  • Die lückenlose Zeiterfassung dient als Beweismittel für Ansprüche von Mitarbeitenden aus erbrachten Überstunden oder Überzeiten.

Die lückenlose Arbeitszeiterfassung ist allerdings auch für die effektive und profitable Führung Ihres Dienstleistungsunternehmens eine unverzichtbare Grundlage:

  • Denn, sie wird sinnvollerweise direkt mit den Leistungen und Projekten in Verbindung gebracht, so dass daraus die Projekt- und Kunden-Abrechnungen erstellt werden können.
  • Die Arbeitszeiterfassung schafft gleichzeitig die Basis für die Nachkalkulation Ihrer Projekte.
  • Die Arbeitszeiterfassung macht die komplette Arbeitsleistung Ihres Unternehmens transparent, zeigt, wo Produktivität stattfindet und wo nicht und hilft Ihnen, künftige Projekte präziser «vorherzusagen» und damit profitabler zu verkaufen.

Die Anwendung der Arbeitszeiterfassung in der Praxis

Zum Schluss einige praktische Hinweise und Tipps zur Arbeitszeiterfassung für Ihre Organisation:

  • Das Gesetz schreibt nicht vor, mit welchen Hilfsmitteln die Arbeitszeit gemessen und protokolliert werden muss. Wollen Sie allerdings vom betrieblichen Zusatznutzen profitieren, und dazu raten wir Ihnen dringend, dann drängt sich der Einsatz einer Software für Zeiterfassung auf. Damit schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie erfüllen Ihre gesetzliche Pflicht und bekommen gleichzeitig ein Tool, mit welchem Sie Ihre Organisation effektiv und effizient führen können. Dieses Tool darf sich allerdings nicht ausschliesslich auf die Arbeitszeit konzentrieren, sondern muss auch freie Tage und Ferien mitberücksichtigen. In aller Regel lassen sich professionelle Tools auch mittels einfacher Schnittstellen mit «Stechuhren» oder mobilen Apps zur Zeiterfassung etc. verbinden.
  • Sollen Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeiten mit einer mobilen App erfassen, so gilt es den Datenschutz der Leute zu gewährleisten. Eine App, welche also z.B. ständig trackt und überwacht, wo und wie lange jemand ist und diese Daten dann auch ins Zeiterfassungssystem einspielt, wäre problematisch. Klären Sie in diesem Fall exakt ab, wie Sie vorgehen müssen, um die Persönlichkeitsrechte Ihrer Mitarbeitenden nicht zu verletzen.
  • Wollen Sie von Artikel 73a ArbV1 (Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung) Gebrauch machen, so muss sich Ihr Unternehmen einem Gesamtarbeitsvertrag mit entsprechender Regelung unterstellen. In aller Regel muss Ihre Organisation dazu Mitglied eines Berufsverbands oder einer Industrie- und Handelskammer und dergleichen werden – wenn sie das nicht schon ist.
  • Verfassen Sie für Ihre Organisation ein Mitarbeiterreglement, welches klar festhält, wann und wieviel Ihre Mitarbeitenden arbeiten dürfen, welche Pausen und Ruhezeiten sie dabei einhalten sollten und, dass sie dazu verpflichtet sind, ihre Arbeitszeiten in dem von Ihnen zur Verfügung gestellten Tool gesetzeskonform zu erfassen. Dieses Reglement gilt alsdann für alle Angestellten in Ihrer Organisation. Details dazu finden Sie auch in unserem Beitrag «Regelung von Sondereinsätzen im Schweizer Arbeitsrecht».
  • Nicht selten klagen Angestellte gegen Ihre ehemaligen Arbeitgeber auf Bezahlung von hunderten oder mehr an Überstunden und Überzeiten. Als Beweis legen sie eigens erstellte Arbeitszeitnachweise vor. Haben Sie als Arbeitgeber keine oder nur eine ungenügende Arbeitszeiterfassung als «Gegenbeweis», so sind Richter oftmals dazu geneigt, den klagenden Arbeitnehmern Recht zu geben. Das kann teuer werden. Eine gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung und ein korrektes Mitarbeiterreglement können Sie vor einem solchen Schaden wirksam schützen.

Zeiterfassung & Arbeitsrecht - FAQs zum Thema Zeiterfassung

Zeiterfassung. Pflicht oder Kür?

Wenn der Unterschied zwischen Pflicht und Kür einfach heisst: Pflicht, ich muss; Kür, ich darf; dann ist es völlig klar. Die Zeiterfassung ist gesetzliche Pflicht.

Ein wenig «Philosophie» zum Einstieg

Wir möchten jedoch erstmal «Pflicht versus Kür» ein wenig philosophischer betrachten.

So verstehen wir unter Pflicht: Ich muss etwas tun, sei es von aussen verlangt oder von mir selbst. Es verlangt von mir hohe Disziplin und ist nicht besonders lustvoll. Ich bin weitgehend fremdbestimmt und kann die Ausführung dieser Pflicht nicht selbst gestalten.

Andererseits heisst Kür, dass es Spass macht, dass es lustvoll ist und, dass ich das, was ich mache und wie ich es mache, (weitgehend) selbst bestimmen kann. Ich bin also mein eigener Pilot dabei.

Differenzierter ist uns allen aber klar, dass Kür (also das Spassige und Lustvolle, das Interessante und uns Reizende) nicht selten auf Pflicht aufbaut. Nein, sogar erst dann sich wirklich entfalten kann. Ohne Basis, ohne Grundlagen kann nichts Höheres entstehen. So müssen wir – in vielen Dingen – die Pflicht beherrschen, bevor wir die Kür überhaupt in Angriff nehmen und dann an ihr auch Spass haben können.

Nehmen wir einen typischen Dienstleistungsberuf, den Ingenieur. Wenn der sein Basishandwerk Statik, Materialkunde, Trigonometrie, Geometrie, etc. nicht einigermassen im Griff hat, wird er auch nie ein Kultur- und Kongresszentrum in Luzern oder einen Gotthardbasistunnel konzipieren und planen können. Also, ohne Pflicht, keine Kür.

Auf die, das geben wir zu, wesentlich profanere Zeiterfassung übertragen heisst dies für uns nun. Auch wenn wir in unseren Organisationen gesetzlich verpflichtet sind die Arbeitszeiten zu erfassen, so können wir dies trotzdem als Kür verstehen und entsprechend ausgestalten. Eine Sichtweise, die uns das Leben wesentlich einfacher macht.

Gesetzliche Pflicht

Wie schon erwähnt, die Zeiterfassung ist in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben. Das Arbeitsgesetz von 1966 verlangt eine lückenlose Protokollierung der Arbeitszeiten und Arbeitspausen. Daraus muss ersichtlich sein:

  • «die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage;
  • die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen;
  • die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr;»

Das Motiv dieser Regelung war (und ist es heute noch) primär der Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden.

1966, als das Gesetz in Kraft trat, regelte es damit vor allem industrielle Arbeitsplätze. Beispielsweise der Dienstleistungssektor war noch vergleichsweise klein und damit auch die Zahl von Dienstleistungsunternehmen, wie wir sie heute kennen.

Faktisch wurde die eigentlich klare und ziemlich strikte Regelung zur Vollzeiterfassung aber kaum umgesetzt. Wenn Zeiterfassung betrieben wurde, dann nur im Sinne einer Leistungserfassung für Kundenprojekte. Dies genügt den gesetzlichen Anforderungen aber nicht. Andererseits wurde das Gesetz aber auch nicht mittels Kontrollen durchgesetzt. Kommt weiter hinzu, dass sich die Arbeitswelt und die moderne Arbeitskultur immer mehr von der gesetzlichen Vorstellung aus dem Jahre 1966 entfernte. Damit hinkt das Gesetz heute der Arbeitsrealität massiv hinter her.

Das hat vor wenigen Jahren auch die Politik realisiert und daher einige Vorstösse in Richtung Flexibilisierung der Zeiterfassung lanciert. Worauf hin die Kreise, die das Zeiterfassungs-Motiv «Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden» nach wie vor als höchst relevant sehen, dagegen Sturm gelaufen sind. Und da stehen wir aktuell.

Das Arbeitsgesetz von 1966 gilt in Sachen Zeiterfassung unverändert strikte. Mittlerweile hört man sogar hie und da auch von Kontrollen. Vom Gesetz ausgenommen sind nur Selbständigerwerbende (die dürfen sich legal zu Tode schuften ;-) und sogenannt «höhere leitende Angestellte». Dies sind in aller Regel natürlich die angestellten Unternehmerinnen und Unternehmer in ihren eigenen Unternehmen sowie deren erste Managementebene. Doch, dann ist Schluss.

Unser Vorschlag: Aus der Pflicht eine Kür machen!

Ignorieren Sie doch einfach, dass eine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung besteht. Machen Sie für sich und Ihr Unternehmen daraus eine nutzenbringende Kür und – ja, Sie hören richtig – eine lustvolle Angelegenheit. In der Zeiterfassung liegen nämlich auch zahlreiche Chancen, die Sie sich für Ihre Organisation keinesfalls entgehen lassen sollten. Wenn Sie die Chancen ergreifen und eigenbestimmt gestalten, dann fühlen Sie sich bei der Umsetzung der Pflicht zur Zeiterfassung auch nicht mehr fremdbestimmt.

Dazu haben wir für Sie 3 klare Gründe, die die Zeiterfassung zur lustvollen Kür machen können:

  1. Mit einer Vollzeiterfassung vollziehen Sie in Ihrem Unternehmen einen wesentlichen Teil der Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeitenden vorbildlich: Ein Arbeitsvertrag ist simpel gesagt ein Vertrag von «Zeit gegen Geld». Ihre Mitarbeitenden leisten also die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit und bekommen dafür ihr Gehalt. Logisch, dass für sie wichtig ist, dass die Arbeitszeit auch korrekt gemessen wird. Das ist ganz einfach fair und die nötige Grundlage für motivierte und leistungsbereite Mitarbeitende und für ihre Zufriedenheit. Das funktioniert aber nur mit Hilfe einer nachvollziehbaren und sauber protokollierten Zeiterfassung. Klares Argument Nummer 1!
  2. Mit einer Vollzeiterfassung machen Sie Ihre Organisation erst richtig produktiv – und danach laufend produktiver: Die Arbeitszeit ist der zentrale Produktionsfaktor in jedem Dienstleistungsunternehmen. So verstehen wir unter der Produktivität meist das Verhältnis zwischen der verrechenbaren Arbeitszeit und der total geleisteten Arbeitszeit im Unternehmen in Prozenten. Was bedeutet, dass wir ohne Messung der vollständigen Arbeitszeit (also Vollzeiterfassung) auch keine Aussagen zur Produktivität machen können. Geschweige denn, dass wir sie gezielt verbessern können. Wie heisst es im Management so schön: «Was man nicht messen kann, kann man auch nicht managen». Folgerichtig bedeutet dies aber auch, dass die Vollzeiterfassung für Alle – also auch die Chefs – gelten muss. Nur dann stimmt die Produktivitätskennzahl. Die für mich fast wichtigste Kennzahl in einem Dienstleistungsunternehmen. Also, klares Argument Nr. 2!
  3. Die Zeiterfassung ist für die Rechnungsstellung an Ihre Kunden bereits die halbe (eigentlich deutlich mehr als nur die Hälfte) Miete: Ohne Leistungserfassung auf Projekte und Mandate kann Ihre Organisation keine Rechnungen an Kunden schreiben. Arbeitet Ihre Organisation beispielsweise mit 75% Produktivität, so heisst dies, dass bereits 3/4 der Vollzeit ohnehin schon erfasst wird. Sind es erst 60%, so fehlen auch nur noch 2/5 zur Vollzeit. Liegt Ihre Produktivität noch unter 50%, dann haben Sie – sorry, wenn wir das so klar sagen müssen – ohnehin ein massives Problem. Im Regelfall fehlt zur Vollzeiterfassung also weit weniger als die Hälfte der Arbeitszeit, d.h. der Weg zum Ziel ist schon über weite Strecken gegangen. Gehen Sie einfach noch den Rest des Weges und profitieren Sie von den Gründen 1 und 2. Daher, klares Argument Nr. 3!

Was Sie bei der «lustvollen» Pflicht beachten sollten

Ich hoffe, wir konnten Sie davon überzeugen, dass Sie aus der Pflicht zur Zeiterfassung für Ihre Organisation eine lustvolle Angelegenheit mit hohem Nutzwert machen können. Was aber gilt es dabei zu beachten?

  • Setzen Sie die Schwelle für die Zeiterfassung tief. Aber nicht zu tief! Meiden Sie unbedingt Excel und lesen Sie vorher unseren Beitrag «Wieso Sie auf eine kostenlose Zeiterfassung mit Excel verzichten sollten».
  • Sie müssen eine Vollzeiterfassung machen. Also alle Zeiten erfassen, egal, ob projekt- bzw. mandatsrelevant oder nicht und von allen im Unternehmen, egal ob Chef oder Mitarbeitender.
  • Setzen Sie von Beginn an auf eine gescheite und moderne Softwarelösung für die Zeiterfassung. Diese muss benutzerfreundlich sein, schnell und unkompliziert in der Bedienung, mobil einsetzbar und muss mit Ihrer Organisation und Ihren künftigen Bedürfnissen mitwachsen können. Dafür gibt es sogar kostenlose Software in der Schweiz, z.B. www.proles.ch.
  • Führen Sie anschliessend Ihre Organisation über Kennzahlen, die Ihnen die Zeiterfassungs-Software liefert. Kennzahlen, wie beispielsweise die Produktivität, die Sie in einer guten Software immer auch von der ganzen Organisation auf Teilbereiche oder gar einzelne Mitarbeitende herunterbrechen können.

Genügt eine kostenlose Zeiterfassung den gesetzlichen Anforderungen?

Das Gesetz zum Thema Arbeitszeiterfassung

Das Arbeitsgesetz verlangt in Art. 46 ArbG, dass der Arbeitgeber alle Verzeichnisse und Unterlagen für den Vollzug des Gesetzes zur Verfügung halten muss. Daraus ergibt sich, dass die Arbeits- und Ruhezeiten als wichtigste Bestandteile des Arbeitsgesetzes schriftlich dokumentiert werden müssen.

Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz präzisiert:

«Die Verzeichnisse und Unterlagen haben alle Angaben zu enthalten, die für den Vollzug des Gesetzes notwendig sind, namentlich müssen daraus ersichtlich sein:

  • die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage;
  • die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen;
  • die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr;
  • die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge;»

Im Klartext heisst dies, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Detail protokolliert werden müssen. Dass also sowohl die täglichen Anfangs- wie die Endzeiten, als auch die Pausen und die freien Tage (als Ruhetage) erfasst werden müssen. «Ich habe heute 8.5 Stunden gearbeitet» alleine, reicht somit nicht. Der Artikel 73 bestimmt weiter, dass die Unternehmen die Unterlagen zur Arbeitszeiterfassung für mindestens 5 Jahre aufbewahren müssen.

Weiter bestimmt das Gesetz, dass die Verantwortung zur Einhaltung dieser Pflicht direkt beim Arbeitgeber liegt. Und nicht etwa bei den Mitarbeitenden. Was faktisch bedeutet, dass das Zeiterfassungstool von der Firma gestellt werden muss.

Welches Tool verlangt das Gesetz?

Das Gesetz schreibt nicht vor, mit welchen Werkzeugen (rein physisch oder Software) die Arbeitszeit protokolliert werden muss. Sie sind als Unternehmen in der Wahl also frei. Im Zeitalter der Digitalisierung machen aber logischerweise nur der Einsatz von Computer und Software Sinn.

Sollen Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeiten zusätzlich mit einer mobilen App erfassen, so gilt es den Datenschutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten. Eine App, welche also z.B. ständig trackt und überwacht, wo jemand ist und wie lange und diese Daten dann auch noch ins Zeiterfassungssystem einspielt, wäre problematisch.

Genügt kostenlose Software für die Zeiterfassung?

Der Gesetzgeber macht also in Sachen Tool und Software keine Vorgaben. Er sagt bloss, was die Lösung im Minimum leisten muss und, dass deren Daten für mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden müssen. Die Minimumfunktionen beschränken sich dabei auf folgendes:

  • Die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten müssen lückenlos erfasst werden können. Und zwar mit ihrer Anfangs- und Endzeit (das Gesetz sagt dem die «Lage» der Arbeitszeiten). Weiter müssen neben der Arbeitszeit auch die Mehr- und Minderstunden protokolliert werden, was sich bei einer Vollzeiterfassung sowieso nicht vermeiden lässt.
  • Weiter müssen die Ruhetage protokolliert werden, sofern sie nicht auf einen Sonntag fallen.
  • Weiter müssen die Arbeitspausen von mehr als einer halben Stunde protokolliert werden, bzw. aus der effektiven Zeiterfassung klar erkennbar sein.
  • Zu guter Letzt müssen die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und Zeitzuschläge, z.B. für Sonntags- oder Nachtarbeit ersichtlich sein. Wird die Arbeitszeiterfassung präzise nach Datum und Uhrzeit geführt, so ist diese Anforderung bereits erfüllt.

Das heisst nun: Um die obigen gesetzlichen Minimumanforderungen zu erfüllen, genügt im Prinzip eine einfache Exceltabelle. Sofern sie korrekt geführt wurde und die Daten mindestens 5 Jahre sicher und lesbar aufbewahrt werden. Sie tun sich und Ihrer Organisation damit aber keinen Gefallen. Sie sollten das Thema Zeiterfassung unbedingt einige Stufen weiterdenken.

Kostenlose Zeiterfassung muss mitwachsen können

Auch wenn sich Ihr aktuelles Bedürfnis bloss auf eine gesetzeskonforme Zeiterfassung beschränkt. Es kommt mit Sicherheit (bald) die Zeit in Ihrer Organisation, wo weitere Bedürfnisse auf den Plan treten.

Als Dienstleister werden Sie Ihre Projekte oder Mandate und die dazu gehörigen Kunden verwalten wollen. Danach wollen Sie die für die Kunden geleisteten Arbeiten (in Zeit, ev. auch in Pauschalen) erfassen und verrechnen können. Je nach Geschäft fallen dazu Spesen an, die an die Kunden weiter verrechnet werden können. Auch diese soll die Software mit verwalten und abrechnen. Dann stellen Sie sehr rasch fest, dass für unterschiedliche Kunden, für unterschiedliche Tätigkeiten und für unterschiedliche Fachkompetenzen Ihrer Mitarbeitenden auch unterschiedliche Ansätze und Preise zur Anwendung kommen müssen. Last but not least sammeln sich immer mehr Daten an, die Sie nicht mehr so einfach überblicken, so dass Ihr Wunsch nach Auswertungen kommen wird. Die Liste möglicher Anforderungen liesse sich noch weiterführen.

Lange Rede, kurzer Sinn. Sie tun gut daran, bereits zu Beginn eine Software zu wählen, welche mit Ihren steigenden Bedürfnissen mitwächst. Doch genau hier liegt die Krux von gratis Software.

Sie kann oftmals alles, was Sie aktuell grad brauchen - eben, z.B. eine gesetzeskonforme Zeiterfassung sicherzustellen. Nicht selten kann sie sogar etwas mehr als nur das. Andererseits hat sie auch ihre klaren Grenzen. Und diese sind immer enger als ihre künftigen Anforderungen sein werden. Da können Sie völlig sicher sein.

prolesFree, das kostenlose Zeiterfassungstool mit Wachstumsambitionen

prolesFree besteht im Kern aus einer gesetzeskonformen Zeiterfassung sowie Funktionen zur Arbeitszeitabrechnung. Ergänzend verfügt prolesFree über eine einfache Projektverwaltung, über eine Erfassungskontrolle zur Qualitätssicherung, über Auswertungen und ein grafisches Dashboard.

Damit ist prolesFree das einzige Zeiterfassungstool für Schweizer Verhältnisse, mit welchem sofort kostenlos und gesetzlich konform gestartet werden kann. Ohne Datenverlust und ohne wieder bei Adam und Eva neu beginnen zu müssen, kann prolesFree später jederzeit ausgebaut werden (prolesPremium).

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