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7 Tipps, um Ihre Mitarbeitenden zur Zeiterfassung zu motivieren

Simon Grenacher
Donnerstag, 23. Januar 2020

Ungenaue oder nicht nachgeführte Zeiterfassung und Leistungserfassung kosten Dienstleistungsunternehmen viel Geld und den Vorgesetzten Zeit und Nerven, den Einträgen hinterher zu laufen und sie korrigieren zu lassen.

Obwohl es wahrscheinlich nicht gelingen wird, dass Ihre Mitarbeitenden die Zeiterfassung lieben lernen, so kann ich Ihnen dennoch 7 hilfreiche Tipps geben. Sieben Tipps aus unserer langjährigen Praxis, die helfen, Ihre Mitarbeitenden für eine zielführende Zeiterfassung zu motivieren.

1. Was ist der Zweck der Zeiterfassung?

Einmal abgesehen davon, dass die Zeiterfassung für die meisten Angestellten in Dienstleistungsberufen gesetzlich vorgeschrieben ist (siehe Blogbeitrag «Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Dienstleister»), braucht es zur Motivation mehr als einfach nur Zwang. Kommt hinzu, dass nur die Arbeitszeiterfassung, nicht aber die Leistungserfassung vorgeschrieben ist. Doch gerade diese ist es, die für Ihr Dienstleistungsunternehmen überlebenswichtig ist. Entstehen doch direkt aus der Leistungserfassung die Kundenrechnungen und damit der Geldstrom, den Sie für Ihr Überleben brauchen.

Es ist daher wichtig, Ihrem Team den Wert der Zeiterfassung zu erklären, anstatt ihm zu erlauben, sich die schlechtesten Motive selbst vorzustellen und bloss zu spekulieren. Gibt es doch objektiv eine ganze Reihe guter Gründe für die Zeiterfassung: Aufnahme und Verteilung von Kunden- und Projektwissen, Vorbereitung zur Fakturierung, Identifizierung profitabler und weniger profitabler Projekte mit entsprechendem Learning, das Verständnis, wer überlastet und wer eher zu wenig ausgelastet ist, um einen fairen Ausgleich zu finden, die Sammlung von Prozess- und Projektwissen, um künftige Projekte genauer planen und kalkulieren zu können und viele gute Gründe mehr.

Ihre Mitarbeitenden wollen verstehen, weshalb Ihr Unternehmen die Zeiterfassung braucht und welche Zwecke es damit verfolgt. Was auch immer die spezifischen Gründe in Ihrem Unternehmen sind, Kommunizieren Sie diese offen und vollständig an das ganze Team. Damit binden Sie Ihre Mitarbeitenden gleichzeitig in die Erreichung der Unternehmensziele ein und machen sie dafür mitverantwortlich.

2. Es braucht klare Regeln für die Zeiterfassung

Meiner Erfahrung nach genügt es bei weitem nicht, wenn Sie einem neueintretenden Mitarbeiter am ersten Tag mitteilen, dass die Zeiterfassung regelmässig nachgeführt werden sollte. Sie müssen die Pflicht zur Zeit- und Leistungserfassung zusätzlich mit klaren, schriftlich niedergelegten Regeln untermauern.

Dazu eignen sich der Arbeitsvertrag oder das Personalreglement. Legen Sie dort die Erwartungen der Firma an die Zeiterfassung genau fest. Sollen die Arbeits- und Projektstunden täglich, wöchentlich oder monatlich erfasst werden? Welches sind die Folgen, wenn die Zeiterfassung regelmässig nicht korrekt nachgeführt wird? Wie viele Mahnungen wollen Sie aussprechen, bevor Sanktionen ergriffen werden?

Stellen Sie dort weiter fest, dass die Zeiterfassung eine ganz normale Arbeitsaufgabe ist und damit zum Job eines jeden ganz einfach mit dazugehört. Wie das Kommunizieren in Projekten für einen Projektleiter, das Zeichnen eines Planes für einen Ingenieur oder das Schreiben von Verträgen für einen Anwalt.

3. Befähigen Sie Ihre Mitarbeitenden, die Zeiterfassung korrekt zu bedienen

Unabhängig davon, welche Methode oder welche Software Sie für die Zeiterfassung wählen, stellen Sie sicher, dass Ihr Team richtig damit umgehen kann. Ihre Mitarbeitenden sind mit ihrer Arbeit und ihren Projekten sehr beschäftigt und wollen Ihre Kunden zufrieden stellen. Sie wollen aber nicht herausfinden müssen, wie die Zeiterfassung genau funktioniert.

Organisieren Sie Schulungen, verteilen Sie einen einfachen Leitfaden für die korrekte Zeiterfassung oder machen Sie ein Video-Tutorial. Selbst mit einfach zu bedienender Software wie beispielsweise der Zeiterfassung von proles bedeutet die Zeit- und Leistungserfassung für Mitarbeitende immer eine Barriere, die es zu überwinden gilt. Leisten Sie dabei die nötige Unterstützung, damit dies gelingt.

4. Schaffen Sie klare, praxisbezogene und möglichst einfache Erfassungsstrukturen

Die Zeiterfassung muss so konfiguriert und vorbereitet sein, dass es für Ihre Mitarbeitenden einfach ist, ihre Zeiten schnell und unkompliziert zu erfassen. Müssen sie jedoch bei jedem Eintrag lange nachdenken, in einem Manual blättern oder Kollegen fragen, dann vergeht ihnen schnell die Lust. Entweder Sie buchen dann alle ihre Zeiten mehr oder weniger auf das gleiche Projekt oder begeben sich sogar in einen Zustand passiven Widerstands.

Die Projekt- und Tätigkeitsstrukturen in der Software für Zeiterfassung müssen daher möglichst einfach sein. Trotzdem sollten sie der vom Mitarbeitenden täglich gelebten Praxis entsprechen und dazu passen, so dass er sich darin zurechtfindet.

5. Senden Sie automatisch Erinnerungen zur Zeiterfassung

Das Arbeitsleben im Dienstleistungsunternehmen ist stressig. Wir alle können daher an und ab eine freundliche Erinnerung gut gebrauchen. Lassen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden daher automatisch konfigurierte Erinnerungsmails versenden. Je nachdem, in welcher Periodizität die Zeiterfassung aktualisiert werden soll, sollten auch die Erinnerungen getaktet sein.

Perfekt ist die Erinnerungslösung dann, wenn sie nur denjenigen eine Mail schickt, die die Zeiterfassung noch nicht vollständig nachgetragen haben. Das motiviert die Nachzügler, ohne die Pünktlichen gleichzeitig zu demotivieren.

Solchermassen automatisierte eMails lassen sich mit einer ganzen Reihe von einfachen Softwarelösungen oder direkt mit dem Projektmanagement-Tool und der Zeiterfassung aufsetzen.

6. Halten Sie Ihre Mitarbeitenden über die Erreichung der Unternehmensziele auf dem Laufenden

Haben Sie meinen ersten Tipp beherzigt und kennt Ihr Team daher die Unternehmensziele, so sollten Sie Ihren Mitarbeitern dazu regelmässige Updates liefern. Hängen diese Ziele doch meist auch von einer korrekten Leistungserfassung ab. Wenigstens dann, wenn es sich um Finanzziele handelt.

Je nach Grösse Ihres Unternehmens können Sie die Zieleupdates per eMail versenden oder – noch besser – regelmässig persönlich über die Fortschritte informieren. Nutzen Sie solche Meetings auch gleich, um Feedback zu bitten und Ihrem Team zu danken, wenn die Fortschritte in die gewünschte Richtung zeigen. Ein einfaches Dankeschön kann als Motivation – auch für die Zeiterfassung – kaum überschätzt werden. Kommt hinzu, dass Ihre Mitarbeitenden auf diese Weise direkt erleben, welchen praktischen Nutzen die oft zeitraubende Zeit- und Leistungserfassung haben kann.

7. Bieten Sie ein Dashboard

Im Idealfall kennt ihre Software für Leistungs- und Zeiterfassung ein Dashboard, das sich jeder Mitarbeiter nach seinem Gusto einrichten kann. Auf diesem erkennt er auf einen Blick den Stand seiner erfassten Zeiten, einen aktuellen Soll-/Ist-Vergleich seiner Arbeitszeit, die aufgelaufenen Überstunden und seinen Feriensaldo.

Ein solcher Überblick alleine motiviert zur regelmässigen Nutzung der Zeiterfassung.

Exkurs: Sollen vorbildliche Zeiterfasser belohnt werden?

Ist es sinnvoll, vorbildliche Zeit- und Leistungserfasser im Unternehmen zu belohnen und damit einen Anreiz für die weniger Pflichtbewussten zu schaffen?

In diesem Punkt gehen die Meinungen stark auseinander.

Persönlich bin ich kein Freund solcher Praktiken. Stehe ich doch auf dem Standpunkt, dass die Zeiterfassung eine – wie ich oben schon erwähnte – normale Arbeitsaufgabe ist, die keiner besonderen Incentivierung bedarf. Im Gegenteil, der Mitarbeitende wird mit seinem Lohn ja bereits (auch) dafür bezahlt.

Dennoch kann ich mir Unternehmenskulturen vorstellen, wo ein entsprechend «freundlich» angelegter Wettbewerb auch bei der Zeiterfassung durchaus positive Resultate bringen könnte. Und zwar, ohne dass damit Mitarbeitende von Belohnungen abhängig gemacht werden.

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