Die «Drei Dinge-Regel» für effektives Zeitmanagement

Es ist kein Geheimnis, wir bei proles sind verrückt nach Produktivität und effektivem Zeitmanagement. Wir sind fest davon überzeugt, dass es die clevere Zeiterfassung, die laufende Messung der Effizienz und die entsprechende Feinabstimmung der damit verbundenen Tools sind, die Ihr Unternehmen erfolgreicher machen. Auch glauben wir, dass effektives Zeitmanagement sowohl für Einzelpersonen, für Teams als auch für ganze Unternehmen ausgezeichnet funktioniert.

Gleichzeitig wissen wir, dass es bei hoher Produktivität nicht nur einfach um Zeit geht. Es geht vor allem auch um Wahlmöglichkeiten. So könnten Sie Stunden damit verbringen, Kuchenkrümel von Ihrem Küchentisch aufzusammeln. Wenn Sie sich aber nicht mit diesem Haufen Spaghetti auf dem Küchenboden auseinandersetzen, könnten Sie Ihre Küche wohl nicht guten Gewissens als sauber bezeichnen, auch wenn alle Krümel aufgesammelt sind.

Oder anders ausgedrückt: Beschäftigt zu sein, ist nicht dasselbe wie produktiv zu sein.

Wenn es also darum geht, wirklich produktiv zu sein, dann sind wir grosse Fans der sogenannten Drei-Dinge-Regel. Sie besagt ganz einfach:

Schreiben Sie jeden Morgen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, die Drei Dinge auf, die Sie heute erledigen wollen. Dann fangen Sie an, sie zu tun.

Machen Sie das jeden einzelnen (Arbeits)Tag. Drei Dinge aufschreiben und davor ein Kästchen zum Abhaken malen. Jedes Mal, wenn Sie eine Sache erledigt haben, haken Sie sie ab. Mir vermittelt das immer ein immens gutes Gefühl und bringt mir die Motivation, sofort mit der nächsten Sache zu beginnen.

Doch, wieso ist diese einfache Regel so gut? Vier Gründe dafür:

1. Die Regel zwingt Sie dazu, klare Prioritäten zu setzen und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Anstatt dauernd X Bälle gleichzeitig zu jonglieren und damit wertvolle Zeit zu verschwenden. In die gleiche Kerbe schlägt übrigens das bekannte Eisenhower-Prinzip, das ich in meinem Beitrag «Effektives Zeitmanagement oder die Kunst, sich selbst zu führen» bereits ausführlich dargestellt habe.
2. Die Regel ist einfach genug, so dass Sie sich tatsächlich daranhalten werden. Viele Produktivitäts-Hacks verlangen komplizierte Systeme. Diese Regel definitiv nicht!
3. Die Regel hält Ihre Konzentration aufrecht. Bei drei Dingen können Sie kaum den Überblick verlieren.
4. Die Regel gibt Ihnen das gute Gefühl, etwas erreicht zu haben. Wenn Sie Ihre Drei Dinge beenden, werden Sie wissen, dass Sie heute bedeutende Arbeit geleistet haben – und somit auch echt produktiv waren.

Das heisst aber nicht, dass Sie tagsüber nicht auch mal andere Dinge tun können – und häufig auch müssen. Manchmal sollten Sie eine Pause von Ihren drei grossen Dingen einlegen. In diesem Fall füllen Sie die Lücken mit all den kleinen Dingen, die immer mal wieder anstehen: Den 2-minütigen eMails, der Dateneingabe, der Terminplanung etc. Lassen Sie sich dadurch aber nicht von Ihren Drei grossen Dingen abhalten.

Es bedeutet übrigens auch nicht, dass Sie Ihre grossen Dinge im Laufe Ihres Tages nicht ändern können. Gelegentlich werden Sie die Prioritäten neu setzen müssen. Aber – und das ist ein grosses Aber – benutzen Sie das Neupriorisieren keinesfalls als Ausrede dafür, sich von Ihren drei Tagesdingen ablenken zu lassen.

Wenn Sie die Drei-Dinge-Regel erfolgreich anwenden, dann gibt es noch zwei weitere wichtige Praktiken, die Sie im Sinne von höherer Produktivität und Effektivität anwenden könnten:

Schreiben Sie jeden Montag Drei Dinge auf, die Sie diese Woche erledigen wollen. Diese Drei Wochendinge sind selbstverständlich eine Kategorie grösser, als die drei Tagesdinge.

Schreiben Sie einmal im Jahr Drei Dinge auf, die Sie dieses Jahr erledigen wollen. Und diese Drei Jahresdinge sind selbstverständlich nochmals wesentlich grösser, als die drei Wochendinge.

Die Einmal-im-Jahr-Praxis kann besonders nützlich sein, auch wenn Ihre Drei Dinge so wie die Neujahrsvorsätze nicht immer so erreicht werden, wie Sie sich das vorstellen. So oder so, es ist eine tolle Möglichkeit, Ihnen dabei zu helfen, herauszufinden, was Ihnen wirklich wichtig ist und wie Sie Ihr Jahr gestalten wollen. Betrachten Sie es als Teil Ihrer langfristigen Ziele. Es liefert Ihnen gleichzeitig einen simplen Test für die Beurteilung wichtiger Entscheidungen: Wenn die Antwort auf die Frage «Hilft mir diese Wahl, meine drei Ziele für das Jahr zu erreichen» nicht klar «JA» lautet, dann sollten Sie eine andere Option wählen.

Achtung! Sie müssen die Dinge, die Sie aufschreiben, auch wirklich tun. Die Drei Dinge-Regel entbindet Sie nicht von Ihrer Arbeit. Sie stellt bloss sicher, dass Sie mit Ihrer Arbeitszeit auch wirklich die sorgfältig gesetzten Ziele erreichen, auf die es ankommt.

Finden Sie meine drei Tipps für effektives Zeitmanagement zu einfach? Probieren Sie es aus. Eine Woche lang. Schauen Sie, ob Ihre Tage leichter, stressfreier und einfach produktiver werden. Bei mir funktioniert es auf alle Fälle seit Jahren – meistens ;-).