Methoden zur Zeiterfassung in der Praxis

Das Arbeitsrecht und die Arbeitspraxis in der Schweiz folgen dem simplen System «Geld gegen Zeit». Der Mitarbeitende «vermietet» also seine Arbeitsleistung an den Arbeitgeber für eine vorher vereinbarte Zeit. Dafür bekommt er seinen Lohn und nicht – wie oft fälschlicherweise angenommen wird – für das Arbeitsergebnis, das geliefert werden soll.

Nachdem die Zeit das entscheidende Messkriterium ist, ist es folgerichtig, dass die Arbeitszeit exakt gemessen und kontrolliert werden muss.

In diesem und dem nächsten Blogbeitrag beschäftige ich mich daher mit den unterschiedlichen Methoden der Zeiterfassung und ihren Vor- und Nachteilen. Im ersten Teil gebe ich einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten, im zweiten Beitrag konzentriere ich mich dann auf den Einsatz einer spezifischen Software für Zeiterfassung.

Überblick über die Möglichkeiten der Zeiterfassung

Grundsätzlich lassen sich folgende Methoden für eine Zeiterfassung unterscheiden:

1. Die Vertrauens-Methode
2. Die Papier-Methode
3. Die Excel-Methode
4. Einsatz einer Software für Zeiterfassung

Die Vertrauens-Methode

Bei der Vertrauens-Methode kann im engeren Sinn gar nicht von einer Zeiterfassung gesprochen werden. Denn, einerseits schätzt der Mitarbeitende bloss seine Arbeitszeit, andererseits vertraut der Arbeitgeber dieser Schätzung und überprüft sie auch nicht weiter. Beide Parteien gehen im gegenseitigen Einverständnis und auf einer starken Vertrauensbasis davon aus, dass die vereinbarte Arbeitszeit erbracht wurde und überprüfen dies auch nicht weiter.

Diese Methode ist für das Gros der Arbeitnehmenden allerdings illegal. Unterstehen sie nämlich dem Arbeitsgesetz, so ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine ausführliche Zeiterfassung zu führen. Bei höheren Führungskräften und im Top Management hingegen ist die Vertrauensmethode rechtens (weil sie dem Arbeitsgesetz nicht unterstehen) und auch absolut verbreitet. Sie entspricht dort sogar der Regel.

Vorteile:

• Diese Methode ist definitiv die einfachste.
• Sie braucht keine Hilfsmittel und auch sonst keinerlei weitere Ressourcen.

Nachteile:

• Für die meisten Arbeitnehmenden ist sie illegal (nämlich für all diejenigen, die dem Arbeitsgesetz oder vergleichbaren Gesetzgebungen in der öffentlichen Verwaltung unterstehen).
• Sie setzt ein hohes Vertrauensverhältnis voraus.
• Arbeitet der Arbeitnehmende gleichzeitig für Kundenprojekte, die aufwandmässig abgerechnet werden müssen, so fehlt die entscheidende Information zur Abrechnung. Wird hier dann bloss geschätzt, so fehlen dennoch die Daten, um dem Kunden beispielsweise detaillierte Reports liefern zu können. Einzig bei pauschal abgerechneten Projekten kann es funktionieren, allerdings dann mit dem Nachteil, dass für eine interne Rentabilitätskontrolle keine Daten zur Verfügung stehen. Man nennt dies dann «Blindflug».

Die Papier-Methode

Auch diese Methode ist einfach. Sie benötigen nämlich nur Papier, Bleistift und eine Uhr, um die Arbeitszeit zu messen. Die gemessenen Zeiten werden anschliessend aufgeschrieben und auf diese Weise dokumentiert. Je nach Bedarf können die notierten Arbeitszeiten – selbstverständlich wieder von Hand – weiterverarbeitet werden. Sie sind aber, im Vergleich zur Vertrauens-Methode, für die Nachwelt festgehalten.

Vorteile:

• Diese Methode ist einfach und kann überall angewendet werden.
• Sie verlangt nur minimale Hilfsmittel.

Nachteile:

• Papier ist in Unternehmen nicht selten «flüchtig» und geht schnell mal verloren.
• Papieraufzeichnungen lassen sich einfach fälschen, ergänzen, ändern etc.
• Wollen und sollen die Zeiterfassungen weiterverarbeitet werden, z.B. in der Form einer Kundenrechnung, so müssen sie nochmals manuell erfasst werden. Dadurch entsteht Zusatzaufwand, gleichzeitig besteht ein erhöhtes Risiko für Fehler.
• Die Weiterverarbeitung der Daten der Zeiterfassung zu Kontrollzwecken und für eine Überwachung der Wirtschaftlichkeit ist praktisch unmöglich, weil viel zu aufwändig. Auch hier sprechen wir von «Blindflug».

Die Excel-Methode

Die Excel-Methode ist zweifellos die beliebteste Möglichkeit der Zeiterfassung. Nicht zuletzt deswegen, weil die Office-Programme von Microsoft – und damit auch Excel – in so gut wie allen Unternehmen bereits vorhanden sind. Ob es sich dann ausdrücklich um MS Excel oder eine andere Tabellenkalkulation handelt, ist egal.

Sie verwenden also eine Tabellenvorlage, die Sie sich selbst erstellt haben und erfassen alle Arbeitszeiten in die vorgegebenen Felder. Damit entsteht bereits eine strukturierte Datenerfassung, die gegenüber der Papier-Methode einige Vorteile aufweist.

Doch Excel und andere Spreadsheet haben auch ihre Tücken. Ausführlich dazu habe ich bereits im Beitrag «Weshalb brauchen Dienstleister zusätzlich zu Excel, Word und Co. eine spezialisierte Projektmanagement-Software?» geschrieben. Der Vollständigkeit halber aber trotzdem kurz zu den Vor- und Nachteilen.

Vorteile:

• Die Excel-Methode ist in aller Regel wesentlich genauer als die beiden ersten Methoden.
• Es entsteht bereits eine strukturierte Datenerfassung, die elektronisch weiterverwendet werden kann (in Rechnungen, Reports, etc.).
• Die Zeiterfassung wird bereits digitalisiert und geht – in aller Regel – nicht mehr so schnell verloren (Backup vorausgesetzt!).

Nachteile:

• Excel-Dateien sind fehleranfällig, lassen sich relativ einfach manipulieren oder auch löschen bzw. an einem anderen Speicherort «verstecken».
• Die Erfassung ist relativ aufwändig und muss manuell erfolgen. Es braucht einen Computer oder ein anderes Endgerät dazu.
• Eine ortsunabhängige und mehrbenutzerfähige Zeiterfassung mit Excel braucht für die Einrichtung und den Betrieb einen IT-Profi im Hintergrund.
• Die Erstellung und Anpassung von guten und brauchbaren Vorlagen für die Zeiterfassung (die auch einfache Plausibilitätsprüfungen etc. vornehmen können) setzt vertieftes Excel-Wissen voraus.
• In Berechnungsformeln sind schnell Fehler eingebaut, die kaum mehr auffallen.
• Die vielen weiteren Nachteile von Excel und Co. sind im oben erwähnten Beitrag ausführlich behandelt.

Einsatz einer Software für Zeiterfassung

Bei einer Software für Zeiterfassung verwenden Sie eine darauf spezialisierte App. Der Hauptvorteil der Zeiterfassungssoftware ist ihre Genauigkeit, da Sie sekundengenau wissen, wie viel Zeit Sie für eine Tätigkeit aufgewendet haben. Die Erfassung erfolgt in der Regel manuell, wird aber oft auch automatisch oder mindestens teilautomatisch vom Programm selbst vorgenommen.

Wir unterscheiden grundsätzlich zwei Arten von Zeiterfassungssoftware:

• Präsenzzeiterfassung: Wie der Name bereits sagt, geht es hier um die Protokollierung der Präsenzzeiten eines Mitarbeitenden. In ihrer einfachsten Form liefert die Präsenzzeiterfassung die Antwort auf die Frage «Von wann bis wann hat jemand wie lange gearbeitet?» Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass die Zeiten lückenlos erfasst werden. Wir sprechen dann zusätzlich von einer Vollzeiterfassung.
• Projektzeiterfassung: Die Projektzeiterfassung hingegen protokolliert primär die Arbeitszeiten, die für ein Projekt oder für Teile eines Projektes gearbeitet wurden. Nachdem ein Projekt in der Regel auch einen Projektauftraggeber, sprich einen Kunden hat, werden gleichzeitig mit der Projektzeiterfassung auch die Arbeitszeiten zugunsten des Kunden festgehalten.

Da eine App für Zeiterfassung (egal, ob Präsenzzeit- oder Projektzeiterfassung) speziell nur für diesen Zweck programmiert wurde, kann sie natürlich auch die dort bestehenden Bedürfnisse am besten erfüllen. Sie ist komfortabel in der Bedienung, sie bietet zahlreiche Zusatzvorteile wie Ferienkontrolle etc., sie sammelt alle Daten zuverlässig und erlaubt damit jede Art von Auswertungen und Analysen und sie ist meist direkt in der Cloud von jedem Gerät und vor überall her nutzbar.

Auch wenn ich im nächsten Blogbeitrag ausführlich auf die Zeiterfassungssoftware als Methode zur Zeiterfassung eingehen möchte, so dennoch hier im Überblick die wichtigsten Vor- und Nachteile.

Vorteile:

• Einsatz einer spezialisierten und professionellen Software für Zeiterfassung.
• Es gibt auch kostenlose Versionen professioneller Zeiterfassungssoftware, wie beispielsweise prolesFree. Sie beherrscht bereits alle Grundfunktionen und bieten einen guten Einstieg in eine «legale» Zeiterfassung.
• Dank Datenbank im Hintergrund lassen sich die erfassten Zeiterfassungsdaten nahezu beliebig weiterverarbeiten und auswerten.
• Die meisten Programme für Zeiterfassung bieten Zusatznutzen aus den erfassten Daten wie Ferien- und Abwesenheitskontrolle, Ist-Soll-Vergleiche, Projektreports und Vorbereitung der Daten für eine fast vollautomatische Rechnungsstellung und vieles mehr.
• Die meisten Apps können auf allen Typen von Endgeräten (Notebooks, Mobiltelefonen oder Tablets) genutzt werden. Damit wird mobile und ortsunabhängige Zeiterfassung möglich und einfach gemacht.
• Die Technologie der «automatischen Zeiterfassung» ist bereits weit fortgeschritten. Insbesondere über Handy-Apps mit eingeschaltetem Ortungssystem und anderen Sensoren können Zeiterfassungen immer öfters die Einträge sogar automatisch selbständig vornehmen. Sie müssen nur noch geprüft werden.
• Und viele Vorteile mehr.

Nachteile:

• Der Einsatz einer speziellen Software ist nicht ganz so simpel, wie die Nutzung von Papier und Bleistift. Da in der heutigen Arbeitswelt elektronische Geräte wie Handy und Notebooks aber zu den ständigen Begleitern gehören, ist die wichtigste Voraussetzung meist schon gegeben.
• Eine Software für Zeiterfassung muss selbstverständlich vor ihrem Einsatz eingerichtet, konfiguriert und auf die spezifischen Bedürfnisse angepasst werden. Dies ist mit einem gewissen Aufwand verbunden.