In diesem Beitrag erfahren Sie, warum mobile Zeiterfassung und Geofencing entscheidende Technologien für Ihr Schweizer Unternehmen mit mobilen oder verteilten Belegschaften sind.
Mobile Zeiterfassung ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, flexibel von verschiedenen Standorten aus ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren, was die Produktivität steigert und die Genauigkeit der Abrechnung verbessert. Ergänzend dazu schafft Geofencing virtuelle Grenzen um geografische Bereiche, um sicherzustellen, dass die Zeiterfassung nur an autorisierten Standorten erfolgt.
Diese Technologien sind essenziell, um Effizienz zu steigern, Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen und die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen zu gewährleisten, während sie gleichzeitig Transparenz und Sicherheit in Arbeitsprozessen fördern.
Mobile Zeiterfassung ist ein Verfahren, bei dem Arbeitszeiten und Projektdetails mithilfe mobiler Geräte wie Smartphones oder Tablets erfasst werden. Diese Methode ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeit von verschiedenen Standorten aus zu dokumentieren, und bietet den Vorgesetzten einen genaueren Überblick über die tatsächlich aufgewendete Arbeitszeit für bestimmte Aufgaben oder Projekte. Meist erfolgt dies über spezielle Software-Apps, die den Prozess der manuellen Zeiterfassung ersetzen und so die Genauigkeit und Effizienz steigern.
Mobile Zeiterfassung findet in verschiedenen Branchen und Szenarien Anwendung, wo Flexibilität und Präzision bei der Erfassung von Arbeitszeiten entscheidend sind.
Diese Lösung trägt dazu bei, Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen, die Genauigkeit der Daten zu erhöhen und die Produktivität der Mitarbeitenden durch effiziente Zeitnutzung zu steigern.
Gemäss GMI wird erwartet, dass der Markt für Geofencing von 2016 bis 2024 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von über 200 Millionen USD ansteigt.
Geofencing bezeichnet die Einrichtung virtueller Grenzen oder Zäune um geografische Gebiete mithilfe von GPS, RFID, WLAN oder Mobilfunksignalen. Diese Grenzen lösen automatisch vorprogrammierte Aktionen aus, wenn ein mobiles Gerät oder eine andere Ziel-Einheit den definierten Bereich betritt oder verlässt.
Zum Beispiel können Unternehmen Geofencing nutzen, um Fahrzeugbewegungen zu überwachen oder sicherzustellen, dass Mitarbeitende bestimmte Arbeitsbereiche nicht unerlaubt verlassen.
Geofencing nutzt mehrere Technologien zur Positionsbestimmung und Kommunikation. GPS (Global Positioning System) ist die grundlegende Technologie zur genauen Standortbestimmung in Echtzeit. RFID (Radio Frequency Identification) kann ebenfalls verwendet werden, um Objekte zu verfolgen, während WLAN- und Mobilfunksignale zur zusätzlichen Positionierung und Kommunikation dienen.
Diese Technologien ermöglichen eine präzise Überwachung und Benachrichtigung, wenn ein definiertes Geofence-Event eintritt, wie das Verlassen eines bestimmten Gebiets oder das Eintreten in einen spezifischen Ort.
In der Praxis wird Geofencing vielseitig eingesetzt, um verschiedene Aufgaben zu automatisieren und zu überwachen. Zum Beispiel können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Fahrzeugflotte innerhalb bestimmter geografischer Grenzen bleibt, was den Diebstahlschutz erhöht und Logistikprozesse optimiert. Für das Personalmanagement kann Geofencing verwendet werden, um die Anwesenheit von Mitarbeitenden an remote Arbeitsorten oder auf Baustellen zu überwachen, indem es automatisch erfasst, wann Mitarbeitende ihre Arbeitsbereiche betreten oder verlassen.
Diese Anwendungen steigern die Effizienz, verbessern die Sicherheit und ermöglichen eine präzise Kontrolle über bewegliche Ressourcen und Aktivitäten der Mitarbeitenden.
Geofencing ist eine Technologie, die es ermöglicht, die Zeiterfassung auf bestimmte geografische Bereiche zu beschränken.
Wenn sich Mitarbeitende innerhalb des definierten Geofence befinden, kann die GPS-Zeiterfassung gestartet werden. Verlassen Mitarbeitende diesen Bereich, wird die GPS-Zeiterfassung gestoppt oder kann nicht gestartet werden. Diese Funktion stellt sicher, dass die erfasste Arbeitszeit nur an den gewünschten Orten registriert wird.
Geofencing in der Zeiterfassungssoftware verhindert Zeitdiebstahl, indem es sicherstellt, dass die Zeiterfassung nur an festgelegten Orten möglich ist. Dies reduziert die Möglichkeit, Arbeitszeit ausserhalb des vorgesehenen Bereichs zu erfassen. Die Datengenauigkeit wird verbessert, da die Zeiterfassung direkt mit dem Standort verknüpft ist und so präzise Orts- und Zeitdaten liefert.
Diese Funktion kann die Produktivität erhöhen, da Mitarbeitende tatsächlich vor Ort sein müssen, um ihre Zeit zu erfassen. Darüber hinaus fördert Geofencing die Transparenz, da Arbeitgebende und Arbeitnehmende klare Informationen darüber haben, wo und wann die Arbeitszeit erfasst wird.
Um Geofences in einer Zeiterfassungs-App einzurichten, melden Sie sich zunächst in der App oder dem Web-Portal an. Navigieren Sie zur Geofencing-Einstellung und erstellen Sie einen neuen Geofence. Wählen Sie den gewünschten geografischen Bereich aus, indem Sie eine Kreisfläche auf der Karte in der Google Maps-Ansicht zeichnen. Legen Sie die Radiusgrösse fest, um den Bereich zu definieren. Ordnen Sie anschliessend den Geofence einer oder mehreren Aufgaben oder Projekten zu, je nach Ihren Anforderungen. Speichern Sie die Einstellungen und testen Sie die Funktionalität, um sicherzustellen, dass die standortbasierte und geographische Zeiterfassung wie gewünscht funktioniert.
In der Logistik- und Transportbranche ist die Optimierung der Fahrerzeit und Routenverfolgung essenziell. Geofencing ermöglicht es Ihrem Schweizer Unternehmen, genaue geografische Grenzen um Liefergebiete oder Lagerhäuser zu ziehen.
Wenn Fahrende diese Bereiche betreten oder verlassen, wird die Zeit automatisch erfasst, was die manuelle Zeiterfassung überflüssig macht. Dies hilft dabei, die Effizienz zu steigern und die Einhaltung von Fahrzeitenregelungen zu überprüfen. Zusätzlich kann die Routenverfolgung optimiert werden, indem Echtzeitdaten zur Fahrzeugposition genutzt werden, um die besten Routen zu planen und auf Verkehrsprobleme zu reagieren. Dadurch werden die Lieferzeiten verkürzt und die Betriebskosten gesenkt.
Im Baugewerbe ist die präzise Erfassung der Arbeitsstunden auf verschiedenen Baustellen entscheidend für die Projektplanung und -abrechnung. Durch die Integration von Geofencing in die Zeiterfassungssoftware kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass die Arbeitszeit nur dann erfasst wird, wenn sich Ihre Mitarbeitenden tatsächlich auf der Baustelle befinden.
Dies reduziert das Risiko von Fehlbuchungen und stellt sicher, dass nur die tatsächlich geleisteten Stunden erfasst werden. Geofencing hilft auch dabei, die Anwesenheit und Pünktlichkeit Ihrer Mitarbeitenden auf verschiedenen Baustellen zu überwachen. Insgesamt trägt es zur Effizienzsteigerung und zur genauen Abrechnung der Arbeitsstunden bei.
Im Pflege- und Gesundheitswesen ist es wichtig, die Pflegezeiten und -standorte der Mitarbeitende genau zu überwachen, um eine optimale Betreuung der Patient:innen zu gewährleisten.
Mit Geofencing in der Zeiterfassungssoftware können Pflegeeinrichtungen sicherstellen, dass die Zeiterfassung nur an den jeweiligen Pflegeorten aktiviert wird. Dies verhindert, dass Arbeitszeiten ausserhalb der vorgesehenen Standorte erfasst werden und sorgt für eine genaue Dokumentation der Pflegezeiten.
Dadurch wird nicht nur die Qualität der Pflege verbessert, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der erbrachten Leistungen erhöht. Zudem können Pflegeeinrichtungen ihre Ressourcen effizienter planen und einsetzen.
Im Einzelhandel und Aussendienst unterstützt Geofencing die Überwachung der Aktivitäten der Mitarbeitenden und verbessert die Effizienz. Aussendienstmitarbeitende können mithilfe von Geofencing verfolgt werden, um sicherzustellen, dass sie ihre zugewiesenen Gebiete besuchen und dort die notwendigen Aufgaben erfüllen. Dies verbessert die Betreuung der Kundschaft und sorgt für Transparenz in den Arbeitsprozessen.
Im Einzelhandel kann Geofencing verwendet werden, um die Ankunfts- und Abfahrtszeiten von Lieferpersonen zu überwachen, was die Bestandsverwaltung optimiert. Zudem können spezielle Aktionen oder Rabatte automatisch aktiviert werden, wenn die Kundschaft bestimmte Bereiche des Geschäfts betritt, was das Einkaufserlebnis personalisiert und den Umsatz steigert.
Gesetzliche Rahmenbedingungen beziehen sich auf die spezifischen Gesetze und Vorschriften in der Schweiz, die den Einsatz von Geofencing und mobiler Zeiterfassung regeln. Dazu gehören datenschutzrechtliche Anforderungen und arbeitsrechtliche Vorschriften, die sicherstellen, dass die erfassten Daten nur für zulässige Zwecke verwendet werden.
Diese Rahmenbedingungen schaffen klare Richtlinien für Ihr Unternehmen, wie Sie die Technologie rechtmässig einsetzen können, ohne die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu gefährden. Ihr Unternehmen muss sich an diese Vorgaben halten, um rechtliche Konflikte zu vermeiden und die Rechte Ihrer Mitarbeitenden zu schützen.
Best Practices bieten Empfehlungen, wie Ihr Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften einhalten und gleichzeitig die Privatsphäre Ihrer Mitarbeitenden schützen kann. Diese umfassen technische Massnahmen zur Sicherung der Daten, transparente Kommunikation mit den Mitarbeitenden über die Datenerfassung und regelmässige Schulungen zur Sensibilisierung für Datenschutzthemen.
Durch die Implementierung solcher bewährter Verfahren kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass Ihr Zeiterfassungssystem nicht nur effizient, sondern auch rechtlich und ethisch einwandfrei ist. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen des Personals zu stärken und rechtliche Risiken zu minimieren.
Mobile Zeiterfassung ermöglicht flexibles Erfassen von Arbeitszeiten von verschiedenen Standorten aus, steigert Produktivität und Abrechnungsgenauigkeit. Geofencing schafft virtuelle Standortgrenzen zur Sicherstellung autorisierter Zeiterfassungsorte, vereinfacht Verwaltungsaufgaben und gewährleistet Arbeitszeitregelungen.
Zukünftig könnten diese Technologien durch fortschreitende Integration mit Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen noch präziser werden und neue Anwendungsbereiche erschliessen, die Effizienz und Sicherheit weiter steigern. Branchen wie Bau, Aussendienst und Gesundheitswesen profitieren von präziser Zeitdokumentation und besserer Arbeitsplanung. Gesetzliche Rahmenbedingungen und Best Practices sind entscheidend für rechtliche Compliance und Datenschutz.
Mobile Zeiterfassung und Geofencing bieten Ihrem Schweizer Unternehmen modernisierte Arbeitsprozesse, erhöhte Sicherheit und maximale Effizienz für mobile Belegschaften.
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