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Kundenreferenz
ICT / Consulting
«Arcplace AG»


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Die Ausgangslage.

Wie viele andere Dienstleistungsunternehmen auch, nutzte Arcplace in ihren Anfangsjahren für die Leistungserfassung Microsoft Excel. Nachdem das Unternehmen aber schnell wuchs, immer mehr Berater mit immer mehr unterschiedlichen Leistungsarten beschäftigte und zusätzlich ein neuer Geschäftsbereich «Services» hinzukam, wechselte Arcplace Mitte 2010 auf proles und damit auf eine professionelle Business-Software für Dienstleister.

«Für unseren hochkritischen Prozess zur Rechnungsstellung brauchten wir ein verlässliches Tool» erläutert Oliver Weber die Hauptmotivation für den Wechsel auf proles bereits wenige Jahren nach der Gründung.

«Dank des sehr guten Verhältnisses von Funktionalität zum Abopreis fiel unsere Wahl dann auch sehr schnell auf proles» erklärt Oliver Weber den damals kurzen Entscheidungsprozess. Nach einer knappen Testphase mit einigen wenigen Benutzern wurde proles anschliessend auf das ganze Unternehmen ausgerollt.


Die proles Lösung.

Arcplace nutzt proles für die Leistungserfassung in beiden Geschäftsfeldern. Dem primären Einsatzziel der Software entsprechend, kommt proles erstens im Bereich «Professional Services» und damit bei allen Beratern zum Einsatz. Sämtliche für die Kunden erbrachten Dienstleistungen werden lückenlos erfasst, auf die einzelnen Projekte und Teilprojekte verteilt und auf diese Weise nachvollziehbar protokolliert.

Zweitens dient proles bei den «Services» als Ticketsystem mit dazu gehöriger Leistungserfassung. In diesem Softwareteil werden alle Supportanfragen, Change Requests und andere betriebsrelevante Dienstleistungen aufgenommen und abgearbeitet.

Monatlich werden alle Leistungserfassungsdaten in proles kontrolliert und nötigenfalls korrigiert, bevor diese über eine elektronische Schnittstelle als rechnungsrelevante Daten an die ebenfalls in der Cloud befindliche Finanzbuchhaltung Run my Accounts übermittelt werden. Dort werden die Rechnungen generiert und mit den Details der proles-Leistungsverrechnung kombiniert. Die so erzeugten Gesamtdokumente werden an die Kunden übermittelt.

Diese erhalten damit einen hervorragenden Überblick und die volle Transparenz über alle von Arcplace erbrachten Leistungen, gegliedert nach Projekten und den unterschiedlichen Leistungsarten wie Beratungsdienstleistungen, Supportleistungen, Aufwände für Change Requests etc.

Durch diesen klaren Ablauf mit der hohen Integration der Finanzsoftware konnte Arcplace ihren Prozess zur Rechnungsstellung massiv verschlanken, so dass dieser heute reibungslos und zuverlässig läuft.


Dank proles...

«…können wir einerseits unsere Leistungen gegenüber unseren Kunden transparent und damit vertrauensbildend darstellen, andererseits erreichen wir im gleichen Atemzug eine hohe interne Transparenz hinsichtlich Profitabilität, Verrechenbarkeit und Auslastung. Kurz, wir haben unsere Zahlen im Griff.»
«…können unsere Berater ihre Leistungen von überall her erfassen. Sei es beim Kunden, von unterwegs oder von zu Hause aus. Ein Vorteil, den unsere Mitarbeitenden sehr schätzen.»
«…und prolesIdee können wir unsere individuellen Bedürfnisse in der Software umsetzen lassen. Werden solche von uns angestossenen Entwicklungen von anderen proles-Kunden weiterverwendet, dann räumt uns proles sogar einen Discount auf die Entwicklungskosten ein. Das ist ein absolut interessantes Modell, das wir so noch nie angetroffen haben.»

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Arcplace AG

«Durch die einfache und leicht verständliche Bedienbarkeit und den bequemen Cloud-Zugriff von überallher fällt es leicht, alle unsere Mitarbeitenden von proles zu überzeugen. Deswegen vertrauen wir proles heute alles an, was mit der Verwaltung unserer Arbeitszeit zu tun hat.»

Oliver Weber, Head of Operations, Arcplace AG
Oliver Weber, Head of Operations, Arcplace AG


Über Arcplace AG

Die Arcplace AG ist eine spezialisierte IT-Dienstleisterin in den Bereichen Informationsmanagement und Archivierung. Ihre Kernkompetenz besteht in ihrem breiten Offering, welches im Sinne einer End-to-End-Dienstleistung vom Eingang der Dokumente bis zu ihrer revisionssicheren Aufbewahrung alle für die Kunden notwendigen Services zur Verfügung stellt. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen ist Arcplace in der Lage, Kunden jeder Grösse auf ihrem Weg in die digitale Transformation optimal zu begleiten.

Seit ihrer Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Als private und unabhängige Firma mit rund 70 Mitarbeitenden verfügt Arcplace über ein professionelles Team von Spezialisten mit umfangreicher Erfahrung im Entwickeln, Implementieren und Betreiben von IT-Lösungen. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.