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Spesen und Auslagen im Dienstleistungsunternehmen

Simon Grenacher
Freitag, 27. September 2019

Das Thema «Spesen» und «Auslagen» ist zweifelsohne von hoher praktischer Relevanz. Auch – und vor allem – im Dienstleistungsunternehmen. Ich beleuchte daher in der nächsten Zeit in diesem Blog die Thematik aus verschiedenen Blickwinkeln und mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad.

Im ersten Beitrag geht es um Grundsätzliches und einen Überblick. Im zweiten Blog Post erläutere ich die rechtlichen Grundlagen, während ich im dritten Post detaillierter auf typische Spesen wie Fahrspesen, Verpflegung und Unterkunft etc. eingehen will. Der vierte Beitrag behandelt anschliessend den «technischen» Part der Spesenerfassung und Abrechnung. Im fünften Teil behandle ich das Spesenreglement.

Spesen müssen entschädigt werden

Normalerweise stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden alle für deren Arbeit nötigen Hilfsmittel fix fertig am Arbeitsplatz zur Verfügung. Ein vollständig eingerichteter Dienstleistungsarbeitsplatz besteht dabei aus einem Schreibtisch und einem Bürostuhl in einem Gebäude, einem persönlichen Computer, dem notwendigen Büromaterial und der weiteren Infrastruktur wie Drucker, Netzwerk, Toiletten, Kaffeemaschine, usw. Mehr braucht es häufig nicht.

Nicht selten kommt es allerdings vor, dass während der Arbeit direkt durch den Mitarbeitenden verursachte externe Kosten entstehen, welche er sofort bezahlen muss. Hat er dafür vorher von seiner Firma kein Bargeld bekommen oder verfügt er für solche Fälle nicht über eine auf die Firma lautende Kreditkarte, so wird er diese Kosten erstmal aus dem eigenen Sack bezahlen müssen.

Solche Kosten sind typischerweise Taxifahrten, die Restaurantrechnung, die Briefmarken auf der Post, die eigene Buchung eines Geschäftsflugs oder einer Hotelübernachtung und vieles mehr.

Selbstverständlich müssen diese, durch einen Mitarbeitenden getätigten, effektiven Spesen von der Firma ersetzt werden. Wir sprechen dann von einem Spesenersatz, bzw. einem Auslagenersatz.

Neben «Spesen» und «Auslagen» spricht man häufig auch von «Barauslagen» oder «Unkosten», welche bei der Arbeit entstehen können. Das schweizerische Arbeitsrecht verwendet in Artikel 327a Obligationenrecht den Begriff «Auslagen», in Deutschland ist z.B. oft von «Reisekosten» die Rede. Ungeachtet der Bezeichnung, es geht stets um dasselbe. Ich verwende in der Folge die Begriffe «Spesen», «Spesenersatz» und «Spesenvergütung», weil wir sie so auch in unserer Software proles verwenden.

Spesen müssen «notwendig» sein

Der Mitarbeitende hat allerdings nur dann einen Anspruch auf Spesenvergütung, wenn seine Auslagen für die Erledigung seiner Arbeit notwendig und damit im Interesse seines Arbeitgebers waren. Tätigt daher der Mitarbeitende auch während seiner Arbeit private Auslagen, indem er sich beispielsweise für eine geschäftliche Zugfahrt an einem Kiosk einige Sportmagazine kauft, so muss er diese auch aus dem eigenen Sack bezahlen. Soweit, so gut.

In der Praxis kreist ein Grossteil der Diskussionen nach gültigen (und damit von der Firma zu ersetzenden) Spesen meist um die Frage, ob diese für die Arbeit wirklich notwendig waren, oder nicht. Insbesondere dann, wenn keines oder bloss ein unklares Spesenreglement zu Rate gezogen werden kann. Dazu mehr in meinem zweiten Blog Post.

Ersatzpflichtige Spesen

Arbeitet der Mitarbeitende physisch an anderen Orten wie in seinem Büro in der Firma, beispielsweise beim Kunden, zu Hause oder unterwegs auf Reisen, so hat der Arbeitgeber für die Fahrtspesen und die gesamten Kosten für Unterkunft und Verpflegung aufzukommen.

Zulasten des Arbeitgebers gehen auch alle Kosten einer normalen Einarbeitung des Mitarbeitenden, auch wenn sie mit umfangreichen Aus- und Weiterbildungsmassnahmen verbunden sind. Das gleiche gilt für angeordnete Weiterbildungen während der Dauer einer Anstellung.

Nutzt der Mitarbeitende eigene Werkzeuge, eigenes Material oder auch einen eigenen Computer, so kann er diese dann auf seine Spesenabrechnung mit aufnehmen, wenn er die nötigen Tools nicht von der Firma gestellt bekommt.

Sind für die Arbeitsausführung spezielle Arbeitskleider (konkret Uniformen oder Arbeitsschutzbekleidungen - nicht aber z.B. Anzug und Krawatte für Banker oder Berater) erforderlich, so muss diese der Arbeitgeber zur Verfügung stellen und deren Kosten übernehmen. Trägt der Mitarbeitende seine Arbeitskleider allerdings auch während der Freizeit, so kann er zu einer Kostenbeteiligung verpflichtet werden.

Sind die Spesen des Mitarbeitenden während seiner Arbeit notwendig und im Interesse des Arbeitgebers entstanden, so hat er gemäss Artikel 327 und 327a Obligationenrecht einen gesetzlichen Anspruch auf Ersatz. Auf diesen Anspruch kann er auch vertraglich nicht verzichten. Eine entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag wäre null und nichtig.

Der Mitarbeitende hat die ihm zu ersetzenden Spesen nach Umfang und Notwendigkeit detailliert und mit Belegen nachzuweisen. Last but not least braucht der Arbeitgeber diese Nachweise, um seinerseits die Auslagen in der Buchhaltung korrekt als geschäftsbegründeten Aufwand geltend machen zu können. Oder sie einem Kunden in Rechnung zu stellen.

Nicht ersatzpflichtige Spesen

Typische, nicht vom Arbeitgeber zu ersetzende Kosten des Mitarbeitenden sind persönliche Auslagen für gewöhnliche (und branchenübliche) Kleidung, für Verpflegung, Fahrtkosten vom Wohnort an den Arbeitsort sowie die für den Beginn einer Arbeitsstelle bedingten Umzugskosten. Solche Kosten muss der Arbeitgeber nur dann ersetzen, wenn er sich vorgängig dazu verpflichtet hat.

Ebenfalls nicht ersatzpflichtig ist der Einsatz von persönlichen Arbeitsmitteln, für die der Arbeitgeber eine Alternative zur Verfügung stellt. So kann der Mitarbeitende beispielsweise sein neues iPhone nicht auf die Spesenrechnung setzen, wenn er gleichzeitig vom Arbeitgeber ein anderes – wenn auch nicht so cooles – Smartphone zur Verfügung gestellt bekommt.

Im Gegensatz zu z.B. Deutschland hat ein Bewerber auch keinen Anspruch auf Ersatz von Kosten, welche ihm für die Reise zu einem Vorstellungstermin entstehen. Werden hier höhere Kosten erwartet, so empfiehlt es sich, diese im Vorfeld zu regeln.

Die leidige Sache mit dem Spesenmissbrauch

Im Gegensatz zum festen Lohn, der vom Arbeitgeber regelmässig abgerechnet und direkt an den Mitarbeitenden ohne sein Zutun überwiesen wird, besteht bei den Spesen und ihrer Abrechnung ein hohes Missbrauchspotential. Missbräuche sind daher nicht selten, so dass sich einige Gedanken dazu durchaus lohnen.

Grundsätzlich geht es beim Spesenmissbrauch darum, das Mitarbeitende höhere Auslagen geltend machen, als angemessen wären. Sei es, dass Belege für Spesen eingereicht werden, die nicht notwendig und im Interesse der Firma waren, oder, dass überteuerte oder nicht angemessene Auslagen getätigt wurden. Klassische Fälle sind das Abendessen im Gourmet-Restaurant oder die Buchung eines Business-Class Fluges statt Economy. Gerade in grösseren Unternehmen, oder in solchen, wo viel gereist und viele Spesen generiert werden, fällt dies nicht immer auf. So visieren Vorgesetzte die Belege ihrer Mitarbeitenden im guten Glauben, dass diese sich an die Spesenvereinbarungen halten.

Leider wird Spesenmissbrauch mit der Zeit oft zu einer systematischen Angelegenheit. Funktioniert der Missbrauch «im Kleinen», dann macht der Mitarbeitende in der Regel weiter. Oft erhöhen sich dabei die Missbrauchssummen sukzessive im Laufe der Zeit.

Vorkehrungen zur Vermeidung von Spesenmissbrauch

Damit Spesenmissbrauch frühzeitig erkannt und unterbunden werden kann, müssen entsprechende Prozesse und Kontrollmechanismen etabliert werden.

Als absolut notwendige Grundlage dafür dient ein glasklares und für alle verständliches Spesenreglement. Es hält fest, was als Spesen gilt und akzeptiert wird, wie hoch diese sein dürfen und wie korrekt abgerechnet werden muss.

Bei hohen Spesenbeträgen kann es sinnvoll sein, diese von zwei (statt nur von einer) Instanz absegnen zu lassen. Damit schaffen Sie eine Vieraugenkontrolle.

Für die Buchung von Geschäftsreisen (mit Flügen, Hotels, etc.) kann es weiter sinnvoll sein, diese von einer zentralen Stelle im Unternehmen aus erledigen zu lassen. Im Extremfall darf dann der Mitarbeitende gar keine Buchungen mehr selbst vornehmen.

Speziell bei Mitarbeitenden mit höheren und häufigen Spesen kann es durchaus Sinn machen, diese mit einer Firmenkreditkarte auszustatten. Mit der Karte begleichen sie alle Spesen, welche dann direkt dem Unternehmen in Rechnung gestellt werden. Dank der detaillierten Abrechnung der Kreditkartengesellschaft verfügen Sie auch gleich über eine saubere und vollständige Aufstellung aller Spesen.

Etablieren Sie in Ihrem Dienstleistungsunternehmen für die Spesenabrechnung unbedingt ein digitales System, welches die Erfassung und Abrechnung der Spesen einfach und bequem erlaubt. Idealerweise direkt in der Projektmanagement-Software integriert, können so Ihre Mitarbeitenden die Spesen separat oder sogar direkt im Zusammenhang mit den dazu gehörigen Kundenprojekten erfassen und abrechnen. Idealerweise auch auf dem Handy, also mobil. Damit bekommen Sie einen transparenten und nachvollziehbaren Prozess, an den sich alle halten können und Sie können ihrerseits die Spesen direkt an Ihre Kunden weiter verrechnen.

Trotzdem, Missbrauch hin oder her, schenken Sie Ihren Mitarbeitenden erstmal Vertrauen in eine korrekte Spesenabrechnung. Denn nicht alles, was nach Missbrauch aussieht, ist auch so gemeint. Nicht selten hat die «Inkorrektheit» mehr mit schludriger Arbeitsweise und Zeitdruck zu tun, als mit dem Vorsatz, sich einen eigenen Vorteil zu verschaffen.

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