Das Arbeitsrecht und die Arbeitspraxis in der Schweiz folgen dem simplen System «Geld gegen Zeit». Der Mitarbeitende «vermietet» also seine Arbeitsleistung an den Arbeitgeber für eine vorher vereinbarte Zeit. Dafür bekommt er seinen Lohn und nicht – wie oft fälschlicherweise angenommen wird – für das Arbeitsergebnis, das geliefert werden soll.
Nachdem die Zeit das entscheidende Messkriterium ist, ist es folgerichtig, dass die Arbeitszeit exakt gemessen und kontrolliert werden muss.
Die Zeiterfassung ist für alle Organisationen von entscheidender Bedeutung. Sie dient als Basis für die Verfolgung der gearbeiteten Zeit, für die Ferien- und Abwesenheitskontrolle, für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit und, wenn entsprechend integriert, auch gleichzeitig für die Rechnungsstellung an Kunden.
Um die in Ihrer Organisation gearbeitete Zeit effizient und effektiv verfolgen zu können, müssen Sie allerdings eine Methode finden, die einerseits für Ihre Mitarbeitenden passt, müssen sie doch die Zeiten erfassen, andererseits eine Methode, die Ihrer Organisation alle nötigen Informationen liefert, ohne zu aufwändig und kompliziert zu sein. In diesem Beitrag zeigen wir einige Methoden auf. Da sie alle sehr unterschiedlich sind, sind auch ihre Vor- und Nachteile verschieden. Wählen Sie dasjenige Verfahren, das am besten zu den Gegebenheiten Ihrer Dienstleistungsfirma passt.
Grundsätzlich lassen sich folgende Methoden für eine Zeiterfassung unterscheiden:
Bei der Vertrauens-Methode kann im engeren Sinn gar nicht von einer Zeiterfassung gesprochen werden. Denn, einerseits schätzt der Mitarbeitende bloss seine Arbeitszeit, andererseits vertraut der Arbeitgeber dieser Schätzung und überprüft sie auch nicht weiter. Beide Parteien gehen im gegenseitigen Einverständnis und auf einer starken Vertrauensbasis davon aus, dass die vereinbarte Arbeitszeit erbracht wurde und überprüfen dies auch nicht weiter.
Diese Methode ist für das Gros der Arbeitnehmenden allerdings illegal. Unterstehen sie nämlich dem Arbeitsgesetz, so ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine ausführliche Zeiterfassung zu führen. Bei höheren Führungskräften und im Top Management hingegen ist die Vertrauensmethode rechtens (weil sie dem Arbeitsgesetz nicht unterstehen) und auch absolut verbreitet. Sie entspricht dort sogar der Regel.
Vorteile:
Nachteile:
Auch diese Methode ist einfach. Sie benötigen nämlich nur Papier, Bleistift und eine Uhr, um die Arbeitszeit zu messen. Die gemessenen Zeiten werden anschliessend aufgeschrieben und auf diese Weise dokumentiert. Je nach Bedarf können die notierten Arbeitszeiten – selbstverständlich wieder von Hand – weiterverarbeitet werden. Sie sind aber, im Vergleich zur Vertrauens-Methode, für die Nachwelt festgehalten.
Vorteile:
Nachteile:
Die Excel-Methode ist zweifellos die beliebteste Möglichkeit der Zeiterfassung. Nicht zuletzt deswegen, weil die Office-Programme von Microsoft – und damit auch Excel – in so gut wie allen Unternehmen bereits vorhanden sind. Ob es sich dann ausdrücklich um MS Excel oder eine andere Tabellenkalkulation handelt, ist egal.
Sie verwenden also eine Tabellenvorlage, die Sie sich selbst erstellt haben und erfassen alle Arbeitszeiten in die vorgegebenen Felder. Damit entsteht bereits eine strukturierte Datenerfassung, die gegenüber der Papier-Methode einige Vorteile aufweist. Doch Excel und andere Spreadsheet haben auch ihre Tücken.
Vorteile:
Nachteile:
Bei einer Software für Zeiterfassung verwenden Sie eine darauf spezialisierte App. Der Hauptvorteil der Zeiterfassungssoftware ist ihre Genauigkeit, da Sie sekundengenau wissen, wie viel Zeit Sie für eine Tätigkeit aufgewendet haben. Die Erfassung erfolgt in der Regel manuell, wird aber oft auch automatisch oder mindestens teilautomatisch vom Programm selbst vorgenommen.
Wir unterscheiden grundsätzlich zwei Arten von Zeiterfassungssoftware:
Da eine App für Zeiterfassung (egal, ob Präsenzzeit- oder Projektzeiterfassung) speziell nur für diesen Zweck programmiert wurde, kann sie natürlich auch die dort bestehenden Bedürfnisse am besten erfüllen. Sie ist komfortabel in der Bedienung, sie bietet zahlreiche Zusatzvorteile wie Ferienkontrolle etc., sie sammelt alle Daten zuverlässig und erlaubt damit jede Art von Auswertungen und Analysen und sie ist meist direkt in der Cloud von jedem Gerät und vor überall her nutzbar.
Vorteile:
Nachteile:
Die Methode Zeiterfassung auf Papier ist aus der Praxis schon fast verschwunden. Gelegentlich findet man sie noch in reinen Handwerksbetrieben. Die anderen Methoden sind jedoch allesamt in Organisationen anzutreffen.
Wer es schnell und ganz einfach will, greift zu Excel und merkt erst später, dass das Handling der vielen Excel-Tabellen mühsam und fehleranfällig ist.
Die Zeiterfassung mittels mobiler App und die Zeiterfassung mit professioneller Zeiterfassungssoftware sind weit verbreitet. Zur mobilen App greifen oftmals internationale und unternehmensübergreifende Teams, welche ausser Zeiterfassung wenig Ansprüche haben. Sie müssen und wollen auch keine länderspezifischen Anforderungen erfüllen. Support ist ihnen auch nicht wichtig, da die Apps einerseits einfach zu bedienen und zu betreiben sind, andererseits kennen sich die Nutzer gut mit Technik und Software aus.
Zur professionellen Zeiterfassungssoftware hingegen sollten vor allem lokale Organisationen greifen, die ihre Mitarbeitenden, ihre Kunden und Projekte und ihre ganze Organisation von A bis Z sauber und Schweiz konform führen wollen. Mit einer Software wie prolesFree ist der Einstieg in die Welt professioneller Zeiterfassungssoftware sogar mit einer tiefen finanziellen Hürde versehen. Erst bei steigendem Bedarf muss investiert werden.
Für alle Methoden hingegen gilt, dass die Zeiterfassung in moderner Zeit mobil genutzt werden muss. Von dort aus, wo man gerade arbeitet. Also im Büro, beim Kunden oder im Homeoffice.
