Die Einführung einer Business-Software besteht in der Regel aus den folgenden Phasen. Die ersten vier Schritte bis zum Test- bzw. Pilot-Betrieb laufen nacheinander ab. Die Dokumentation und die Schulung des Systems hingegen sollten bereits frühzeitig in der Einführung gestartet und vorangetrieben werden.
Wir unterscheiden zwischen einem Betrieb der Software «On Premises» oder in der Cloud. Beim Cloud-Betrieb sprechen wir von «Private Cloud» oder «Public Cloud».
Obwohl Sie sich für eine Standard-Software entschieden haben, lässt sich diese spezifisch auf Ihr Unternehmen anpassen und individualisieren. Diesen Vorgang nennen wir «Parametrierung».
Die Grundlagen für die Parametrierung erarbeitet Ihr Softwareanbieter zusammen mit Ihren Superusern, also denjenigen Benutzern, welche die Arbeitsabläufe im Alltag prägen und definieren. Zu diesem Zweck werden Workshops durchgeführt, in welchen alle Prozesse analysiert und im Detail besprochen werden. Aus diesen Ergebnissen schöpft Ihr Anbieter alle nötigen Informationen für die Parametrierung, welche anschliessend vom Projektleiter anbieterseitig vorgenommen wird.
Typisches Anwendungsgebiet der Parametrierung ist die Anpassung aller nötigen Dokumente und Vorlagen wie Rechnungen, Rechnungsbeilagen, Leistungsrapporte, Einzahlungsschein, Offerten, etc. Sie werden hinsichtlich Design, Logo, Gruppierungen und Sortierungen aber auch hinsichtlich ihres Detaillierungsgrades an Ihre Bedürfnisse angepasst.
Sind Schnittstellen zu anderen Systemen (z.B. zu einer Finanzbuchhaltung) gefordert, so müssen auch diese entsprechend eingerichtet werden.
Neben den Dokumenten und Schnittstellen werden in diesem Einführungsschritt weitere Einstellungen wie Buchhaltungsvorgaben, Kontenpläne, Textvorlagen für Belege, Preiskalkulationen usw. definiert und im System parametriert. Diese Arbeit kann recht umfangreich sein. Ihr Ergebnis trägt massgeblich zur Passgenauigkeit des fertigen Systems bei und geniesst daher eine hohe Priorität.
Wird Ihre Softwarelösung zusätzlich um individuelle Funktionen über den Standard hinaus erweitert, so müssen insbesondere diese Software-Bestandteile sorgfältig getestet werden. Wurden sie doch extra für Ihr Unternehmen programmiert.
In aller Regel verfügen Sie der Einführung Ihrer neuen Business-Software bereits über bestehende Daten. Sie hatten entweder bereits eine Business-Software für Dienstleister im Einsatz oder arbeiteten bis anhin mit Word, Excel und Co.
Die Übernahme von Daten aus einem Altsystem in Ihre neue Business-Software ist generell eine komplexe Aufgabe. Unterscheiden sich doch die Datenstrukturen von «Alt» zu «Neu» oft recht stark, so dass eine «Übersetzung» durchgeführt werden muss. Andererseits bietet die Datenübernahme aber auch immer die Chance, die Datenqualität «alter Daten» nachhaltig zu verbessern.
Wollen Sie so vorhandene Daten über einen automatischen Datenimport ins neue System übernehmen? Was bei Kundenadressen, Mitarbeiterdaten und Projektstammdaten meist sinnvoll und relativ einfach zu bewerkstelligen ist, kann bei Bewegungsdaten wie Leistungsrapporten oder Zeiterfassungsdaten deutlich aufwändiger werden. Ihr Anbieter berät Sie gerne über die Machbarkeit eines Datenimports und über seine Vor- und Nachteile.
Alternativ ist in der Praxis eine «händische» Nacherfassung vieler Daten oftmals keine schlechte Lösung. Damit schlägt man zwei Fliegen mit einer Klappe. Erstens können auf diese Weise fehlerhafte Daten schnell erkannt und richtiggestellt werden, zweitens lernen die Erfasser die neue Software «on the job» kennen und gewöhnen sich bereits daran.
Die manuelle Datenübernahme dauert natürlich am längsten. Meist besteht die optimale Lösung aber ohnehin in einer Kombination von Datenimport und manueller Nacherfassung.
Falls bis jetzt noch kein Pilotbetrieb stattfand, so ist jetzt der richtige Moment dazu.
Dauer und Intensität des Pilotbetriebs hängen selbstverständlich stark von der Komplexität Ihrer Lösung ab. Dennoch, wenigstens ein minimaler Testbetrieb von einigen Tagen ist dringend zu empfehlen, bevor Sie ihr Unternehmen «scharf» mit der neuen Software arbeiten lassen.
Kommt weiter hinzu, dass Sie im Pilotbetrieb alle bisherigen Einführungsarbeiten überprüfen und bereinigen können. Hat die Datenübernahme wie gewünscht geklappt, wurde das System korrekt eingerichtet und parametriert und läuft die Software stabil und schnell genug.
Oftmals stellt Ihr Softwareanbieter eine – heute meist elektronische – Bedienungsanleitung zur Verfügung. Diese beschreibt aber nur eine Standardnutzung der Software und nicht, wie Sie die Software spezifisch in Ihrem Unternehmen als individualisierte Lösung verwenden wollen. Die Bedienungsanleitung Ihres Anbieters ist somit eine gute Grundlage, aber alleine nicht ausreichend.
Es empfiehlt sich zusätzlich, eine interne Schulungsdokumentation zu erstellen. Diese besteht aus dem unternehmensspezifischen Benutzerhandbuch und einem Administratorenteil. In der Dokumentation wird folgendes beschrieben:
Die so erstellte Dokumentation dient dann nicht nur als internes Nachschlagewerk, sondern hilft auch massgeblich beim Eintritt und der Einschulung neuer Mitarbeitenden ins Unternehmen. Weiter bildet die Dokumentation die Basis für einen geordneten und effektiven Betrieb Ihre Softwarelösung, indem Sie das dort vorhandene Know-how für die «Nachwelt» festhält.
Halten Sie die interne Schulungsdokumentation regelmässig à jour. Sobald ein beschriebenes Vorgehen oder eine interne Regel geändert wird, muss dies unverzüglich in der Dokumentation nachgeführt werden. Diese Aufgabe obliegt normalerweise Ihrem internen Systemadministrator oder Superuser.
Während der Einführung müssen Ihre Mitarbeitenden geschult werden.
Superuser und Administratoren hatten meist schon während des Auswahlverfahrens oder sehr früh in der Einführung intensiven Kontakt mit der neuen Software und konnten sich bereits damit vertraut machen. Sie sind dann auch regelmässig diejenigen, welche den kompletten Umfang der Softwarelösung kennen, verstehen und auch bedienen können müssen.
Die Anwender hingegen arbeiten meist nur mit Teilen der Software. Auf diesen müssen sie gezielt geschult werden.
Viele Softwareanbieter offerieren zu diesem Zweck Standardkurse, welche sich auf die Standardnutzung des Systems stützen. Genügt dies nicht, so empfehlen sich für Ihr Unternehmen individualisierte Teamworkshops, in welchen spezifisch auf die Bedürfnisse Ihrer Leute und Ihres Unternehmens eingegangen werden kann. Die Grundlage dieser individuellen Schulungen wird oftmals die oben schon erwähnte interne Schulungsdokumentation sein.
Die Teamworkshops können Sie direkt von Ihren Administratoren und Superusern halten lassen. So werden auch die intern definierten Prozesse und Arbeitsweisen Ihres Unternehmens mit geschult, was die Qualität der Ausbildung steigert und den späteren Betrieb vereinfachen wird.
Als krönender Abschluss der ganzen Einführung findet der Go-Live statt. Entweder als «Big Bang»-Ereignis oder in einzelnen Etappen.
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