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Typische Spesen im Dienstleistungsunternehmen

Simon Grenacher
Mittwoch, 30. Oktober 2019

Das Gesetz sagt in Artikel 327a Absatz 1 Obligationenrecht: «Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen…». Doch, einzig für die Nutzung von Motorfahrzeugen stellt der Gesetzgeber in der Folge weitere spezifische Regeln auf (in Artikel 327b). Alle anderen Spesengründe bleiben unerwähnt. Grund genug also, an dieser Stelle etwas ausführlicher auf die typischen Spesen in einem Dienstleistungsunternehmen einzugehen.

Fahrspesen

Das Gesetz regelt in Artikel 327b Obligationenrecht bereits einige Aspekte der Nutzung von Motorfahrzeugen durch Arbeitnehmende:

  • Der Arbeitnehmende braucht für die Nutzung eines Motorfahrzeuges zur Verrichtung seiner Arbeit das Einverständnis des Arbeitgebers. Und zwar egal, wem das Fahrzeug gehört.
  • Es müssen dabei alle üblichen Aufwendungen für den Betrieb (Benzin, Öl, Pneus etc.) und den Unterhalt (ordentliche Reparaturen, regelmässige Services etc.) eines Motorfahrzeuges abgegolten werden. Das bedeutet bei einem Privatfahrzeug des Arbeitnehmenden, dass anteilsmässig alle Kosten ersetzt werden müssen, die durch die geschäftliche Nutzung entstanden sind.
  • Konkreter heisst dies. Verwendet der Mitarbeitende sein Privatfahrzeug, so muss sich der Arbeitgeber auch an öffentlichen Abgaben (z.B. Verkehrsteuer oder Autobahnvignette) für das Fahrzeug, an den Versicherungsprämien und an der allgemeinen Abnützung des Fahrzeuges beteiligen.

Fährt der Mitarbeitende mit einem Fahrzeug des Arbeitgebers ist es meist klar. Der Arbeitgeber übernimmt einfach alle Kosten des Fahrzeuges. Fährt der Mitarbeitende mit diesem Fahrzeug – mit Einwilligung des Arbeitgebers – hingegen auch privat, so muss er sich einen Privatanteil an seinen Lohn anrechnen lassen.

Der Privatanteil wird entweder mittels eines Bordbuchs effektiv ermittelt, d.h. jeder gefahrene Privatkilometer wird protokolliert und entsprechend aufgerechnet, oder dem Mitarbeitenden wird ein pauschaler Privatanteil angerechnet. Der zweite Fall kommt in der Praxis häufig vor und besteht aus einem Anteil von 0.8% pro Monat bez. 9.6% pro Jahr an den Netto-Anschaffungskosten des Fahrzeuges.

Fährt der Mitarbeitende bei der Arbeit mit seinem privaten Fahrzeug, so bekommt er in der Regel eine Kilometerentschädigung ausbezahlt. Diese ist so kalkuliert, dass sie die gesamten Kosten des Fahrzeugs deckt. Hilfestellung zur Ermittlung dieser Kilometerentschädigung bietet beispielsweise der TCS.

Analog zur Prozentpauschale bei der privaten Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs kann auch die Nutzung eines privaten Fahrzeugs für die Arbeit in eine Gesamtpauschale umgerechnet werden. So muss der Arbeitnehmende kein Bordbuch führen und keine Kilometer protokollieren, was die Abrechnung natürlich vereinfacht.

Ist der Mitarbeitende für die Verrichtung seiner Arbeit mit anderen Transportmitteln unterwegs (Taxi, Bahn, Bus, Tram, Flugzeug, Velo etc.), so müssen diese Kosten selbstverständlich auch vom Arbeitgeber getragen werden. Ob dabei 1. oder 2. Klasse Zug gefahren wird, ob dabei Economy oder Business Class (oder sogar First Class) geflogen wird, spielt grundsätzlich keine Rolle. Die Kosten sind "durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstandene Auslagen" und müssen rückerstattet werden.

Verpflegungsspesen

Der Mitarbeitende muss sich bei der Arbeit auf seine eigenen Kosten verpflegen. Dafür ist der Arbeitgeber grundsätzlich nicht zuständig. Aber…

  • Befindet sich der Mitarbeitende arbeitshalber nicht an seinem üblichen Arbeitsplatz (z.B. der Projektleiter beim Kunden, der Verkäufer bei einem Kundenbesuch), so müssen diese Verpflegungskosten voll vom Arbeitgeber getragen werden. Es dürfen nicht bloss «Mehrkosten» vergütet werden.
  • Der Spesenersatz sollte mindestens die Kosten für ein «Tagesmenü inkl. Getränk» in einem «einfachen Restaurant» decken. Je nach beruflicher Stellung kann der Ersatz mehr oder weniger grosszügig sein. Typischerweise äussert sich das Spesenreglement konkreter dazu.
  • Wenn es hingegen zu den Pflichten eines Mitarbeitenden gehört, am Arbeitsplatz bestimmte Mahlzeiten (z.B. mit Kunden) einzunehmen, dann müssen diese vollumfänglich vom Arbeitgeber bezahlt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob am Arbeitsort oder ausserhalb verpflegt wird.
  • Betreibt der Arbeitgeber eine Kantine, so darf er seine Mitarbeitenden nicht zur Nutzung dieser verpflichten und ihnen beispielsweise einen Abzug vom Lohn vornehmen. Dieser ist nur dann gestattet, wenn die Mitarbeitenden auch tatsächlich in der Kantine essen.

Übernachtungsspesen

Bei den Übernachtungen verhält es sich im Prinzip gleich wie bei den Verpflegungskosten. Bezahlt werden nur Übernachtungen, welche arbeitsbedingt nicht zu Hause verbracht werden können. Die Unterkunfts- und Hotelklasse ergibt sich meist aus dem Spesenreglement und der üblichen Praxis im Unternehmen.

Weiterbildungskosten

Hier unterscheiden wir in der Praxis zwei Fälle:

  1. Die Weiterbildung ist betrieblich notwendig und wird in diesem Sinne von Arbeitgeber obligatorisch verordnet. Alle daraus entstehenden Kosten gehen selbstverständlich zu Lasten des Arbeitgebers. Das gilt auch dann, wenn die Ausbildungskosten mit der notwendigen Einarbeitung zusammenhängen. Es geht sogar noch einen Schritt weiter: Die vom Mitarbeitenden investierte Zeit für eine solche betrieblich notwendige Weiterbildung gilt als Arbeitszeit. Auch wenn die Weiterbildung in der Freizeit stattfand. Ist dies der Fall, dann macht der Mitarbeitende Überstunden bzw. Überzeit, welche gegebenenfalls auch entschädigt werden müssen. Das gilt übrigens auch unabhängig vom Arbeitspensum eines Mitarbeitenden. Ist also jemand mit einem Pensum von 50% angestellt, so darf der Arbeitgeber logischerweise nicht 50% der Kurskosten dem Mitarbeitenden belasten.
  2. Fördert und entwickelt die Weiterbildung ganz allgemein die berufliche Qualifikation des Mitarbeitenden und bringt damit auch einem späteren Arbeitgeber Vorteile, so treffen Arbeitgeber und Mitarbeitender eine vertragliche Abmachung. Dort wird normalerweise geregelt, wer welche Kosten trägt und, ob allenfalls eine Rückerstattung durch den Mitarbeitenden bei vorzeitiger Kündigung oder Nichtbestehen von Prüfungen vorgesehen ist. Aber auch hier. Wird eine solche Weiterbildung ausnahmsweise obligatorisch verordnet, dann wird daraus automatisch eine betrieblich notwendige Massnahme, welche vollständig bezahlt werden muss.

Übrige Aufwendungen

Alle übrigen Kosten, die dem Mitarbeitenden während der Verrichtung seiner Arbeit im Interesse des Arbeitgebers entstehen, sind «übrige Aufwendungen». Selbstverständlich sind auch diese im Sinne von Artikel 327a Absatz 1 Obligationenrecht entschädigungspflichtig. Das können beispielsweise sein:

  • Repräsentationsspesen und Geschenke an Kunden
  • Parkgebühren oder sonstige Kleinauslagen
  • Büromaterial, welches der Mitarbeitenden unterwegs dringlich selbst kauft
  • Telefonspesen
  • usw.

Im Sinne von grösstmöglicher Klarheit kümmert sich das Spesenreglement auch um diese Spesenkategorie und definiert dafür anwendbare Regeln.

Pauschalspesen und steuerliche Aspekte

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden auch eine pauschale Spesenentschädigung zahlen. Das Gesetz nennt sie in Artikel 327a Absatz 2 eine «feste Entschädigung». Doch auch sie muss alle notwendig entstehenden Auslagen decken. D.h. der Mitarbeitende darf keinesfalls bei den Spesen «drauflegen» müssen.

Ansonsten werfen Pauschalspesen vor allem steuerlichen Fragen auf. Insbesondere dann, wenn die Pauschalen deutlich höher sind als die üblicherweise anfallenden Auslagen. Darauf gehe ich aber im letzten Spesen-Beitrag zum Thema «Spesenreglement» näher ein.

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